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        高校圖書館館員KPI考核評價(jià)體系的構(gòu)建

        2021-04-06 04:25:34李曉玲李紅
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年5期
        關(guān)鍵詞:高校圖書館考核

        李曉玲 李紅

        摘 要:高校圖書館對館員進(jìn)行KPI績效考核可提高圖書館的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。本文以三亞學(xué)院圖書館館員績效考核評價(jià)體系改革實(shí)踐為例,探討運(yùn)用KPI的理論和方法,對原有的館員績效考核進(jìn)行優(yōu)化,將圖書館的發(fā)展目標(biāo)、各部門崗位職責(zé)和圖書館館員考核有機(jī)結(jié)合,通過量化和細(xì)化的KPI實(shí)現(xiàn)了對館員的360度全方位考核,由此構(gòu)建出一套符合館情的館員KPI績效考核評價(jià)體系,為高校圖書館探索館員績效考評體系的構(gòu)建提供思路。

        關(guān)鍵詞:KPI ;高校圖書館 ;館員; 考核

        近年來,很多企業(yè)都將關(guān)鍵績效指標(biāo)(Key Performance Indicator,KPI)應(yīng)用到管理和考評中。所謂KPI,是指管理者或管理機(jī)構(gòu)通過對組織或機(jī)構(gòu)內(nèi)部流程的輸入端、輸出端的關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、分析, 衡量績效的一種目標(biāo)式量化管理指標(biāo)。KPI把組織的戰(zhàn)略目標(biāo)分解為可操作的具體工作目標(biāo),強(qiáng)調(diào)在管理實(shí)踐中抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié),抓住20%的關(guān)鍵行為加以統(tǒng)籌實(shí)施,即可達(dá)到80%的管理目標(biāo),即管理學(xué)的“二八原理”。通過KPI績效管理,將組織的目標(biāo)分解和量化,能使企業(yè)管理者和員工更加清晰明確各自的職責(zé)和目標(biāo),將更多精力集中在能達(dá)成目標(biāo)的關(guān)鍵行動(dòng)上,從而調(diào)動(dòng)員工的工作積極性和創(chuàng)造性,推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),因此KPI績效管理在企業(yè)管理中應(yīng)用較為廣泛。

        目前,在國外及我國港澳臺(tái)地區(qū)的圖書館中也普遍采用了KPI績效管理,但我國大部分高校圖書館采用的還是傳統(tǒng)的“德、能、績”考核,績效管理還處于“粗放型”探索階段,還存在很多不足之處,如績效考核指標(biāo)不明確、績效考核流程不規(guī)范,考核過程流于形式,考核結(jié)果粗放,缺乏科學(xué)的考核反饋機(jī)制等,對館員起不到積極的激勵(lì)作用,不能將館員的工作目標(biāo)和圖書館的發(fā)展目標(biāo)相統(tǒng)一,不利于圖書館實(shí)現(xiàn)總體發(fā)展目標(biāo)。因此,高校圖書館建立KPI館員績效考核評價(jià)體系是有必要的,對圖書館的發(fā)展和個(gè)人成長都有積極意義。主要體現(xiàn)在:(1)有利于聚焦核心要素,提升圖書館管理成效。KPI績效考核可以將圖書館的發(fā)展目標(biāo)和工作要點(diǎn)層層分解至每個(gè)館員,有效約束和引導(dǎo)館員行為,使館員工作目標(biāo)與圖書館發(fā)展目標(biāo)保持一致,更有利于提高館員的工作成效,實(shí)現(xiàn)圖書館的發(fā)展目標(biāo)。(2)有利于構(gòu)建合理的激勵(lì)機(jī)制,促進(jìn)館員成長。通過KPI績效考核,圖書館管理者能更公正客觀地評價(jià)每個(gè)館員的工作績效,做好人事調(diào)整和安排,通過一定的考核激勵(lì)機(jī)制促進(jìn)館員成長進(jìn)步。

        一、三亞學(xué)院圖書館館員KPI考核評價(jià)體系的構(gòu)建

        1. 構(gòu)建背景

        2017年,為切實(shí)保障三亞學(xué)院卓越發(fā)展戰(zhàn)略落實(shí)和“十三五”發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)達(dá)成,三亞學(xué)院下發(fā)了文件《三亞學(xué)院全員目標(biāo)管理體系設(shè)計(jì)及實(shí)施方案》,在原有崗位目標(biāo)責(zé)任和績效評價(jià)機(jī)制的基礎(chǔ)上,完善績效管理模式,系統(tǒng)設(shè)計(jì)全員目標(biāo)管理體系,對各級管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)科學(xué)評價(jià)與考核,對各級組織(團(tuán)隊(duì))和各崗位人員(個(gè)人)工作績效同步實(shí)施系統(tǒng)性全程管理,使之與學(xué)校愿景、戰(zhàn)略、發(fā)展目標(biāo)和階段重點(diǎn)工作相匹配。相應(yīng)的,三亞學(xué)院圖書館從學(xué)校整體戰(zhàn)略規(guī)劃出發(fā),結(jié)合本館館情,促進(jìn)規(guī)劃和措施落實(shí),建立起一套基于KPI的績效考核評價(jià)體系。

        2. 構(gòu)建原則

        三亞學(xué)院圖書館館員KPI績效考核評價(jià)體系中,將圖書館發(fā)展目標(biāo)和學(xué)年度工作重點(diǎn)納入到考核體系中,分解成具體的、可操作的工作目標(biāo),堅(jiān)持“能量化的盡量量化,不能量化的盡量細(xì)化”的原則,分清各部門、崗位的主要責(zé)任,將KPI考核落實(shí)到每一位館員,分層、逐級實(shí)現(xiàn)圖書館為讀者服務(wù),為教學(xué)科研服務(wù)的目標(biāo)。

        3. KPI考核模型

        針對館員個(gè)人的考核從KPI指標(biāo)、崗位勝任力、服務(wù)滿意度以及創(chuàng)新激勵(lì)或負(fù)面清單4個(gè)維度進(jìn)行考核,其中服務(wù)滿意度分別從上級、同級、下級三個(gè)方面進(jìn)行評價(jià),實(shí)現(xiàn)了360°立體全方位的考核。

        4. KPI考核評價(jià)指標(biāo)

        I級指標(biāo)

        三亞學(xué)院圖書館從4個(gè)考核維度將館員KPI分為I級指標(biāo)(如表2所示)和II級指標(biāo),并對其進(jìn)行細(xì)化量化,每項(xiàng)指標(biāo)都設(shè)置了分值和評分標(biāo)準(zhǔn)。其中“圖書館學(xué)年度工作重點(diǎn)”將圖書館里的工作要點(diǎn)和重點(diǎn)觀測指標(biāo)納入考核,“崗位職責(zé)和工作要點(diǎn)”結(jié)合各部門崗位職責(zé),設(shè)置了不同的考核標(biāo)準(zhǔn)。

        在I級指標(biāo)的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步分解出II級指標(biāo)。如I級指標(biāo)“圖書館學(xué)年度工作重點(diǎn)”又分解出科研工作、信息素養(yǎng)教育、學(xué)科服務(wù)、宣傳工作等II級指標(biāo)(如表3所示),并制定了《圖書館科研工作考核辦法》《圖書館宣傳工作評分統(tǒng)計(jì)辦法》《圖書館信息素養(yǎng)+學(xué)科服務(wù)考核評分管理辦法》等文件,對每一項(xiàng)工作進(jìn)行量化評分。旨在鼓勵(lì)館員在做好本職工作的同時(shí),積極參與到圖書館的重點(diǎn)工作中,以達(dá)成圖書館的總體工作目標(biāo)。

        在I級指標(biāo)“崗位職責(zé)和工作要點(diǎn)”中,按不同崗位設(shè)計(jì)了不同的II級指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn),如采編崗的II級考核指標(biāo)包括紙質(zhì)圖書采訪、圖書驗(yàn)收、報(bào)刊訂購、統(tǒng)計(jì)分析和好書推薦等(詳見表4)。閱覽服務(wù)崗的II級考核指標(biāo)包括圖書報(bào)刊管理、閱覽室管理、志愿者管理、安全管理、參考咨詢等,每一項(xiàng)II級考核指標(biāo)都有清晰的評分標(biāo)準(zhǔn),能夠進(jìn)行量化評分。

        16分 紙質(zhì)圖書的采訪及管理工作 4 負(fù)責(zé)收集、整理、篩查書目數(shù)據(jù),按計(jì)劃提交申購書目;負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的錄入,做好選書、查重及查漏補(bǔ)缺工作;根據(jù)學(xué)校專業(yè)設(shè)置和專業(yè)性質(zhì),制定資源建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和采訪原則,有計(jì)劃、有重點(diǎn)地采集中外文獻(xiàn)資料;負(fù)責(zé)采編部門相關(guān)的各種條例與規(guī)章的制定和修訂完善工作;如不能按時(shí)保質(zhì)保量完成工作計(jì)劃,扣1-2分,如出現(xiàn)重大工作失誤,扣3-4分。

        圖書驗(yàn)收工作 4 根據(jù)我館的編目、驗(yàn)收和加工細(xì)則,對到館的新書及時(shí)做好物理驗(yàn)收和編目數(shù)據(jù)查驗(yàn)工作,對不合格圖書做退書處理,數(shù)據(jù)問題要求書商返工,保證系統(tǒng)驗(yàn)收錯(cuò)誤率不高于1%;及時(shí)做好對賬結(jié)算工作。如出現(xiàn)工作失誤,視情況酌情扣減1-2分;出現(xiàn)重大問題扣減3-4分。

        圖書資產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析工作 3 做好采編加工室的安全六防工作,杜絕圖書資源的丟失;對新到圖書做好登記,驗(yàn)收,統(tǒng)計(jì)到書率;對采訪后的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析分析,及時(shí)調(diào)整采訪策略。出現(xiàn)工作失誤酌情扣減1-2分;出現(xiàn)重大問題扣減分?jǐn)?shù)可以超過3分;

        期刊、報(bào)紙的訂購及報(bào)賬工作 3 調(diào)查分析各類報(bào)刊的使用情況,制定報(bào)刊目錄;協(xié)調(diào)溝通各行政部門,征集報(bào)刊目錄;及時(shí)訂購各類報(bào)刊和報(bào)賬,出現(xiàn)報(bào)刊訂購不及時(shí)扣0.5-1分,造成嚴(yán)重影響的扣2分。

        新書和好書的推薦 2 負(fù)責(zé)新書、好書的推薦與宣傳,新書展示臺(tái)的上新工作,提高讀者對信息資源的利用率;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

        5. KPI績效考核的組織實(shí)施

        每學(xué)年末,經(jīng)圖書館館務(wù)會(huì)討論,成立考核小組,根據(jù)圖書館KPI績效考核指標(biāo)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合績效完成實(shí)際情況,核算館員的績效考核得分,以此作為館員年終考評的依據(jù)。同時(shí),針對考核過程中發(fā)現(xiàn)的問題,提出改進(jìn)措施,在下一年度的考核方案中加以完善。

        6. 館員KPI績效考核成效

        (1)提高了圖書館的科研產(chǎn)出

        三亞學(xué)院圖書館的KPI考核指標(biāo)中對館員的科研產(chǎn)出有明確要求,這在很大程度上督促了館員更加努力申報(bào)課題和發(fā)表論文,近兩年三亞學(xué)院圖書館的發(fā)文量得到大幅提高,全館32個(gè)館員2019年累計(jì)發(fā)表論文28篇,較2017年的15篇提高了86.67%。館員的業(yè)務(wù)能力和科研水平得到了明顯提高。

        (2)提高了圖書館的服務(wù)成效

        經(jīng)過3年的實(shí)踐探索,三亞學(xué)院圖書館館員整體績效得到了提升,在科研產(chǎn)出、服務(wù)績效、個(gè)人職業(yè)發(fā)展等方面都有明顯改善。在KPI績效考核的激勵(lì)下,館員的工作目標(biāo)更清晰,效率更高,圖書館不僅按時(shí)完成了每學(xué)年初制定的工作目標(biāo),通過KPI考核也進(jìn)一步強(qiáng)化了圖書館各部門之間、館員之間的團(tuán)隊(duì)合作精神,增強(qiáng)了圖書館凝聚力和館員的歸屬感,提升了圖書館的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

        二、三亞學(xué)院圖書館館員KPI考核體系的啟示

        通過構(gòu)建館員KPI績效考核管理體系,把學(xué)校發(fā)展愿景和圖書館的年度工作重點(diǎn)分解到各個(gè)考核指標(biāo)中,逐步落實(shí)各項(xiàng)工作指標(biāo),能使管理者將精力集中在對績效有最大驅(qū)動(dòng)力的管理行動(dòng)上,及時(shí)診斷工作中的問題,并及時(shí)采取改進(jìn)措施,更有利于完成圖書館的整體工作目標(biāo)。

        KPI關(guān)鍵績效指標(biāo)通過相應(yīng)的約束和激勵(lì),讓館員的工作目標(biāo)和責(zé)任更加明晰,更加關(guān)注圖書館整體業(yè)績指標(biāo)、部門重要工作領(lǐng)域及個(gè)人關(guān)鍵績效指標(biāo),最大程度地激發(fā)了館員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,有利于提高館員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)而提高圖書館整體績效。

        在KPI目標(biāo)設(shè)定、評估環(huán)節(jié)中,融入個(gè)體的參與和溝通,促進(jìn)民主機(jī)制的建立、主人翁文化的深植。經(jīng)館員確認(rèn)過的KPI考核指標(biāo),為館員更主動(dòng)規(guī)劃和開展崗位工作提供依據(jù),有利于崗位創(chuàng)新,有利于館員充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性。

        KPI績效考核管理體系降低了考核成本,減少了主觀考核的盲目性,縮減了模糊考核的推敲時(shí)間,使考核更加公平、透明化。

        三、結(jié)語

        績效考核是一種科學(xué)的管理思想和管理方法,它對于提高館員工作績效、激發(fā)館員工作潛能,使圖書館的管理和服務(wù)穩(wěn)步向前具有極大的意義。KPI考核體系是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程,需要不斷修訂改進(jìn)以保持其與學(xué)校愿景和圖書館發(fā)展目標(biāo)的一致性,與業(yè)界發(fā)展步調(diào)的一致性。基于KPI的館員考核評價(jià)體系的構(gòu)建,以圖書館整體目標(biāo)為導(dǎo)向,關(guān)注館員的能力培養(yǎng)和潛力挖掘,激勵(lì)館員行為表現(xiàn)向明確的優(yōu)秀績效目標(biāo)努力,考核內(nèi)容的量化使得考核結(jié)果更為公平合理,符合管理學(xué)的人本理念,也更容易被館員接受。這是圖書館管理實(shí)踐探索的普遍趨勢,需要更為深入的理論研究和實(shí)踐探索。

        參考文獻(xiàn):

        [1]肖衛(wèi)飛,潘瑛瑛,劉 娟.論基于KPI的公共圖書館參考咨詢服務(wù)績效管理體系的構(gòu)建——以新加坡李光前參考圖書館為例[J].圖書情報(bào)工作,2013

        [2]陳麗娟,陳 濱,劉海霞.廈門大學(xué)圖書館的績效考核評價(jià)體系[J].圖書館論壇,2020

        [3]古邕梅.高校圖書館績效管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐——基于某高校圖書館的個(gè)案剖析[J].廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2011

        [4]彭 飛,盛興軍.上海大學(xué)圖書館關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)管理實(shí)踐[J].圖書館論壇,2016

        [5]寧 琳.論高校圖書館關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)的開發(fā)與應(yīng)用——以重慶交通大學(xué)圖書館為例[J].圖書情報(bào)導(dǎo)

        刊,2016

        [6]孫東琴.高校圖書館關(guān)鍵績效指標(biāo)體系研究[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊,2014

        [7]宋敬果,劉敏榕,陳振標(biāo).基于KPI的高校圖書館學(xué)科館員服務(wù)績效評價(jià)體系的設(shè)計(jì)——以福州大學(xué)圖書館為例[J].圖書館研究,2015

        (作者單位:三亞學(xué)院)

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