章健

Research on the Methods of Integrated Document Management in Electric Power Enterprises

ZHANG Jian

（DC Inspection Company of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd.， Yichang 443000， China）

【摘? 要】隨著新時(shí)代的到來，現(xiàn)在的電力企業(yè)中涉及的電力檔案信息開始日趨龐大并有著重要的價(jià)值意義，同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的介入也開始讓傳統(tǒng)的文檔管理方案更加的規(guī)范化。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整理、歸納、搜集等，之后形成可以歸檔的檔案信息，這一方法不僅提高了檔案管理的效率，而且保證了檔案整理過程中的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這一方案雖然已經(jīng)得到運(yùn)用和重視，但是在某些方面仍然需要得到完善以更加適應(yīng)現(xiàn)階段電力企業(yè)工作。

【Abstract】With the arrival of the new era， the electric power file information involved in the electric power enterprises has become increasingly large and has important value significance. At the same time， with the introduction of computer system， the traditional document management scheme has become more standardized. Using the network to sort out， summarize and collect data and information， and then form file information that can be filed. This method not only improves the efficiency of archives management， but also ensures the authenticity and accuracy in the process of file arrangement. Although this scheme has been used and paid attention to， but in some aspects still need to be improved to more adapt to the current stage of the electric power enterprise work.

【關(guān)鍵詞】文檔一體化;電力企業(yè);管理方法

【Keywords】document integration; electric power enterprises; management methods

【中圖分類號(hào)】F426;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）05-0013-02

1 引言

文檔一體化是一個(gè)實(shí)際可操作可運(yùn)用的系統(tǒng)方案，它是現(xiàn)階段下電力企業(yè)信息系統(tǒng)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)電力企業(yè)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用。通過文檔一體化和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相互結(jié)合的方案能夠達(dá)到企業(yè)辦公自動(dòng)化的目的，同時(shí)這也把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)帶入了電力企業(yè)的文檔管理中，開始形成電子文件，直接通過計(jì)算機(jī)歸納整理，統(tǒng)籌收集文檔重要信息和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，最終形成有價(jià)值又簡潔的檔案。這一方案的實(shí)行，雖然從實(shí)質(zhì)上降低了檔案收集整理的難度，但是也帶來了新的矛盾，需要相關(guān)人員從多個(gè)層面研究實(shí)踐以后提出可解決各項(xiàng)矛盾的策略，以規(guī)范和完善文檔一體化的管理工作。

2 現(xiàn)階段電力企業(yè)對(duì)文檔一體化的實(shí)際運(yùn)用

普遍觀察現(xiàn)階段的電力企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)作為一個(gè)聯(lián)系民生、聯(lián)系社會(huì)生活的企業(yè)，具有比較特殊的社會(huì)地位，它的發(fā)展關(guān)聯(lián)著整個(gè)社會(huì)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人民日常生活所需。同時(shí)，隨著社會(huì)人口的增加，經(jīng)濟(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)開始著手建立起了電網(wǎng)并日益發(fā)展壯大，這個(gè)過程中，電力企業(yè)的信息系統(tǒng)的壓力也在逐步增加，它所包含的信息數(shù)據(jù)已經(jīng)無法用龐大來形容。同時(shí)，這個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)庫中所存檔的檔案內(nèi)容還具有極大的可參考價(jià)值和使用價(jià)值，這些信息可以幫助電力企業(yè)更好地規(guī)范電力行業(yè)服務(wù)、為經(jīng)營提供有參考意義的決策，幫助電力企業(yè)實(shí)行更進(jìn)一步的科學(xué)領(lǐng)域研究等。從多方面考量現(xiàn)階段的電力企業(yè)文檔信息，可以發(fā)現(xiàn)這個(gè)信息歸檔整理板塊必須引起工作人員的重視，隨著信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的日漸增多，必須由一個(gè)可以廣泛承載其龐大信息量的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫來對(duì)其進(jìn)行更規(guī)范化的整理和歸納，還需要工作人員從各種具有實(shí)用價(jià)值的數(shù)據(jù)中尋找出更利于民生發(fā)展的有效方案，這就表明了對(duì)文檔一體化信息系統(tǒng)的優(yōu)化是勢(shì)在必行的，一個(gè)更加完善有規(guī)律的文檔一體化管理方案將更好地協(xié)助系統(tǒng)和工作人員把煩瑣的信息數(shù)據(jù)歸納整理成為有價(jià)值意義的檔案信息[1]。

3 關(guān)于文檔一體化的方案優(yōu)化和研究

文檔一體化是適應(yīng)時(shí)代要求和現(xiàn)實(shí)需求而產(chǎn)生的，它的重要性可見一斑。但在文檔一體化系統(tǒng)實(shí)施的過程中依然面對(duì)著不小的挑戰(zhàn)，其中尚有漏洞的地方亟需得到優(yōu)化和完善。通過對(duì)文檔一體化系統(tǒng)現(xiàn)階段的運(yùn)行過程的分析，能夠發(fā)現(xiàn)文檔一體化方案還可以在以下兩個(gè)方面進(jìn)行進(jìn)一步的完善。

3.1 加強(qiáng)文檔一體化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)能力

文檔一體化系統(tǒng)是指把文件資料和檔案信息資料同時(shí)并處于一個(gè)管理系統(tǒng)中，并通過電力企業(yè)的同構(gòu)服務(wù)器進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一、采取信息、收集數(shù)據(jù)等工作，極大地方便了工作人員進(jìn)行操作管理。但是，系統(tǒng)得到了統(tǒng)一，在人員管理問題上卻存在著很大的分歧，在整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)中存在著兩組管理人員，一組是文件管理人員，另一組是檔案管理人員，這兩者之間的工作責(zé)任界限非常模糊。在電力企業(yè)文件的處理和審批過程中，文件管理人員有查看、瀏覽、修改和增減文件內(nèi)容的權(quán)限，而檔案管理人員則只具備了瀏覽權(quán)限，兩組工作人員的權(quán)限內(nèi)容不同，工作層面也就出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象，不同部門的兩組工作人員的工作責(zé)任界限也就顯得不清晰，導(dǎo)致在工作交流過程中無法明確責(zé)任制度，也凸顯了檔案管理工作人員在實(shí)際工作中工作地位不突出、工作任務(wù)不明確的問題。因此，加強(qiáng)文檔一體化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)能力可以實(shí)現(xiàn)工作人員之間的共同管理和權(quán)限共享，以保證把文件轉(zhuǎn)換為檔案的過程中工作的高效率和準(zhǔn)確性，并且也可以減少不必要的數(shù)據(jù)移動(dòng)，確保了信息數(shù)據(jù)的內(nèi)容完整和真實(shí)可靠，同時(shí)也明確了工作人員的工作責(zé)任和工作任務(wù)，減少了因人員協(xié)調(diào)失誤造成錯(cuò)誤的概率[2]。

3.2 強(qiáng)調(diào)文檔一體化的交互功能

文檔一體化最大的優(yōu)勢(shì)在于它兼顧了工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行和檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)與檔案整理工作的交互開展，在統(tǒng)一的操作環(huán)境中進(jìn)行，可以做到數(shù)據(jù)的無縫銜接和遷移。通過進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)文檔一體化的交互功能，更深入完善其中各個(gè)轉(zhuǎn)接步驟能夠讓檔案歸檔工作更加高效和完整。文件在工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的任務(wù)得以完成以后，文件通過文檔一體化系統(tǒng)能夠快速地轉(zhuǎn)接到檔案管理人員的手中進(jìn)入歸檔整理環(huán)節(jié)，由檔案管理工作人員進(jìn)行整理歸納和檢查錄入，把有效信息和有價(jià)值的信息采錄出來隨后歸檔，正式進(jìn)入檔案部門保存。通過文檔一體化的交互功能，讓整個(gè)文件信息的傳輸和采取變得便捷高效起來，也讓各部門的工作人員可以各司其職，在同一個(gè)系統(tǒng)中可以完成不同的環(huán)節(jié)，并且保證了信息采納的精準(zhǔn)和快速，確保了電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。

4 對(duì)文檔一體化系統(tǒng)的管理

除去對(duì)文檔一體化系統(tǒng)內(nèi)容的優(yōu)化和完善，對(duì)文檔一體化的運(yùn)行也應(yīng)制定專門的管理制度，以保證文檔一體化在體制內(nèi)的正常運(yùn)行和安全運(yùn)行。這就需要電力企業(yè)建立一個(gè)具有可行性的檔案管理制度，使之成為相關(guān)工作人員的工作指南，讓相關(guān)工作人員根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行一系列檔案管理工作，以保證檔案管理工作的有序開展和科學(xué)發(fā)展。除了相關(guān)的企業(yè)規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲制度之外，電力企業(yè)部門也應(yīng)當(dāng)讓員工學(xué)習(xí)和熟知關(guān)于檔案管理工作方面的法律法規(guī)，如《檔案法》《檔案法實(shí)施法》等，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的法律責(zé)任意識(shí)和法律概念，用法律和工作規(guī)章雙重約束員工正確歸檔，依法歸檔。配合法律宣傳的同時(shí)，可以加強(qiáng)培養(yǎng)員工的責(zé)任心和職業(yè)道德，讓員工了解工作崗位的工作任務(wù)、工作目的和工作責(zé)任，并熟練掌握檔案整理部門的專業(yè)知識(shí)和工作常識(shí)，讓員工以積極健康的工作態(tài)度對(duì)待檔案整理工作，讓檔案整理工作進(jìn)行得更加順利。另外，也應(yīng)該提高檔案管理部門的管理水平，隨時(shí)代發(fā)展進(jìn)一步發(fā)展管理模式，并培養(yǎng)管理層面人員的管理意識(shí)和決策意識(shí)，為相關(guān)工作人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境和工作氛圍。在管理層面的人員培養(yǎng)這一方面需要得到重視，一個(gè)好的管理層人員能夠極大地帶動(dòng)其部門人員高效開展工作。根據(jù)實(shí)際工作情況顯示，現(xiàn)階段的大多數(shù)檔案管理工作人員在各個(gè)方面都會(huì)有所欠缺，如大部分工作人員對(duì)電腦、對(duì)相關(guān)應(yīng)用軟件的操作不熟悉，這就容易導(dǎo)致工作效率低，工作完成度不高，此時(shí)就需要有管理意識(shí)和協(xié)調(diào)能力的管理層人員對(duì)這個(gè)情況進(jìn)行調(diào)節(jié)和規(guī)劃，讓檔案管理人員通過工作之余的學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)等提高工作人員的工作能力和工作水平，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)度檢查，體察部門人員中遇到的問題，以協(xié)助檔案管理工作的有序進(jìn)行[3]。

5 結(jié)語

隨著我國的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)等的飛速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息高度科技化的時(shí)代，電力企業(yè)也應(yīng)當(dāng)隨時(shí)代發(fā)展的腳步不停前行，優(yōu)化自身。將人工與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，讓文檔一體化工作得到進(jìn)一步的發(fā)展，以發(fā)揮其最大的作用，讓檔案管理工作更加的便捷高效。文檔一體化工作的有序開展和持續(xù)發(fā)展，相關(guān)制度的完善和建立，能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)提供更有價(jià)值的幫助，也能夠讓電力企業(yè)更好地改善民生服務(wù)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，也將為我國的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)添磚加瓦貢獻(xiàn)力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】張琳，邊莉霞.電力企業(yè)文檔一體化管理探討[J].輕松學(xué)電腦，2019（18）：1.

【2】佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實(shí)踐[J].中國檔案，2020（3）：70-71.

【3】鄭偉，魏麗.河北省水文行業(yè)電子公文和電子檔案集成管理模式探究[J].河北水利，2020（11）：44-45.