李珍妮

【摘要】? ? 隨著心新時期的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等飛速發(fā)展，并在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是大數(shù)據(jù)時代的重要趨勢，也是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的必然要求。要全面認知到檔案數(shù)字化管理的特點和優(yōu)勢，并深化分析檔案數(shù)字化管理存在的問題，并提出針對性的應(yīng)對策略，以便促進檔案數(shù)字化管理的有序高效進行。本文主要闡述了在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理工作的策略，旨在深化檔案數(shù)字化管理效果，保障檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】? ? 大數(shù)據(jù)技術(shù)? ? 檔案? ? 數(shù)字化管理

引言

在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，不僅改變了人們思維模式，也對各行各業(yè)的生產(chǎn)模式帶來了極大的變化。依托于現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是當下社會的比繞要求，對于提升檔案管理質(zhì)量，促進精準化管理水平很有幫助。因此，要積極應(yīng)對檔案管理中存在的問題，改善管理理念，優(yōu)化管理模式，提升檔案管理的信息化水平，強化推廣數(shù)字化檔案管理，提升檔案管理效率。

一、特點概述

1.1便捷化存儲

在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，計算機、信息管理系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施的全面應(yīng)用，為檔案數(shù)字化管理提供完善的物質(zhì)基礎(chǔ)，可以利用數(shù)字化存儲技術(shù)，利用掃描等方式把紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資料信息，方便計算機進行有效識別，用戶可以通過計算機方便查閱。[1]數(shù)字化檔案管理，減少的檔案空間占用，增加了數(shù)據(jù)存儲空間，實現(xiàn)檔案存儲便捷化。

1.2自動化管理

在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息管理系統(tǒng)可以對不同類型的檔案數(shù)據(jù)進行分類管理，簡化了人工鑒別程序。利用智能化管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案智能化和自動化管理，極大程度上減少了管理人員的工作量，既能保障檔案數(shù)據(jù)的真實性和完善性，而且還可以優(yōu)化工作人員的服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量。

1.3快捷化查詢

檔案數(shù)字化管理，用戶可以利用計算機進行操作系統(tǒng)，快捷化的查詢目標檔案資料的關(guān)鍵字等，信息管理系統(tǒng)自動為用戶呈現(xiàn)查詢結(jié)果，簡化了用戶查詢和使用流程，提升了使用率，減少時間浪費，強化了檔案查詢速度，充分挖掘檔案的應(yīng)用價值。[2]

1.4信息共享性

在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，依托于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案信息共享平臺，不同單位和部門的可以對相關(guān)的檔案信息進行即時共享，加深信息溝通，拓展館藏檔案數(shù)量，實現(xiàn)檔案資料價值的深度開發(fā)。

二、問題分析

雖然隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸發(fā)展，我國的檔案數(shù)字化管理取得了一定的成效，但是其在具體實施中還存在一定的問題需要相關(guān)人員予以重視。

其一，質(zhì)量管理不完善。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，過度追求數(shù)量和速度，忽視質(zhì)量要求，導(dǎo)致數(shù)字化管理效益較低，而且在后期加工處理過程中，質(zhì)量控制不足，嚴重違背質(zhì)量標準。其中包括圖片去污不徹底、圖像和實體不符，數(shù)據(jù)掛接問題等，直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案利用效率的降低。[3]

其二，對檔案數(shù)字化成果潛在價值開發(fā)不足。當前的檔案數(shù)字化管理中，其功能和價值主要表現(xiàn)在查詢?yōu)g覽和打印方面，嚴重忽視了對其潛在應(yīng)用價值的跟蹤和挖掘，導(dǎo)致檔案數(shù)字化成果利用率較低。

其三，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，檔案數(shù)字化管理日趨成熟，但是在部分地區(qū)，對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、人才配置、資金支持等方面還存在極大的缺陷，嚴重影響了數(shù)字化檔案應(yīng)用價值的開發(fā)和挖掘。很多檔案館忽視對數(shù)字化檔案后期維護管理，電子載體損壞、文件丟失等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，造成嚴重的檔案資料損失。

三、優(yōu)化策略

3.1拓展數(shù)字化范圍

在大數(shù)據(jù)背景下，多樣形式的海量數(shù)據(jù)被生產(chǎn)出來，并且依托于計算機技術(shù)，能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行全面的處理分析，保障信息查詢和應(yīng)用的精準化。在此背景下，為了提升數(shù)字化檔案的應(yīng)用范圍，為更大范圍的人員提供更加豐富的檔案信息，要適當拓展數(shù)字化檔案范圍，進一步提升數(shù)字化檔案的全面性和廣泛性，為數(shù)據(jù)分析奠定良好的基礎(chǔ)，更加深度的開發(fā)數(shù)據(jù)信息的價值和功能。

因此，在進行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變時，要對館藏資料信息進行全面分析和整理，掌握基本類型、形態(tài)、數(shù)量等相關(guān)信息，從而對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的開展做好充足的準備和合理規(guī)劃，尤其是要保障計算機、掃描儀等軟硬件設(shè)施以及資金支持、人員和技術(shù)配備等要完善。[4]此外，還要注重對不同類型的檔案進行分類管理，合理設(shè)置使用權(quán)限，保障檔案數(shù)字化管理的安全性。

3.2強化過程管理

數(shù)據(jù)真實性和準確性是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)處理過程中，自動化水平較高，減少了人為主觀操作痕跡，為數(shù)據(jù)的真實性和客觀性提供保障。在進行數(shù)字化檔案資料轉(zhuǎn)化過程中，還存在一定的人為操作痕跡，例如數(shù)據(jù)收集、設(shè)備操作等，因此要強化過程管理，嚴格控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，防止在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化過程中出現(xiàn)失誤問題，從根本上保障檔案信息的真實性。

在具體實踐中，要保障工作的精細化管理，不能為了片面追求速度和進度而犧牲質(zhì)量和效益。

其一，要保障檔案基礎(chǔ)整理的規(guī)范性，和其他檔案業(yè)務(wù)步調(diào)保持統(tǒng)一性，確保檔案整理工作的全面性和有序性。強化日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展定期的質(zhì)量檢查和抽檢，保障案卷質(zhì)量標準的有效執(zhí)行;對庫藏舊檔案的整理的缺陷進行全面認識，并查詢原因，采取規(guī)范性措施進行處理，保障檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。[5]

其二，對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程進行嚴格的監(jiān)控，保障質(zhì)量。制定科學(xué)的、可行性的質(zhì)量標準，完善管理章程要求，最大程度上減少數(shù)字化管理風險。及時反思和總結(jié)，統(tǒng)一問題處理方案，優(yōu)化數(shù)字化整理流程。

3.3優(yōu)化技術(shù)應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，強化了數(shù)據(jù)管理的高效性和快捷性。因此在檔案數(shù)字化管理中要進一步強化技術(shù)應(yīng)用，對各類資源進行優(yōu)化配置，從而強化檔案數(shù)字化管理高效性，提升其更服務(wù)效能。因此，在進行檔案數(shù)字化管理過程中，要綜合應(yīng)用多種形式的技術(shù)手段，結(jié)合人工輔助識別，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面采集和存儲。

針對圖片和PDF格式的數(shù)據(jù)信息，可以利用OCR技術(shù)，對數(shù)字化影像文件進行有效識別和處理，并將其轉(zhuǎn)化為通用格式進行輸出保存，通過人工核查確保其數(shù)據(jù)準確性。[6]

針對音頻和視頻等檔案數(shù)據(jù)，通過“語音識別+人工輔助”的方式，將其轉(zhuǎn)變成文字信息，可以結(jié)合實際情況添加字幕等資料，方便內(nèi)容檢索形式的開展。

針對照片檔案，主要利用人工采集的形式，對照片的相關(guān)信息編寫詳細的資料介紹等。通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段和人工識別的有效結(jié)合，提升了數(shù)字化檔案信息的全面性和準確性，保障檔案數(shù)字化成果的高效性，為大數(shù)據(jù)技術(shù)、語義網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3.4深度挖掘數(shù)據(jù)成果

數(shù)字化檔案不僅內(nèi)容數(shù)量較多，而且類型豐富，存在極大的潛在研究價值。依次，要對數(shù)字化檔案進行有效跟蹤，深度挖掘其內(nèi)在研究價值。數(shù)字化檔案附加價值的開發(fā)和應(yīng)用，直接影響到檔案館的未來發(fā)展高度。要保障對檔案數(shù)字化成果實施完整性的采集，并對其開展全面的、系統(tǒng)性的整理、統(tǒng)計、分析，優(yōu)化分類，對于其相關(guān)的數(shù)據(jù)開展全面挖掘和分析，并在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建不同類型的專題檢索數(shù)據(jù)庫。[7]此外，要注重選擇合適的選題，對檔案編研的模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，滿足大數(shù)據(jù)時代的信息管理標準。其中，尤其是要重視對具有較高利用價值的數(shù)字化成果進行全面編輯，最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的利用功能。

3.5強化維護管理

要注重對數(shù)字化檔案的維護管理工作，防止管理不當或者是不科學(xué)的存儲方式影響其質(zhì)量。妥善保管電子檔案載體，如光盤、硬盤等，配置完善的讀取環(huán)境。合理控制存儲環(huán)境的溫度和濕度，做好防塵、防震工作，避免受到紫外線等的危害。垂直存放軟盤和磁盤。[8]最好數(shù)據(jù)備份工作，防止電子文件信息丟失。注重加密保存，對相關(guān)軟件進行及時的病毒查殺工作，防止受到病毒侵害。完善管理制度，強化工作責任，控制工作權(quán)限，保障數(shù)字化檔案的全面維護管理。

3.6優(yōu)化人員隊伍

高素質(zhì)水平的管理人員，是強化檔案數(shù)字化管理效果的重要保障。轉(zhuǎn)變?nèi)藛T工作思維模式，強化其信息素養(yǎng)，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理意識，綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，樹立科學(xué)的資源共享觀念，構(gòu)建完善的共享數(shù)據(jù)庫。強化人員的主動性，結(jié)合現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘數(shù)字化檔案潛在的應(yīng)用價值。創(chuàng)新人才引進機制，優(yōu)化人員隊伍結(jié)構(gòu)，提升人員隊伍綜合素質(zhì)水平;要對現(xiàn)有管理人員開展全面的培訓(xùn)，拓展相關(guān)知識儲備如計算機應(yīng)用知識、數(shù)字化知識等，強化技術(shù)應(yīng)用水平。

此外，還要注重為不同部門業(yè)務(wù)溝通和交流創(chuàng)建良好的平臺，促進業(yè)務(wù)交流，拓展人員工作思維，實現(xiàn)技術(shù)更新;強化人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，優(yōu)化道德思想覺悟水平，強化工作主動性;推行人才分層管理，塑造一支高素質(zhì)的管理人才隊伍。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是大勢所趨。工作人員要對檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢特點進行全面了解和認知，并對數(shù)字化檔案管理中的問題進行全面分析，并采取合理的對策進行優(yōu)化解決，拓展數(shù)字化管理范圍，強化過程質(zhì)量管理，優(yōu)化技術(shù)應(yīng)用，強化數(shù)字化成果價值開發(fā)，注重數(shù)字化檔案后期維護管理，提升人員隊伍的綜合素質(zhì)水平，使其滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，為提升檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

參? 考? 文? 獻

[1]趙莉.大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作優(yōu)化策略探析[J].蘭臺世界，2020（09）：92-94.

[2]李曉葉.探究大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式轉(zhuǎn)型[J].中國管理信息化，2020，23（16）： 190-191.

[3]謝迎杰.以數(shù)字化促進檔案管理優(yōu)化工作初探[J].蘭臺內(nèi)外，2020（23）：7-9.

[4]李永萍.大數(shù)據(jù)下的檔案數(shù)字化淺析[J].內(nèi)蒙古水利，2020（05）：72-73.

[5]費紫琦.大數(shù)據(jù)應(yīng)用背景下高校智慧檔案館建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2019（08）：52-54.

[6]凌瑞英.大數(shù)據(jù)技術(shù)下服務(wù)導(dǎo)向型檔案利用管理策略[J].蘭臺世界，2019（06）：109-111.

[7]劉水英.大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐[J].檔案天地，2018（11）： 29-30+33.

[8]劉江永.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案工作[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2017（34）：118-119.