摘 要:本次研究的主要目的在于分析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理和數(shù)字化建設(shè)工作的重要性。面對(duì)當(dāng)下全球數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)發(fā)展與轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式的情況,已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前檔案事業(yè)管理工作的發(fā)展和進(jìn)步需求。因此,本文著重分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題,提出科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略和方案,希望能夠拓展和創(chuàng)新檔案管理工作方法。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);時(shí)代背景;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)
伴隨時(shí)代的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)行業(yè)面臨著改革與發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式,在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下不斷受到質(zhì)疑,以往的檔案管理工作知識(shí)理論與信息技術(shù)都面臨更多挑戰(zhàn),重新組合相關(guān)管理工作內(nèi)容,可以將數(shù)字化和數(shù)據(jù)技術(shù)引入到傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中,改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式,從而提升檔案管理的可讀性和可靠性,深入挖掘并分析大量檔案信息的價(jià)值,提高檔案管理工作質(zhì)量。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景
1.大數(shù)據(jù)的提出
2008年,《自然》雜志發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)的主題。同年,計(jì)算社區(qū)聯(lián)盟發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)計(jì)算的相關(guān)報(bào)告,內(nèi)容研究當(dāng)中提到了大數(shù)據(jù)計(jì)算可以在數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的環(huán)境氛圍當(dāng)中轉(zhuǎn)變商業(yè)、科學(xué)和社會(huì)活動(dòng)。2011年,EMC在關(guān)于云計(jì)算滿足大數(shù)據(jù)的年會(huì)當(dāng)中也提出了大數(shù)據(jù)的理論。隨之,麥肯錫、IBM以及其他相關(guān)組織也都發(fā)布了關(guān)于大數(shù)據(jù)相關(guān)的研究資料和報(bào)告內(nèi)容。2012年,美國(guó)政府也提出了大數(shù)據(jù)研發(fā)計(jì)劃等內(nèi)容的相關(guān)信息,指出通過(guò)提升大型和復(fù)雜數(shù)據(jù)的收集工作內(nèi)容,可以獲取更多的知識(shí)和見(jiàn)解能力。
2.大數(shù)據(jù)的概念
傳統(tǒng)的軟件和工具不能夠滿足在一定時(shí)間范疇當(dāng)中收集并進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和管理目標(biāo),因此產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)需要得到更多決策能力和流程優(yōu)化功能的知識(shí),在洞察力的創(chuàng)新模型理論支持下可以實(shí)現(xiàn)高增長(zhǎng)率和多元化的信息資源儲(chǔ)備與應(yīng)用目標(biāo)。與此同時(shí),麥肯錫全球研究所也針對(duì)數(shù)據(jù)的收集提出了一個(gè)科學(xué)定義,即數(shù)據(jù)的大小足以滿足收集、儲(chǔ)存和管理相關(guān)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的目標(biāo),并且能夠科學(xué)分析數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具的具體功能。大數(shù)據(jù)具備四方面的特征,分別是具備海量數(shù)據(jù)的規(guī)模、多功能性和低數(shù)據(jù)類(lèi)型以及低密度值和快速數(shù)據(jù)傳輸?shù)茸饔谩?/p>
二、檔案數(shù)字化的作用與價(jià)值
1.檔案數(shù)字化管理是檔案管理部門(mén)重要戰(zhàn)略
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理工作是檔案管理工作部門(mén)的重要發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)之一,當(dāng)下我國(guó)社會(huì)檔案的管理工作職能部門(mén)已經(jīng)面臨了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的改革需求,科學(xué)技術(shù)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程和其未來(lái)的發(fā)展?jié)摿Υ嬖诿芮械年P(guān)聯(lián)。以往的檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容,僅有收集信息、信息類(lèi)別劃分、檔案歸檔,以及記錄和儲(chǔ)存各種檔案信息的內(nèi)容。其開(kāi)展檔案管理工作的目標(biāo)在于登記信息、查閱信息,并將此作為參考內(nèi)容,而不是為了充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源,達(dá)成共享目標(biāo)。以往的信息管理模式下,及時(shí)查詢檔案信息的工作本身沒(méi)有得到良好的進(jìn)行,但收集和整理信息,并在目錄中逐頁(yè)搜索,也可能會(huì)導(dǎo)致信息出現(xiàn)數(shù)據(jù)磨損或丟失的情況。因此未來(lái)數(shù)字化檔案的管理和相關(guān)管理系統(tǒng)的構(gòu)建,必然會(huì)成為檔案管理職能部門(mén)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2.檔案數(shù)字化可提升檔案管理服務(wù)水平
采取數(shù)字化的檔案管理工作模式,能夠有效的提高檔案管理工作的服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下,電子化的檔案構(gòu)成,實(shí)現(xiàn)了檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局,與此同時(shí),檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化也更加廣泛,也由此呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)化的檔案管理模式。不同類(lèi)型的現(xiàn)代化設(shè)備也在很大程度上提升了信息儲(chǔ)存的范疇。伴隨時(shí)代不斷發(fā)展,以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案數(shù)字化體系的建設(shè),無(wú)疑為未來(lái)的實(shí)踐工作創(chuàng)造了良好的條件,并且夯實(shí)了堅(jiān)定的信息管理工作基礎(chǔ)。具備系統(tǒng)理論,可以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的妥善進(jìn)行,并且能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理提供完整且有效的科學(xué)思路。應(yīng)用復(fù)制的技術(shù),可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關(guān)信息比較模糊的情況,或者是組合分類(lèi)查詢等方法,也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關(guān)檔案。采取微型技術(shù)和電子技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)分離檔案信息的目標(biāo),進(jìn)而有效的解決儲(chǔ)存空間受到限制的問(wèn)題。信息技術(shù)的方案可以加視頻、音頻和文本信息,同時(shí)記錄在一個(gè)檔案當(dāng)中,并且能將更多的信息儲(chǔ)存在小空間范圍之內(nèi)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以充分拓展檔案資源的儲(chǔ)備,與此同時(shí)還能夠提升檔案服務(wù)的工作范疇,在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務(wù)水平。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問(wèn)題
1.檔案數(shù)字化橫向發(fā)展不均衡
目前,各等級(jí)檔案管理的職能部門(mén)都非常重視數(shù)字化檔案的建設(shè),然而一些基礎(chǔ)相對(duì)薄弱的檔案管理部門(mén)卻忽視了檔案數(shù)字化建設(shè)資本的投入。希望進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)體系,就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)型人才和配套技術(shù)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),需要得到計(jì)算機(jī)服務(wù)器以及其他設(shè)備的支持,以往的紙質(zhì)檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,需要得到硬件和軟件的雙重配合,在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上,投入更多精力和人力。與此同時(shí),檔案管理工作部門(mén)還需要通過(guò)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行完善的管理。對(duì)于級(jí)別相對(duì)較低的檔案管理工作部門(mén)來(lái)說(shuō),無(wú)論是未來(lái)的檔案管理工作,生存與發(fā)展都面臨著很多挑戰(zhàn),更無(wú)暇去進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的資本投入。
2.檔案管理觀念落后影響檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案管理工作人員沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,忽視了數(shù)字化建設(shè)的真正價(jià)值與內(nèi)涵,都會(huì)影響檔案管理數(shù)字化的體系建設(shè)。檔案管理信息體系屬于檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)模具和板塊,為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作,需要工作人員認(rèn)識(shí)到,改變過(guò)去管理方法和理念的重要性,同時(shí)構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內(nèi)容,工作人員一味依賴紙質(zhì)檔案,認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)和電子檔案存在不安全性,這一觀念也影響了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息管理工作進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。
采取信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理,能夠建立相對(duì)完善且優(yōu)化的信息化檔案管理機(jī)制,保存紙質(zhì)和信息化電子文檔,能夠確保文檔同步性和完整性,并為單位解決更多檔案管理工作問(wèn)題。
3.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃
由于缺乏整體規(guī)劃,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)行過(guò)程中遇到阻礙問(wèn)題。沒(méi)有細(xì)致進(jìn)行整體規(guī)劃和部署,盲目的引入并不符合實(shí)際工作的檔案管理體系,或者是缺乏實(shí)現(xiàn)檔案管理集成工作目標(biāo)的技術(shù),都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作存在缺失問(wèn)題。在實(shí)際工作過(guò)程中購(gòu)買(mǎi)的管理信息體系,不僅不能夠滿足傳統(tǒng)檔案管理工作的要求,也不能提高整體工作效率,還會(huì)引起各體系中檔案信息出現(xiàn)不兼容和信息資源處理能力降低的情況,導(dǎo)致檔案管理部門(mén)出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)障礙問(wèn)題。
4.檔案管理人員缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)工作能力
目前,檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能,也會(huì)導(dǎo)致其無(wú)法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體內(nèi)容。日益完善的檔案管理工作模式,對(duì)工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多要求,在傳統(tǒng)理念指導(dǎo)下,檔案管理工作人員認(rèn)為自身的管理工作應(yīng)當(dāng)配合計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同時(shí)進(jìn)行,將其視為單純的技術(shù)運(yùn)行,而實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)工作,應(yīng)當(dāng)是由具備計(jì)算機(jī)能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。
5.檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效安全保障
缺失檔案數(shù)字化統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴(yán)重問(wèn)題。保證完整的傳統(tǒng)檔案信息,并與基礎(chǔ)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一,才是構(gòu)建檔案數(shù)字化管理與建設(shè)體系的重要基礎(chǔ),如果檔案的質(zhì)量存在參差不齊的情況,會(huì)導(dǎo)致檔案館數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案存在范疇嚴(yán)格受限的情況。檔案記錄了相關(guān)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程,并存在大量寶貴的數(shù)據(jù)和機(jī)密信息,因此,保證信息儲(chǔ)存和應(yīng)用的安全性,具有非常重要的價(jià)值。檔案管理工作人員對(duì)于自身工作安全意識(shí)不足,也可能會(huì)導(dǎo)致信息檔案存在被黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息的泄露,都會(huì)造成檔案管理工作出現(xiàn)重要安全問(wèn)題。
四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新舉措
1.賦予檔案新內(nèi)涵
在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下,不斷優(yōu)化和完善檔案管理方法,需要提出創(chuàng)新的舉措,進(jìn)而賦予檔案全新的內(nèi)涵。例如,在醫(yī)院檔案管理工作中構(gòu)建大型的數(shù)字檔案館,將其中具有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)記錄信息視為檔案。醫(yī)院每時(shí)每刻都會(huì)更新生成全新的數(shù)據(jù)信息,將所有的信息收集并記錄到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,通過(guò)通訊設(shè)備保存到數(shù)據(jù)柜。在需要的時(shí)候,可以通過(guò)訪問(wèn)大數(shù)據(jù)的文件了解到相關(guān)信息。這些工作是人工無(wú)法完成和實(shí)現(xiàn)的,因?yàn)槟壳暗臋n案管理技術(shù)手段和人員知識(shí)水平,都無(wú)法進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的類(lèi)別劃分。
2.及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)
檔案的數(shù)字化體系,能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理、劃分類(lèi)別儲(chǔ)存以及轉(zhuǎn)移,這都需要軟件和硬件技術(shù)的雙向配合。根據(jù)檔案管理的需求配置相關(guān)的設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關(guān)信息處理設(shè)備,這也是為了配合硬件設(shè)計(jì)方面的主要需求。檔案管理的軟件設(shè)計(jì),需要與檔案管理部門(mén)進(jìn)行相關(guān)實(shí)踐工作的配合,為檔案管理部門(mén)提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,從而構(gòu)建檔案網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)管理應(yīng)用。
采取網(wǎng)站的形式,針對(duì)用戶提供檔案儲(chǔ)存和管理的工作性能,同時(shí)與實(shí)踐工作中產(chǎn)生的操作細(xì)節(jié)相匹配。例如,醫(yī)院在輸入信息檔案時(shí),采取統(tǒng)一的編碼進(jìn)行檔案信息的管理,并由檔案管理部門(mén)實(shí)際運(yùn)作完成生產(chǎn)要求。
3.構(gòu)建新檔案收集體系
儲(chǔ)存檔案信息是檔案管理的重要基礎(chǔ),在大數(shù)據(jù)背景時(shí)代下文件的收集和整理不能僅依靠人工,需要借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持,從而產(chǎn)生完整的生產(chǎn)鏈條。科學(xué)的管理方式,需要掌握每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中生產(chǎn)的信息和數(shù)據(jù),從而把握關(guān)鍵信息和鏈接中心,并針對(duì)收集到的信息大小和類(lèi)型進(jìn)行劃分。例如,針對(duì)醫(yī)院工作部門(mén)的檔案實(shí)施管理,進(jìn)行信息化技術(shù)的收集,實(shí)際監(jiān)控計(jì)劃運(yùn)營(yíng)。通過(guò)單位整理人力資源和運(yùn)營(yíng)人員的資料,可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息的搜索,并了解其中的巨大信息量,從而實(shí)現(xiàn)信息的分析,從技術(shù)層面支持檔案管理工作正常運(yùn)行。
4.拓寬新檔案應(yīng)用渠道
為科學(xué)優(yōu)化大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作,需要不斷拓展檔案的使用渠道,在充分應(yīng)用檔案管理部門(mén)潛在作用的前提下,產(chǎn)生檔案管理的重要價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到改變自身被動(dòng)服務(wù)的理念和方式,積極應(yīng)用區(qū)域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等將信息及時(shí)的傳遞出去,這也是檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在。交互文件用戶及檔案管理部門(mén)的信息端口,才能夠進(jìn)一步的掌握用戶的工作需求,從而掌握檔案管理部門(mén)中每個(gè)節(jié)點(diǎn)各種信息和數(shù)據(jù)。在收集到的檔案信息當(dāng)中,尋找具有價(jià)值的可應(yīng)用信息,并將其分享與公眾可以保留數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和有效性。
五、結(jié)論
綜合上述研究?jī)?nèi)容,進(jìn)行切實(shí)有效的分析探討和總結(jié),能夠了解到在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下?lián)碛袛?shù)據(jù),便是擁有中心資產(chǎn),因此應(yīng)當(dāng)重視考量數(shù)據(jù)所有權(quán)的重要價(jià)值。檔案部門(mén)屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心,因此無(wú)論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式,都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價(jià)值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位,從事檔案管理工作的人員,不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息,還應(yīng)當(dāng)充分的應(yīng)用信息化文件資源,切實(shí)履行自身職能,能夠與時(shí)俱進(jìn)的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系,從而科學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價(jià)值。在科學(xué)技術(shù)的支持下,整合大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的檔案資料,基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理技術(shù),實(shí)現(xiàn)挖掘檔案信息價(jià)值的目標(biāo),從而促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行,不斷優(yōu)化和完善工作體系產(chǎn)生最大價(jià)值,并推動(dòng)社會(huì)創(chuàng)新與建設(shè)。
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(作者單位:山東濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院)
基金項(xiàng)目:大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院培訓(xùn)檔案系統(tǒng)建設(shè),項(xiàng)目編號(hào):JYEC2019FRW001。
作者簡(jiǎn)介:任星(1986-),女,漢族,山東濟(jì)寧人,碩士研究生,館員。