張佳偉

（廣西銀行學校，廣西 南寧 530000）

1 中職院?；n案管理的意義

1.1 記錄中職院校建設歷史

基礎設施檔案承載著大量的中等職業(yè)學?；窘ㄔO信息，真實記錄了各類建筑物在使用過程中的規(guī)劃、設計、招投標、施工、維護等詳細信息，學校建筑物及地上、地下管線等基礎建設。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各種文件、簽證變更、圖表、資料等一手資料。

1.2 對中職院校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用

一個完整的基礎設施文件系統(tǒng)將為未來的建設者提供詳細的基本信息。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙設計工作中吸取精華，去其糟粕，使施工過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。

1.3 在建設過程中可以重復利用

檔案的信息價值不僅是工程建設歷史的真實記錄，也是工程使用過程中維護、改造和未來學校建設的重要依據(jù)。項目施工文件具有可重用或可引用的特性。

2 中職院?；n案的特征及內(nèi)容

基礎設施檔案是中等職業(yè)學校在基本建設活動中形成的第一手資料，包括中等職業(yè)學校的基本建設圖紙、工程價款結(jié)算文件、審計結(jié)論、書面記錄以及后期使用環(huán)節(jié)產(chǎn)生的經(jīng)濟技術(shù)資料，如改造、維護、改造等。中等職業(yè)學?；A設施檔案不僅具有普通檔案的原始記錄性、價值性、信息性等特點，而且具有自身的特殊性，包括專業(yè)性、真實性、成套完整性、周期長、范圍廣，這決定了基礎設施檔案的作用不可估量?；A設施檔案又稱工程建設檔案，直接記錄中等職業(yè)學校各類工程建設項目的規(guī)劃、設計、施工和維護活動。其特點和內(nèi)容體現(xiàn)在三個方面：一是中等職業(yè)學?；A設施檔案資料來源廣泛，貫穿于中等職業(yè)學校基礎設施項目從立項到全面驗收、竣工的全過程。檔案資料的范圍涉及政府審批文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、供應物資等，難以收集和管理。其次，職業(yè)學校建設檔案資料要求真實、準確、完整，從開工驗收到編寫都要收集大量的資料，并作為中等職業(yè)院校的基礎設施建設項目，項目參建單位和參建單位要按照國家行業(yè)標準進行編碼，檔案資料的收集，不能有一點虛假，以免影響后續(xù)工作。因此，確?；A設施檔案的真實性、準確性和完整性是優(yōu)化中等職業(yè)學?；A設施檔案管理的關鍵。三是中等職業(yè)學?；A設施檔案資料內(nèi)容專業(yè)性強，內(nèi)容復雜，包括氣象、水文、地質(zhì)、環(huán)境消防、建筑、給排水、電信、供變電、空調(diào)、網(wǎng)絡、自控等專業(yè)。它們的有機集成賦予了基礎架構(gòu)歸檔內(nèi)容的專業(yè)性和復雜性。而經(jīng)常參與中等職業(yè)學?；A設施建設項目的各類專業(yè)單位也使得基礎設施檔案的內(nèi)容更加廣泛。

3 新形勢下中職院?；n案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 缺乏對檔案管理工作的重視

在工作過程中，部分工作人員沒有認真對待這項工作，導致在填寫檔案時出現(xiàn)很多錯誤。中等職業(yè)學校的建設過程與檔案館存放的檔案不符。這是因為中等職業(yè)院校領導干部對檔案管理重視不夠，導致教職工和教師養(yǎng)成松散的工作態(tài)度。

3.2 沒有合理的檔案管理制度

大多數(shù)記錄管理規(guī)定不完善，有些記錄根本沒有管理制度。因此，中等職業(yè)學校建設檔案工作難以順利進行。截至目前，我國檔案事業(yè)單位雖然出臺了一些管理制度，但實施情況不容樂觀。在實際運行過程中，當相關理論遇到實際問題時，往往會出現(xiàn)分歧，難以恰當結(jié)合，使管理制度難以在工作中發(fā)揮其真正價值，進而影響檔案制度的順利制定，進而導致管理體系的形成。

3.3 基建檔案收集整理工作滯后

基礎設施檔案建設過程復雜，跨度大。在整個施工過程中，各部門之間缺乏溝通和溝通，各部分只關注自己的一部分，會使后續(xù)工作滯后。在基礎設施項目檔案的實際管理過程中，大多數(shù)建設單位只重視建設進度和一些硬指標，而忽視了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計部分。然后在工程接近竣工驗收的情況下進行補救，根據(jù)之前的工作準備材料，只是對上級的工作進行處理，最終檔案缺乏真實性，與施工現(xiàn)場情況不符，是當前基礎設施文件管理中存在的問題。

4 新形勢下優(yōu)化中職院?；n案管理的措施

4.1 更新管理理念，增強檔案服務意識

為優(yōu)化基礎設施檔案管理，中等職業(yè)學校檔案工作者必須及時轉(zhuǎn)變和更新管理觀念，變被動服務為主動服務，增強檔案服務意識。檔案管理僵化的現(xiàn)狀，等待用戶的服務狀態(tài)必須打破，領導必須高度重視檔案建設的管理和使用工作，把檔案建設管理納入學校統(tǒng)一管理，激發(fā)檔案管理工作的主觀能動性，提高業(yè)務能力，轉(zhuǎn)變管理觀念。同時，中等職業(yè)學校建設檔案部門應加大檔案管理的宣傳力度，營造良好的外部環(huán)境，擴大基礎檔案的影響力，使中等職業(yè)學校教師能夠明確人事檔案的作用、職能和服務范圍，改變自己的基礎文件只是枯燥的文字、文件，缺乏參考價值的錯誤。中等職業(yè)學校基礎設施檔案部門可以通過校園廣播、舉辦講座、組織檔案知識問答等活動，揭開基礎設施檔案的神秘面紗，喚起人們對基礎設施檔案的利用意識，樹立基礎設施檔案利用觀念，增強檔案工作者的檔案服務觀念。

4.2 用經(jīng)濟手段把控基建檔案歸檔質(zhì)量

中等職業(yè)學?；A設施工程是一項系統(tǒng)工程，涉及人、財、物多，承包方式也十分復雜。根據(jù)總承包合同，通常有兩包、三包和四包，甚至更高層次的承包。但基本建設項目具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性，對自然人有較高的要求。如果建筑公司投資大，起點高，各方面的管理也很規(guī)范，那么基建檔案管理就無懈可擊，可以相提并論了；如果中等職業(yè)學校不面對這樣的優(yōu)質(zhì)建筑公司，那么基礎設施檔案的質(zhì)量就無法保證。所以，職業(yè)學校建設部門要聯(lián)合檔案館，按照國家檔案管理相關規(guī)范的要求，嚴格基礎設施項目的各方當事人，必要時還可以考慮利用留建基礎設施項目的備案保證金，用經(jīng)濟手段有效地約束各承建商的施工檔案備案行為，甚至可以同意，檔案管理不善的單位和基礎設施建設項目的管理人員不得在一定時期內(nèi)參與學?；椖康恼型稑嘶顒?；嚴格控制基礎設施建設檔案質(zhì)量，為優(yōu)化基礎設施檔案管理奠定物質(zhì)基礎。

4.3 嚴格執(zhí)行基建檔案三同步管理制度

三同步管理是國家提出的基礎設施檔案管理的基本要求。一是基礎設施項目建設與基礎設施檔案管理同步，即在基礎設施項目準備階段，中等職業(yè)學校檔案管理人員要及時建立基礎設施檔案，積累檔案資料，確保檔案質(zhì)量；二是組織審批基礎設施項目建設，同步建檔，收集整理基礎設施項目規(guī)劃、勘察、設計、招投標、報建、施工、竣工驗收、交付使用等一系列資料，并按程序整理歸檔；三是實行建設工程竣工驗收與竣工檔案驗收同時進行，在工程竣工驗收交付使用時提交一整套合格的竣工圖、技術(shù)資料，促進建設檔案收集規(guī)范化、制度化。為保證中等職業(yè)學?；A設施檔案的系統(tǒng)性、準確性和全面性，檔案人員應深入跟蹤收集，隨時保存檔案，避免資料丟失，以便妥善保管和利用。

4.4 全面實施部門的檔案立卷改革制度

檔案建檔制度為優(yōu)化中等職業(yè)學?；A設施檔案管理提供了重要的制度保障。部門檔案改革體制有三大優(yōu)勢：一是部門檔案有效提高了中等職業(yè)學校各部門開展基礎設施檔案管理的責任感和積極性；二是部門檔案增強了中等職業(yè)學校各部門對基礎設施檔案的歸檔意識，提高了檔案工作效率；三是全面推行部門檔案改革制度，可以顯著提高中等職業(yè)學?；A設施檔案歸檔質(zhì)量。即使基建部的人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在檔案系統(tǒng)的指導和規(guī)范下，基建部的工作人員也能迅速提高管理基建檔案的業(yè)務能力。同時，中等職業(yè)學校還應注重施工檔案歸檔方式的改革，以件為基本單位對施工檔案資料進行歸檔，改變以卷為單位的傳統(tǒng)做法?；n案是實施部門檔案改革的重要對象。適當改革過去的基礎設施檔案管理模式，可以通過計算機做好中等職業(yè)學?；A設施檔案的輔助管理，實現(xiàn)管理的方便和優(yōu)化，單位檔案歸檔可以滿足要求。另外，以件為基本單位的中等職業(yè)學校建設檔案歸檔方式，有利于檔案的裝訂，既可以減輕檔案人員的工作量，又為進一步推行部門檔案制度改革提供了便利。

4.5 推動中職院?；n案管理現(xiàn)代化進程

以往，中職基礎設施檔案的載體主要是紙質(zhì)、實物，管理和使用上存在諸多不便，易損壞。為優(yōu)化中職基礎設施檔案管理，推進中職學校現(xiàn)代化進程，中職學校必須加大硬件建設投入，及時購置和更新計算機等必要的硬件設施，并通過高級應用軟件存儲和使用基礎架構(gòu)歸檔信息。利用計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成光盤進行存儲；結(jié)合基礎設施檔案的統(tǒng)計、檢索和通信技術(shù)，實現(xiàn)基礎設施檔案信息的遠程傳輸；結(jié)合計算機和光盤技術(shù)，實現(xiàn)中職基礎設施檔案的自動檢索和網(wǎng)絡化利用，提高計算機在優(yōu)化中職基礎設施檔案管理中的廣度和深度；縮微格式技術(shù)應用于中等職業(yè)學?；A設施檔案管理，通過縮微形式，真實反映基礎設施檔案的原貌。它不僅規(guī)范化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，而且可以長期保存。

5 結(jié)語

綜上所述，在中等職業(yè)學校發(fā)展中，基礎設施檔案的作用不容忽視，只有不斷探索研究基建檔案管理面臨新形勢，充分認識基礎設施檔案的特點和內(nèi)容，并探索優(yōu)化職業(yè)學校建設檔案管理的具體措施，促進職業(yè)學?；n案管理的順利進行，最大限度發(fā)揮基礎設施檔案在促進中等職業(yè)學校發(fā)展中的作用。