張佳偉

（廣西銀行學(xué)校，廣西 南寧 530000）

1 中職院?；n案管理的意義

1.1 記錄中職院校建設(shè)歷史

基礎(chǔ)設(shè)施檔案承載著大量的中等職業(yè)學(xué)?；窘ㄔO(shè)信息，真實(shí)記錄了各類建筑物在使用過程中的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、維護(hù)等詳細(xì)信息，學(xué)校建筑物及地上、地下管線等基礎(chǔ)建設(shè)。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各種文件、簽證變更、圖表、資料等一手資料。

1.2 對(duì)中職院校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用

一個(gè)完整的基礎(chǔ)設(shè)施文件系統(tǒng)將為未來的建設(shè)者提供詳細(xì)的基本信息。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)工作中吸取精華，去其糟粕，使施工過程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。

1.3 在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用

檔案的信息價(jià)值不僅是工程建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，也是工程使用過程中維護(hù)、改造和未來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。項(xiàng)目施工文件具有可重用或可引用的特性。

2 中職院校基建檔案的特征及內(nèi)容

基礎(chǔ)設(shè)施檔案是中等職業(yè)學(xué)校在基本建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手資料，包括中等職業(yè)學(xué)校的基本建設(shè)圖紙、工程價(jià)款結(jié)算文件、審計(jì)結(jié)論、書面記錄以及后期使用環(huán)節(jié)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料，如改造、維護(hù)、改造等。中等職業(yè)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施檔案不僅具有普通檔案的原始記錄性、價(jià)值性、信息性等特點(diǎn)，而且具有自身的特殊性，包括專業(yè)性、真實(shí)性、成套完整性、周期長、范圍廣，這決定了基礎(chǔ)設(shè)施檔案的作用不可估量。基礎(chǔ)設(shè)施檔案又稱工程建設(shè)檔案，直接記錄中等職業(yè)學(xué)校各類工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和維護(hù)活動(dòng)。其特點(diǎn)和內(nèi)容體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案資料來源廣泛，貫穿于中等職業(yè)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目從立項(xiàng)到全面驗(yàn)收、竣工的全過程。檔案資料的范圍涉及政府審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、供應(yīng)物資等，難以收集和管理。其次，職業(yè)學(xué)校建設(shè)檔案資料要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，從開工驗(yàn)收到編寫都要收集大量的資料，并作為中等職業(yè)院校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目參建單位和參建單位要按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼，檔案資料的收集，不能有一點(diǎn)虛假，以免影響后續(xù)工作。因此，確保基礎(chǔ)設(shè)施檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性是優(yōu)化中等職業(yè)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的關(guān)鍵。三是中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案資料內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)容復(fù)雜，包括氣象、水文、地質(zhì)、環(huán)境消防、建筑、給排水、電信、供變電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、自控等專業(yè)。它們的有機(jī)集成賦予了基礎(chǔ)架構(gòu)歸檔內(nèi)容的專業(yè)性和復(fù)雜性。而經(jīng)常參與中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的各類專業(yè)單位也使得基礎(chǔ)設(shè)施檔案的內(nèi)容更加廣泛。

3 新形勢(shì)下中職院?；n案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

在工作過程中，部分工作人員沒有認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作，導(dǎo)致在填寫檔案時(shí)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。中等職業(yè)學(xué)校的建設(shè)過程與檔案館存放的檔案不符。這是因?yàn)橹械嚷殬I(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理重視不夠，導(dǎo)致教職工和教師養(yǎng)成松散的工作態(tài)度。

3.2 沒有合理的檔案管理制度

大多數(shù)記錄管理規(guī)定不完善，有些記錄根本沒有管理制度。因此，中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)檔案工作難以順利進(jìn)行。截至目前，我國檔案事業(yè)單位雖然出臺(tái)了一些管理制度，但實(shí)施情況不容樂觀。在實(shí)際運(yùn)行過程中，當(dāng)相關(guān)理論遇到實(shí)際問題時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)分歧，難以恰當(dāng)結(jié)合，使管理制度難以在工作中發(fā)揮其真正價(jià)值，進(jìn)而影響檔案制度的順利制定，進(jìn)而導(dǎo)致管理體系的形成。

3.3 基建檔案收集整理工作滯后

基礎(chǔ)設(shè)施檔案建設(shè)過程復(fù)雜，跨度大。在整個(gè)施工過程中，各部門之間缺乏溝通和溝通，各部分只關(guān)注自己的一部分，會(huì)使后續(xù)工作滯后。在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理過程中，大多數(shù)建設(shè)單位只重視建設(shè)進(jìn)度和一些硬指標(biāo)，而忽視了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)部分。然后在工程接近竣工驗(yàn)收的情況下進(jìn)行補(bǔ)救，根據(jù)之前的工作準(zhǔn)備材料，只是對(duì)上級(jí)的工作進(jìn)行處理，最終檔案缺乏真實(shí)性，與施工現(xiàn)場情況不符，是當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施文件管理中存在的問題。

4 新形勢(shì)下優(yōu)化中職院校基建檔案管理的措施

4.1 更新管理理念，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)

為優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作者必須及時(shí)轉(zhuǎn)變和更新管理觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理僵化的現(xiàn)狀，等待用戶的服務(wù)狀態(tài)必須打破，領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案建設(shè)的管理和使用工作，把檔案建設(shè)管理納入學(xué)校統(tǒng)一管理，激發(fā)檔案管理工作的主觀能動(dòng)性，提高業(yè)務(wù)能力，轉(zhuǎn)變管理觀念。同時(shí)，中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)檔案部門應(yīng)加大檔案管理的宣傳力度，營造良好的外部環(huán)境，擴(kuò)大基礎(chǔ)檔案的影響力，使中等職業(yè)學(xué)校教師能夠明確人事檔案的作用、職能和服務(wù)范圍，改變自己的基礎(chǔ)文件只是枯燥的文字、文件，缺乏參考價(jià)值的錯(cuò)誤。中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案部門可以通過校園廣播、舉辦講座、組織檔案知識(shí)問答等活動(dòng)，揭開基礎(chǔ)設(shè)施檔案的神秘面紗，喚起人們對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案的利用意識(shí)，樹立基礎(chǔ)設(shè)施檔案利用觀念，增強(qiáng)檔案工作者的檔案服務(wù)觀念。

4.2 用經(jīng)濟(jì)手段把控基建檔案歸檔質(zhì)量

中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及人、財(cái)、物多，承包方式也十分復(fù)雜。根據(jù)總承包合同，通常有兩包、三包和四包，甚至更高層次的承包。但基本建設(shè)項(xiàng)目具有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性，對(duì)自然人有較高的要求。如果建筑公司投資大，起點(diǎn)高，各方面的管理也很規(guī)范，那么基建檔案管理就無懈可擊，可以相提并論了；如果中等職業(yè)學(xué)校不面對(duì)這樣的優(yōu)質(zhì)建筑公司，那么基礎(chǔ)設(shè)施檔案的質(zhì)量就無法保證。所以，職業(yè)學(xué)校建設(shè)部門要聯(lián)合檔案館，按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)范的要求，嚴(yán)格基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的各方當(dāng)事人，必要時(shí)還可以考慮利用留建基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的備案保證金，用經(jīng)濟(jì)手段有效地約束各承建商的施工檔案備案行為，甚至可以同意，檔案管理不善的單位和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的管理人員不得在一定時(shí)期內(nèi)參與學(xué)?；?xiàng)目的招投標(biāo)活動(dòng)；嚴(yán)格控制基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案質(zhì)量，為優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.3 嚴(yán)格執(zhí)行基建檔案三同步管理制度

三同步管理是國家提出的基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基本要求。一是基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)與基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理同步，即在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員要及時(shí)建立基礎(chǔ)設(shè)施檔案，積累檔案資料，確保檔案質(zhì)量；二是組織審批基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)，同步建檔，收集整理基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、報(bào)建、施工、竣工驗(yàn)收、交付使用等一系列資料，并按程序整理歸檔；三是實(shí)行建設(shè)工程竣工驗(yàn)收與竣工檔案驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行，在工程竣工驗(yàn)收交付使用時(shí)提交一整套合格的竣工圖、技術(shù)資料，促進(jìn)建設(shè)檔案收集規(guī)范化、制度化。為保證中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和全面性，檔案人員應(yīng)深入跟蹤收集，隨時(shí)保存檔案，避免資料丟失，以便妥善保管和利用。

4.4 全面實(shí)施部門的檔案立卷改革制度

檔案建檔制度為優(yōu)化中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案管理提供了重要的制度保障。部門檔案改革體制有三大優(yōu)勢(shì)：一是部門檔案有效提高了中等職業(yè)學(xué)校各部門開展基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的責(zé)任感和積極性；二是部門檔案增強(qiáng)了中等職業(yè)學(xué)校各部門對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案的歸檔意識(shí)，提高了檔案工作效率；三是全面推行部門檔案改革制度，可以顯著提高中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案歸檔質(zhì)量。即使基建部的人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在檔案系統(tǒng)的指導(dǎo)和規(guī)范下，基建部的工作人員也能迅速提高管理基建檔案的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，中等職業(yè)學(xué)校還應(yīng)注重施工檔案歸檔方式的改革，以件為基本單位對(duì)施工檔案資料進(jìn)行歸檔，改變以卷為單位的傳統(tǒng)做法?；n案是實(shí)施部門檔案改革的重要對(duì)象。適當(dāng)改革過去的基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理模式，可以通過計(jì)算機(jī)做好中等職業(yè)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施檔案的輔助管理，實(shí)現(xiàn)管理的方便和優(yōu)化，單位檔案歸檔可以滿足要求。另外，以件為基本單位的中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)檔案歸檔方式，有利于檔案的裝訂，既可以減輕檔案人員的工作量，又為進(jìn)一步推行部門檔案制度改革提供了便利。

4.5 推動(dòng)中職院校基建檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

以往，中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案的載體主要是紙質(zhì)、實(shí)物，管理和使用上存在諸多不便，易損壞。為優(yōu)化中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，推進(jìn)中職學(xué)校現(xiàn)代化進(jìn)程，中職學(xué)校必須加大硬件建設(shè)投入，及時(shí)購置和更新計(jì)算機(jī)等必要的硬件設(shè)施，并通過高級(jí)應(yīng)用軟件存儲(chǔ)和使用基礎(chǔ)架構(gòu)歸檔信息。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成光盤進(jìn)行存儲(chǔ)；結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施檔案的統(tǒng)計(jì)、檢索和通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸；結(jié)合計(jì)算機(jī)和光盤技術(shù)，實(shí)現(xiàn)中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案的自動(dòng)檢索和網(wǎng)絡(luò)化利用，提高計(jì)算機(jī)在優(yōu)化中職基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理中的廣度和深度；縮微格式技術(shù)應(yīng)用于中等職業(yè)學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，通過縮微形式，真實(shí)反映基礎(chǔ)設(shè)施檔案的原貌。它不僅規(guī)范化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，而且可以長期保存。

5 結(jié)語

綜上所述，在中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展中，基礎(chǔ)設(shè)施檔案的作用不容忽視，只有不斷探索研究基建檔案管理面臨新形勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)設(shè)施檔案的特點(diǎn)和內(nèi)容，并探索優(yōu)化職業(yè)學(xué)校建設(shè)檔案管理的具體措施，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校基建檔案管理的順利進(jìn)行，最大限度發(fā)揮基礎(chǔ)設(shè)施檔案在促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展中的作用。