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        高職院校行政秘書管理工作研究

        2021-04-13 13:43:31陳亞民
        課程教育研究 2021年15期
        關(guān)鍵詞:高職院校管理工作

        陳亞民

        【摘要】高職院校行政秘書管理工作的重要性、繁瑣性及綜合性等特征,對行政秘書的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力提出了很高的要求。要想充分發(fā)揮行政秘書管理工作的作用價值,需本著具體問題具體分析的原則,采取多措并舉的方式,切實解決其工作中的問題。本文主要對高職院校行政秘書管理工作的職責、問題及改進對策進行闡述,希望對其工作質(zhì)量與效率的持續(xù)改進起到積極參照作用。

        【關(guān)鍵詞】高職院校? 行政秘書? 管理工作

        【中圖分類號】G717.2 ? 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089(2021)15-0006-02

        高職院校行政秘書在學(xué)校工作中扮演著領(lǐng)導(dǎo)助手的角色,起到上傳下達、內(nèi)務(wù)管理、會務(wù)組織和關(guān)系協(xié)調(diào)等多方面的作用。要想做合格的行政秘書,需緊跟時代發(fā)展步伐,在工作觀念與手段等方面加強創(chuàng)新,確保行政秘書管理工作順利展開,充分發(fā)揮崗位作用,以積極推動高職院校各項工作的開展。

        一、行政秘書崗位職責概述

        (一)工作內(nèi)容

        行政秘書是學(xué)院日常工作的管理者,師生和領(lǐng)導(dǎo)是其主要的工作服務(wù)對象,同時要做好與總務(wù)處、人事處及教務(wù)處等部門工作對接。行政秘書的崗位職責與工作內(nèi)容如下:(1)會務(wù)管理?;顒优e辦與會議召開時,做好會議的宣傳報道、會議接待、會議場所布置、會議組織、會議紀要撰寫等工作。(2)印章管理。學(xué)校文件、登記退學(xué)與休學(xué)學(xué)生用章申請,學(xué)生就業(yè)推薦表、學(xué)生在讀證明及綜測測評表等各項文件用印管理。(3)人事工作。做好教職工申報人員的材料收集整理,輔助初審職稱申報條件,在領(lǐng)導(dǎo)的指示下,規(guī)范展開評審工作。(4)物料管理。負責申請、購買、增置及定時領(lǐng)用教學(xué)辦公用品,維持教學(xué)與辦公的正常秩序。同時為了滿足正常上課所需,行政秘書需提前達到辦公室,便于學(xué)生借用鑰匙上課。統(tǒng)籌管理鑰匙,便于社團與學(xué)生會的開會和彩排等活動順利展開。(5)考務(wù)工作。收集歸檔分析表與試卷等材料,安排落實考試,英語AB級與普通話和計算機等級考試的報名通知。(6)學(xué)籍異動管理。掌握全院學(xué)生的轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)及畢業(yè)等情況,做好各類手續(xù)辦理工作。(7)完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他各項工作,輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項行政事務(wù)的處理,履行自身職責。

        (二)工作特點

        主要體現(xiàn)在以下幾方面:(1)重要性。高職院校行政工作之間的銜接、上傳下達、計劃、安排等內(nèi)容大多是由行政秘書來完成的。其起著潤滑、連接、紐帶的作用。(2)繁瑣性。行政秘書的管理內(nèi)容繁瑣,涉及傳達學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示、收集整理資料、組織安排活動及報賬采買等。行政秘書每天都要面對大量的工作,而且很多時候是各種事物同一時間發(fā)生。(3)機動性。院校各部門、各崗位的工作職責劃分明確,但行政秘書崗位職責的界限模糊,需要行政秘書完成大量瑣碎的與臨時指派的工作,工作的機動性與不固定性特征明顯,哪里需要哪里去。(4)綜合性。行政秘書所負責的工作多樣化,對其自身的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力要求較高,包括溝通能力、執(zhí)行能力及扎實的專業(yè)知識等。(5)輔助性。秘書并非行政工作的主導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)是工作主導(dǎo),由于工作繁忙,無法做到全面顧及,而秘書需承擔其協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的責任,輔助領(lǐng)導(dǎo)做好管理等工作。

        二、行政秘書管理工作中的問題

        (一)學(xué)校方面的問題

        首先,行政秘書的待遇不理想。行政秘書的工作量與強度較大,但待遇并沒有多勞多得的合理績效計算,不利于秘書工作積極性的提升。秘書崗位未設(shè)立專門的編制,大部分為勞務(wù)派遣制或人事代理,與編內(nèi)人員的待遇差別較大。其次,晉升空間局限。行政秘書對應(yīng)的晉升崗位不多,行政工作人員的職稱評定名額少,競爭壓力較大。考核任務(wù)重,無法在任務(wù)中投入大量的精力。轉(zhuǎn)崗與晉升的機遇不足,不利于工作人員潛能的激發(fā)和職業(yè)水平的提高。最后,領(lǐng)導(dǎo)不重視。高職院校對學(xué)術(shù)科研等工作較為重視,認為行政部門屬于服務(wù)性質(zhì),不利于行政秘書工作問題的及時發(fā)現(xiàn)與糾正。除此之外,將培訓(xùn)、科研及教學(xué)等納入行政秘書工作考核,直接弱化了行政秘書考核的合理性[1]。

        (二)自身方面的問題

        首先,高職院校行政秘書的工作狀態(tài)懈怠。高職院校對行政秘書的輔助性崗位不重視,導(dǎo)致行政秘書的工作熱情與效率低。其次,自我認知定位模糊。行政秘書對自身的認知定位不準確,對領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者與師生的服務(wù)者及學(xué)校日常工作的推進者的角色定位認識片面,直接影響工作狀態(tài),將不利于推進學(xué)校的正常運行。最后,工作計劃制定不合理。雖然行政秘書的工作內(nèi)容繁瑣,但都需要認真與細致地對待。由于行政秘書的工作狀態(tài)與習(xí)慣不理想,導(dǎo)致工作計劃的制定不周全,工作缺乏預(yù)見性、系統(tǒng)性及完整性,將無法做到其工作總結(jié)與反思及糾正。

        三、行政秘書做好管理工作的對策

        (一)端正工作態(tài)度

        行政秘書的工作性質(zhì)復(fù)雜繁瑣,極易影響工作狀態(tài)和情緒。要求行政秘書在處理管理工作時,需具備良好的心態(tài),客觀看待崗位工作職責和任務(wù),全身心地投入到崗位工作中來,實現(xiàn)工作質(zhì)量與效率的穩(wěn)中求進。行政秘書需積極學(xué)習(xí)自我調(diào)整心理狀態(tài)與負面情緒的措施方法,加強自身工作心態(tài)的管理,熱愛本質(zhì)工作,力求工作做到細致與完美。行政秘書屬于需要多方面協(xié)作配合才能高效完成的工作,要求各行政職務(wù)人員間做好團結(jié)凝聚,以盡快實現(xiàn)秘書工作績效與學(xué)校的管理目標。同時還需從建立制度與端正秘書工作態(tài)度和處事方式等手段入手,切實強化行政秘書隊伍的團結(jié)力。

        (二)減少工作失誤

        行政秘書工作繁雜,但需確保各項工作的正確處理,這就要求行政秘書嚴謹對待各項工作,加強對細微與小錯誤的把控,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于無法解決的問題,虛心向領(lǐng)導(dǎo)與上級部門反饋。縝密考慮會務(wù)等行政秘書工作的展開,盡量避免發(fā)生不必要的失誤。制定多種可行的工作方案,遇到危機時,及時轉(zhuǎn)換方案,確保工作任務(wù)保質(zhì)保量的完成[2]。加強行政秘書工作的創(chuàng)造性展開,杜絕大鍋飯心態(tài),實現(xiàn)即說即做,及時轉(zhuǎn)發(fā)與處理上級部門發(fā)送的通知,提高自身的執(zhí)行力,得心應(yīng)手地展開崗位工作。要想減少工作失誤,就要求行政秘書具備規(guī)則意識。規(guī)則意識不是指固守成規(guī)與按部就班和一成不變。行政秘書需遵守職場規(guī)則、職業(yè)道德及職業(yè)操守,具備保密意識,維護學(xué)校部門的利益,在參與重要會議與領(lǐng)取行政機要文件時,掌握與靈活運用各種保密方法。保持嚴明的紀律,做到不該說的不說、不該聽的不聽、不該看的不看。一絲不茍的精神,不僅體現(xiàn)在具體的工作上,要清楚工作的輕重緩急,明白秘書無小事的道理,更體現(xiàn)在言行舉止上,行政秘書要根據(jù)不同的工作對象與工作環(huán)境,采取恰當?shù)男袨榉绞健?/p>

        (三)提高工作水平

        行政秘書需具備終身學(xué)習(xí)與自身建設(shè)的意識,積極參與各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動,確保工作的流暢性,改變以往形式化與機械化的工作模式。要求行政秘書具備鍥而不舍的精神,在做好日常工作之余,不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng),以尋求自身的發(fā)展與高校的重視。注重自身多方面能力的提升,尤其是注重自身信息素養(yǎng)的強化,熟練運用OA系統(tǒng)處理工作業(yè)務(wù),提高行政管理工作的有效性。高職院校應(yīng)當完善人才引進與培訓(xùn)考核和激勵等機制,不斷優(yōu)化行政秘書的隊伍結(jié)構(gòu)體系,全面提高其工作素養(yǎng)能力水平。

        行政秘書管理工作,應(yīng)當力求達到四個維度:(1)高度。行政秘書應(yīng)當具備大局意識,想領(lǐng)導(dǎo)所想,急領(lǐng)導(dǎo)所急,大事要考慮,小事做到位,減少冗余的工作。(2)速度。行政秘書的工作千頭萬緒,甚至?xí)砑嫠殻愿非蠊ぷ餍?,在有效的時間完成各項工作,避免重復(fù)勞動[3]。(3)力度。注重工作效率與效果,減少出錯的同時,在最短的時間內(nèi)完成規(guī)定工作。高校行政秘書工作涉及到各部門,任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都會影響最終成效。因此,要求行政秘書不僅要有速度,更需要有力度。(4)熱度。始終維持高漲的工作熱情,是做好崗位工作與推動自身不斷進步的先決條件之一。高職院校的行政秘書工作相對特殊,要求其具備良好的心理調(diào)適能力,還需具有較大的工作內(nèi)驅(qū)動力,這就需要領(lǐng)導(dǎo)加強關(guān)心與支持,采取獎勵和肯定等措施,全面激發(fā)行政秘書的工作激情。

        (四)持續(xù)改進師生服務(wù)質(zhì)量

        在精細化行政管理的過程中,對行政秘書的職業(yè)道德要求較高,需要行政秘書做到自尊自重與甘于平凡,同時具備較強的溝通表達能力、辦事能力和獨立應(yīng)對的能力。具有較高的責任意識,能夠獨立處理各項事務(wù),全程跟進工作狀態(tài),通過網(wǎng)絡(luò)交流平臺溫馨提示教師,并積極配合教師完成各項工作。在日常工作中,可通過周表格的方式,規(guī)范有序地展開各項事務(wù)。時間管理方面強調(diào)輕重緩急與主次之要,先完成近期較急且重要的任務(wù),做好周日志記錄,有條不紊地展開各項工作。提高工作效率的同時,將更多的精力與時間投入到服務(wù)師生方面,做好與師生的溝通交流工作,盡全力幫助師生完成各項工作。尤其是在意見出現(xiàn)分歧時,應(yīng)當用清晰的思路和理性的頭腦及熱情的服務(wù)態(tài)度進行解決,減少正面沖突,做到相互尊重與幫助。行政秘書同時要具備服務(wù)意識,要心懷寬容之心,學(xué)會換位思考,根據(jù)服務(wù)對象和工作內(nèi)容的不足,創(chuàng)新各種服務(wù)方法和對策,以推動服務(wù)質(zhì)量持續(xù)改進。

        四、總結(jié)

        加速行政秘書管理工作的轉(zhuǎn)型升級,對實現(xiàn)行政秘書的自我價值與推動高職院校的現(xiàn)代化發(fā)展有著積極意義。但行政秘書的管理工作仍處于摸索性前進階段,存在諸多的問題,有較大的完善空間,還需采取追求極致工作與正確處理事務(wù)及提高工作水平和精細工作管理等多措并舉的方式,確保行政秘書能夠保質(zhì)保量地完成崗位工作,從而實現(xiàn)行政秘書崗位職責的高效落實與作用價值的充分發(fā)揮。

        參考文獻:

        [1]黃加敏.新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析[J].2021(6):155-156.

        [2]劉曼姝.高職院校行政秘書工作的實踐與思考[J].長江叢刊,2019(2):190-191.

        [3]郭姝君.高校二級學(xué)院行政秘書工作研究[J].科教導(dǎo)刊(下旬),2019(3):21-22.

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