周敬、趙明達(dá)、王志遠(yuǎn) /中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，航天系統(tǒng)對(duì)機(jī)要交換管理工作的安全、高效和便捷性提出了更高的要求。傳統(tǒng)的機(jī)要文件交換模式主要存在以下問(wèn)題：一是收發(fā)登記采用手工填寫的工作方式，不能滿足精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理要求；二是各級(jí)單位之間數(shù)據(jù)信息不互通，存在信息查詢和統(tǒng)計(jì)不方便等問(wèn)題；三是現(xiàn)有交換模式不具備信件交換信息推送通知功能，對(duì)辦理時(shí)間有嚴(yán)格要求的信件不能及時(shí)提示處理。針對(duì)以上問(wèn)題，我們可通過(guò)建立智能化機(jī)要交換系統(tǒng)提高機(jī)要管理效率，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。

一、需求概況

1.總體架構(gòu)

為保證紙質(zhì)公文、資料交換工作高效、規(guī)范、有序開(kāi)展，可通過(guò)構(gòu)建航天二級(jí)單位智能化機(jī)要交換系統(tǒng)平臺(tái)，加強(qiáng)二級(jí)單位監(jiān)督管控力度，確保航天企業(yè)各級(jí)單位的機(jī)要交換信息相互貫通，提高機(jī)要交換業(yè)務(wù)工作的管理效能。

2.建設(shè)內(nèi)容

（1）建立智能化機(jī)要交換系統(tǒng)，具體包括公文交換系統(tǒng)、收發(fā)文管理系統(tǒng)、交換數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、智能尋呼系統(tǒng)、硬件設(shè)備（公文交換箱、掃描槍、管理終端）。系統(tǒng)具備公文登記、條碼打印、條碼掃描、進(jìn)程跟蹤、收件提醒、發(fā)文投遞、條碼識(shí)別、投遞記錄等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)要文件全要素、全生命周期的管控和跟蹤，滿足日常公文交換工作的需求。

（2）建立機(jī)要文件大數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)航天企業(yè)二級(jí)單位公文統(tǒng)計(jì)、信件查詢、進(jìn)程跟蹤、公文督辦等工作，提高公文流轉(zhuǎn)、處理的效率。

3.各級(jí)單位業(yè)務(wù)單元建設(shè)需求

根據(jù)航天企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理體系架構(gòu)和實(shí)際需求，合理配置二、三級(jí)單位智能機(jī)要交換系統(tǒng)軟硬件（智能機(jī)要交換箱、控制系統(tǒng)及終端模塊）。

4.基本功能

（1）信息源的主要內(nèi)容。信件收發(fā)單位、編號(hào)、急緩程度、處理人、處理時(shí)間節(jié)點(diǎn)、交換過(guò)程信息等。

（2）信息源采集方式。由各級(jí)單位、部門指定機(jī)要交換工作人員，按照業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)相關(guān)信息源的采集錄入工作。

（3）信息傳遞方式。通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)航天企業(yè)各級(jí)單位機(jī)要交換信息的互聯(lián)互通。交換信息數(shù)據(jù)為加密處理后的信息代碼變化數(shù)據(jù)。

（4）使用及管理終端功能。航天企業(yè)各級(jí)單位通過(guò)系統(tǒng)終端，對(duì)收發(fā)機(jī)要信件的基本信息進(jìn)行錄入、核對(duì)、上傳上級(jí)單位系統(tǒng)平臺(tái)等工作。智能化機(jī)要交換系統(tǒng)平臺(tái)通過(guò)讀取各級(jí)單位傳輸?shù)慕粨Q信息與大數(shù)據(jù)中心進(jìn)行數(shù)據(jù)合成，實(shí)現(xiàn)信件信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和追蹤等數(shù)據(jù)應(yīng)用功能。

（5）模塊設(shè)計(jì)（網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件，見(jiàn)圖1）。

二、智能化機(jī)要文件管理系統(tǒng)工作流程

1.二、三級(jí)單位機(jī)要交換工作流程

（1）發(fā)件流程

工作人員檢查信件封裝無(wú)誤后，將信件的收發(fā)單位、編號(hào)、急緩程度、處理人等信息錄入本單位系統(tǒng)；按要求核對(duì)信件信息無(wú)誤后，上傳信件信息至二級(jí)單位智能化機(jī)要交換系統(tǒng)平臺(tái)；信件信息錄入完成，系統(tǒng)為該信件生成二維碼，作為其流轉(zhuǎn)過(guò)程中的唯一標(biāo)識(shí)，打印的二維碼粘貼于信封上；到公文交換室掃碼、投遞信件至指定交換箱，打印本單位當(dāng)日投遞明細(xì)表，核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，投件完畢。（見(jiàn)圖2）

（2）收件流程

工作人員持機(jī)要交換卡在機(jī)要交換箱終端刷卡，開(kāi)箱取件后系統(tǒng)打印文件收單，核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，取件完畢。（見(jiàn)圖3）

圖1 智能化機(jī)要交換系統(tǒng)設(shè)計(jì)

圖2 二、三級(jí)單位機(jī)要發(fā)件流程

圖3 二、三級(jí)單位機(jī)要收件流程

2.與上級(jí)單位或地方交換站機(jī)要交換工作流程

（1）發(fā)件流程

各單位、部門機(jī)要工作人員對(duì)信件進(jìn)行發(fā)文登記、公文封裝、打印粘貼信件條碼等工作后，由二級(jí)單位本級(jí)機(jī)要交換人員將發(fā)往上級(jí)單位或與上級(jí)單位有交換業(yè)務(wù)的信件遞送至上級(jí)單位，在上級(jí)單位指定交換區(qū)域完成信件投箱；將發(fā)往外地單位或與上級(jí)單位無(wú)交換業(yè)務(wù)的信件遞送至地方交換站。（見(jiàn)圖4）

（2）收件流程

二級(jí)單位本級(jí)機(jī)要交換人員前往上級(jí)單位，在上級(jí)單位指定交換區(qū)域完成開(kāi)箱取件，打印本單位當(dāng)日收件單，核對(duì)無(wú)誤后返回單位。二級(jí)單位所屬單位、部門機(jī)要工作人員接收待取件提醒，從本部門交換箱取出信件，打印本單位、部門當(dāng)日收件單并進(jìn)行核對(duì)工作；返回本單位，對(duì)信件進(jìn)行拆封、掃描公文信息、掃描信封條碼、收文登記等工作。（見(jiàn)圖5）

圖4 與上級(jí)單位或地方交換站機(jī)要發(fā)件流程

圖5 與上級(jí)單位或地方交換站機(jī)要收件流程

3.機(jī)要箱信件數(shù)量推送功能

系統(tǒng)每日將智能機(jī)要箱中的待取件數(shù)量信息以短信形式推送至對(duì)應(yīng)機(jī)要交換人員的手機(jī)上，方便工作人員及時(shí)了解本單位交換箱內(nèi)信件數(shù)量。

三、查詢與統(tǒng)計(jì)功能

（1）通過(guò)查詢信件編號(hào)（收件編號(hào)、發(fā)件條碼編號(hào)）、發(fā)件時(shí)間、發(fā)件部門、收件單位、投件人、目前狀態(tài)等信息，快速了解到待查詢信件的狀態(tài)，與手工通過(guò)交換登記本查詢的傳統(tǒng)方式相比，其準(zhǔn)確性更高，更有效率。

（2）機(jī)要交換室工作人員可使用查詢終端，對(duì)全部公文交換情況進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。通過(guò)操作系統(tǒng)可自動(dòng)生成日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)文件交換工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

四、航天系統(tǒng)單位智能交換室建設(shè)方案選擇

1.二級(jí)單位本級(jí)機(jī)要交換室建設(shè)

機(jī)要交換室可按交換區(qū)和業(yè)務(wù)區(qū)進(jìn)行布局，以提高業(yè)務(wù)處理的安全性和便捷性。

（1）交換區(qū)：配備公文交換箱、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、管理終端、監(jiān)控終端、上傳終端、監(jiān)控終端、打印機(jī)、掃碼設(shè)備等，完成公文的投遞、識(shí)別，并對(duì)公文交換業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。

（2）業(yè)務(wù)區(qū)：配備上傳終端、查詢終端、掃碼槍、打印機(jī)等硬件設(shè)備，完成信息的抽取，并支持對(duì)本級(jí)及下級(jí)單位的公文登記信息進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)。

（3）機(jī)要交換室配備監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控設(shè)備全方位、無(wú)盲點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控人員進(jìn)出情況，錄像內(nèi)容可隨時(shí)調(diào)看，為機(jī)要交換室提供安全保障。

2.三級(jí)單位建立單獨(dú)工作終端

可配置系統(tǒng)管理專用計(jì)算機(jī)、條碼打印機(jī)、條碼掃描槍等硬件設(shè)備運(yùn)行機(jī)要服務(wù)管理系統(tǒng)，供各單位機(jī)要人員進(jìn)行發(fā)件登記、打印條碼等業(yè)務(wù)操作。

3.機(jī)要交換室安全防護(hù)設(shè)施

通過(guò)配備機(jī)要交換室安全防護(hù)設(shè)施，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、終端、交換箱等硬件實(shí)體免受破壞，為各部門、單位提供安全可靠的機(jī)要交換環(huán)境。

（1）機(jī)要交換室業(yè)務(wù)區(qū)采用封閉隔斷布局，未經(jīng)機(jī)要交換室主管部門批準(zhǔn)不得進(jìn)入業(yè)務(wù)區(qū)。

（2）交換室門口配備身份識(shí)別裝置，對(duì)進(jìn)出人員進(jìn)行嚴(yán)格管控。

（3）交換箱加裝相應(yīng)的安全防護(hù)功能，當(dāng)有外力對(duì)交換箱門產(chǎn)生破壞時(shí)，交換箱可以發(fā)出警示提示音，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)警。

五、各級(jí)單位智能化機(jī)要工作管理職責(zé)

（1）各級(jí)單位機(jī)要文件交換工作需由指定機(jī)要交換工作人員負(fù)責(zé)，一單位一人一卡。通過(guò)落實(shí)人員審批、登記、備案的管理要求，確保從事機(jī)要交換工作的人員嚴(yán)格受控。

（2）做好各級(jí)單位機(jī)要交換工作人員的培訓(xùn)教育工作,確保工作人員能夠熟練使用智能化機(jī)要交換系統(tǒng)，及時(shí)、準(zhǔn)確錄入機(jī)要信件信息。

（3）做好各級(jí)單位智能化機(jī)要交換系統(tǒng)設(shè)備定期維護(hù)工作，保證機(jī)要文件的正常流轉(zhuǎn)。

六、實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)與潛在問(wèn)題

1.實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)

通過(guò)智能機(jī)要交換系統(tǒng)的建設(shè)，支撐航天二級(jí)單位機(jī)要文件的收發(fā)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)與二級(jí)單位公文管理系統(tǒng)的有效集成。關(guān)注機(jī)要文件的收發(fā)、信息維護(hù)、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、交換箱運(yùn)營(yíng)等關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)機(jī)要文件全要素、全生命周期進(jìn)行完整的追蹤。同時(shí)，在系統(tǒng)啟用后仍需對(duì)硬件和軟件進(jìn)行不斷的更新，才能滿足現(xiàn)代化公文管理的要求。

2.實(shí)施過(guò)程中的潛在問(wèn)題

（1）可能存在需求調(diào)研不充分，或?qū)π枨罄斫庥衅畹葐?wèn)題，造成智能機(jī)要交換系統(tǒng)實(shí)際使用后出現(xiàn)與需求調(diào)研不一致的情況。對(duì)于這種情況需要與各單位、部門進(jìn)行充分溝通，盡量了解他們的隱性需求，對(duì)需求進(jìn)行分析、總結(jié)和歸納，以此為基礎(chǔ)改良系統(tǒng)，適應(yīng)實(shí)際需求。

（2）在系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，需求變更頻繁，造成建設(shè)方案頻繁修改，影響系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度和運(yùn)行質(zhì)量。對(duì)于這種情況要求各單位、部門在報(bào)送需求前對(duì)需求內(nèi)容進(jìn)行自審，并對(duì)需求的變更進(jìn)行規(guī)范化管理和控制。

（3）二級(jí)單位主管系統(tǒng)建設(shè)部門發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，有效緩解三級(jí)單位智能化機(jī)要交換系統(tǒng)建設(shè)可能存在的進(jìn)度滯后情況。指導(dǎo)和幫助三級(jí)單位解決系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中遇到的困難，確保實(shí)施效果。

（4）在智能化機(jī)要交換工作的改革過(guò)程中，仍需注意傳統(tǒng)機(jī)要工作環(huán)節(jié)中各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管控工作，同時(shí)探索、總結(jié)和規(guī)避新模式下機(jī)要交換工作潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

隨著全球智能化技術(shù)日益發(fā)展，智能化、系統(tǒng)化、大數(shù)據(jù)管理模式已被眾多行業(yè)企業(yè)廣泛應(yīng)用，并融入人民群眾的日常生活。航天企業(yè)作為國(guó)家高科技領(lǐng)域的代表，一直備受各界關(guān)注。在實(shí)現(xiàn)雙一流國(guó)際企業(yè)和建設(shè)航天強(qiáng)國(guó)的道路上，對(duì)機(jī)要保障工作提出了更新、更高的要求。機(jī)要主管部門需加快智能化機(jī)要交換系統(tǒng)建設(shè)的步伐，通過(guò)信息化、智能化、大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)為機(jī)要交換工作的安全高效運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。智能化的機(jī)要交換工作，既要以創(chuàng)新發(fā)展為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)對(duì)機(jī)要交換工作的有效支撐；又要發(fā)揮航天三大精神，強(qiáng)化使命擔(dān)當(dāng)，深入系統(tǒng)推進(jìn)機(jī)要交換管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，為現(xiàn)代化公文管理工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力的保障；同時(shí)堅(jiān)決繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)機(jī)要交換工作中認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確的工作作風(fēng)，確保機(jī)要工作規(guī)范可靠的運(yùn)轉(zhuǎn)。▲（責(zé)任編輯 徐菁）