田闖

摘 要：為了解決高校收費(fèi)工作中存在的困難，利用人工智能技術(shù)，改變業(yè)務(wù)處理流程，提升工作效率，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的更好發(fā)展，就需要在財(cái)務(wù)管理工作中合理地設(shè)計(jì)和使用人工智能技術(shù)?；诖?，對(duì)某高校收費(fèi)管理模塊的分析、設(shè)計(jì)及應(yīng)用過程進(jìn)行總結(jié)和提煉，旨在借鑒該校收費(fèi)工作和人工智能結(jié)合過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為其他院校財(cái)務(wù)管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：收費(fèi)管理;人工智能;項(xiàng)目實(shí)施;系統(tǒng)評(píng)價(jià)

中圖分類號(hào)：TP18? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2021）16-0102-03

人工智能技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理工作提高管理效率的同時(shí)，還改變了傳統(tǒng)的流程。高校收費(fèi)業(yè)務(wù)是保障及時(shí)、足額取得事業(yè)收入的工作，是高校財(cái)務(wù)管理工作最重要的環(huán)節(jié)之一，傳統(tǒng)的收費(fèi)業(yè)務(wù)主要集中在財(cái)務(wù)部門，存在著工作量大、數(shù)據(jù)量大、內(nèi)部控制缺失、業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)和信息化系統(tǒng)軟件各自為政等問題。隨著高校擴(kuò)招，牡丹江師范學(xué)院學(xué)生規(guī)模已經(jīng)接近2萬人，使用傳統(tǒng)的收費(fèi)軟件和學(xué)費(fèi)管理模式，為了及時(shí)、高效地開展收費(fèi)工作，保證應(yīng)收盡收，單純的收費(fèi)工作就要安排4—5名會(huì)計(jì)進(jìn)行操作，在新生入校和宿舍批量調(diào)整等階段，還需要其他科室人員幫忙。為了解決這一問題，學(xué)院引入了哈爾濱正世科技的自助查詢系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。

一、人工智能技術(shù)在高校應(yīng)用的必要性

人工智能技術(shù)不斷完善與進(jìn)步，未來高校的財(cái)務(wù)管理工作必將實(shí)現(xiàn)全面智能化，在人工智能技術(shù)的輔助下，將會(huì)顯著地提高高校財(cái)務(wù)管理工作的效果及效率，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的智能化、即時(shí)化與人性化。除此之外，智能機(jī)器人統(tǒng)一打理高校大量簡(jiǎn)單重復(fù)繁重的財(cái)務(wù)管理工作，能夠在一定程度上減輕原先財(cái)務(wù)管理人員的工作量，從而轉(zhuǎn)變其工作任務(wù)，擴(kuò)大其工作范圍，實(shí)現(xiàn)財(cái)政部“十三五”發(fā)展規(guī)劃中提出的推進(jìn)管理會(huì)計(jì)的廣泛應(yīng)用這一目標(biāo)?？茖W(xué)管理高校財(cái)務(wù)工作，能夠在一定程度上確保高校財(cái)務(wù)主體的可持續(xù)發(fā)展，并且實(shí)現(xiàn)最大化社會(huì)效益與高校自身辦學(xué)目標(biāo)的達(dá)成。

二、學(xué)校實(shí)施項(xiàng)目前收費(fèi)管理工作存在的困難

1.工作量大。每年對(duì)2萬人進(jìn)行每人至少1次多種項(xiàng)目的收費(fèi)工作，僅僅簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的收費(fèi)，打印票據(jù)，刷卡或者現(xiàn)金等收費(fèi)，就產(chǎn)生很大的工作量。另外，還存在學(xué)生集中繳納學(xué)費(fèi)，繳費(fèi)等待時(shí)間長(zhǎng);銀行代扣學(xué)費(fèi)，不經(jīng)持卡人授權(quán)便將卡內(nèi)現(xiàn)金扣掉，容易產(chǎn)生矛盾等問題;限制學(xué)生必須使用農(nóng)行卡繳費(fèi);票據(jù)發(fā)放過程容易出現(xiàn)票據(jù)丟失等問題，都嚴(yán)重地制約著收費(fèi)管理現(xiàn)代化和信息化等問題。

2.數(shù)據(jù)量大。哪怕一個(gè)簡(jiǎn)單的宿舍調(diào)整，就可能涉及對(duì)幾千人逐條核對(duì)和修改信息，大量的數(shù)據(jù)操作很容易出現(xiàn)核對(duì)錯(cuò)誤的情況，每一個(gè)錯(cuò)誤行為都可能造成學(xué)校的經(jīng)濟(jì)損失。

3.內(nèi)控缺失。以往收費(fèi)系統(tǒng)，都是由財(cái)務(wù)人員建立收費(fèi)對(duì)象名單，按規(guī)定設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)里有10多萬條收費(fèi)信息，靠人力內(nèi)控，非常容易出現(xiàn)漏洞。例如收費(fèi)人員不給某人設(shè)置應(yīng)收信息，系統(tǒng)雖然顯示有該人，但是不存在欠費(fèi)情況;或者如果收費(fèi)人員將某人在系統(tǒng)中刪除，這樣這個(gè)人也不會(huì)存在欠費(fèi)信息。這樣的問題很不容易被簡(jiǎn)單地抽查到。

4.業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)。收費(fèi)數(shù)據(jù)經(jīng)過收費(fèi)、開票、收款、匯總，最后傳遞到會(huì)計(jì)核算崗再錄入憑證，存在票據(jù)丟失、信息不及時(shí)無法記賬等問題。

5.收費(fèi)各環(huán)節(jié)聯(lián)系不暢。各環(huán)節(jié)各自為政，沒有提高工作效率，造成眾多信息化軟件在實(shí)際工作中，并沒有減少工作量，反而是增加了工作量，信息化建設(shè)與原有設(shè)計(jì)初衷制定的“以信息化系統(tǒng)提高工作效率”這一目標(biāo)相悖。

三、項(xiàng)目實(shí)施前收費(fèi)管理工作的需求分析

1.由自助繳費(fèi)系統(tǒng)替代人工收費(fèi)。通過正世科技公司的自助繳費(fèi)系統(tǒng)，將傳統(tǒng)由會(huì)計(jì)人員人工操作的收費(fèi)錄入、開票、收費(fèi)及統(tǒng)計(jì)工作交給系統(tǒng)完成。解決原有由人工處理的收費(fèi)業(yè)務(wù)存在的窗口服務(wù)時(shí)間只能是學(xué)生上課的周一到周五的早八晚五;財(cái)務(wù)人員手工處理業(yè)務(wù)慢，造成學(xué)生等待時(shí)間長(zhǎng);財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期持續(xù)工作，容易出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度消極;銀行代扣后，集中打印發(fā)放的收費(fèi)票據(jù)容易在交接過程中出現(xiàn)丟失等問題。

2.建立宿舍管理系統(tǒng)，打通宿舍管理系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)的接口。給學(xué)生公寓引入宿舍管理系統(tǒng)，通過接口，將獨(dú)立的宿舍管理系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)調(diào)整宿舍結(jié)果自動(dòng)反饋給收費(fèi)系統(tǒng)，調(diào)整收費(fèi)系統(tǒng)宿舍費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。收費(fèi)后，將收費(fèi)結(jié)果反饋給宿舍管理系統(tǒng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)收費(fèi)信息決定宿舍選擇權(quán)利。

3.改進(jìn)收費(fèi)系統(tǒng)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式和業(yè)務(wù)處理流程。建立原有收費(fèi)系統(tǒng)和學(xué)生管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，收費(fèi)系統(tǒng)的學(xué)生基本信息直接調(diào)用學(xué)生系統(tǒng)的信息，財(cái)務(wù)人員不能改動(dòng)人員情況，收費(fèi)系統(tǒng)里只允許收費(fèi)人員錄入有收費(fèi)許可的各專業(yè)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，由收費(fèi)系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)專業(yè)所有人員的應(yīng)收款信息，從而有效避免財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德產(chǎn)生的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

4.合并收費(fèi)和財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)處理流程。打通原有收費(fèi)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的接口，簡(jiǎn)單重復(fù)的收費(fèi)數(shù)據(jù)，直接轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)憑證，既縮減了流程，又能夠保證不出現(xiàn)人為操作錯(cuò)誤，而且有利于財(cái)政要求的票據(jù)電子化項(xiàng)目的實(shí)施。

四、項(xiàng)目系統(tǒng)的實(shí)施過程和解決問題的效果

前期通過財(cái)務(wù)人員和系統(tǒng)開發(fā)公司人員，按照思維導(dǎo)圖法拓展思路，梳理出收費(fèi)管理工作存在的問題，以問題為出發(fā)點(diǎn)，提出學(xué)校財(cái)務(wù)管理的需求方案，由系統(tǒng)開發(fā)公司按照學(xué)校的需求，在公司原有系統(tǒng)和學(xué)校原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)，將原有互相獨(dú)立工作的系統(tǒng)，以系統(tǒng)為接口，建立關(guān)聯(lián)通道，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，解決問題，提高工作效率，最終以最少的人力成本投入，及時(shí)、高效、完整、安全地開展收費(fèi)管理工作。

1.自助繳費(fèi)機(jī)及自助繳費(fèi)機(jī)和收費(fèi)系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)高校收費(fèi)管理的需要開發(fā)的自助繳費(fèi)機(jī)，學(xué)生只需要在自助繳費(fèi)機(jī)上錄入自己的學(xué)號(hào)信息和密碼，即可查詢到自己的學(xué)費(fèi)應(yīng)收和實(shí)收信息、使用任何銀聯(lián)卡繳納學(xué)費(fèi)，每筆操作僅需要8—10秒，實(shí)現(xiàn)窗口服務(wù)時(shí)間由原來的5×8小時(shí)延至7×24小時(shí)不間斷服務(wù);發(fā)票即時(shí)打印或自主打印，不容易在交接過程中出現(xiàn)丟失;銀行卡交費(fèi)支持所有銀聯(lián)標(biāo)識(shí)的銀行信用卡、借記卡，減少學(xué)生在不同的銀行卡間進(jìn)行資金的劃轉(zhuǎn);可擴(kuò)展性強(qiáng)，可以自主增加收費(fèi)項(xiàng)目，提升財(cái)務(wù)處的工作效率。系統(tǒng)實(shí)施后，目前學(xué)校收費(fèi)工作已經(jīng)基本都由自助繳費(fèi)機(jī)完成，一般情況下不需要學(xué)生到財(cái)務(wù)處窗口繳費(fèi)，解決了原收費(fèi)系統(tǒng)的諸多問題。值得一提的是，在新生入校期間，4臺(tái)自助繳費(fèi)機(jī)配上4個(gè)學(xué)生志愿者，就完成了以往新生入校需要25人左右的收費(fèi)工作。

2.高校宿舍管理系統(tǒng)及宿舍管理系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校宿舍管理的需要定制開發(fā)了系統(tǒng)，由宿舍管理人員和學(xué)生共同提供宿舍管理數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)了使用手機(jī)APP系統(tǒng)，進(jìn)行宿舍調(diào)整申請(qǐng)、審核、批復(fù)工作，進(jìn)行宿舍維修維護(hù)及各種學(xué)生使用需求的申報(bào)工作。接口主要是從宿舍管理數(shù)據(jù)庫中提取學(xué)生基本信息、調(diào)整申請(qǐng)和審批數(shù)據(jù)信息，按照兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫適用的統(tǒng)一規(guī)則建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)反映到收費(fèi)系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的學(xué)生數(shù)據(jù)中，調(diào)整對(duì)應(yīng)學(xué)生的宿舍收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù);學(xué)生繳費(fèi)后，接口系統(tǒng)從收費(fèi)系統(tǒng)中提取學(xué)生基本信息和收費(fèi)數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一規(guī)則建立的數(shù)據(jù)庫，反饋到宿舍管理系統(tǒng)，在宿舍管理員界面提示進(jìn)行下一步審批，審批結(jié)束后領(lǐng)取鑰匙。以往這個(gè)工作流程需要學(xué)生往返各個(gè)部門多次，時(shí)間也比較長(zhǎng)，才能完成調(diào)寢，系統(tǒng)建成后，學(xué)生基本實(shí)現(xiàn)了足不出寢，就可以完成調(diào)寢工作。整個(gè)過程不需要財(cái)務(wù)人員人為操作，保證了數(shù)據(jù)的安全、規(guī)范和準(zhǔn)確性，也保證了信息的及時(shí)性，提高了工作效率。

3.升級(jí)收費(fèi)系統(tǒng)及收費(fèi)系統(tǒng)和學(xué)生管理系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。接口系統(tǒng)開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校提出的要求，接口主要是從學(xué)生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中提取學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、學(xué)院、專業(yè)、班級(jí)、身份證號(hào)及銀行卡號(hào)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，按照兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫適用的統(tǒng)一規(guī)則建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)反映到收費(fèi)系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的學(xué)生數(shù)據(jù)中，生成收費(fèi)系統(tǒng)中學(xué)生的基礎(chǔ)信息。收費(fèi)系統(tǒng)開發(fā)公司，將原系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)生成權(quán)取消，學(xué)生基礎(chǔ)信息完全使用學(xué)生系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，避免了財(cái)務(wù)人員人為操作的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)取消財(cái)務(wù)人員人為對(duì)學(xué)生設(shè)置收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，建立收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，財(cái)務(wù)人員只需要按收費(fèi)許可，錄入收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動(dòng)尋找對(duì)應(yīng)專業(yè)的學(xué)生，生成應(yīng)收數(shù)據(jù)。整個(gè)收費(fèi)數(shù)據(jù)生成過程，財(cái)務(wù)人員參與工作不足1%，只需要每年用幾分鐘時(shí)間，將新增收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)錄入系統(tǒng)就可以完成收費(fèi)設(shè)置工作，極大地節(jié)約了學(xué)校的人力成本。系統(tǒng)最大限度地減少了人的參與，內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)問題都由軟硬件設(shè)備管理，規(guī)避了以往高校收費(fèi)系統(tǒng)里一直存在且沒有妥善解決的風(fēng)險(xiǎn)漏洞。接口系統(tǒng)從收費(fèi)系統(tǒng)中提取學(xué)生基本信息和收費(fèi)數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一規(guī)則建立的數(shù)據(jù)庫，反饋到學(xué)生管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)人員實(shí)時(shí)掌握學(xué)生繳費(fèi)信息，實(shí)時(shí)控制學(xué)生考評(píng)等工作，把收費(fèi)和學(xué)生日常管理自動(dòng)關(guān)聯(lián)后，學(xué)生繳費(fèi)率也明顯提高。以牡丹江師范學(xué)院為例，畢業(yè)后的學(xué)生欠費(fèi)率由頭幾年的7.5%左右，減少到目前的2%。僅此一項(xiàng)，每一屆學(xué)生就減少學(xué)費(fèi)損失500萬元以上。

4.收費(fèi)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的接口系統(tǒng)。由財(cái)務(wù)人員將學(xué)校各項(xiàng)收入細(xì)致梳理分類，每一個(gè)類型制定了確認(rèn)、數(shù)據(jù)傳輸、憑證自動(dòng)生成的規(guī)范，由財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)開發(fā)公司，按照學(xué)校制定的規(guī)范，開發(fā)接口系統(tǒng)，該系統(tǒng)打通原有收費(fèi)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的接口，把簡(jiǎn)單重復(fù)的收費(fèi)數(shù)據(jù)，直接轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)憑證，把原來需要人工一段一段傳遞的數(shù)據(jù)，集成為系統(tǒng)同自行傳遞，即保證了不出現(xiàn)人為操作錯(cuò)誤，還節(jié)省了大量的人員，同時(shí)，會(huì)計(jì)進(jìn)行憑證處理也不再需要原有大量的紙質(zhì)票據(jù)，順應(yīng)了國(guó)家關(guān)于實(shí)施票據(jù)電子化項(xiàng)目的落實(shí)。

五、系統(tǒng)評(píng)價(jià)

整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施，主要為學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作在以下幾個(gè)方面取得了突破性的作用。

1.原有收費(fèi)工作和收費(fèi)憑證處理需要五個(gè)人的編制，目前單獨(dú)一個(gè)會(huì)計(jì)即可完成。

2.提高了服務(wù)質(zhì)量，學(xué)生再也不會(huì)抱怨在宿舍調(diào)整、學(xué)費(fèi)繳納等工作上學(xué)校的工作效率低。

3.規(guī)范了財(cái)務(wù)管理工作，防范出現(xiàn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。通過梳理系統(tǒng)工作的流程和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定了對(duì)應(yīng)的防控規(guī)范，由計(jì)算機(jī)替代人工操作，避免了學(xué)校出現(xiàn)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)問題。

綜上所述，科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展也帶動(dòng)了人工智能技術(shù)的進(jìn)步，在我國(guó)高校管理對(duì)于人工智能技術(shù)的應(yīng)用也在不斷地完善，人工智能技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上影響著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)高校在財(cái)務(wù)管理中呈現(xiàn)為高度的智能化時(shí)，預(yù)示著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)將邁入全新階段，從而實(shí)現(xiàn)更高的價(jià)值目標(biāo)。

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The Application of Artificial Intelligence（AI）in the Charging of Colleges and Universities

TIAN Chuang

（Mudanjiang Normal University，Mudanjiang 157011，China）

Abstract：In order to solve the difficulties in the charging work of colleges and universities，use artificial intelligence technology to change the business process，improve work efficiency，and promote the better development of financial business management in colleges and universities，it is necessary to design and use artificial intelligence in the financial management work.technology according to the analysis，design and application process of a colleges charging management module，it is designed to provide a reference for the financial management of brother colleges through the experience and lessons of the combination of our schools charging work and artificial intelligence.

Key words：fee management;artificial intelligence;project implementation;system evaluation