文/梁金如 馮馨樂 區(qū)思靜 吳泳琪

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和成熟，檔案數(shù)字化成為未來人事電子檔案管理重要的指引方向。電子檔案是檔案數(shù)字化管理的重要形式和具體產(chǎn)物，是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，也是檔案現(xiàn)代化管理的重要手段[1]。人事電子檔案管理在檔案信息查詢、存儲(chǔ)、處理的優(yōu)越性是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，單位進(jìn)行人事電子檔案管理，可以提升單位管理的水平，減少大量?jī)?chǔ)存空間和運(yùn)營(yíng)成本。此外，針對(duì)當(dāng)前人事電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，完善系統(tǒng)存在的弊端、增強(qiáng)員工的滿意度，從而提高用人單位的電子檔案管理水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下人事電子檔案管理簡(jiǎn)況

當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展迅猛，用人單位無疑要用到人事電子檔案。傳統(tǒng)檔案已不能滿足用人單位的發(fā)展需求，因此推進(jìn)人事檔案電子化管理是現(xiàn)代用人單位信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)[2]。人事電子檔案相比較傳統(tǒng)檔案更具有經(jīng)濟(jì)環(huán)保性、便捷性、共享性等特點(diǎn)。雖然人事電子檔案能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的弊端，但目前的電子檔案發(fā)展仍處于萌芽期，許多方面仍有待改善。

二、實(shí)施人事電子檔案管理的必要性

（一）人事電子檔案管理具有經(jīng)濟(jì)環(huán)保性

人事電子檔案管理的經(jīng)濟(jì)環(huán)保性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是減少用人單位的運(yùn)營(yíng)成本。傳統(tǒng)人事檔案統(tǒng)計(jì)整理工作、查詢工作繁雜，需要投入更多的人力成本；二是可以節(jié)約儲(chǔ)存空間。在檔案管理過程中無需做防火防潮工作，人事電子檔案以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在磁盤內(nèi)。此外，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，人事電子檔案管理減少大量的紙張使用，而且不需要投入大量郵寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費(fèi)用，這也直接降低了投入成本，保障用人單位的經(jīng)濟(jì)效益和其他效益。

（二）人事電子檔案管理具有便捷性

傳統(tǒng)人事檔案管理需要進(jìn)行手工的分類、保存、查詢及管理，工作量大且煩瑣[3]，而大數(shù)據(jù)背景下的新技術(shù)使得人事電子檔案實(shí)現(xiàn)高效詳細(xì)化和類別化，修改和更新資料十分方便，并且可以在較短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確獲得相應(yīng)的信息。精準(zhǔn)細(xì)分的檔案資源使得管理人員操作更為便捷高效，而且為用人單位的人力資源工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）人事電子檔案管理具有共享性

由于受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用也具有一定的局限性，特別是紙質(zhì)檔案通常只能一人使用，不能進(jìn)行信息資源的共享，極大地局限了信息之間的交流。然而人事電子檔案管理打破了傳統(tǒng)檔案時(shí)間與空間的限制，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，讓員工實(shí)時(shí)完成數(shù)據(jù)分享。大數(shù)據(jù)具有海量性、多樣性、實(shí)時(shí)性、價(jià)值性的4V特征，為電子檔案資源共享提供了強(qiáng)有力的支撐，全面提高了檔案的服務(wù)質(zhì)量和能力。

三、大數(shù)據(jù)背景下人事電子檔案管理存在的問題

（一）人事電子檔案管理系統(tǒng)記錄信息保密性弱

檔案管理的員工使用該系統(tǒng)接收檔案信息時(shí)，易出現(xiàn)傳送失敗的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息泄露，亦或是檔案管理人員對(duì)各種文件進(jìn)行分類歸檔時(shí)，檔案信息易丟失或泄露，降低員工對(duì)該系統(tǒng)使用的信任感。由此可知，人事檔案管理系統(tǒng)存在信息傳達(dá)記錄不全面、保密程度低的問題。

（二）人事電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠完善

表1 電子合同使用范圍%

大數(shù)據(jù)背景下，用人單位的員工對(duì)于采用的人事電子檔案管理系統(tǒng)比較滿意，但仍需改善。比如用人單位對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)的使用僅涉及勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、轉(zhuǎn)正考核三方面，對(duì)于人力資源管理的其他模塊沒有涉及，導(dǎo)致人事電子檔案管理系統(tǒng)普及度不高，如表1所示給出了電子合同使用范圍。

（三）人事電子檔案管理技術(shù)成熟度低

人事電子檔案管理能改善傳統(tǒng)紙質(zhì)儲(chǔ)存的問題，但存在系統(tǒng)操作問題，易出現(xiàn)人事電子檔案泄露的安全隱患，如防病毒的軟件專業(yè)操作性過高和員工檔案保密性不高等問題，均亟需解決，一旦解決不及時(shí)，人事電子檔案管理就無法發(fā)揮自身的作用和價(jià)值。

（四）人事電子檔案管理人員素質(zhì)不高

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，大數(shù)據(jù)背景下人事電子檔案管理工作對(duì)工作人員有更高要求，需要每個(gè)工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)和能力。而目前在管理過程中，缺乏大量專業(yè)的人事電子檔案管理者，大多檔案管理者都是兼職人員，他們的專業(yè)能力和素養(yǎng)都有待進(jìn)一步提升，容易出現(xiàn)許多的工作失誤。

（五）員工對(duì)于人事電子檔案管理系統(tǒng)使用滿意度不高

員工滿意度不高的主要原因是人事電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)規(guī)范性和完整性不高，主要體現(xiàn)在有以下兩個(gè)方面：一是體現(xiàn)在人事電子檔案管理流程規(guī)范化程度不高，極易加重員工的工作量，導(dǎo)致出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)工作的問題，降低員工的工作效率；二是體現(xiàn)在系統(tǒng)功能使用方式不當(dāng)，泄露員工的資料，為用人單位帶來?yè)p失。

四、強(qiáng)化人事電子檔案管理系統(tǒng)

在人事電子檔案的現(xiàn)狀以及傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)電子檔案的問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合人事電子檔案的重要性，分別從用人單位、個(gè)人兩個(gè)方面提出建議。

（一）用人單位管理策略

1.構(gòu)建專業(yè)的人事電子檔案管理信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)

在大數(shù)據(jù)背景下，人事電子檔案管理存儲(chǔ)具有不穩(wěn)定性，易受計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞。若是存儲(chǔ)在磁盤，就會(huì)有兩個(gè)問題：一是磁盤的壽命有限，不能永久儲(chǔ)存；二是易受病毒的侵?jǐn)_，容易丟失重要數(shù)據(jù)。因此，用人單位需要構(gòu)建一個(gè)供人事電子檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng)，同時(shí)配備專業(yè)的信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理。從根源上更好地保護(hù)使用者的信息，防止因人事電子檔案管理不當(dāng)引起的信息泄露事件。

2.完善人事電子檔案管理系統(tǒng)

目前大多數(shù)用人單位對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)的重視程度較低，人事電子檔案管理系統(tǒng)仍不夠完善，人事電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍和普及力度較低，因此考慮到用人單位管理特點(diǎn)，加大人事電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，包括員工檔案入職、離職、調(diào)動(dòng)、消除等方面，形成一個(gè)較為完善的電子檔案系統(tǒng)，提高員工的工作效率。

3.監(jiān)管人事電子檔案管理系統(tǒng)的安全

人事電子檔案管理系統(tǒng)的安全性是目前首要解決的問題，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，若人事電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，將會(huì)導(dǎo)致信息泄露或篡改等問題。同時(shí)人事電子檔案的存儲(chǔ)元件對(duì)溫度和濕度有一定的要求，如果放置在不合適的環(huán)境，會(huì)導(dǎo)致元件損壞。因此，用人單位針對(duì)目前的情況，結(jié)合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，對(duì)人事電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。

（二）個(gè)人管理策略

1.提高個(gè)人素質(zhì)

考慮到人事電子檔案管理系統(tǒng)更新?lián)Q代速度快，人事電子檔案管理人員要做好思想轉(zhuǎn)變的準(zhǔn)備，當(dāng)新政策下達(dá)時(shí)，能最快地進(jìn)行調(diào)整。除此以外，為避免管理人員為了個(gè)人利益而泄露信息，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高人事電子檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)和法律意識(shí)。

2.掌握專業(yè)技術(shù)能力

人事電子檔案管理人員應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、設(shè)備維修等專業(yè)操作能力。在對(duì)電子檔案的整理、保管、鑒定和提供利用的同時(shí)，在出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)可以及時(shí)應(yīng)對(duì)和修補(bǔ)漏洞，若中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致信息的泄露或篡改。因此，檔案管理人員應(yīng)該經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)才能正式入職。

（三）其他方面的管理策略

人事電子檔案管理提高員工的滿意度。如今員工普遍擔(dān)心運(yùn)用人事電子檔案會(huì)被泄露信息，從而產(chǎn)生不信任的看法。國(guó)家政府、用人單位都應(yīng)該實(shí)施相應(yīng)的措施，以保障員工的利益，增強(qiáng)員工工作滿意度。

五、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的人事電子檔案管理工作量大且繁雜，為檔案管理人員造成較大的管理困難。人事電子檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下，可以解決很多傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，改變檔案儲(chǔ)存的方式，提升管理工作的質(zhì)量和效率。人事電子檔案管理的經(jīng)濟(jì)環(huán)保性、便捷性、共享性能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，必然成為人力資源管理發(fā)展的趨勢(shì)。與此同時(shí)，我國(guó)在人事電子檔案方面仍處于萌芽期，因此在人事電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及技術(shù)方面仍是需要改善的工作重點(diǎn)。