徐國偉

【摘? 要】當前，社會正處在深化改革的關鍵時期，隨著社會發(fā)展模式的變革，各類會議會展的數量越來越多，從事會議會展的在職人員數量也逐漸增加。然而，會議會展工作人員沒有相關的專業(yè)知識和訓練，遇到問題時無法及時有效地予以解決。因此，工作人員必須充分認識會議會展工作中的職責，提高組織協調能力。更好地掌握行政事務處理方法，有效提高會議的質量和效果，這是組委會秘書人員和服務接待人員應具備的一種最基本的能力和專業(yè)素質。

【Abstract】At present， society is in a critical period of deepening reform， and with the change of social development mode， the number of various types of conferences and exhibitions is increasing， and the number of working people engaged in conference and exhibition is also gradually increasing. However， the conference and exhibition workers do not have relevant professional knowledge and training and cannot solve the problems in a timely and effective manner when they encounter them. Therefore， workers must fully understand their work responsibilities in conference and exhibition and improve their organization and coordination ability. Better mastering the methods of handling administrative affairs and effectively improving the quality and effect of conference is one of the most basic abilities and professional qualities that the secretarial workers and the service reception workers of the organizing committee should have.

【關鍵詞】政府;秘書;行政事務;創(chuàng)新

【Keywords】government; secretary; administrative affairs; innovation

【中圖分類號】C931.47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0096-02

1 引言

市政府辦公室行政科是政府機構服務的助手，嚴格遵守黨和政府出臺的法律法規(guī)，完成好上級領導安排工作任務。會議會展涵蓋會務籌備、溝通協調、各單位樞紐部門，是聯系群眾、聯系單位的橋梁和紐帶，會務工作效能和工作服務水平的高低直接影響會議的效果，對市政府領導的科學決策和決策的正確實施發(fā)揮很大作用，并影響區(qū)域經濟發(fā)展的大局。市政府所有會議通過組織、協調、溝通，在會議目的地召集各級領導干部商議事情。會議會展分為大型會議會展活動、中型會議會展活動和小型會議會展活動，包括場內及場外會務。政府相關部門及秘書部門對有關職能部門進行把關和安全評估，堅持精簡和從嚴審批原則，分析會議會展是否有必要開，能否合并開，檢查是否安全，可否用其他方式解決問題等。

會議會展的形式分為線上和線下，線上會議會展：電話會議、電視會議、視頻會議、APP視頻以及QQ、抖音、釘釘等網絡會議會展。線下會議會展：觀摩會議、現場會議、座談會、茶話會、協調會議、工作性會餐和普通會議以及展覽城、大廣場、影播室、影劇院等現場活動。

2 會議會展的發(fā)展趨勢

第一，隨著社會經濟的發(fā)展，會議會展需求量不斷增加。當前，社會各項經濟指標增長、人文交流不斷，會議會展的數量不斷增加，在會議會展內容上進行創(chuàng)新成為會議會展的新亮點。第二，在“會海成災”時，會議會務質量亟待提高。會議泛濫已經成為一個全球性的基本問題?！皶！奔磿h數量過多，這是當今普遍現象，要想解決這一問題關鍵不在于對于會議數量的直接減少，而是要針對會議創(chuàng)新性不足、質量差的問題對會議內容進行精簡、對會議要素進行協調。因此，要想真正做到精簡和創(chuàng)新會議會展，必須有效提高會議的效能及質量。政府相關部門秘書人員和會務工作人員在會議會展組織協調工作中做到更加科學、合理，避免盲目性、隨意性，嚴格落實會議會展活動中最基本的要素，實現對會議會展的合理化、科學化管理，梳理工作議程。第三，社會及政府組織會議會展時有其特殊工作要求，例如，政府工作會議會展的內容、目標有很強的機密性。保守會議秘密是會議秘書工作人員的任務之一，需要對人物、場地、時間等保密。會議會展是具有領導等級的活動。會議會展工作者應在約定時間內布置完會場，按時參加會議。主場會議會展秘書工作人員應有較高的時間觀念，決不能出現無故缺席、會議會展記錄人員缺席或會場未及時布置好等問題。

3 會議會展的基本作用

①信息溝通，互通情報。會議會展通過報告、發(fā)言、討論、交流等形式，相互了解、相互協調，克服問題認識上的主觀局限性。②發(fā)揚民主，科學創(chuàng)新。會議會展可以體現民主決策的重要意義，聽取各種不同意見，集思廣益。③互促進步，人文和諧。會議會展是人與人的直接交流，物與物的直接接觸。通過交流思想，總結出好與壞，有助于發(fā)揮上下級之間的協調作用，增進同事之間彼此了解，實現人文和諧，不斷完善會議會展成果。④驅動經濟，促進消費。會議會展形式眾多，形成一種現代化會議會展經濟圈。

4 會務工作的基本內容

4.1 會議會展籌備工作

會議會展籌備的重點是有亮點、有序、安全、策劃性，必須在會議會展前期籌備到位。會務策劃工作的完成情況，直接影響整場會議會展的成功與否。會場秘書組必須以高度的責任心做好會議策劃籌備工作，會議會展籌備工作主要包括擬定會議流程、準備會議會展材料、布置會場。

4.1.1 會議會展計劃書

會議會展議程是一套完整的計劃書，依據會議會展主題制定順序計劃，將其作為會議會展討論、解決問題的大致安排。計劃書需要明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時，注意將主要的、具有保密內容的議程放在最后或者加密，編制普通會議會展的會議日程時，要明確參加會議的對象和議程。

4.1.2 會議會展現場保障

會場資料包括嘉賓資料（會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號和餐券、小禮品等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表等）和會場溝通資料（會議參考文件、會議宣傳文件、各種記錄、各種會議協議合同以及相關資料）。在準備會議材料時，要關注一些不確定因素。例如，某嘉賓因有另外一個活動不確定能否參加本次表彰會，在這種情況下，現場秘書部門就應事先考慮到嘉賓到來的可能性，即使不來，也要做好物品的準備工作。

4.1.3 會議會展現場布置

會場是人的第一感觀現場，也是會議會展的重要場所，需要根據會議會展的性質與規(guī)模進行布置，體現出不同的會議環(huán)境和氣氛。布置會場時，明確主次，分析場所和場景，協調裝飾、合理安排會場，保障布置的科學性。

4.2 會議會展接待工作

4.2.1 文明入場，簽到與引導

會議會展簽到要求進入會場時必須向個人、組織出示入場券。通常會議簽到方式有簿冊式、刷卡刷臉等。在文明組織簽到的同時，可以縮短入場時間。會場公關人員要做好引導入場工作，方便與會人員入場入座，更好統(tǒng)籌人員參會。

4.2.2 加強會議會展保障

在會議會展進行過程中，要注意安保工作，安排會議會展領導講話及嘉賓發(fā)言，做好會議采集，例如，做好相關文書記錄和影像拍攝工作。要求會務秘書人員掌握會議內容主題，領悟會議精神。此外，在會場要安排會議工作人員值班?；顒悠陂g，可構建會議會展安保值班體系，由安保部門中的成員輪流值班，直到活動結束，并且在值班期間做好電話記錄、接待記錄、信息傳遞等。做好后勤服務部門主管人員的電話通訊記錄，工作人員不得離崗，保證會議信息的暢通無阻。

4.2.3 做好生活服務保障

會議會展中的生活服務除了吃、住、行外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備好會議工作材料，如紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。對嘉賓領導、先進人物等，要安排豐富多樣的活動。此外，特別注意不同宗教信仰、不同民族風情的嘉賓有特殊飲食習慣與生活習慣，并給予特別照顧。飲食要健康、衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出，有飲食禁忌的人員可單獨安排菜單，生活保障要有始有終。

4.3 會后總結工作

會議會展活動完畢，標志著會議會展基本完成。但是并不意味著工作人員的任務就此結束，他們由服務中階段轉入會后總結階段。組委會工作人員任務仍很繁重，需認真完成，他們要做好清理撤場工作，做到有始有終。主要包括安排與會人員返程、清理會場、整理會議文件以及會務總結反饋。

4.3.1 安排與會人員返程

會議會展的參會領導及嘉賓離開之前應預訂好車票或機票，由組委會工作人員安排好車輛，確保嘉賓安全到達車站或機場。會場善后工作包括及時清退客房和會議會展場所、歸還借用的物品、清理會場、結算賬目并向財務部門報銷等。其中，組委會秘書要考慮到嘉賓返程途中可能遇到的特殊情況，如因惡劣天氣或自然災害等導致嘉賓滯留，此時妥善安排好滯留人員的臨時住宿，并做好登記工作。

4.3.2 整理會議會展資料

在做好資料發(fā)放和拍攝記錄工作的基礎上，將會議會展中所產生的問題記錄和會后得出的結果記錄留存。收集的資料主要有：宣傳交流記錄、會議記錄、會議簡報、新聞報道材料等。收集資料做到及時登記、手續(xù)完備。完成所有收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

4.3.3 會務工作總結反饋

召集會議會展工作人員，對本次會議工作中出現的問題進行認真總結反饋，做到主題明確、內容豐富，肯定成績的同時，分析不足和問題，并對支持會議會展工作的有關部門和個人表示感謝，檢查會議精神貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。為此，會議會展工作人員要高度重視會議會展的總結反饋工作。通過工作總結反饋讓會務組織工作人員積累經驗、提高綜合能力，培養(yǎng)互相配合、協同合作的良好作風。會務組委會負責會議會展的主導、策劃、管理和安排，是會議開辦的先決條件。成功的會務組織協調工作，能夠保證會議會展圓滿完成。反之，會務組織工作不力，會導致會議會展的失敗?？傊?，會議會展工作涵蓋理論知識和會務技巧，是一門系統(tǒng)性科學。

【參考文獻】

【1】劉志軍.淺談如何做好政府部門的會議工作[J].河北政報，1994（03）：47-48.

【2】陳婕.論政府機關如何做好會務工作[J].辦公室業(yè)務，2020（18）：97-98.