薛波 藺娜

【摘 要】設(shè)備采購是項目建設(shè)中非常重要的環(huán)節(jié)，基本工作包括招標、設(shè)備廠家選定、合同簽訂、供應(yīng)商供貨、售后服務(wù)等，因此設(shè)備采購周期是影響項目實施進度的決定性因素之一。文章以新疆H網(wǎng)項目為研究對象，對設(shè)備采購中合同生成注意事項、合同執(zhí)行過程介紹和相關(guān)風險進行分析，為后續(xù)項目設(shè)備采購工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備采購;合同執(zhí)行;供貨;風險

【中圖分類號】F274 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）04-0092-03

0 引言

每一個從事EPC總承包的工程類公司，都設(shè)有采購部，它是設(shè)計部門、設(shè)備生產(chǎn)廠家、項目部和生產(chǎn)管理部的“交通樞紐”。采購是一個非常棘手的工作，采購工作的成敗直接影響項目的實施質(zhì)量，嚴重的直接影響公司效益，甚至導致公司破產(chǎn)。例如，大連皮口服裝有限公司因設(shè)備采購管理不善等原因，于2004年12月28日宣布破產(chǎn)[1];LZX公司因設(shè)備采購工作管理不善（如供應(yīng)商的選擇考慮不周全、合同條款不夠嚴謹、價格把控不夠合理等），讓公司面臨巨大的財政壓力和經(jīng)濟損失[2]。因此，合理經(jīng)營采購業(yè)務(wù)、做好采購工作，不僅決定項目的成敗，而且決定一個公司的生存與發(fā)展。

新疆H網(wǎng)項目意義特殊，工期短、任務(wù)重、環(huán)境條件惡劣，為了做好保密工作和節(jié)約工期，所有設(shè)備的招標方式都采用競爭性談判。本文以項目設(shè)備采購中涉及的相關(guān)工作為基礎(chǔ)，從招標文件編寫、招標工作展開、評標、定標、合同簽訂、供應(yīng)商設(shè)備生產(chǎn)、設(shè)備發(fā)貨等方面對采購工作進行了細致的介紹，并對采購工作中的相關(guān)風險進行分析，同時提出了應(yīng)對的策略。

1 采購工作介紹

1.1 招標文件編寫

招標文件包含商務(wù)文件和技術(shù)規(guī)范，招標文件的編寫是開標前期工作中非常重要的一環(huán)，它對整個招標過程有著根本性的制約作用[3]。商務(wù)部分具體如下：招標時間一定要符合《中華人民共和國招標投標法》;交貨期需按照現(xiàn)場實際情況確定，時間選擇要合理，過早容易造成設(shè)備積壓，太晚則影響設(shè)備安裝;商務(wù)文件中的技術(shù)要求需根據(jù)技術(shù)規(guī)范進行簡要概括;責任劃分和合同格式等內(nèi)容需明確。技術(shù)部分包括具體規(guī)范、工程概況介紹、設(shè)備清單、功能要求等，技術(shù)規(guī)范是設(shè)備的基礎(chǔ)，也是評標的重要依據(jù)，因此規(guī)范的質(zhì)量影響評標的質(zhì)量，規(guī)范越詳細，越有利于評標工作的開展。

1.2 招標工作的展開

招標是一個非?，嵥榈墓ぷ鳎⊕炀W(wǎng)公示、開標、評標、定標、編寫評標報告等工作流程，而且線上和線下需同步進行。

1.2.1 開標前準備

招標文件編制完畢，需在集采平臺上填寫招標基本信息，然后掛網(wǎng)公示;開標前要根據(jù)《評標委員會和評標方法暫行規(guī)定》規(guī)定組件評標委員會，評標委員會必須由技術(shù)、商務(wù)（包含經(jīng)濟）在內(nèi)的3名及以上（單數(shù)）專家團隊組成。

1.2.2 開標

根據(jù)招標文件要求的開標時間按時開標，晚到場的供應(yīng)商按遲到處理，不具備參標資格，開標前需檢查所有投標人的標書是否密封完整、法定代表人是否到場、是否具有授權(quán)委托書等，合格投標人進入開標、報價環(huán)節(jié)，報價完畢后開始評標。

1.2.3 評標

本項目評標采用綜合評標，評標過程包括審閱標書的商務(wù)技術(shù)部分、提出存在問題、再次談判等。審閱標書就是依據(jù)招標文件的商務(wù)和技術(shù)方面對投標人標書進行評定，商務(wù)方面關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)能力、企業(yè)規(guī)模、近3年財政收支情況、商務(wù)偏差、排產(chǎn)計劃、類似業(yè)績、分項報價分析等;技術(shù)方面關(guān)注投標文件的技術(shù)整體響應(yīng)性、產(chǎn)品報告完整及有效性、技術(shù)參數(shù)的優(yōu)劣、設(shè)備配置及材料、設(shè)計制造能力及制造工藝的先進性等。

符合要求的供應(yīng)商進入下輪談判，并澄清投標文件中含義不明確和與招標文件不符的地方，進行二輪密封報價，其中符合二輪談判的至少為兩家，若少于兩家則需重新招標，或符合規(guī)定可轉(zhuǎn)單一來源采購。

1.2.4 定標及評標報告編寫

定標是結(jié)合評標方法（本項目采用綜合評標）來完成的，其中符合本項目設(shè)備采購需求、設(shè)備質(zhì)量和服務(wù)較好、報價最優(yōu)的投標人，推薦為中標候選人。評標期間根據(jù)評標組的評價及投標文件中的關(guān)鍵信息按照要求匯總成文，編寫評標報告，評標結(jié)束時專家共同審閱簽字。

1.2.5 掛網(wǎng)公示

根據(jù)《中華人民共和國招標投標法實施條例》及公司相關(guān)規(guī)定，定標結(jié)果必須掛網(wǎng)公示，期限至少為3日。

評標報告形成后，在集采平臺上對評標結(jié)果按要求公布。

1.3 合同簽訂

1.3.1 合同內(nèi)容

合同分為商務(wù)部分和技術(shù)部分，商務(wù)部分包含合同協(xié)議、中標通知書、定義解釋、交貨期、技術(shù)服務(wù)、付款方式、違約賠款、價格匯總表、保密協(xié)議等;技術(shù)部分包括供貨范圍、項目概況、資源條件、技術(shù)要求、技術(shù)資料等。

1.3.2 合同生成

合同內(nèi)容及條款甲、乙雙方審核完畢后，簽字蓋章，合同生成。后期工作全部按照合同條款執(zhí)行，因此后期工作能否順利展開，合同規(guī)定是否詳細、明確與其密切相關(guān)。

1.4 合同執(zhí)行

合同執(zhí)行包含設(shè)備安裝、設(shè)備運輸、售后服務(wù)、質(zhì)保等方面，本文分析生產(chǎn)、出廠驗收、售后3個方面。

1.4.1 設(shè)備生產(chǎn)

設(shè)備生產(chǎn)是合同執(zhí)行過程中需嚴格把控的一環(huán)，采購部需時刻跟蹤，其中一項工作就是催貨，核心設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備也可以駐廠監(jiān)造。

設(shè)備供應(yīng)商需要按照投標文件中的排產(chǎn)計劃和合同中的交貨期進行生產(chǎn)。如果未履約就要考慮項目對設(shè)備的實際需求情況：安裝工期相對富裕，可適當放寬生產(chǎn)周期;安裝周期短的項目，排產(chǎn)計劃和交貨期就不能動搖，廠家對項目重視力度不夠就需要催促。

催貨是一項比較艱難的任務(wù)，不僅要保證不傷兩家和氣，還要保證設(shè)備按時生產(chǎn)，這需要催貨人員與供應(yīng)商斗智斗勇，想盡一切辦法爭取廠家有限的生產(chǎn)資源。某些項目中還有一些核心設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備需駐廠建造，這項工作與催貨類似，唯一不同的就是不需要與供應(yīng)商承接的其他項目搶資源，這個就是根據(jù)設(shè)計藍圖對設(shè)備生產(chǎn)的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行檢查，檢查設(shè)備是否按要求生產(chǎn)，為后續(xù)設(shè)備的安裝工作減少一些不必要的麻煩。

1.4.2 設(shè)備出廠驗收

設(shè)備出廠驗收是不能缺少的環(huán)節(jié)，設(shè)備生產(chǎn)完畢后，甲方應(yīng)派相關(guān)技術(shù)人員對設(shè)備進行出廠驗收，按照合同技術(shù)文件要求，對設(shè)備性能進行檢驗，同時查閱設(shè)備是否具有相應(yīng)的實驗監(jiān)測報告，精密設(shè)備還需到具有資質(zhì)的監(jiān)測機構(gòu)監(jiān)測。

1.4.3 售后服務(wù)

設(shè)備發(fā)貨時需要采購部及時與供應(yīng)商對接，根據(jù)現(xiàn)場情況配備售后服務(wù)人員進場安裝、調(diào)試;在條件允許的情況下，也可以在現(xiàn)場配備采購人員，及時掌握項目現(xiàn)場售后人員的安裝和服務(wù)情況，并以此為依據(jù)對供應(yīng)商進行年度評價。

2 風險分析及應(yīng)對策略

設(shè)備采購工作中面臨諸多風險，如價格風險、合同風險、運輸風險、意外風險等。因此，采購工作執(zhí)行中風險預(yù)防策略要合理，各個細節(jié)要嚴格把控，采購工作要層層審核。

2.1 價格風險

2.1.1 建設(shè)周期長項目風險分析

對于建設(shè)周期長、規(guī)模大、投資多的國內(nèi)外項目就面臨著價格浮動的風險。

例如，水電站、鐵路、偏遠地區(qū)的高速公路、遠距離輸電、遠距離輸水等，這些項目建設(shè)周期較長或某些設(shè)備生產(chǎn)周期很長，導致甲方很早就要進行設(shè)備招標，項目建設(shè)初期把合同價格敲定，甲方就會面臨價格浮動的風險，并且設(shè)備供應(yīng)商在報價時會把所有不利因素折算到報價中，無形中增加甲方前期采購的資金投入;再如，國際工程項目的情況更為復(fù)雜，不僅存在設(shè)備的價格變動情況，而且存在貨幣匯率變動情況，如總承包方與業(yè)主之間支付幣種不同，就存在貨幣匯率發(fā)生變化情況[4]。

因此，建設(shè)周期長和國際工程這類項目首先要建立一支強有力的經(jīng)濟、合同管理團隊，在招標初期就把各方面風險降到最低，同時對設(shè)備價格浮動和貨幣匯率風險具有一定預(yù)見性;其次建議使用浮動價格合同模式，這樣不會因為價格浮動、貨幣匯率、政策變動導致項目出現(xiàn)巨額虧損。

2.1.2 建設(shè)周期短項目風險分析

對于建設(shè)周期較短的項目，設(shè)備也存在價格風險，此類項目基本采用固定總價合同。

純基礎(chǔ)材料項目價格存在浮動風險，如涉及鋼筋、混凝土、砂石骨料的項目，這類材料價格受政策、環(huán)境等影響較大，因此在招標時一定要了解好材料的價格走勢，減小降價風險。

純設(shè)備項目價格浮動較小，但面臨報價風險，很多設(shè)備供應(yīng)商在設(shè)備報價時，把運費、保險費、服務(wù)費等報價全部含在設(shè)備的分項報價中，表面看起來供應(yīng)商減免了部分費用，其實“羊毛依然出在羊身上”，這種報價模式對于設(shè)計方案較完善、無須增補設(shè)備的項目沒有影響，如果項目執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)缺少設(shè)備，需要增補，增補部分就需按照合同單項價格，這樣就增加了后期增補設(shè)備的費用。因此，招標時需明確規(guī)定報價中需要對運費、保險、服務(wù)類費用進行單獨報價且報價要合理，這樣就可以在不增加總價的情況下，壓縮設(shè)備單價，減小增補設(shè)備時的資金投入。

2.2 合同風險

合同是雙方建立的關(guān)系協(xié)議，也是設(shè)備采購工作的心臟，定標后的所有工作都圍繞雙方簽訂的合同展開，采購風險大多數(shù)也源于合同[5]。

2003年，某供應(yīng)商因為與甲方簽訂合同中規(guī)定供貨數(shù)量為參考值，供應(yīng)商按照合同數(shù)量生產(chǎn)，最后出現(xiàn)產(chǎn)品被甲方拒收的情況，導致供應(yīng)商嚴重虧損，引發(fā)與甲方的官司[6];2010年，某托運公司簽訂一份托運合同中因甲方信息不符，導致貨物托運完畢后，甲方拒絕支付運輸費用，最終起訴也出現(xiàn)敗訴的局面[7];類似情況比比皆是，因此合同的簽訂需細致入微，將內(nèi)容描述到最細、風險降到最低，避免出現(xiàn)合同糾紛。

2.3 供貨風險

供貨是合同執(zhí)行中風險較大的一項條款，因為運輸受到各種各樣的不可預(yù)見因素的限制。國際運輸中存在海關(guān)程序多、運輸條件繁雜、交通工具更換頻繁等情況[8];國內(nèi)運輸困難程度依地區(qū)而論，中部、東部、東南部地區(qū)交通發(fā)達，運輸時間相對可控，西部、西南部地區(qū)交通條件有限，特別是海拔較高的地區(qū)，路面一年四季積雪，給運輸帶來極大的障礙，運輸時間也和國際運輸一樣，不可預(yù)見因素較多。

本項目地處偏遠的南疆，途徑幾個海拔4? 000多米的高山，只要山上下雪，道路封閉，設(shè)備就無法運輸。2018年11月，因道路積雪，大批量設(shè)備在路上停滯了近1個月，給公司帶來了巨大的損失。因此，類似項目設(shè)備進場時間首先要選在氣候相對較好的季節(jié)，如夏天;其次制訂特殊的運輸方案，如增加鏟雪機、鏟車等設(shè)備輔助爬雪坡等;再次運輸司機要身體好，能適應(yīng)外部環(huán)境的劇烈變化;最后司機需配備衛(wèi)星電話，防止運輸途中遇到問題而無法呼救等。

3 結(jié)語

本文以新疆H網(wǎng)的采購工作為基礎(chǔ)，介紹了設(shè)備招標的工作流程，闡述了設(shè)備采購工作的重要性，并分析了設(shè)備從采購到售后工作中的相關(guān)常見風險和應(yīng)對方案，給后續(xù)采購工作提供借鑒。

參 考 文 獻

[1]張允昆.大連皮口服裝有限公司的倒閉：案例分析與啟示[D].北京：對外經(jīng)濟貿(mào)易大學，2005.

[2]王琳琳.LZX公司造紙設(shè)備采購質(zhì)量管理研究[D]. 大連：大連理工大學，2013.

[3]吳利萍.中文圖書政府采購招標文件編制應(yīng)注意的幾個問題[J].圖書館學研究，2014（20）：62-64.

[4]翟莎，馮獻強，王小琳.國際EPC工程設(shè)備采購管理的研討[J].自動化應(yīng)用，2016（1）：12-13.

[5]彭珣，宋光君.采購合同談判及執(zhí)行中的風險分析[J].中小企業(yè)管理與科技，2013（4）：125-126.

[6]楊濤，劉海兵.一起由“合同中數(shù)量不明確”產(chǎn)生的法律爭議[J].進出口經(jīng)理人，2004（11）：55-56.

[7]李福清，劉路英.由一起航空貨物運輸合同糾紛引發(fā)的法律思考[J].法制與社會，2012（29）：96-97.

[8]張繼雄，李寶軍，李艷紅.關(guān)于海外EPC和BOT模式下工程運輸工作的風險分析與管控[J].西北水電，2013

（2）：84-86.