李麗娟

（曲沃縣檔案館，山西 臨汾 043400）

領導指出：“檔案工作十分重要，總結經(jīng)驗、認識規(guī)律、延續(xù)歷史以及發(fā)展各項事業(yè)，都需要以檔案為依托?！睓n案屬于固化信息，并且具有完整性、清晰性以及確定性特點，主要形成于個人或者組織的以往實踐中。檔案具有歷史記憶傳承的作用，能夠?qū)θ祟惿鐣嵺`活動進行最原始記錄，并且體現(xiàn)出前人與今人的智慧結與晶勞動成果。不僅如此，以檔案作為資料支撐，不斷借鑒前人智慧成果，能夠更好地開展事物發(fā)展客觀規(guī)律的研究、修史、著書、立傳以及考古等工作。沒有檔案我們無法找到來時的路，就像一個失憶的人，證明不了自己從哪里來，又何以指引我們到哪里去？然而在基層的日常工作中，管理檔案一直是工作的難點，當前基層管理檔案工作普遍處于機械重復、效率低下的一種狀態(tài)，這項工作籠統(tǒng)的被理解為簡單的信息收集和整理，給人以枯燥刻板的印象。如何將刻板、枯燥的而且十分重要工作科學化、信息化，這是當前基層檔案工作必須解決的問題。

1 基層檔案管理工作的意義

1.1 為后期管理提供參考依據(jù)

目前基層檔案管理的主要任務是負責各類檔案資料的整理、分類、保管、統(tǒng)計、查詢及安全保護等。檔案管理中所記錄的，不只是職工的各項信息，還有基層單位在發(fā)展過程中所取得的成就、對各項工作的總結分析以及單位的發(fā)展歷程，是集中管理的重要體現(xiàn)。單位在后期管理過程中不僅可以參考檔案信息，通過對信息資料查詢熟知單位過往，找到之前的相同案例有效地處理問題；還可以對信息資料加以利用，通過對人員檔案的系統(tǒng)分析，實現(xiàn)單位人力資源的優(yōu)化配置。檔案管理對一個單位的發(fā)展有著至關重要的作用，所以基層必須做好檔案管理工作。

1.2 有助于基層整體工作發(fā)展

檔案管理是基層管理工作的重要組成部分，并不只是簡單記錄職工信息的資料，還是單位發(fā)展的業(yè)務基礎。高效的檔案管理方式是單位管理能力的重要表現(xiàn)之一，科學、合理開展檔案管理工作可使領導層對單位運行狀況進行充分了解，有助于領導層做出的決策更加正確。因此，只有加強對檔案管理工作重要性的認識，才能促進檔案管理向著規(guī)范化方向發(fā)展。除此之外，加強檔案管理工作，從管理理念和工作方式上進行創(chuàng)新，順應新時代探索新的管理途徑，高效反映本單位情況，既有助于社會經(jīng)濟穩(wěn)健發(fā)展，也能夠提升單位的綜合實力，有助于基層檔案管理工作發(fā)展。

2 新形勢下基層檔案管理工作的問題探析

2.1 基層檔案管理的制度不夠科學完善

科學良好的檔案管理工作，需要以完善的制度作支撐，只有這樣，基層檔案管理發(fā)展才能有所依靠。然而通過具體情況分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段國內(nèi)很多基層單位并沒有制定完善、健全、科學的檔案管理制度，其主要原因在于對檔案管理工作重要性認識不足，導致檔案管理部門開展具體工作時，沒有明確的制度規(guī)范對其進行約束，因此，在收集與處理各種檔案信息時，難以按照統(tǒng)一、科學的模式進行操作。長此以往，檔案管理工作愈加混亂，進而對檔案的保管與利用造成阻礙。

2.2 重視程度不足

針對基層檔案管理工作來說，普遍存在不重視管理的情況，在這種情況下，相關工作人員態(tài)度較為消極，其工作質(zhì)量和效率都會受到影響。根據(jù)當前基層檔案管理工作情況來看，雖然從業(yè)人員綜合素質(zhì)都較以往有了很大提升，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理是一項專業(yè)化的工作，檔案管理人員需要具備相應的專業(yè)知識技能，然而現(xiàn)階段基層的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，缺乏專業(yè)知識基礎，而基層單位本身也缺乏相應的培訓考核體系，進而不利于其專業(yè)素養(yǎng)提升。此外，由于檔案管理工作被長時間忽略，因此，檔案管理人員喪失工作積極性，沒有自主學習意識，在工作當中往往應付了事。

2.4 信息化建設滯后

目前，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢，信息化手段的應用有力地推動了各行各業(yè)的發(fā)展，要提升檔案管理水平與效率，信息化建設勢在必行。然而從當前基層檔案管理的實際情況看，信息化建設普遍滯后，投入不足，缺乏相應的軟硬件設施，并且檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發(fā)揮信息化設施的作用。

3 新形勢下做好基層檔案管理工作的策略

3.1 使檔案管理的制度切實得到優(yōu)化

全面優(yōu)化當前階段檔案管理工作，需要調(diào)整檔案管理制度，使當前管理制度更加科學化、合理化，確保后續(xù)檔案管理工作順利開展。不僅如此，設置內(nèi)部的管理機構過程中，應充分充實檔案管理部門的獨立性，并為其提供充足的資源保障。在檔案資料的整理、構成以及歸檔等相關環(huán)節(jié)，應將各崗位工作職責落實到位，同時采用科學的考核機制，建立一個圍繞基層檔案建設為核心的檔案管理體系。而科學化的提升檔案管理制度的水平，需要有關技術人員切實從各個方面，展開較為深層次的研究，確保所制定出來的制度在實際管理工作中有較強的操控性，進而為基層檔案工作的開展奠定科學化的流程。

3.2 完善管理理念，創(chuàng)新服務內(nèi)容

在新時期基層檔案管理工作，要結合全新的技術手段，進一步完善管理理念，將各種全新的管理模式融入到其中，進而保證檔案管理工作更加有效地實施。其一，大數(shù)據(jù)背景下，在檔案管理模式方面，其發(fā)展方向更加現(xiàn)代化、智能化以及自動化。基于此檔案管理人員應順應時代發(fā)展潮流，不僅需要提升自身知識文化水平，還應轉(zhuǎn)變管理觀念。將傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢與創(chuàng)新管理方式相結合，通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其二，使檔案的作用凸顯出來，通過改善服務模式，建立健全全方位的服務體系，確保重要信息安全，并以此為基礎，對檔案的公開性進行逐步擴大，以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關資源，從中獲取更多的有用知識。

3.3 加強對檔案管理工作的重視

首先，行政及事業(yè)單位負責人加強對檔案管理工作重要性的認識，充分了解檔案管理的優(yōu)勢所在，深刻體會其中內(nèi)涵，合理地對檔案部門工作職位進行配置，對檔案資源配置進行有效優(yōu)化，確保管理工作順利開展。只有基層領導高度重視檔案管理工作，才能促使基層單位自上而下對檔案管理工作給予足夠的重視。其次，檔案管理部門負責人及工作人員要重視本職工作，摒棄得過且過、敷衍了事的心態(tài)，保持積極的工作態(tài)度。要正確認識檔案管理的重要性，積極學習先進的管理理念，并落實在實際工作中，全面提升檔案管理水平。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作較為復雜，并且專業(yè)性以及綜合性較強。因此，工作人員需要具備較高的素質(zhì)，不只是較強的專業(yè)素質(zhì)，同時還需要良好的道德素養(yǎng)。由于檔案管理人員素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作水平，因此單位必須注重對人員的培養(yǎng)。第一，要選用專職人員負責檔案管理工作，加強人員的穩(wěn)定性，防治管理人員變動過于頻繁。第二，需要定期對檔案管理人員開展培訓活動，使其通過學習先進的檔案管理知識，提高自身綜合素質(zhì)。此外，還應以考核形式，對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進行評估，進而提高其道德品質(zhì)和工作能力，更好地做好本職工作。

3.5 強化技術保障

提升檔案管理水平，需要充分認識到信息化手段應用的重要作用，基層單位應當將檔案管理信息化建設當作頭等大事推進，給予充足的人力物力保障。檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢在于不僅可以實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，同時也能簡化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，節(jié)省人力物力，也便于查閱檔案資料。首先，基層單位要完善檔案信息化設施，購置必要的軟件設施，從而為后續(xù)工作奠定基礎。其次，基層檔案室要建立起檔案數(shù)據(jù)庫，收錄數(shù)字化檔案，這樣更加便于保管、調(diào)閱、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。最后，基層單位要培養(yǎng)信息化專業(yè)人才，以充分發(fā)揮各項信息化設施的作用，同時要注重相關操作技能的培訓，確?？梢允炀毑僮鳌?/p>

3.6 切實的優(yōu)化檔案管理的基礎設施

行政及事業(yè)單位內(nèi)部應當為將專業(yè)化較強的閱覽室提供給檔案管理部門，與此同時，還應對檔案室內(nèi)部進行規(guī)定，使其保持整潔、干凈的衛(wèi)生狀態(tài)，將各類器具與設備安裝其中。不僅如此，還應完善配套防火防盜、防水等措施。由于檔案室不可受長時間日光直射，因此，需要采用人工照明方式，并科學選擇防爆，最大程度上防止發(fā)生火災隱患事故。值得注意的是，相關人員還需要不斷對檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風等進行調(diào)整，并且在日常檔案管理工作中，還需要確保檔案庫房溫度在合理范圍之內(nèi)，其中以14攝氏度至24攝氏度為宜，而濕度需要控制在0.45-0.60之間，通過在室內(nèi)安裝濕度測量儀器，能夠及時掌握濕度變化情況，并且展開科學化的調(diào)節(jié)，注重基礎設施的優(yōu)化，才能確保檔案管理工作開展的前提基礎得到全面化的保障。

4 結束語

總之，基層單位必須要高度重視檔案管理作用，制定符合單位發(fā)展的檔案管理體系，明確檔案管理工作切入點，面對檔案管理工作中存在的問題，及時發(fā)現(xiàn)并解決，加強檔案管理者培訓，提升其綜合素質(zhì)，引入信息化技術，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新服務意識，確保檔案管理工作向著規(guī)范化、科學化方向發(fā)展，進而為單位發(fā)展提供保障與支持。基于此，檔案工作者們應對檔案事業(yè)忠誠，遵守相關法律法規(guī)，提高加強檔案管理水平，熟練掌握檔案業(yè)務，同時維護檔案安全，進而將檔案工作記載歷史、傳承文明以及服務未來的作用發(fā)揮到最大，促進國家繁榮昌盛。