郝園園

不久前，財(cái)政部下發(fā)了新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，標(biāo)志著未來(lái)會(huì)計(jì)檔案將逐步向電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展。本文將圍繞以下內(nèi)容，包括會(huì)計(jì)檔案格式、存儲(chǔ)與保護(hù)等方面，以及移交接收與維護(hù)成本等內(nèi)容，將電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了比較分析，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展提出建議。

會(huì)計(jì)檔案的格式比較

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案格式需基于紙張這一檔案載體，就會(huì)計(jì)信息而言，無(wú)論是邏輯結(jié)構(gòu)還是物理結(jié)構(gòu)，均通過(guò)圖表與圖文的形態(tài)固化至檔案載體之上，其格式相對(duì)單一。具體而言，會(huì)計(jì)憑證變化必須保持對(duì)應(yīng)的序列，另外會(huì)計(jì)報(bào)告的相應(yīng)頁(yè)碼顯示也應(yīng)全面，應(yīng)標(biāo)明第幾頁(yè)共幾頁(yè)，在改變信息與具體格式時(shí)均產(chǎn)生相應(yīng)痕跡。所以，用戶(hù)極為清楚以往會(huì)計(jì)檔案的具體格式樣式，而會(huì)計(jì)檔案格式的完整程度可以凸顯會(huì)計(jì)信息，所覆蓋的信息更為齊全。兩者對(duì)比，若以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式來(lái)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案，那么用戶(hù)無(wú)法從中直接采集所需信息或者文件。另外，就其邏輯結(jié)構(gòu)與物理結(jié)構(gòu)而言，其本身是計(jì)算機(jī)可讀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類(lèi)型，具有不透明性，如果沒(méi)有工具的幫助，不能準(zhǔn)確識(shí)別與讀取。綜合當(dāng)前會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展?fàn)顩r，從格式維度進(jìn)行梳理，其電子格式涵蓋以下內(nèi)容，例如DBF、TXT、ACCESS，另外還涉及JPG與Excel格式等。此外，大型會(huì)計(jì)信息系電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的比較分析系統(tǒng)大多把會(huì)計(jì)資料不同類(lèi)型的大型數(shù)據(jù)庫(kù)里，代表性包括Oracle與SQLServer。所以，其實(shí)際格式形式的復(fù)雜程度較高，部分情形下會(huì)造成不同格式復(fù)合的狀況，會(huì)伴隨會(huì)計(jì)處理數(shù)據(jù)來(lái)源的改變而出現(xiàn)波動(dòng)。

本次重新修訂并頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（下稱(chēng)《辦法》）作出更為明確的規(guī)定，電子會(huì)計(jì)檔案要和國(guó)家檔案管理的政策以及規(guī)范相匹配。而另外一個(gè)文件《電子檔案移交與接收辦法》明確需要同時(shí)歸檔元數(shù)據(jù)以及電子數(shù)據(jù)，所引用的格式應(yīng)以基于xml的為主。筆者認(rèn)為，受到XBRL的應(yīng)用和普及，上述格式形式給電子會(huì)計(jì)檔案的豐富和運(yùn)用才有了技術(shù)前提。具體而言，賬簿電子檔案與會(huì)計(jì)憑證可運(yùn)用XBRL-GL標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)，而XBRL-FR標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)可適用于財(cái)務(wù)報(bào)告電子檔案類(lèi)型。

會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)比較

就傳統(tǒng)意義上的儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案的工作而言，其大多是圍繞紙張存儲(chǔ)進(jìn)行，通常情況其所需空間要符合一定的濕度與溫度條件，具體而言，相對(duì)濕度需控制在50%至60%區(qū)間，而溫度控制在14度至20度之間，另外還需加強(qiáng)日常防護(hù)，例如防盜、防火、防光與防潮。相比之下，在保護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)載體時(shí)既需注重上述方法的應(yīng)用，也給其防靜電以及防磁性等作出較為嚴(yán)格的要求，應(yīng)增加相應(yīng)的設(shè)備，例如監(jiān)控設(shè)備、恒溫設(shè)備，其他設(shè)備還包括恒濕設(shè)備與消磁設(shè)備。

《辦法》要求搭建與完善電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，幫助更好地預(yù)防以及減少人為破壞、自然災(zāi)害以及意外事故帶來(lái)的沖擊。所以，筆者認(rèn)為，應(yīng)配置相對(duì)獨(dú)立的電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)空間，需由大中型企業(yè)自主配置和建立，增強(qiáng)工作的安全界別以及獨(dú)立程度。而小微型企業(yè)需借助云計(jì)算或者遠(yuǎn)程方案等手段提高對(duì)會(huì)計(jì)平臺(tái)和相應(yīng)軟件的利用率，把不同形式的資料和信息放置在與之相合作的軟件供應(yīng)商服務(wù)器之中，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，而后者應(yīng)增強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全保護(hù)級(jí)別。而就企業(yè)事業(yè)單位而言，其形成的會(huì)計(jì)檔案信息可通過(guò)電子以及紙質(zhì)的方式存儲(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)比較

大多數(shù)情況下，文件的采集、積累存儲(chǔ)以及調(diào)用、借調(diào)，都容易出現(xiàn)損失甚至丟失的情況，檔案保護(hù)人員的實(shí)際工作應(yīng)始于檔案入庫(kù)階段，在此之前通常不需要從技術(shù)層面加以保護(hù)，其工作重心集中在入庫(kù)之后的各項(xiàng)保管工作。與之不同的是，保護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的工作需要覆蓋到電子會(huì)計(jì)資料從形成至永久保存或者滅失中。另外，這類(lèi)數(shù)據(jù)是不同電子設(shè)備形成的各類(lèi)原始資料，所以要從源頭上使相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)資料保持完整性與真實(shí)性。圍繞電子會(huì)計(jì)檔案信息的保護(hù)工作，既需要保護(hù)其相應(yīng)的存儲(chǔ)環(huán)境與載體，也要保護(hù)其可理解性、可用性以及可存取性。

如果文字文件內(nèi)容遭到任何形式的破壞或者篡改，容易出現(xiàn)不能讀取文案檔案的情況。對(duì)其完整性與真實(shí)性加以保護(hù)，既要依托于對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案自身的有效保護(hù)，還應(yīng)對(duì)檔案和相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)在邏輯加以保護(hù)。這是由于如果上述因素受到?jīng)_擊，即使上述文件中仍然留存部分信息，然而就檔案本身而言，也相當(dāng)于發(fā)生了丟失。

站在安全技術(shù)的視角，圍繞電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的保護(hù)技術(shù)大部分包含防黑客入侵與防病毒破壞等環(huán)節(jié)，在處理上述問(wèn)題時(shí)，檔案理論專(zhuān)家引入了“雙套制”的方案，該方案指出某一檔案需要在同一時(shí)間歸檔一套電子檔案與紙質(zhì)檔案。而《辦法》也明確電子會(huì)計(jì)檔案作為一種會(huì)計(jì)資料形式，其并不具備永久保存價(jià)值。所以，如果涉及保護(hù)存在永久保存意義的，并和會(huì)計(jì)相關(guān)的各類(lèi)檔案材料，筆者覺(jué)得要通過(guò)“雙套制”的方式增強(qiáng)對(duì)它的保存和保護(hù)力度。同時(shí)，就檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)而言，都需要履行保護(hù)電子或者紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任?！掇k法》強(qiáng)調(diào)，單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)臨時(shí)保管當(dāng)年生成的各種會(huì)計(jì)檔案，最長(zhǎng)時(shí)間不應(yīng)超過(guò)3年，隨后將其移交至檔案機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)與保管。如果處在暫時(shí)保管階段，會(huì)計(jì)檔案工作嚴(yán)禁由出納人員同時(shí)兼管。這意味著就會(huì)計(jì)管理部門(mén)而言，其必須履行暫時(shí)對(duì)資料進(jìn)行保護(hù)的職責(zé)，如果轉(zhuǎn)移到對(duì)應(yīng)的部門(mén)，那么后者則必須對(duì)其完整性和安全性負(fù)主要責(zé)任。

會(huì)計(jì)檔案的移交與接收比較

轉(zhuǎn)移紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工作中，大部分集中在對(duì)部分紙質(zhì)文件的交接之上，應(yīng)提前制作對(duì)應(yīng)的移交清冊(cè)，完成這一工作之后，應(yīng)該在既定安排下簽字確認(rèn)，這樣才意味著流程結(jié)束。交接實(shí)際檔案時(shí)，應(yīng)該保持資料的原始狀態(tài)，接收工作人員基于清冊(cè)上的說(shuō)明清點(diǎn)數(shù)量與評(píng)估全面性。確認(rèn)不存在差錯(cuò)后也能正式進(jìn)入歸檔保存環(huán)節(jié)。