孫 越 楊云可

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610000）

1 局限性

1.1 管理觀念老舊單一

電子檔案都是以電子文件的形式出現(xiàn)，一般包括普通的Word文檔、Excel表格，要求嚴(yán)格的有視頻、圖像及聲頻等，通常有原檔案和副本兩種保存方式。通常情況下通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以收集、歸檔、傳遞、保存和管理電子檔案，但實(shí)際管理操作過(guò)程中，部分工作依然延用紙質(zhì)檔案管理方式管理電子檔案，如檔案基礎(chǔ)信息靠人工錄入等，這種單一老舊的管理觀念及方法已經(jīng)無(wú)法滿足不斷變化的電子檔案管理需求[1]。

1.2 保存壽命有待延長(zhǎng)

盡管很多電子檔案都可以通過(guò)拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)却鎯?chǔ)在相應(yīng)的網(wǎng)盤或者服務(wù)器里面，但因存儲(chǔ)空間、網(wǎng)絡(luò)暢通性等的影響，會(huì)使得在傳輸過(guò)程存在部分檔案信息丟失、遺漏或者保存壽命縮短等，所以保存壽命還有待延長(zhǎng)成為電子檔案安全保護(hù)的一大難題。

1.3 保護(hù)措施有待完善

就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，關(guān)于紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)措施已經(jīng)得到完善，但關(guān)于電子檔案安全保護(hù)，因?yàn)殡娮訖n案起步晚等原因[2]，所以其保護(hù)措施并不完善，只是建立了基礎(chǔ)信息安全保護(hù)系統(tǒng)，相應(yīng)的安全保護(hù)法律法規(guī)及制定等并沒(méi)有得到完善，也沒(méi)有完善的檔案損壞處理方法，導(dǎo)致各種電子檔案損壞后得不到及時(shí)修復(fù)。另外，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的開放性，導(dǎo)致電子檔案在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播、保存時(shí)容易被盜取和泄露，使得信息丟失、遺漏，不利于電子檔案的準(zhǔn)確度、安全性提升。

1.4 自然保存因素產(chǎn)生的不利影響

首先，異常溫、濕度會(huì)使得存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備出現(xiàn)故障，從而導(dǎo)致檔案信息損壞。例如光盤、磁帶載體、在異常溫、濕度影響下會(huì)出現(xiàn)磁性降低、載體壽命縮短等現(xiàn)象，使得被存儲(chǔ)的信息丟失。再如，因?yàn)楣獗P載體多數(shù)都選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，所以在高溫作用下會(huì)發(fā)生變形、彎曲，導(dǎo)致數(shù)據(jù)讀寫準(zhǔn)確度受到影響；在濕度大的保存環(huán)境下磁帶載體還會(huì)出現(xiàn)移位、變形,使得記錄信息遺失。其次，灰塵影響?；覊m不僅會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生物理?yè)p壞，還會(huì)造成化學(xué)損壞和生物損壞，其中物理?yè)p壞包括在整理、保存和利用的過(guò)程中，隨著檔案的移動(dòng)和翻閱，就會(huì)引起塵粒與檔案制成材料的摩擦。這種摩擦?xí)辜堎|(zhì)材料起毛，長(zhǎng)期翻閱必將影響字跡的清晰度；在照片檔案中，由于感光層中有明膠，而明膠是從動(dòng)物的皮、韌帶、骨頭中提煉出來(lái)的，機(jī)械強(qiáng)度比較低，易被微小的機(jī)械力損傷，留下劃痕，從而使影像模糊。對(duì)于磁帶檔案來(lái)說(shuō)，塵粒沾附在記錄了信息的磁層表面，在播放時(shí)可使信號(hào)失真，噪音增大，當(dāng)塵粒隨著磁帶的行進(jìn)而進(jìn)入磁頭縫隙后，會(huì)造成磁短路，使磁帶上的信息重放不出來(lái)。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，沾附在磁盤、光盤上塵粒也同樣會(huì)增加機(jī)械磨損，造成音像模糊，嚴(yán)重時(shí)會(huì)使數(shù)據(jù)失真；另外，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件也有一定程度的磨損。；化學(xué)損壞包括腐蝕、降解等，由于大氣灰塵粒徑小，表面積大，吸附能力強(qiáng)，可以將空氣中的有害物質(zhì)吸附在它們的表面，或呈酸性或呈堿性。當(dāng)它們落在紙質(zhì)檔案上時(shí)，就會(huì)增加紙張的酸性或堿性（增加酸性的概率大），使紙張變黃，逐漸喪失強(qiáng)度，最后碎裂成粉末，紙張上的字跡也模糊不清，對(duì)于照片檔案來(lái)說(shuō)，由于照片的乳劑層中有銀，空氣中的過(guò)氧化物、臭氧均可引起銀的氧化或硫化而使照片上出現(xiàn)污漬，導(dǎo)致影像模糊褪色。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，空氣中的有害氣休和塵埃沉積和吸附在光盤表面，分解出酸性化合物或氧化物，腐蝕破壞光盤載體，致使光盤老化，造成電子檔案文件信息丟失，盤體損壞，壽命縮短。

1.5 管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)不高

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)，能夠高效處理檔案。

2 對(duì)策

2.1 完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

為了推進(jìn)電子檔案管理，我國(guó)制定了“CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理”要求和“電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范”標(biāo)準(zhǔn),前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對(duì)電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定[3]。

2.2 重視并加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)工作

第一，嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長(zhǎng)短；第二，從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和儲(chǔ)存空間適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全；第三，從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)[4]；第四，重視、做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)工作,確保數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息的完整性、安全性；第五，安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)病毒等。

2.3 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的電子檔案管理知識(shí)教育及技能培訓(xùn)

檔案管理部門應(yīng)該要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案人員電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。

2.4 加強(qiáng)電子檔案的電子拷貝保護(hù)力度

雖然電子檔案本身具有便捷性、廉價(jià)性的優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案對(duì)電子計(jì)算機(jī)有極強(qiáng)的依賴性，而電子計(jì)算機(jī)可能會(huì)由于外在的病毒侵入、內(nèi)在的系統(tǒng)紊亂等原因發(fā)生故障，造成電子檔案損壞而難以恢復(fù)，這就要求電子檔案的保管人員在保管過(guò)程中，實(shí)施“雙保護(hù)措施”[5]。而由于電子拷貝保護(hù)具有便捷性，能夠保留對(duì)電子檔案檢索的便捷性的特性，因此，電子檔案保護(hù)人員可以借助于硬盤、光盤等外在的承載方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的二重保護(hù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，檔案管理時(shí)需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有著一定程度的了解。此外，做好檔案管理工作不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說(shuō)明檔案管理人員認(rèn)識(shí)到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，檔案管理人員不僅重視電子檔案管理,也重視紙質(zhì)檔案管理,合理、科學(xué)的開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還促進(jìn)電子檔案時(shí)代的檔案事業(yè)的發(fā)展。