王志麗

摘要：高校人事檔案管理工作是高校檔案管理工作的有機(jī)組成部分，它對高校人事工作的發(fā)展有著基礎(chǔ)性的作用，隨著信息化時代的到來，如何利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高高校人事檔案數(shù)字化管理的有效性，成為每一個高校需要關(guān)注的問題。研究顯示，用數(shù)字化管理的模式對高校人事檔案工作進(jìn)行管理，是提高管理效能的有效之舉。

關(guān)鍵詞：高校? 人事檔案? 數(shù)字化管理

分類號：G647.24

一、高校人事檔案管理數(shù)字化管理的重要意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，高校人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種趨勢，那么人事檔案數(shù)字化管理的意義到底有哪些呢？第一，它是順應(yīng)當(dāng)今社會需求的一種舉措，它可以使得原本傳統(tǒng)的人事檔案工作動態(tài)化起來，動態(tài)化管理可以隨著人事變動隨時變動人事檔案，將離職的人員歸類，將新入職的人員檔案錄入到系統(tǒng)中，提高管理的精準(zhǔn)性;第二，它可以滿足高校人事檔案工作多樣化的要求，可以給服務(wù)對象提供多樣化的服務(wù)信息，滿足不同服務(wù)者的需求;第三，它可以適應(yīng)高校人事檔案工作系統(tǒng)化的需求，當(dāng)代事檔案工作無論是從資料的收集環(huán)節(jié)，還是從統(tǒng)計、處理環(huán)節(jié)，僅僅靠一個部門很難完成相應(yīng)的工作，這就要求多部門合作，這種合作需要有數(shù)字化管理的支撐;第四，它還符合高校檔案工作的發(fā)展規(guī)律以及發(fā)展方向，同時它能激發(fā)學(xué)校的人才優(yōu)勢，促進(jìn)高校人事檔案管理工作的發(fā)展，提高人事決策的科學(xué)性。

二、高校人事檔案管理實施數(shù)字化的路徑和策略

1.以服務(wù)為核心，重塑管理理念

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，很多管理人員缺乏服務(wù)理念，這導(dǎo)致人事檔案工作難以發(fā)揮其作用和價值。為了提高服務(wù)理念，高校應(yīng)該做以下幾點：第一要以人為本，重新樹立服務(wù)理念，在數(shù)字化管理過程中，要摒棄原先單一、靜止、片面的認(rèn)識，要從靜止的管理轉(zhuǎn)向動態(tài)管理，從單一部門管理轉(zhuǎn)向多部門參與，對高校人事檔案管理人員要一視同仁，扭轉(zhuǎn)管理的片面性，充分發(fā)揮信息技術(shù)管理的優(yōu)勢。第二，數(shù)據(jù)庫的建立是高校人事檔案管理的核心，要注重檔案的實時更新和發(fā)展，而不是等到人事變動時才被動地進(jìn)行變更。要用全員化管理思維，提高服務(wù)效能，要明確數(shù)據(jù)庫安全性和完整性之間的關(guān)系，同時還要看到數(shù)字化管理和紙質(zhì)化管理兩者各自的優(yōu)勢和缺點，努力協(xié)調(diào)兩者良性發(fā)展，提高管理效能。

2.以高效為目標(biāo)，加強(qiáng)團(tuán)隊管理

人事檔案數(shù)字化管理的核心在于人，建立一支高效能專業(yè)的高校人事檔案管理隊伍，是高校做好數(shù)字化人事檔案工作重要的工作舉措，需要從以下幾方面著手處理：第一高校要重視人事檔案數(shù)字化管理人才隊伍構(gòu)建工作，原先很多高校人事檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，他們雖然接受過專業(yè)指導(dǎo)，但是他們原先的知識系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求了，這樣就制約了高校人事檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展，高校人事檔案管理層在選擇檔案管理人員時，注重人員的專業(yè)能力和信息化能力，建立一支素質(zhì)高專業(yè)能力過硬的高校檔案管理隊伍;第二要注重數(shù)字化專業(yè)人才隊伍的選撥，數(shù)字化管理檔案是檔案管理的趨勢，在原先高校檔案管理隊伍中，很多人員根本沒有數(shù)字化管理的技能，難以支撐起人事檔案數(shù)字化管理工作，因此應(yīng)該給當(dāng)下高校檔案管理隊伍中補(bǔ)充相應(yīng)的人員;第三，建設(shè)人才隊伍的梯隊，提升隊伍延續(xù)性，首先要考慮年齡的搭配，每一個適合的年齡階層都應(yīng)該有相應(yīng)的人員儲備，同時還要注意人才隊伍興趣愛好的搭配、內(nèi)外向性格的搭配，這樣才能更好的優(yōu)化高校人事檔案管理隊伍，提升隊伍的服務(wù)的能力。

3.以安全為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)據(jù)庫

建立數(shù)據(jù)庫是高校人事檔案工作的核心所在，建立安全數(shù)據(jù)庫又是建立數(shù)據(jù)庫的重點，或者說是建立數(shù)據(jù)庫的原則。如何建立安全的數(shù)據(jù)庫，首先要完善數(shù)據(jù)庫功能開發(fā)，提高數(shù)據(jù)庫抵御風(fēng)險能力，要將數(shù)據(jù)庫的功能開發(fā)到位，構(gòu)建安全認(rèn)證和安全體系，購買安全系數(shù)高的軟件系統(tǒng)，這些都是提高數(shù)據(jù)庫安全的有效舉措;其次，要規(guī)范檔案管理人員的管理工作，在現(xiàn)實中很多安全問題都是因為管理人員操作不當(dāng)造成的，因此在提高管理安全性上，必須規(guī)范管理人員的管理行為，制定相應(yīng)的工作流程和工作制度，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)提高管理人員的管理效能和專業(yè)性，進(jìn)而提升數(shù)字化管理的安全性能;最后要不斷地更新和完善相關(guān)的軟件系統(tǒng)，人事檔案系統(tǒng)與人事信息化管理工作密不可分，無論是打印機(jī)、U盤或者是電腦的硬盤等等都是人事檔案信息的分析處理存儲的重要載體，提高這些軟件系統(tǒng)的安全性，也就提升人事檔案管理的安全性能也就提高了，高校應(yīng)該投入大量的資金進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，提升軟件的性能，進(jìn)而安全性。

4.以規(guī)范為方向理順制度

制度是管理的核心要義，在規(guī)定設(shè)計制度時，要以人為本充分體現(xiàn)服務(wù)的理念和價值，制定現(xiàn)代人事檔案信息化管理制度，讓它指導(dǎo)現(xiàn)實的人事檔案管理工作。在制定制度的過程中，要將服務(wù)的理念貫穿其中，加強(qiáng)頂層設(shè)計，讓制度要凌駕于個人的權(quán)力之上，讓管理由原先的人管人變?yōu)橹贫裙苋?，這樣可以提高制度管理的實效性，只有削弱控制功能，加強(qiáng)服務(wù)的功能，這樣才能實現(xiàn)對人的宏觀管理。同時要加強(qiáng)制度的實效性，根據(jù)日常工作管理的流程制定相應(yīng)的制度體系，讓人事檔案數(shù)字化管理工作有章可循，有據(jù)可依。同時在制度過程中要細(xì)化制度分類，分別對檔案的存儲、檔案的甄別、檔案的保管、檔案的轉(zhuǎn)換等一些流程制定相應(yīng)管理制度，嚴(yán)格把關(guān)高校人事檔案管理工作中的各個流程，努力將高校人事數(shù)字化管理檔案工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。制度的建立要適應(yīng)時代的發(fā)展，保證制度對當(dāng)下人事檔案信息管理工作的制度作用。

結(jié)束語：總之，高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要環(huán)節(jié)，高校應(yīng)該利用好數(shù)字化管理的模式，提升管理的效能。

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