蔡苗苗 國網(wǎng)寧夏電力有限公司銀川供電公司 寧夏 銀川 750001

一、引言

傳統(tǒng)的檔案信息化主要是對紙質(zhì)檔案進行掃描，獲取數(shù)字化文件的過程。即使是直接從系統(tǒng)捕獲的電子文件，也需要轉(zhuǎn)換成固定的電子文件。現(xiàn)在直接在系統(tǒng)中獲取數(shù)字或數(shù)據(jù)的電子文件，即以數(shù)據(jù)的形式存在于電子文件中。目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)實行單軌電子文件檔案系統(tǒng)來進行實踐，比如，推動電子文件檔案的單軌系統(tǒng)來提高國家電網(wǎng)部門和會計部門的工作效率；在事業(yè)單位中也運用電子檔案取得了一些成績。

二、檔案管理“雙軌制”轉(zhuǎn)變的意義

近幾年，文件管理領(lǐng)域中的“雙軌制”定義為紙質(zhì)文件與電子檔案同時存在，紙質(zhì)文件和電子文件將同時傳送到存檔中。工作流程中的所有文件均得到及時存檔。檔案管理員應(yīng)同時審查和接受兩組文件。首先，紙質(zhì)檔案是最基本和最原始的。管理者應(yīng)該系統(tǒng)地管理紙質(zhì)的文件。然后，放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，開發(fā)適合現(xiàn)代信息化的電子管理方法，這將有助于提高管理人員的效率。最后，更關(guān)鍵的一點是，隨著信息時代的不斷更新和變化，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方式相對重復(fù)和麻煩，最終將演變?yōu)閱诬壒芾韀1]。

三、單軌制電子文檔管理流程的優(yōu)點

文檔生命周期理論是電子文檔管理的基本理論。文檔生命周期理論是指電子文檔從形成到永久保存的整個過程，采用協(xié)同管理的方法，強調(diào)管理內(nèi)容與管理要求、系統(tǒng)集成與整體效果的無縫連接。首先，在歸檔方面，歸檔方式已經(jīng)從傳統(tǒng)的定期積累的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚到y(tǒng)隨時歸檔的方式。從被動接受到主動整合，歸檔的范圍從人的經(jīng)驗判斷變成了準(zhǔn)確的系統(tǒng)判斷。其次，在分類方面，傳統(tǒng)的分類工作是雙系統(tǒng)歸檔，紙質(zhì)文件和電子文件并存。單軌電子文檔分類只需要按照預(yù)定計劃進行邏輯計算機分類，不需要對紙質(zhì)文檔進行分類。第三，在保存方面，電子檔案館不是真正的建筑物，而是真正的網(wǎng)絡(luò)空間寶庫。不需要依賴任何硬件和軟件，真正可以保存和提供任何形式的電子文件。第四，提供利用。存檔用戶不受任何時間和空間限制，只需要根據(jù)用戶相應(yīng)的權(quán)限登錄，就可以保證任何人都可以使用高級工具隨時隨地查找所需的存檔信息。

四、“雙軌制”的可行性和問題

現(xiàn)階段，圍繞電子文件的規(guī)范管理工作都基于“雙軌制”要求來推進和執(zhí)行。首先，基于業(yè)務(wù)路徑與文檔管理規(guī)范視角，通常將紙質(zhì)文檔視作“備份”文件，和電子文件檔案一同存在，并且緊密相連。其次，從實物檔案管理的信息安全角度看，電子檔案和紙質(zhì)檔案是相輔相成的。最后，為了更好地讓電子檔案發(fā)揮其憑證以及存儲作用，紙質(zhì)檔案與電子檔案互為補充。上述內(nèi)容充分說明了中國雙軌文件管理模式的優(yōu)點。

但是，隨著社會的發(fā)展，辦公自動化迅速普及、無紙化辦公的發(fā)展與滲透，以及CAD電子文檔操作方式的普及與現(xiàn)代技術(shù)的廣泛運用，雙軌制電子文檔管理模式也顯露出諸多問題?！半p軌制”的情況下，以一個業(yè)務(wù)部門為例，每年新發(fā)表的設(shè)計圖約11萬張，調(diào)整后的圖紙為20萬張，掃描后的圖紙為7萬張，廢圖紙則為大約2萬張。另外，無效的圖紙必須小心謹(jǐn)慎處理。每張圖紙必須由3個人進行3次檢查。這是為了確保在最終印章失效之前替換的準(zhǔn)確性。掃描工作也非常困難，因為圖紙編號是唯一的，還有幾個項目的延遲很長。設(shè)計者通常會忘記以前制作的圖紙，導(dǎo)致圖紙?zhí)柎a重復(fù)或印刷錯誤。有問題的設(shè)計圖不能正常保存。這給文件的正常管理帶來了許多困難和麻煩[2]。

“數(shù)據(jù)超市”以業(yè)務(wù)應(yīng)用需求為導(dǎo)向，為各專業(yè)提供可查詢、易看懂、易獲取的數(shù)據(jù)資源服務(wù)，圍繞業(yè)務(wù)價值目標(biāo)的確定分析應(yīng)用場景，開展服務(wù)封裝、沉淀共性服務(wù)，提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析服務(wù)，支撐跨專業(yè)、跨層級的數(shù)據(jù)獲取、共享，實現(xiàn)公司由傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中心向企業(yè)級數(shù)據(jù)中心運營模式的轉(zhuǎn)型。

現(xiàn)階段，通過不斷探索，電子單軌運營已經(jīng)運用到了國網(wǎng)總部。但是，由于存在諸多因素的制約，例如標(biāo)準(zhǔn)化水平低、物料種類繁多以及品種不集中等，電子單軌系統(tǒng)并未在省級企業(yè)集中采購中實行。因此，立足于省公司招標(biāo)采購商品的具體材料與屬性，對具體的采購管理模式、招標(biāo)文件以及投標(biāo)策略加以系統(tǒng)研究，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的分析路徑。就供應(yīng)鏈管理而言，采購管理和前后端鏈路聯(lián)系密切，由此形成統(tǒng)一的解決方案，這樣才能更好地為電子單軌系統(tǒng)的順暢工作奠定基礎(chǔ)。

五、雙軌電子檔案管理保障戰(zhàn)略

（一）構(gòu)建安全保障策略

隨著單軌系統(tǒng)電子檔案的運用，嵌入式數(shù)據(jù)等技術(shù)必然會提升輸出與檢索效率，與此同時，以何種方式增強電子文件的安全程度、真實性、可靠程度以及完整性具有重要意義?，F(xiàn)在使用云平臺對文件進行數(shù)據(jù)分析管理，為了加強網(wǎng)絡(luò)信息安全，核心數(shù)據(jù)庫和機密文件主要使用與外部隔離的核心平臺進行存儲。對于非核心文件和信息公開，公有云平臺主要用于存儲和共享。通過電子身份證明文件進行全面監(jiān)控，并使用在線傳感器技術(shù)來確認文件不會異常移動[3]。以某省的官方文獻圖書館為例。庫文件上有電子標(biāo)簽。其和常見的“第二代身份證”極為相似。電子標(biāo)簽可以對文件的所有標(biāo)識信息加以記錄，以自動化的方式采集數(shù)據(jù)文件中的各類信息，數(shù)據(jù)文件與電子文件的實施轉(zhuǎn)化工作就此完成，最終電子文件與管理文件的安全性有所增強。

（二）加強人員梯隊建設(shè)

首先，文件負責(zé)人需提升職業(yè)素養(yǎng)，增強自身編輯研究能力與信息處理能力。此功能在實現(xiàn)采集與整理大數(shù)據(jù)時，需得到人工的全面支撐。另外，文件管理事宜要求工作人員具備出色的學(xué)習(xí)能力以及創(chuàng)新能力，諸多技術(shù)層面的新技術(shù)相繼問世和應(yīng)用，例如無紙化管理、區(qū)塊鏈以及大數(shù)據(jù)等。檔案館不需要完全了解開發(fā)過程，但必須理解開發(fā)過程的工作方式，以便更好地開發(fā)適用于Java的構(gòu)建和運行的各種應(yīng)用系統(tǒng)。同時，需要與政府機關(guān)、高中、科學(xué)研究機關(guān)以及企業(yè)等中的專業(yè)人員展開深入合作，進一步挖掘和發(fā)揮發(fā)揮檔案員以及專家學(xué)者的聰明才智，更好地推動電子文件單軌管理工作。

（三）知識管理的嵌入

就檔案工作而言，其根本目的在于最大程度滿足用戶的差異化需求，通過知識管理能夠?qū)n案信息資源進行二次開發(fā)與利用，這和檔案管理的初衷保持高度一致。在推動單軌電子檔案管理工作中，服務(wù)對象的共同訴求即是集中壓縮信息與提取信息。比如，站在知識管理的角度，能夠借助全文搜素模塊協(xié)助政府采集相關(guān)資料和文件，同時根據(jù)政府的活動篩選每個文檔。文檔通過注釋的關(guān)鍵信息，將相關(guān)內(nèi)容同時鏈接起來，實現(xiàn)全文檢索和智能分析，使檔案工作者擺脫煩瑣乏味的文件編輯器，編輯和歸檔成員不再需要搜索知識便可以用替換文件管理器處理，滿足用戶需求。

六、結(jié)語

綜上所述，要想真正徹底實現(xiàn)電子檔案單軌管理模式需要長期持續(xù)推動，這給文獻工作者提出了嚴(yán)格要求。需要諸多環(huán)節(jié)或者部門共同協(xié)作，例如人才隊伍建設(shè)、技術(shù)整合、法律建設(shè)以及管理觀念轉(zhuǎn)變等。必須重新審視現(xiàn)狀，逐步完成由雙軌制向單軌制的過渡。讓我們展望“純電子存儲”時代。