付軍

摘? 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的城市化進(jìn)程也在快速推進(jìn)，這對單位的工作水平也提出了更高的要求，單位要滿足國家發(fā)展的需求就需要進(jìn)一步進(jìn)行改革發(fā)展。而在單位改革和發(fā)展的過程中，因檔案管理涉及到的內(nèi)容比較繁雜，同時又對單位各項工作的開展具有重要作用。所以，想要保證單位工作水平的有效提升，加強(qiáng)檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，文章首先對當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后提出了據(jù)有針對性的應(yīng)對策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：單位;檔案管理;問題分析;完善策略

分類號：TU50

一、新時期單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.缺乏完善的檔案管理機(jī)制

事業(yè)檔案的檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)和繁雜的工作，涉及到檔案信息的采集、分類、保存、分析和統(tǒng)計等，采用傳統(tǒng)手工管理的工作方法已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢下檔案管理要求，并且，傳統(tǒng)的檔案管理方法不夠靈活，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新勢在必行?？蓮膶嶋H情況看，在檔案管理改革的過程中還沒有建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時，也沒有結(jié)合信息化檔案管理的特點(diǎn)來制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員在實際管理工作中缺乏制度指引。

2.信息化管理水平比較落后

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，很多領(lǐng)域和行業(yè)都已經(jīng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)來促進(jìn)行業(yè)的改革和升級。但是，就目前發(fā)展情況來看，依然有部分的單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面比較落后，雖然引入了計算機(jī)來收集和保存檔案，卻沒有充分利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的收集、分析和管理，建立的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高。另外，也有部分單位的信息化設(shè)備比較落后，導(dǎo)致人們在使用時出現(xiàn)各種卡頓、癱瘓現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人們的使用體驗，對于檔案管理工作人員來說也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

二、新時期單位檔案管理工作優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)檔案管理方式的改革與升級

為增強(qiáng)檔案信息的搜索效率，需要積極借助計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，方便檔案管理人員進(jìn)行及時地查找利用，由此逐步改進(jìn)以往的檔案管理形式及其方法。除此之外，需要定期對各式各樣的檔案材料開展維護(hù)工作，采取數(shù)字化掃描、病毒查殺以及在線病毒檢測的方式進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)與管理，做好重要檔案文件的備份工作，并給予妥善的保存。這樣既可以確保檔案信息的安全性，也可以節(jié)省大量的維護(hù)管理時間。

2.深化對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識

想要促進(jìn)單位檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，單位就需要不斷深化并明確對于檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知。在此過程中，相關(guān)的單位一定要結(jié)合實際的檔案管理制度、檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力以及對于檔案管理工作的初始認(rèn)知程度，不斷深化檔案管理工作人員對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)知。除此之外，單位還需要對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識培訓(xùn)，要讓檔案管理工作人員在培訓(xùn)過程中真正認(rèn)識到檔案管理對于單位未來發(fā)展的重要性，切實把這種意識入腦、入心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員在檔案管理過程中真正投入到工作之中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求開展工作。

3.建立單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

想要促進(jìn)我國單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就必須建立健全檔案管理機(jī)制。并對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格考核，在此過程中，單位一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度和體系進(jìn)行工作。除此之外，單位還需要要求檔案管理工作人員在實際的工作過程中把信息技術(shù)融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。單位還需要激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性和責(zé)任心，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4.提高檔案管理的信息化水平

信息化水平是單位檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。通過現(xiàn)代化、信息化手段加強(qiáng)檔案管理，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施，也是信息時代檔案管理發(fā)展的趨勢。單位要積極探索利用電子賬戶、網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化APP應(yīng)用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，提升檔案管理的績效，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和智能化建設(shè)，為單位發(fā)展成為綜合、優(yōu)質(zhì)、高效、智能企業(yè)創(chuàng)造效益和提供數(shù)據(jù)幫助。首先，加強(qiáng)對單位智能檔案管理室的建設(shè)，增強(qiáng)人工智能應(yīng)用技術(shù)，健全智能檔案管理框架和實施機(jī)制。例如，將現(xiàn)有掃描技術(shù)、計算機(jī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)等應(yīng)用到智能檔案管理中，利用單位信息化建設(shè)特點(diǎn)和需求，提升智能化數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效率。其次，相關(guān)工作人員要勇于探索檔案管理的新途徑，創(chuàng)新和提高現(xiàn)有檔案管理的技術(shù)水平。檔案建設(shè)過程實際上是一個檔案功能整合的過程，它不僅包括檔案的保護(hù)存、研究、保管等功能，還借助內(nèi)部局域網(wǎng)具有數(shù)據(jù)展示、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流等功能，引導(dǎo)員工使用檔案數(shù)據(jù)庫，必要時可以無障礙地進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和存取，為企業(yè)內(nèi)部提供快速、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)。再次，加快單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各類紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好地保護(hù)檔案資源。做好單位檔案館數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作，將單位發(fā)展過程中的各類數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整理和匯總，作為企業(yè)價值的重要組成納入到檔案館數(shù)據(jù)庫體系中，豐富檔案館資源數(shù)據(jù)種類，充實數(shù)據(jù)資源總量，增強(qiáng)數(shù)字的行業(yè)共享;同時還要加強(qiáng)信息化時代單位數(shù)據(jù)檔案資源的安全防護(hù)工作，不斷更新和完善加密數(shù)據(jù)技術(shù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的傳輸、儲存和運(yùn)用中的安全性，防止因數(shù)據(jù)資源泄露給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失。總之，智能檔案館建設(shè)需要不斷堅持創(chuàng)新發(fā)展的精神，推動檔案管理與時俱進(jìn)。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對于單位的發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對該單位今后各項工作的開展具有指導(dǎo)價值，同時，還能促進(jìn)該單位的有序發(fā)展。因此，單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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