郭靜

摘要：檔案作為歷史真實(shí)的記錄，是非常重要的信息資源。無論對(duì)單位自身還是社會(huì)發(fā)展都有著重要的意義。而在單位改革和發(fā)展的過程中，因檔案管理涉及到的內(nèi)容比較繁雜，同時(shí)又對(duì)單位各項(xiàng)工作的開展具有重要作用。所以，想要保證單位工作水平的有效提升，加強(qiáng)檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，文章首先對(duì)當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后提出了據(jù)有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題分析;完善策略

分類號(hào)：G270.7

一、新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀工作現(xiàn)狀分析

1.檔案管理制度有待完善

俗話說，無規(guī)矩不成方圓，檔案管理部門必須有一套健全的管理制度與準(zhǔn)則才能確保檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。目前，大多數(shù)單位出臺(tái)了檔案管理制度，但奉行形式主義，這些制度形同虛設(shè)，工作人員往往不按規(guī)則辦事，從而導(dǎo)致檔案管理局面混亂。這從客觀上體現(xiàn)出單位對(duì)檔案管理的重視度不足。另外，單位內(nèi)部各部門間缺乏有效的溝通機(jī)制，相互協(xié)作能力低下，也在一定程度上降低了檔案管理制度的執(zhí)行力，從而影響到檔案的規(guī)范化管理。

2.信息化水平有待提高

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，大多數(shù)單位已進(jìn)行信息化管理時(shí)代。但是仍有一些單位由于資金投入較少，采用的是陳舊落后的硬件設(shè)施，運(yùn)用手工檢索方式。另有部分單位沒有配備電腦，或者檔案盒偏少，從而造成檔案歸類隨意，從而增大了檔案查找的難度。有的未按照檔案管理規(guī)范要求建設(shè)檔案室，也未做好檔案室的防火、防澇、防蟲等措施。雖然檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)信息化，但因?yàn)楣芾碇贫确矫娴穆浜螅娮訖n案管理人才的匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術(shù)的有效結(jié)合，因此，檔案管理質(zhì)量未獲得實(shí)質(zhì)性的提升。

二、單位檔案管理優(yōu)化策略研究

1.促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的體系變革

首先，要立足于事業(yè)單位的自身特點(diǎn)和人事工作的基本情況，針對(duì)檔案管理工作的體系問題構(gòu)建其具有領(lǐng)導(dǎo)職能和調(diào)控功能的管理系統(tǒng)和功能部門，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際明確相關(guān)的內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)定事業(yè)單位檔案管理的范圍、義務(wù)、權(quán)力和責(zé)任，強(qiáng)化評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲、反饋等事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)重要活動(dòng)，在明確事業(yè)單位檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，為創(chuàng)新體系提供變革的組織化、功能化、結(jié)構(gòu)化前提。其次，要建立檔案管理的規(guī)范體系，重點(diǎn)集中調(diào)控檔案管理的進(jìn)程、效果、方法、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在細(xì)節(jié)上確保檔案管理的效果和目標(biāo)，幫助檔案管理工作進(jìn)一步建立起相關(guān)的制度體系、考核機(jī)制、方法系統(tǒng)，整合檔案管理內(nèi)外的關(guān)系，在最大范圍和空間內(nèi)建立起科學(xué)性、可操作性的檔案管理新措施。最后，體系的變革要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況和發(fā)展趨勢(shì)，采取階段性、針對(duì)性的方式不斷促進(jìn)檔案管理體系的創(chuàng)新，加速檔案管理工作的進(jìn)步，打造適應(yīng)事業(yè)單位人事工作的新體系，讓更多的主體能夠認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值，更好地創(chuàng)造事業(yè)單位檔案管理內(nèi)在價(jià)值和外部影響，為推進(jìn)事業(yè)單位人事工作的系統(tǒng)創(chuàng)新和持續(xù)改革提供堅(jiān)實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)。

2.增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位在檔案管理工作中主要為紙質(zhì)文件，并通過人工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務(wù)。為了解決這個(gè)問題，事業(yè)單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設(shè)備配置齊全，讓檔案管理可以有效進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位要加快信息化建設(shè)步伐，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，讓檔案管理的規(guī)范性與保密性得到提升，消除檔案管理過程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位要大力建設(shè)檔案管理多媒體平臺(tái)，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數(shù)據(jù)信息，便于檔案管理人員輕松、高效開展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員較好地掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，需做到如下三點(diǎn)：一是要積極參加地方檔案管理部門和檔案學(xué)會(huì)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班和繼續(xù)再教育培訓(xùn)班。二是要給檔案人員創(chuàng)造機(jī)會(huì)到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案人員走出去把先進(jìn)的工作模式帶回來，推陳更新使檔案管理工作達(dá)到更科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是調(diào)動(dòng)檔案人員的工作熱情，建立工作激勵(lì)機(jī)制，打破干好干壞、干多干少都一樣的工作模式。提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、使命感，促進(jìn)檔案管理工作水平。

4.建立電子檔案，提升檔案管理信息化程度

在事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理過程中，需要盡快完善相關(guān)管理體系，從而更好適用于內(nèi)部的檔案管理。這需要事業(yè)單位從電子化、信息化入手，加大對(duì)檔案信息管理軟件的應(yīng)用力度，對(duì)檔案信息進(jìn)行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業(yè)單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標(biāo)，有針對(duì)性開展管理體系與內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的架構(gòu)工作，這樣檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平才能實(shí)現(xiàn)提升。事業(yè)單位要引入先進(jìn)管理方法與理念，發(fā)揮出專業(yè)軟件系統(tǒng)的作用，打造適用于內(nèi)部的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，同時(shí)在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)。事業(yè)單位要積極應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際檔案管理工作需求，有針對(duì)性更新與調(diào)整軟件與系統(tǒng)，保證其功能得到拓展，如文書處理、文件管理及檔案管理等，讓后續(xù)檔案信息整理與利用有可靠條件。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，單位的檔案資料記錄了該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對(duì)該單位今后各項(xiàng)工作的開展具有指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)，還能促進(jìn)該單位的有序發(fā)展。因此，單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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