張新紅

摘? 要：現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在不斷發(fā)展變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，需要對(duì)其管理模式進(jìn)行優(yōu)化和構(gòu)建，從而使企業(yè)檔案管理工作效率得到提升，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。為此，本文從企業(yè)檔案管理工作入手，對(duì)其管理模式應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并且結(jié)合實(shí)際情況提出利用知識(shí)管理模式構(gòu)建企業(yè)檔案管理新模式的有效措施。希望通過(guò)本文可以為相關(guān)工作提供一些參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;模式;構(gòu)建策略

經(jīng)過(guò)“十三五”發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)取得長(zhǎng)足進(jìn)步?！笆奈濉睓n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，提出加快現(xiàn)代企業(yè)檔案建設(shè)，使得檔案向數(shù)字化和智能化發(fā)展。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作而言，企業(yè)需要對(duì)檔案管理的模式不斷優(yōu)化和完善，讓該項(xiàng)工作變得更加規(guī)范，全面提高檔案管理工作效率。

1當(dāng)前企業(yè)檔案管理的問(wèn)題

1.1檔案工作邊緣化

和西方資本主義國(guó)家不同，我國(guó)實(shí)行的是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，該體制當(dāng)前正在不斷優(yōu)化。各大企業(yè)開(kāi)展一系列經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最為重要的目標(biāo)是獲得利潤(rùn)，全面提高經(jīng)濟(jì)效益。很多部門(mén)與企業(yè)利潤(rùn)有著直接的聯(lián)系，例如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等部門(mén)。實(shí)際工作中，檔案工作參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，內(nèi)容繁多，非常有利于企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。由于個(gè)別部門(mén)的管理人員對(duì)案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在其決策中減小了檔案管理工作的資金投入力度以及人力資源設(shè)力度，導(dǎo)致檔案管理工作被邊緣化。

1.2檔案信息化程度低

檔案工作信息化是企業(yè)信息化過(guò)程中的重要組成部分，是信息化系統(tǒng)不可或缺的重要部分。目前，一些規(guī)模相對(duì)較小的企業(yè)很難對(duì)檔案信息進(jìn)行充分利用，無(wú)法使檔案管理的作用充分地發(fā)揮出來(lái)。雖然一些企業(yè)已經(jīng)采取了必要措施，在其內(nèi)部投入了大量資金組建檔案管理部門(mén)。但由于種種因素的影響，管理部門(mén)內(nèi)部收納的檔案資料相對(duì)較少，無(wú)法收集企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的各類信息。

2構(gòu)建企業(yè)檔案管理新模式分析

為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的進(jìn)步，檔案管理工作需要融入新的知識(shí)和技能。智慧檔案是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理模式的新要求，其智慧檔案架構(gòu)模式包括設(shè)施、感知、數(shù)據(jù)、服務(wù)4大層次。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的當(dāng)前，融入企業(yè)知識(shí)管理可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作向新的發(fā)展方向轉(zhuǎn)變。該過(guò)程主要包括四大內(nèi)容，分別是市場(chǎng)取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)及知識(shí)共享。這里所謂的市場(chǎng)取向?qū)嶋H上指的是在檔案管理工作進(jìn)行中將檔案知識(shí)管理工作產(chǎn)生的企業(yè)利潤(rùn)直接體現(xiàn)出來(lái)，從而讓檔案管理工作去邊緣化;信息先導(dǎo)是指將檔案知識(shí)管理的功能及作用發(fā)揮出來(lái)，該項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)建設(shè)有著非常重要的意義;協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)是指將檔案管理及知識(shí)管理進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而全面提高檔案管理工作質(zhì)量;知識(shí)共享則是將檔案管理的最終目的顯示出來(lái)，從而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到有效增加。

2.1市場(chǎng)取向

無(wú)論是何種類型的企業(yè)，其各項(xiàng)工作開(kāi)展的最終目的是為了獲得盡可能多的利潤(rùn)，因此企業(yè)無(wú)論在進(jìn)行何種工作都應(yīng)將效益作為首要出發(fā)點(diǎn)。然而由于陳舊觀念的限制，當(dāng)前一些檔案管理工作正在進(jìn)行中依然存在“重藏輕用”落后思想，從而使得檔案管理工作無(wú)法推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步。為此，檔案管理部門(mén)要想全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)按照一定的原則改善服務(wù)質(zhì)量。讓使用者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)查詢到所需要的信息，從而推動(dòng)檔案部門(mén)的長(zhǎng)久發(fā)展。例如：為了促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，國(guó)家相關(guān)部門(mén)出臺(tái)了一系列節(jié)能減排策略。某電力公司為了落實(shí)這些政策對(duì)電廠內(nèi)部的老舊設(shè)備進(jìn)行了拆除更換。在拆除中應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行查找，保障檔案的完整性。在規(guī)劃拆除方案時(shí)以各類設(shè)備的檔案作為依據(jù)對(duì)拆除方案的制定，保障拆除工作的順利進(jìn)行。而在設(shè)備拆除出售中，購(gòu)買(mǎi)方將檔案中的設(shè)備信息作為其售價(jià)的有效依據(jù)。正是由于各類設(shè)備檔案保存完整，使得拆除及出售工作都能夠順利進(jìn)行。不難想象，一旦檔案出現(xiàn)缺失電力公司只能將設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢處理，從而使電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益受到影響。因此，檔案管理工作對(duì)企業(yè)有著非常重要的意義，可以為后續(xù)的工作提供依據(jù)。

2.2加快檔案資源數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)要加快檔案數(shù)字資源規(guī)劃和管理，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主的檔案資源體系。推進(jìn)電子檔案工作模式，做好“檔案數(shù)字化”工作。電子檔案在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中更為方便。用戶只需要根據(jù)自身的需求對(duì)電子檔案進(jìn)行搜索，便可以在移動(dòng)終端對(duì)其需要的信息進(jìn)行查詢。這樣不僅可以使用戶更加方便，還能夠有效保護(hù)檔案原件，避免檔案出現(xiàn)缺失。同時(shí)，可加快重要檔案數(shù)字化成果的文字識(shí)別和語(yǔ)音識(shí)別。同時(shí)，要提升檔案數(shù)字資源安全管理能力。健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系。扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源備份工作，完善備份機(jī)制。檔案數(shù)字資源完整備份，重要電子檔案異地異質(zhì)備份，積極探索備份新途徑，加強(qiáng)備份工作全過(guò)程安全監(jiān)控，切實(shí)保障檔案數(shù)字資源安全。

2.3協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)

不同部門(mén)對(duì)于企業(yè)都有著非常重要的意義，只有各部門(mén)通力合作彼此協(xié)調(diào)才能整合知識(shí)系統(tǒng)，全面發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。為此，在檔案管理工作進(jìn)行中，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案子系統(tǒng)的重視力度，使得不同系統(tǒng)變得更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。不斷強(qiáng)化電子文件歸檔工作，著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開(kāi)展，切實(shí)推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。按照國(guó)家要求積極推進(jìn)發(fā)票電子化歸檔工作，研究解決三維電子文件及數(shù)據(jù)文件歸檔等難題，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸。全面開(kāi)展電子檔案移交接收工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案應(yīng)收盡收。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各類信息的有效整合，將知識(shí)管理的作用充分地發(fā)揮出來(lái)。

2.4知識(shí)共享

這一環(huán)節(jié)是企業(yè)檔案管理工作的最終目標(biāo)，也是檔案管理工作發(fā)揮作用的關(guān)鍵所在。通過(guò)知識(shí)共享可以全面滿足企業(yè)個(gè)體對(duì)于檔案信息的需求，讓決策工作更為科學(xué)合理。在這一過(guò)程中，個(gè)體應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況融入檔案信息，從而為今后工作提供借鑒，有效實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新。

3結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)要想跟上時(shí)代的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的重視力度。在構(gòu)建檔案新模式工作中，企業(yè)要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，以高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案信息能力。此外，企業(yè)還需要推進(jìn)檔案信息化，夯實(shí)基礎(chǔ)，把檔案信息化推向一個(gè)新的臺(tái)階。

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