梁月娥

摘要：新形勢下加強企業(yè)檔案管理工作，積極開展企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，強化現(xiàn)代化先進信息技術(shù)手段的應(yīng)用，增加企業(yè)檔案管理要素的投入，對促進企業(yè)檔案管理工作水平的提升，推動企業(yè)檔案管理工作的有序發(fā)展具有非常積極的意義，為企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)?；诖?，本文主要對新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè);檔案管理

引言

企業(yè)工程檔案是項目建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)實施的真實寫照，能夠為工程施工、項目維護等提供科學(xué)的檔案依據(jù)。

1新形勢下加強企業(yè)檔案管理的必要性

首先，有利于促進企業(yè)管理工作朝著科學(xué)方向發(fā)展。在新形勢下，外部環(huán)境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式開展企業(yè)檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當(dāng)前先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動企業(yè)管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用。因此，建立相應(yīng)的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過程中發(fā)生的各種問題，方便相關(guān)工作人員對檔案開展相應(yīng)的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業(yè)檔案管理工作效率。另外，開展具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關(guān)工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發(fā)揮。其次，有利于促進企業(yè)經(jīng)營管理水平的整體提升。檔案作為企業(yè)行政管理工作當(dāng)中非常重要的一項組成部分，其記載了企業(yè)每項經(jīng)營活動的詳細內(nèi)容，具有較強的真實性，能夠在企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度建立的過程中提供相應(yīng)的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，更能彰顯出企業(yè)文化的價值。因此，建立具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理體系對促進企業(yè)文化建設(shè)具有非常重要的作用，對提高企業(yè)日常經(jīng)營過程中防范風(fēng)險的能力，確保企業(yè)的經(jīng)濟權(quán)益提供有效保障，并為企業(yè)管理工作的開展提供重要的參考。

2新形勢下企業(yè)檔案管理質(zhì)量現(xiàn)存問題

2.1管理意識較為薄弱

當(dāng)前大部分企業(yè)在應(yīng)對檔案管理工作時意識不足，尚未認識到檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中的重要地位，對檔案管理的工作要求較低，導(dǎo)致其在查找檔案資料時需要花費大量時間。同時，并未意識到檔案管理工作需要跟隨企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展嚴重脫節(jié)。

2.2數(shù)字化管理與紙質(zhì)版人事檔案管理并行存在風(fēng)險

數(shù)據(jù)管理背景下，檔案管理工作正在由傳統(tǒng)的封閉的紙質(zhì)版留存模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉(zhuǎn)變，人事檔案的資源利用效率得到提升的同時，檔案信息資源安全風(fēng)險也隨之加大。與紙質(zhì)版檔案相比，數(shù)字化檔案更容易因為硬件設(shè)備毀壞或誤操作造成檔案圖像消損，尤其是聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下的計算機一旦遭到外部攻擊，篡改、被盜和泄密的可能性極大。與數(shù)字化檔案相比，紙質(zhì)版人事檔案保存難度更大，需要配備的檔案室、檔案柜等基礎(chǔ)資源更多，長期留存過程中檔案原始紀錄受損的可能性更大。

2.3人員不夠?qū)I(yè)

無論在何種背景之下，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作都離不開專業(yè)人才的支持，但是部分檔案管理人員并不具備現(xiàn)代化的檔案管理技能，導(dǎo)致其工作無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理需求。并且，如今還存在部分工作人員怠惰不前的現(xiàn)象，其對于新興技術(shù)采取漠視態(tài)度，個人思想覺悟尚未跟上時代的發(fā)展步伐，難以利用先進的技術(shù)配合現(xiàn)代化檔案管理工作，導(dǎo)致其工作效率極低。

3新形勢下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和水平的策略

3.1加強檔案管理意識

要想加強檔案的高效利用，使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中取得進步與發(fā)展，滿足現(xiàn)代企業(yè)需求，必須要提高相關(guān)工作人員的管理意識。對企業(yè)的檔案進行嚴格管理是企業(yè)和諧發(fā)展的堅實后盾，雖然目前有部分企業(yè)的管理意識較為薄弱，但是只要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，借助信息化手段，就能夠幫助企業(yè)從嚴管理檔案工作。此項工作需要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的正確管理意識，做到從嚴管理，提高現(xiàn)代化檔案管理工作在企業(yè)中的地位與存在感，保障檔案管理在工作的各個環(huán)節(jié)都能夠擁有高效的執(zhí)行力，確保每一項制度都能夠徹底落實。

3.2數(shù)字化與紙質(zhì)版檔案管理齊頭并進

電子檔案管理的新型模式不斷發(fā)展，歸檔的載體變得更為多樣，同一份人事檔案在企業(yè)中會存在紙質(zhì)版和電子版兩種形式，其中任意一種形式損壞或缺失，都可以找到與之相對應(yīng)的文件備份作為參考依據(jù)，因此在電子化檔案管理模式下，仍需要加強對紙質(zhì)版檔案的歸檔。與此同時，要嚴把檔案查閱關(guān)口，查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，查閱檔案時，檔案管理員要如實記入檔案查閱臺帳。多舉措并行，推進檔案信息資源安全建設(shè)，盡可能規(guī)避可預(yù)見的風(fēng)險，確保檔案信息資源安全。

3.3提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)

當(dāng)前，眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素。檔案管理人員的專業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)要根據(jù)自身的實際情況選擇檔案管理人員，要考察上崗人員的工作能力，也要考察上崗人員對檔案管理工作的態(tài)度，是否認真對待此項工作，是否具有專業(yè)的知識支撐。另外，針對不同的工作人員，要采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實際情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。

結(jié)束語

企業(yè)檔案管理與其他管理工作一樣越來越受到現(xiàn)代管理技術(shù)手段的深刻影響，因而在創(chuàng)新改革過程中借鑒和使用先進技術(shù)的程度與頻率亦與日俱增。然而企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作不能僅僅滿足于就事論事、應(yīng)用多種技術(shù)手段完成管理任務(wù)，而是需要基于創(chuàng)新改革充分發(fā)揮出企業(yè)檔案作為珍稀信息資源的潛在價值。這才是新時期企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新改革的最終目標(biāo)。

參考文獻

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