作者簡介：黃俊希（1982—），男，本科，工程師，研究方向?yàn)闄n案信息化。

摘要：人們對(duì)檔案管理的需求隨著社會(huì)檔案數(shù)量的增加而變化，信息化技術(shù)已經(jīng)融入傳統(tǒng)的檔案管理中。檔案管理工作對(duì)我國各行各業(yè)的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，信息化的建設(shè)雖然具有很大的優(yōu)勢，但也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何做好檔案信息化的保密管理，成為大家關(guān)注的焦點(diǎn)，本文主要針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出提高檔案信息化建設(shè)保密管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 信息化建設(shè)? 保密管理? 數(shù)字化加工? 檢查維護(hù)

中圖分類號(hào)：G270.7

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2112-5640-0791

在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)是當(dāng)下時(shí)代的要求，也是未來發(fā)展的必然趨勢。檔案的保密管理工作切實(shí)關(guān)系到人民的利益，尤其是軍工檔案管理的保密工作要特別注意，由于其涉密多，與國防事業(yè)和軍事領(lǐng)域聯(lián)系緊密，對(duì)國家的安危有著直接影響，與社會(huì)的發(fā)展與穩(wěn)定緊密相連，所以做好檔案信息化建設(shè)中的保密管理，保證國家機(jī)密安全是當(dāng)下檔案保密管理者的重點(diǎn)工作。

1信息化建設(shè)檔案管理的優(yōu)勢

1.1增加檔案查詢的便捷性

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中，很多企業(yè)發(fā)展中融入了先進(jìn)的信息技術(shù)，但是一些老舊的檔案尚未完全數(shù)字化，其檔案管理依然采用的是傳統(tǒng)的人工整理方式，如人工手動(dòng)抄寫、手動(dòng)保存等。這種傳統(tǒng)落后的檔案管理方式在工作中有很大的局限性，浪費(fèi)了很多人力、物力、財(cái)力，不僅容易使檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，還不夠準(zhǔn)確，嚴(yán)重拉低了檔案管理的工作效率，很難滿足各大單位和企業(yè)的需求。而進(jìn)行檔案信息化建設(shè)就可以很好地避免上述這些問題，信息數(shù)字化節(jié)省了檔案查閱的時(shí)間，提升了檔案記錄的準(zhǔn)確率。在查詢檔案時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索即可，檔案信息一目了然，詳細(xì)直觀，其便捷性大大增加[1]。

1.2提高管理工作者的工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理多是紙質(zhì)管理，需要針對(duì)檔案內(nèi)容對(duì)其整合記錄，再按照類別分裝，人工的裝訂很容易出現(xiàn)紕漏，如果注意力不夠集中，也會(huì)造成歸納混亂的情況。若發(fā)生錯(cuò)誤就需要整體重新檢查歸納，使管理者的工作量大大增加。但是檔案信息化的建立只需要相關(guān)管理人員將整理好的檔案信息逐一錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，這樣可以有效降低錯(cuò)誤率，只需一次即可，避免因錯(cuò)誤出現(xiàn)多次返工的情況，大大提高了檔案管理者的工作效率。

1.3增加檔案信息內(nèi)容的保密程度

在檔案信息化建立之前，相關(guān)企業(yè)和單位的檔案都會(huì)用文件夾裝訂好再放置進(jìn)檔案管里，由工作人員統(tǒng)一監(jiān)管。如果有需要查詢檔案的人員，只需要進(jìn)行簡單登記就能直接進(jìn)入到檔案館中尋找檔案材料，這樣一來，檔案館中其他的檔案信息就失去了其保密性，存有泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而且工作人員的精力有限，不能隨時(shí)隨地24h全天候的監(jiān)控，難免有疏忽的情況，所以信息化的建立大大改進(jìn)了這一弊端，在檔案管理的過程中設(shè)置好對(duì)應(yīng)的權(quán)限，只有經(jīng)過管理者的同意才能登錄系統(tǒng)查閱信息，并且只能查到自己所需已開放權(quán)限的內(nèi)容，無權(quán)查閱其他檔案信息，這就大大提升里的檔案信息的保密效果，檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)大大降低。

1.4檔案質(zhì)量有所提升

在檔案信息化建立之前，社會(huì)上并沒有對(duì)檔案整理記錄的格式進(jìn)行統(tǒng)一要求，以至于紙質(zhì)記錄的檔案無論在字跡上還是內(nèi)容格式上都各有風(fēng)格，質(zhì)量也參差不齊，大大增加了后續(xù)管理人員的工作難度。而信息化管理第一步就是對(duì)檔案存檔格式進(jìn)行規(guī)范，若管理者在錄入信息時(shí)不按照格式要求編輯、存檔就無法對(duì)檔案進(jìn)行有效保存。對(duì)檔案整理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，一方面提升了檔案信息的質(zhì)量，另一方面也為后續(xù)檔案管理工作人員提供了便利。

2檔案信息化建設(shè)中保密管理出現(xiàn)的弊端

以紙質(zhì)為主體的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案，這種新型的檔案管理模式就是檔案信息化的建設(shè)過程。檔案信息化的建設(shè)主要依賴管理部門的組織規(guī)劃，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)中，如對(duì)實(shí)體檔案、聲像檔案的掃描錄入和數(shù)字化處理，為之后的檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性提供保障。由于軍工方面的檔案需要簽訂保密協(xié)議，所以在信息化建設(shè)中要充分考慮到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境是否安全可靠，當(dāng)前，我國在軍工方面的檔案信息化建設(shè)保密管理中還存在以下幾個(gè)弊端。

2.1缺少保密意識(shí)

檔案是對(duì)信息的整合，是信息的載體?；谛畔⒒ㄔO(shè)的背景下，如何做好檔案信息的保密管理工作已經(jīng)成為檔案管理部門重點(diǎn)思考的問題。優(yōu)秀的檔案管理者是檔案信息保密工作的基礎(chǔ)，是其不可缺少的一部分。檔案信息化的建設(shè)的確在一定程度上增強(qiáng)了檔案信息的保密程度，但是在實(shí)際的檔案信息化管理的過程中，相關(guān)管理者普遍缺少對(duì)保密工作的重視程度，保密意識(shí)淡薄。由于檔案管理工作的嚴(yán)密性較強(qiáng)，從事檔案管理的工作人員需要極強(qiáng)的耐心和細(xì)心，而且信息化檔案管理工作會(huì)耗費(fèi)工作人員大量的精力和時(shí)間，所以工作人員會(huì)因?yàn)槠＞搿⒎ξ懂a(chǎn)生消極怠工的心理，工作的熱情程度也大大降低，以至于在將紙質(zhì)檔案信息錄入到信息系統(tǒng)的過程中出現(xiàn)工作失誤，不小心泄露出檔案信息。另外，計(jì)算機(jī)是建設(shè)檔案信息化的主要設(shè)備，計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了信息化檔案系統(tǒng)的完善，上層領(lǐng)導(dǎo)者只關(guān)注到先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，卻忽略了對(duì)檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)參差不齊，不僅缺少專業(yè)的管理知識(shí)，更缺乏檔案管理的保密意識(shí)。

2.2監(jiān)管檔案數(shù)字化加工的力度不夠

對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工是完成檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，大部分企業(yè)和單位都缺少專業(yè)的數(shù)字化檔案加工者，所以會(huì)將此類工作外包給相關(guān)的數(shù)字化加工公司。我國信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)成為了新時(shí)期的顯著特征，基于檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境下，社會(huì)上崛起了許多檔案服務(wù)公司來幫助企業(yè)、單位完成檔案信息化管理，但是社會(huì)服務(wù)公司招聘的檔案數(shù)字化加工者魚龍混雜，素質(zhì)參差不齊，部分公司只注重業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽視了對(duì)檔案數(shù)字化加工人員的保密培訓(xùn)，以至于相關(guān)工作者缺少檔案保密意識(shí)，甚至出現(xiàn)盜取檔案信息的情況。而外包檔案的相關(guān)企業(yè)和單位對(duì)服務(wù)公司的監(jiān)管力度也不夠，缺少防范意識(shí)。沒有系統(tǒng)地檢查外包服務(wù)公司相關(guān)工作設(shè)備的流程和規(guī)范，也沒有對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等設(shè)備采取隔離措施，甚至部分企業(yè)、單位的監(jiān)控設(shè)備也安裝不到位，這些都是導(dǎo)致檔案泄密的因素。除此之外，由于缺少對(duì)外包服務(wù)公司的監(jiān)管，工作不認(rèn)真、不細(xì)致也是其存在的問題，影響檔案管理的工作質(zhì)量和效率，阻礙工作進(jìn)程，嚴(yán)重影響檔案信息化的建設(shè)[2]。

2.3信息網(wǎng)絡(luò)容易受到襲擊

信息技術(shù)是建設(shè)信息化檔案管理的主要依靠，建立并完善檔案信息管理系統(tǒng)是其根本途徑。但是由于信息化建設(shè)在最近幾年才發(fā)展起來，在最初建立時(shí)期，信息管理系統(tǒng)還存在許多的漏洞，由于不完善的信息系統(tǒng)也存有檔案信息錄入不全的情況，并且檔案的整理歸納都需要系統(tǒng)作為支持，如果系統(tǒng)是被受到計(jì)算機(jī)病毒的侵害或者黑客的襲擊，都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)錯(cuò)誤，加重信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，即使有專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，依舊存有泄露信息的情況。

3做好檔案信息化建設(shè)保密管理工作的有效途徑

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，完成檔案信息化建設(shè)符合檔案工作的新要求。作為檔案管理工作當(dāng)中的重要內(nèi)容，檔案管理的保密工作與各個(gè)部門都存在著千絲萬縷的聯(lián)系，對(duì)各部門工作的開展起著強(qiáng)有力的輔助作用。所以為了更好地推動(dòng)企業(yè)和單位的高速發(fā)展，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的高效利用，提高檔案信息化建設(shè)的保密管理工作勢在必行。尤其是軍工單位企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營具有特殊性，肩負(fù)著國防事業(yè)發(fā)展建設(shè)的重要責(zé)任。其生產(chǎn)經(jīng)營的過程當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生許多需要保密的科技檔案，所以對(duì)檔案進(jìn)行保密管理的工作至關(guān)重要，是推動(dòng)祖國繁榮發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因此相關(guān)檔案管理人員需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的保密管理。

3.1完善制度，提高管理質(zhì)量

檔案的管理制度就好像國家的法律，可以對(duì)檔案使用中存在的不良行為進(jìn)行有效制約，所以制定出嚴(yán)密、可行性強(qiáng)的檔案保密管理制度有利于對(duì)檔案信息的監(jiān)管，降低泄密的風(fēng)險(xiǎn)。軍工單位企業(yè)的檔案資料與國防、軍事等各部門之間來往的文件都有著密切聯(lián)系，要想有效地提高檔案信息化建設(shè)保密管理工作，軍工單位企業(yè)就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的建設(shè)，設(shè)定統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。

首先，軍工單位企業(yè)管理者要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，集思廣益，結(jié)合社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，與員工共同制定一個(gè)合理、有效的管理制度，并要保證這個(gè)檔案管理制度的長久性和公平性。當(dāng)然，相關(guān)部門也要加大對(duì)檔案管理制度的宣傳，保證制度的有效落實(shí)，從事檔案管理工作的員工也一定要按照制度執(zhí)行，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，保管好軍工單位企業(yè)的檔案文件，并針對(duì)所有的檔案進(jìn)行整理和分類，按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度做好相應(yīng)的標(biāo)注，然后進(jìn)行有序擺放[3]。

其次，軍工單位企業(yè)要完善對(duì)檔案管理工作激勵(lì)體系的構(gòu)建，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行主人翁意識(shí)的培養(yǎng)，定期對(duì)相關(guān)的管理工作人員進(jìn)行考核和評(píng)比，并對(duì)此進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲，從而充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性。為此，相關(guān)部門必須努力打造一個(gè)公平、公正的激勵(lì)氛圍，確保工作機(jī)制的透明性和公開性，真正釋放工作人員的潛能，從而全面提升工作質(zhì)量和效率。

最后，軍工單位企業(yè)還需要建立檔案利用反饋機(jī)制。部門員工在檔案利用時(shí)遇到問題要及時(shí)反映出來，檔案管理部門的工作人員要對(duì)這些問題及時(shí)整理、匯總，并根據(jù)問題找出相應(yīng)的解決辦法，然后反饋給上層管理者，從而方便在頂層設(shè)計(jì)上促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。因?yàn)檐姽n案的管理比較特殊，所以一定要處理好軍工檔案利用和保密之間的關(guān)系。著重保密，不能充分利用檔案是當(dāng)下軍工檔案工作中存在的一些弊端，以至于許多檔案被束之高閣。對(duì)檔案工作進(jìn)行保密就是為了可以更好地利用檔案信息，將利用與保密相結(jié)合才能真正發(fā)揮出檔案的作用。因此，在嚴(yán)格做好檔案保密工作的同時(shí)切實(shí)完善工作職能，使檔案在科研生產(chǎn)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2培養(yǎng)素質(zhì)，提升保密意識(shí)

作為軍工單位企業(yè)能夠穩(wěn)定高速發(fā)展的重心，提高管理人員的整體素質(zhì)，讓其能夠發(fā)揮出自己的能力，這也就要求企業(yè)單位完成對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣和枯燥的工作，需要一定的耐心和細(xì)致，因此，檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)非常重要，這對(duì)檔案管理工作的開展有著嚴(yán)重的影響。如果檔案管理者落后于時(shí)代步伐，不僅缺少對(duì)專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，還在管理能力上有所欠缺，這些都會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展[4]。

同時(shí)還要加強(qiáng)引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理方面的專業(yè)人才，做好人才儲(chǔ)備，只有專業(yè)的人做專業(yè)的工作，才能促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，減少人力的浪費(fèi)。除此之外，單位企業(yè)還可以對(duì)當(dāng)下檔案管理的工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的教育培訓(xùn)，組織檔案管理工作者共同學(xué)習(xí)，為其營造積極的學(xué)習(xí)氛圍。還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，讓相關(guān)管理人員學(xué)會(huì)并熟練使用電腦設(shè)備，提高信息化水平和能力。

檔案管理人員必須要簽訂保密協(xié)議，接受保密信息的專業(yè)培訓(xùn)，打造一支具有堅(jiān)定意志，較高政治素養(yǎng)的管理人才隊(duì)伍。檔案保密工作者要能自覺抵制各種誘惑，有充足的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，一定要發(fā)自內(nèi)心熱愛檔案管理工作。檔案信息化建設(shè)的保密管理工作的基本就是要求檔案管理者具備過硬的政治素養(yǎng)。

3.3引進(jìn)技術(shù)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)

首先，相關(guān)部門應(yīng)該完善檔案信息管理系統(tǒng)，健全信息存儲(chǔ)，創(chuàng)建實(shí)用規(guī)范的信息數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)、管理、檢索、利用等項(xiàng)工作的數(shù)字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進(jìn)各單位工作的持續(xù)、快速發(fā)展。檔案數(shù)字化加工是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案管理部門要完成監(jiān)控設(shè)備的安裝，做好對(duì)數(shù)字化加工人員的安全檢查和監(jiān)管，對(duì)工作地點(diǎn)進(jìn)行隔離，切斷互聯(lián)網(wǎng)的連接，以防信息泄露[5]。

其次，要定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)檢查，保證其安全性，嚴(yán)防病毒、黑客的入侵，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全加密，設(shè)置多重密碼做好防護(hù)，強(qiáng)化檔案保密管理。另外，檔案信息系統(tǒng)需要加強(qiáng)對(duì)訪問信息的建設(shè)，對(duì)匿名用戶進(jìn)行限制，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的查殺、防火墻技術(shù)，完成系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，對(duì)系統(tǒng)的安全性能加強(qiáng)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的保密性。

最后，要加強(qiáng)對(duì)軍工檔案管理的法治建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)依法治國的必然要求。依法對(duì)檔案進(jìn)行管理有助于市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是維護(hù)國家安全的有效手段，更是檔案管理保密工作自身發(fā)展的要求，只有健全各項(xiàng)軍工檔案保密法律、規(guī)章，才能徹底完善檔案工作。檔案管理人員必須履行保密義務(wù)，并承擔(dān)起泄露國家秘密的法律責(zé)任，時(shí)刻牢記保密守則，遵守保密規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)到保守國家機(jī)密是自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡義務(wù)[6]。

4結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)保密管理工作責(zé)任重大，尤其是作為科技發(fā)展催化劑的軍工檔案管理，嚴(yán)重影響著社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。在信息技術(shù)全面發(fā)展的今天，軍工檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)保密意識(shí)，做好檔案管理工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的檔案依據(jù)，確保軍工企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

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