何宗文 陜西學前師范學院美術(shù)學院

美術(shù)類院系教學檔案的收集、分類、保管和利用組成了美術(shù)類院系教學檔案管理工作的主要內(nèi)容，是院系的教學與教學管理水平和教學創(chuàng)新工作的重要參考依據(jù)和憑證。分析高校中美術(shù)類院系教學檔案管理中普遍存在的問題，提出針對性解決方案，結(jié)合美術(shù)類院系學科特點完善和規(guī)范美術(shù)類院系教學檔案管理工作，是提高學科教學質(zhì)量和建設水平，規(guī)范美術(shù)類院系教學管理需要解決的重要任務。

美術(shù)類院系教學檔案是指美術(shù)類院系在教學、教學管理和教學科研等相關(guān)工作和活動中形成的具有保存價值的文檔、作品、影像等原始資料，對這些原始資料的收集、分類、保管和利用組成了美術(shù)類院系教學檔案管理工作的主要內(nèi)容。完整而系統(tǒng)的教學檔案資料能夠全面客觀地反映美術(shù)類院系在教學管理、學科建設以及教育科研等方面的情況，是院系的教學與教學管理水平和教學創(chuàng)新工作的重要資料參考依據(jù)和憑證。結(jié)合美術(shù)類院系學科特點完善和規(guī)范美術(shù)類院系教學檔案管理工作，有效開發(fā)利用高校檔案，能促進高校教學、科研、教育改革等工作的良性開展，有效地為校務公開、高校評估、建設工作提供依據(jù)和憑證。

一、美術(shù)類院校類專業(yè)教學檔案的特點

美術(shù)類專業(yè)作為藝術(shù)類學科，教學環(huán)節(jié)中包含大量的技能訓練等實踐性教學環(huán)節(jié)，由此產(chǎn)生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業(yè)特色。

首先，美術(shù)類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術(shù)類專業(yè)人才培養(yǎng)方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據(jù)的，包括繪畫、現(xiàn)代設計、傳統(tǒng)工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規(guī)格統(tǒng)一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業(yè)檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術(shù)類專業(yè)的教學環(huán)節(jié)的特殊性決定了該專業(yè)教學檔案的獨特性。相比其他專業(yè)，美術(shù)類教學不僅有各類專業(yè)性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業(yè)創(chuàng)作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術(shù)類專業(yè)對應的教學檔案管理具有更強的專業(yè)性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關(guān)檔案管理帶來了技術(shù)性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業(yè)性和難度。

二、美術(shù)類教學檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節(jié)

作為教學主體之一，長期以來，很多美術(shù)和藝術(shù)設計專業(yè)課教師往往把工作重點放在教學環(huán)節(jié)，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環(huán)節(jié)和教學檔案管理脫節(jié)。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關(guān)檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業(yè)務部門和本校下發(fā)的各種文件、二級學院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關(guān)教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。

(二)缺乏體現(xiàn)學科專業(yè)性的檔案管理規(guī)范與制度

由于檔案管理人員缺少對美術(shù)學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現(xiàn)美術(shù)專業(yè)特色的檔案信息收集與管理的規(guī)范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現(xiàn)學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現(xiàn)學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術(shù)價值的美術(shù)檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術(shù)專業(yè)教學檔案管理的負面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術(shù)落后

部分美術(shù)類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術(shù)學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業(yè)特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規(guī)范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數(shù)字化的普及，美術(shù)院系對于檔案管理都進行了相關(guān)的數(shù)字化改革，但仍然有相當多的美術(shù)院系檔案管理處于滯后狀態(tài)，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關(guān)檔案分類和查閱，影響到相關(guān)信息資源的有效開發(fā)與利用。

三、美術(shù)類專業(yè)教學檔案管理對策

(一)強化檔案工作意識并完善教學檔案管理體系

高校美術(shù)院系教學檔案管理涉及日常教學和教學管理的方方面面，完善的教學檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學檔案管理工作的重要性認識，建立全員參與的教學檔案管理體系。從而形成良好的教學檔案管理意識和環(huán)境，這是提高美術(shù)類院系教學檔案管理水平的前提。

此外，還應結(jié)合美術(shù)類院系學科教學特點，建立統(tǒng)一領導、分級管理、專業(yè)特色突出且符合院校實際的校、院二級教學檔案管理體系。此外，學校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學檔案，做好校級教學檔案的整理、分類和保管的同時，應對院系檔案管理工作定期進行專業(yè)指導和業(yè)務督查，指導和協(xié)助院系做好院系級別教學檔案管理工作。明確崗位職責，理順層級關(guān)系，形成職責分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

(二)加強檔案管理隊伍建設從而提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

美術(shù)院系的教學檔案管理任務繁雜瑣碎且管理難度較大，而現(xiàn)實中相當一部分院系往往是院系的辦公室、教學秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業(yè)性方面都難以勝任教學檔案管理工作。這就需要院系應當加強教學檔案管理隊伍建設，教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為美術(shù)類院系教學檔案人員，應當既熟悉美術(shù)學學科教學特點、又懂檔案業(yè)務，同時還要掌握計算機技術(shù)的專業(yè)人才，在此基礎上，教學檔案管理工作人員不斷加強檔案管理專業(yè)業(yè)務學習，深化對教育部本科教學水平評估指標體系的認識和理解，結(jié)合美術(shù)院系教學和檔案管理特點，在實踐中不斷探索、完善教學檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律,不斷提升教學檔案管理理念。

(三)結(jié)合專業(yè)特點強化數(shù)字化檔案管理

此外，在美術(shù)類院系教學檔案管理工作中，由于專業(yè)特點，需要收集的檔案需占用大量空間。故應將現(xiàn)代數(shù)字化管理手段運用于教學檔案管理工作中。先進的技術(shù)和設備、數(shù)字化存儲理念以及管理系統(tǒng)的構(gòu)建，將有利于教學檔案的管理和利用效率。比如前面提到的各類繪畫、平面和立體作品可以用拍照的方式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字圖片，圖片以學號專業(yè)、屆別、班級、姓名、作品分類等信息命名，以檔案分類、名稱命名文件夾的方式進行電子版專項教學檔案的分類歸檔。這樣就能把規(guī)格、材料各異的作品以數(shù)字的形式存放于硬盤等介質(zhì)中，大大節(jié)省了教學檔案的存儲對于空間的要求，同時又節(jié)省了對歸檔作品定期清理、維護的工作環(huán)節(jié)，也方便隨時按照數(shù)字檔分類目錄按照教學和評估的需要隨時提取。

美術(shù)類院系數(shù)字化教學檔案管理手段的合理應用，一方面大大節(jié)約了辦公場地，減少了檔案管理人員的工作強度和難度，同時也更便于后期檔案的利用，提高了教學檔案管理效率，使教學檔案工作能充分體現(xiàn)院系教學質(zhì)量和教學管理水平，真正做到來之于教學、服務于教學，為院系教學質(zhì)量的提高提供扎實的基礎。