摘要：企業(yè)辦公室系統(tǒng)始終處于企業(yè)管理的中樞位置，對確保決策部署的執(zhí)行有力和工作運行的質量及效率，辦公室系統(tǒng)擔負著重要的責任。可以說，在實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標的過程中，辦公室系統(tǒng)起著重要的作用。這也是對國有企業(yè)辦公室工作提出的新挑戰(zhàn)，不斷提高科學化、制度化、規(guī)范化和信息化水平，努力創(chuàng)建政令暢通、執(zhí)行有力、規(guī)范高效、服務優(yōu)質、作風過硬的辦公室工作目標，是現(xiàn)今辦公室人員需要思考的重要問題?；诖?，本文章對關于進一步加強國有企業(yè)辦公室工作的思考進行探討，以供相關從業(yè)人員參考。

關鍵詞：國有企業(yè);辦公室工作;現(xiàn)狀;加強;思考

黨的十九屆四中全會全面提出了推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重大時代課題，并對深化國有企業(yè)改革、完善中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度、增強國有經(jīng)濟五種能力作出戰(zhàn)略部署。辦公室系統(tǒng)作為國有企業(yè)的辦公中樞，是領導的參謀助手，承擔著督查督辦抓落實的重要職能，提高督查督辦工作水平，是擺在國有企業(yè)辦公室面前的一個重要課題，也是國有企業(yè)治理能力提升的重要基礎性體現(xiàn)。

1國有企業(yè)辦公室工作

1.1概述

辦公室在企業(yè)運行過程中的主要功能，是對企業(yè)各部門及人員進行業(yè)務協(xié)調和服務，上傳和分發(fā)企業(yè)業(yè)務信息，并同時代表了企業(yè)的形象。辦公室要想順利履行其工作職責，就必須對企業(yè)的發(fā)展有全面而詳細的了解，不僅要了解業(yè)務重點，還要明確企業(yè)能力以及未來規(guī)劃發(fā)展方向，以確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。同時，辦公室作為企業(yè)的外窗，代表著企業(yè)的綜合能力，除協(xié)調企業(yè)內部工作外，還要促進企業(yè)文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經(jīng)濟的發(fā)展，為企業(yè)帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)要結合當前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創(chuàng)新，懂得抓住機遇，在各種挑戰(zhàn)中不斷成長，使企業(yè)的管理能力到達新的水平。

1.2工作職能

1.2.1行政職能

國有企業(yè)辦公室作為行政科室，其工作范圍面向的是各科室，日常的行政工作包括辦公會、行政交班會等會議的會前準備、會議記錄、會后督辦等工作;上級行政文件的收文、登記、批轉、承辦、督辦、管理等工作;草擬、審核、印發(fā)國有企業(yè)行政性文件;撰寫國有企業(yè)規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、工作報告、領導講話等;落實工作信息的收集、整理和反饋工作;國有企業(yè)檔案的收集整理、借閱保管等工作;國有企業(yè)公章、法人章的管理和使用工作;行政值班、院務公開、普法、突發(fā)事件的處理等工作。

1.2.2督查職能

國有企業(yè)辦公室管理人員結合領導決策、校方計劃等。進行階段性檢查，確保決策有效落實。對實際工作或實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題可及時指出，妥善改善，為下一階段目標設定、工作計劃安排提供參考，確保企業(yè)決策得到有效落實。

1.2.3綜合協(xié)調職能

辦公室作為企業(yè)的運轉中樞，直接影響著整體工作的質量和效率，尤其在急難險重的任務面前，辦公室承受著考驗。當各類輿情危機發(fā)生時，企業(yè)辦公室需要展現(xiàn)很強的責任心和較高的工作水平，在最短的時間內，積極協(xié)調左右、聯(lián)系內外，統(tǒng)籌各方關系，收集上報各類有價值的信息，為企業(yè)盡快擺脫困境、減少損失、恪盡社會責任、樹立良好形象作出貢獻，彰顯辦公室的作用和地位。履行好綜合協(xié)調的職能，一要著眼全局，要從全局工作出發(fā)，協(xié)調好上下、左右、內外的關系，切實把任務要求傳達好，把各項工作安排好，把各個環(huán)節(jié)銜接好，要善于調動一切積極因素，為各項工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件[7]。

2加強國有企業(yè)辦公室工作的的必要性

在國有企業(yè)日常運營的過程中，辦公室的工作質量會直接影響國有企業(yè)領導層人員下達各項指令的有效性，從而影響各項決策在辦公室落實取得的實際成效。如果國有企業(yè)采用精細化處理的方式來管理辦公室工作，那么不僅能夠增強國有企業(yè)內部各個部門之間工作的聯(lián)系性，從而促進領導層更好地協(xié)調各部門完成相應的工作項目，而且還能促進國有企業(yè)內部良好辦公氛圍的形成，提升國有企業(yè)的精神文化，促進國有企業(yè)核心競爭力的提升。不僅如此，國有企業(yè)還應該在進行精細化管理的過程中注重所有工作人員工作責任感的培養(yǎng)，使其能夠認識到自己身處這一崗位的重要意義，避免重復處理同一工作，從而更好地完成自己的工作，不斷提升自身的工作效率[8]。

3現(xiàn)階段國有企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀

3.1信息技術水平低

當今信息技術不斷進步，若是在辦公時缺乏對信息技術的使用，會影響員工的工作效率和質量。國有企業(yè)的總辦公平臺和各個部門之間在進行信息傳遞或收集時，有時撥錯了電子郵件號碼、改變了電話號碼，聯(lián)系不上人等這些都會影響溝通效率[1]。

3.2工作人員整體素質不高

國有企業(yè)辦公室工作人員需要專業(yè)的管理知識以及相關工作經(jīng)驗，可以熟練處理日常管理業(yè)務，同時需要具備良好的服務態(tài)度、愛崗敬業(yè)的精神、扎實有效的工作作風和過硬的政治道德素養(yǎng)，才能保證辦事速度與質量。但現(xiàn)實中，很多國有企業(yè)辦公室人員都本身缺乏相關學習經(jīng)歷與工作經(jīng)驗，很難有效、及時地完成好工作，導致國有企業(yè)辦公室管理工作水平低下。

3.3辦公室管理制度缺失

由于辦公室工作不僅具有一定的復雜性，需要工作人員具有一定的責任感，而且工作性質還具有一定的突發(fā)性，需要相應的工作人員采取相應的措施及時地應對。而企業(yè)為了能夠達成這一工作成效，就必須保證辦公室的管理制度能夠真正地做到實處，從而井然有序的執(zhí)行[3]。但是當前國有企業(yè)內的辦公室工作往往缺失相應的辦公室管理制度，工作人員難以提升自身的工作效率，工作質量難以保證，如果一旦工作項目需要進行緊急處理，辦公室的工作人員就難以有效地應對，嚴重的話還會出現(xiàn)好心辦壞事的情況，從而也就無法在實際的工作中按照公司相應的規(guī)章制度辦事，保障辦公室辦公環(huán)境的井然有序。

3.4督查督辦工作的問題

一是重督辦，輕考核。一般來說，決策層出于戰(zhàn)略落地的考慮，普遍對于督查督辦工作高度重視。但由于缺少辦公室督查督辦工作與業(yè)務部門的績效考核評價掛鉤的有效工作機制和獎懲機制，督查督辦工作的權威性體現(xiàn)不足，造成了相關任務承擔部門對于督查督辦工作的重視程度不夠的問題。二是重結果、輕過程。督查督辦任務輸出具有明確的任務項和工作成果要求，這也是督查督辦工作開展的主要關注點。但導致實際工作中對于完成情況關注多，對工作進展和過程中反映出的問題掌握少;在辦公室里關注的多，到實地督查督辦的少。三是重人工、輕創(chuàng)新。辦公室工作任務交織、工作龐雜，每個辦公室人員都是多面手。部分國企的督查督辦工作信息化程度不高，過于依賴人工建立臺賬、定期人工提醒、匯總完成情況等傳統(tǒng)工作方式，存在效率不高、質量不高的問題。

3.5工作繁雜突發(fā)狀況多

國有企業(yè)辦公室工作內容繁雜，不僅需要處理日常的行政事務，及時完成領導交辦的各項任務，協(xié)調科室、做好服務工作，更需要隨時做好處理突發(fā)事件的準備，大到接待上級領導督導、外賓來訪、信訪投訴，小到職工需求、電話咨詢等都需要辦公室處理。所以對工作人員整體素質要求高，工作人員不僅需要掌握企業(yè)最新動態(tài)，用專業(yè)知識及時解答問題，還需要有足夠的耐心和良好的服務態(tài)度，保證事件處理到位，盡量不留隱患。

4加強國企辦公室工作效能的建議

4.1要提高辦公室人員的政治素養(yǎng)

辦公室扮演著領導決策的參謀者的角色，也負責政令發(fā)布、工作落實情況的督查，更具有一定的統(tǒng)籌協(xié)調作用，辦公室工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)，才能圓滿地完成上述任務;其次要加強政治理論學習，特別是學習中國特色社會主義思想。要全面學習、深入學習、系統(tǒng)學習、長期學習，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，堅決做到“兩個維護”，以自覺地學習，指導工作開展，將所學的新理論運用到辦公室行政工作中，合理地應對新問題、新情況;要加強對教育政策的學習。辦公室行政管理與企業(yè)辦公室行政管理的區(qū)別，在于其定位不同，工作人員應立足于實際，多涉獵學習教育政策方面的知識，明確當前的教育方針、政策、法規(guī)、教育形勢等，對企業(yè)管理的各項要求、行政管理規(guī)定有深刻的認知，進行精細化的管理[4]。

4.2構建辦公室管理工作模塊

傳統(tǒng)的辦公室管理工作大多都是按照紙質檔案來實施的，工作的開展需要領導層的安排與通知。隨著互聯(lián)網(wǎng)與計算機的普及，辦公室管理工作可以利用ERP等工作模塊來發(fā)布，工作模塊的建立可以讓部門管理更加一目了然，對可以實時跟蹤管理工作進度、安排，減少漏辦事項，且任務下達更加便利、有效，辦公室人員通過工作模塊可以更加及時處理任務，領導層也可以看到管理進度，進而考慮下階段安排，讓相關工作職責更加明確。

4.3嚴格落實辦公室會議制度

針對國有企業(yè)辦公室行政管理而言，應當根據(jù)部門的不同，定期開展日常管理工作的會議，但是會議開展不能過于頻繁，最好以1～2周召開1次為主。與此同時，國有企業(yè)的領導人員還要針對重要活動的決策加大重視，而行政辦公室的工作人員，則是需要把會議中不同議題的存在，進行整理和匯總，進而負責傳送給每個部門。此外，國有企業(yè)行政辦公室還有可能會召開臨時會議，進行探討工作中遇到的問題。因此，這就需要國有企業(yè)行政辦公室工作人員，能在接收任務之后，及時針對任務快速完成各項任務，有效提高人員參與工作的積極性。

4.4努力提升服務水平

服務水平是精細化管理實效的體現(xiàn)。辦公室工作人員面對紛繁的行政工作項目，要具備良好的服務能力，不斷提升自己的服務水平，周密安排各項工作，統(tǒng)籌協(xié)調，高效高質地完成。盡可能把問題想在前面，盡可能把工作做在前面，以超前意識讓精細化管理更具實效;同時要遵守紀律，在工作開展中原則性與靈活性兼顧;此外要發(fā)揮好師生服務的作用，作為部門、院系、師生聯(lián)系的橋梁與紐帶，必須秉著公平、公正、負責任的態(tài)度去解決各方的訴求[6]。

4.5完善國有企業(yè)的監(jiān)督考核體系

根據(jù)國有企業(yè)辦公室的工作現(xiàn)狀可看出，部分從事國有企業(yè)辦公室行政工作的管理人員，都會在上班后按照以往的工作模式，先開會制定任務、發(fā)布任務，在其接任務之后就可以解決其他問題，并沒有專業(yè)部門或人員，對該事情進行考查，致使任務完成到哪一步，沒有人對此加大重視和關注，缺少一定的工作責任意識。基于此，需要國有企業(yè)辦公室行政工作的人員，在制定任務之后，還需要安排相關項目人員進行跟蹤檢查與落實，進而確保任務質量，避免漏掉每個小任務，及時發(fā)現(xiàn)任務中存在的問題并解決。此外，針對有經(jīng)濟實力的國有企業(yè)，可以通過創(chuàng)設專業(yè)監(jiān)督小組的方式，讓小組成員通過輪流值班的方式，保證任務完成質量，進而提高國有企業(yè)辦公室的工作效率。

4.6著力提高辦事效率

辦公室工作職責體現(xiàn)在多辦事、辦實事、辦好事。首先是積極主動協(xié)助行長開展工作，認真領會行長意圖，對領導決定的事項及時與各部室溝通，對存有不同意見的，反復溝通，達成共識。對于重大活動組織等，要周密考慮，先預告、多溝通，避免部門之間工作沖突。其次是立足于“勤”字，當好“雜家”，協(xié)助領導處理好大量的日常事務性工作，比如當?shù)芈毮懿块T交辦的各項工作，都要仔細地落實。三是認真做好行政接待和安全保衛(wèi)、車輛管理、檔案管理、消防演練、監(jiān)控運行等日常工作[2]。

4.7融入以人為本管理理念

以人為本作為當前經(jīng)濟形勢下，國有企業(yè)所必須融入的重要管理理念，在辦公室管理工作中尤為重要，是適應新時期國有企業(yè)管理的一種重要管理方式，符合我國經(jīng)濟轉型的客觀需求。辦公室工作，主要是聯(lián)系國有企業(yè)與員工，確保員工工作情緒、工作能力等，均與國有企業(yè)發(fā)展的整體目標相契合。為此，國有企業(yè)需重視以人為本經(jīng)營理念的融入，增強員工的歸屬感。首先，要將“人本”貫徹到辦公室工作的各個階段，員工作為推動國有企業(yè)發(fā)展的重要人力資源，其主觀意識、工作態(tài)度，對國有企業(yè)發(fā)展往往有直接影響，“人本”理念的融入，會讓員工產(chǎn)生被信賴、被尊重的心理，滿足員工精神層次需求;其次，結合國有企業(yè)自身運行狀況，將辦公室工作與以人為本理念相互融合，同時，在人力資源管理、制度建設等方面加大研究力度，使制度、管理、國有企業(yè)文化等都融合這一先進理念，為員工創(chuàng)造更為良好的工作環(huán)境，也為辦公室工作有序進行打下堅實基礎。

4.8構建良好的工作秩序

辦公室的工作方面涉及內容多，各個崗位之間相互依存、相互聯(lián)系，要保持高度的統(tǒng)一性和團結性，對此，理順內部的管理體制，構建良好的工作秩序是開展辦公室工作的重要內容。辦公室要構建起完善的管理體制以及崗位責任制，使每個人都明確自己的崗位職責以及工作目標，確保各項工作的協(xié)調有序開展。辦公室領導者要定時檢查和指導相關工作，做到獎賞分明，發(fā)揮民主管理體制的作用，虛心接受他人意見和建議，改正工作中存在的一些問題，提高工作效率[5]。由于辦公室工作的特殊性，工作人員必須要有堅定的政治信念以及綜合素養(yǎng)，增強自身的服務意識、效率意識以及全局意識，確保各項工作的開拓創(chuàng)新。國有企業(yè)應構建良好的秩序，確保各項工作有序執(zhí)行，不要出現(xiàn)管理不到位或者部門之間產(chǎn)生矛盾沖突。

4.9立足“精確”提升辦文能力

企業(yè)辦公室人員最根本的技能就是文字能力，也是成為崗位精英的必修課，然而，在企業(yè)實踐中，大多數(shù)辦公室人員嚴重欠缺文字功底。基于此，辦公室要率先提倡以文傍身、以文輔政思想，全面促進各行和各條線強化文字人才的儲備與培養(yǎng)，重點關注文字工作的老帶新，探究工作、分析問題、動手動筆，避免文字工作出現(xiàn)斷層。材料的起草需要員工有能力和創(chuàng)造力。參謀能力的體現(xiàn)，往往就在于文字材料的書寫上。辦公室的文件，既要聯(lián)系職工，又要遵從領導的精神。至于辦公室的公文處理，要嚴格把好政治關，很多公文不可犯政治錯誤，要保證下發(fā)的文件維護企業(yè)的形象和權威。對于公文的處理，要實事求是，保持前后的一致性。需將嚴謹與細致的工作態(tài)度貫穿整個工作的始終，從而嚴格按照高標準來要求自己，將每項工作全力落實到位。不論任務多艱巨、事情多繁忙，需要緊抓細節(jié)之處，務必做到周全、周密與周到，做好本職工作，嚴守關口，守住自身防線。還有，由于辦公室工作的特殊性，對時間有特殊要求，情況報告也要有時效性。

4.10增強企業(yè)辦公室管理服務能力

科學合理的企業(yè)辦公室管理制度在企業(yè)辦公管理中具有重要的意義，因此，企業(yè)辦公室管理人員在日常管理中必須嚴格遵守制度規(guī)定。在企業(yè)辦公室管理中，要及時主動地與其他業(yè)務部門溝通。此外，辦公管理流程的優(yōu)化可以保證管理工作的可行性和可靠性，保證辦公管理的順利實施。必須擺脫傳統(tǒng)的管理模式和方法，在企業(yè)辦公室管理工作中積極創(chuàng)新，充分發(fā)揮其管理作用和價值。企業(yè)辦公室管理要著眼大局，提出科學的方法和合理的實施方案，真正優(yōu)化和提升企業(yè)辦公室服務能力，最終提高企業(yè)辦公室辦事的效率和管理水平，及時解決企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的問題，促進企業(yè)業(yè)務可以順利展開。

5結束語

辦公室是領導與各部室溝通的橋梁，也是上情下達、下情上傳的主要通道，必須發(fā)揮好上情下達、下情上傳、反饋指導三方面服務性作用。對本行領導的工作思路及工作要求，要迅速準確地傳達到有關部室，使上級行或本行領導精神和要求能夠及時轉化為全行的具體實踐。對各部室重要事項和工作重點情況要及時反映給行領導，使行領導能夠準確把握全局，為決策提供參考依據(jù)。需要擔當承上啟下的角色，既要使行領導能夠準確把握全行動態(tài)，對全行工作提出指導性意見，又能使各部室領會行領導的意圖，使上下級之間工作進行有效銜接，保持全行性工作上下一致、高度統(tǒng)一。

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作者簡介：孫黎黎，（1986-），女，安徽省淮南市，研究生，政工師，研究方向：行政管理。