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        淺談畢業(yè)生人事檔案管理問題與對(duì)策

        2021-04-14 20:04:39
        卷宗 2021年1期
        關(guān)鍵詞:企事業(yè)畢業(yè)生檔案管理

        王 燕

        (湖南省永州市寧遠(yuǎn)縣人力資源和社會(huì)保障局,湖南 永州 425600)

        現(xiàn)階段,我國畢業(yè)生人事檔案管理體系并不完善,還存在很多的管理問題,在高校大學(xué)生畢業(yè)以后,原籍檔案只能調(diào)入到市教育局,而不是回到戶口所在地的縣區(qū)人力資源中心,這就需要學(xué)校開具調(diào)檔函,才能從學(xué)校有機(jī)到人力資源中心,這就引起很多不必要的矛盾問題,為此需要考慮到畢業(yè)生的實(shí)際需求,改進(jìn)人事檔案管理流程,逐步建立完善的管理制度,才能避免上述問題,保證畢業(yè)生人事檔案管理質(zhì)量。

        1 畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)實(shí)作用概述

        較國有經(jīng)濟(jì)時(shí)代改革前,現(xiàn)階段畢業(yè)生檔案重要性有著一定程序減輕,大部分單位通過面試確定畢業(yè)生是否符合錄用要求,但是人事檔案仍然發(fā)揮極為重要的作用,需要按照國家要求保存管理。畢業(yè)生人事檔案主要有以下方面:第一,站在國家層面來講,人事檔案是國家管理規(guī)劃人才資源的重要資料,也是人才戰(zhàn)略實(shí)施的核心,為現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)奠定基礎(chǔ)。第二,站在企事業(yè)單位角度來講,人事檔案可以提供畢業(yè)生的各方面資料,了解畢業(yè)生人生軌跡,掌握學(xué)生在校期間成績(jī)等方面,通過對(duì)人事檔案的合理利用,可以更好地篩選出適合的人才,為企事業(yè)單位今后的運(yùn)營發(fā)展提供充足人才支持。第三,站在畢業(yè)生角度來講,人事檔案反映出自己上學(xué)到工作的各階段經(jīng)歷,是一筆寶貴的財(cái)富,擁有法律效應(yīng),特別是剛步入社會(huì)的畢業(yè)生,選擇讀研、公考、參與工作時(shí),都需要人事檔案出具證明。

        2 畢業(yè)生人事檔案管理問題

        2.1 高校畢業(yè)生缺乏對(duì)人事檔案的重視

        由于缺少社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)宣傳度較低等因素,很多高校畢業(yè)生都不了解人事檔案的重要性,甚至出現(xiàn)棄檔的現(xiàn)象,阻礙人事檔案管理工作正常開展。近些年社會(huì)發(fā)展迅速,高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加,導(dǎo)致競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈,為了獲取一份工作機(jī)會(huì),很多畢業(yè)生都是先隨便找到一份臨時(shí)工作,一邊工作一邊尋求性的機(jī)會(huì),這種情況下,檔案調(diào)取、檔案轉(zhuǎn)移較為麻煩,這就出現(xiàn)了棄檔的現(xiàn)象,就調(diào)查發(fā)現(xiàn),國家相關(guān)部門經(jīng)常保存大量遺棄檔案,沒有繳納足額管理費(fèi)用。

        2.2 檔案調(diào)取手續(xù)較為繁瑣

        現(xiàn)階段,在高校大學(xué)生畢業(yè)以后,檔案一般會(huì)發(fā)往原籍,但是只能先調(diào)回市教育局,無法直接返回到戶口所在地的縣區(qū)人力資源中心,這種情況下,就需要高校開具調(diào)檔函,依靠出具的材料通過學(xué)校郵回縣區(qū)人力資源中心,這就增加了人事檔案的調(diào)取難度,需要經(jīng)歷復(fù)雜繁瑣的手續(xù)。很多高校畢業(yè)生缺乏對(duì)人事檔案的重視,認(rèn)為手續(xù)過于繁瑣,甚至直接棄檔。

        2.3 高校缺乏對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的重視

        一些高校同樣缺乏重視,沒有做好宣傳工作,導(dǎo)致畢業(yè)生沒有意識(shí)到人事檔案的重要性。在高校人事檔案管理過程中,將所有注意力放在學(xué)籍檔案構(gòu)建管理,但是沒有在人事檔案管理工作上投入過多的關(guān)注度,應(yīng)付式的記錄一些內(nèi)容,導(dǎo)致檔案不夠完善。在保管、轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié),也沒有履行應(yīng)有的責(zé)任,甚至直接將人事檔案轉(zhuǎn)交人才管理部門,導(dǎo)致畢業(yè)生和人事檔案直接分離,無法及時(shí)繳納費(fèi)用。

        2.4 缺乏對(duì)人才市場(chǎng)需求的重視

        經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展建設(shè),目前檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化,采用信息化管理手段,但是管理人員缺乏人才信息的接受意識(shí),仍然將檔案管理、保存、記錄等工作放在核心位置上,沒有切實(shí)考慮到人才市場(chǎng)的實(shí)質(zhì)需求,無法契合人才市場(chǎng)的需求。

        3 畢業(yè)生人事檔案管理問題解決對(duì)策

        3.1 健全高校人事檔案管理體系

        在大學(xué)生畢業(yè)前,就要做好檔案功能教育工作,當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)較為激勵(lì),在企事業(yè)單位聘用人才時(shí),通常將人事檔案作為重要的參考資料,高校要持續(xù)加強(qiáng)宣傳工作,讓高校畢業(yè)生意識(shí)到人事檔案的重要性,才能更好地完成調(diào)檔、轉(zhuǎn)移等工作。同時(shí),高校也要構(gòu)建完善的檔案管理體系,遵循一定的管理原則,制定完善的保存、轉(zhuǎn)移、管理制度,檔案管理部門要履行好自身使命,才能為人事檔案今后的管理應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

        3.2 檔案管理單位切實(shí)履行好服務(wù)職能

        作為人事檔案的主管部門,要持續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量,激發(fā)存檔意識(shí),履行自身的管理、保存的職責(zé),配合社會(huì)需求開展檔案管理工作。根據(jù)上述研究可知,當(dāng)前人事檔案畢業(yè)后返回原籍的程序較為復(fù)雜,一方面可以從國家政策入手,逐漸優(yōu)化改善檔案返回原籍的流程,另一方面提升服務(wù)質(zhì)量,積極配合畢業(yè)生的調(diào)檔工作,提高服務(wù)意識(shí)及精神,才能讓畢業(yè)生按照要求完成調(diào)檔、歸檔等工作,減少棄檔的現(xiàn)象。

        3.3 滿足人才市場(chǎng)需求

        在人才市場(chǎng)中,人事檔案發(fā)揮重要作用,在管理過程中就要考慮到人才市場(chǎng)的實(shí)際需求,做好前期管理工作,才能為人才市場(chǎng)提供高質(zhì)量的人事檔案資料,為畢業(yè)生就業(yè)提供參考資料,提供更多對(duì)口的就業(yè)機(jī)會(huì),同時(shí)為企事業(yè)單位輸送對(duì)口的人才。

        3.4 規(guī)范畢業(yè)生人事檔案管理工作

        第一,加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)工作。樹立人才戰(zhàn)略思想理念,培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍,既要擁有較高的政治素質(zhì),又要保證業(yè)務(wù)能力,逐漸落實(shí)好崗位責(zé)任制度。第二,加深數(shù)字化檔案規(guī)范管理。目前檔案管理部門已經(jīng)基本完成數(shù)字化建設(shè),后續(xù)要依據(jù)數(shù)字化檔案特點(diǎn),持續(xù)完善優(yōu)化規(guī)范管理制度,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理行為的約束,考慮畢業(yè)生人事檔案的特殊性,提供專項(xiàng)檔案服務(wù)。

        4 結(jié)語

        在新時(shí)期下,更要突出畢業(yè)生人事檔案管理的重要性,找到不同層次檔案管理存在的弊病,逐漸解決困境難題,才能完善畢業(yè)生人事檔案管理制度,賦予新的管理內(nèi)涵,抓住管理的重點(diǎn)內(nèi)容,引入一些高科技的現(xiàn)代化手段,考慮到人才市場(chǎng)需求,充分利用畢業(yè)生人事檔案資源。未來還可以加強(qiáng)對(duì)個(gè)人誠信檔案的構(gòu)建,強(qiáng)化人事檔案,為畢業(yè)生今后的工作生活奠定基礎(chǔ),為企事業(yè)單位提供對(duì)口的人才,充分利用人才資源,推動(dòng)社會(huì)健康可持續(xù)發(fā)展。

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