張偉

摘 要：檔案收集在單位發(fā)展中起著非常重要作用，在所有檔案業(yè)務(wù)中，檔案收集是最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作。從檔案中收集的信息是否真實(shí)，將影響后續(xù)檔案工作和檔案利用。只有做好檔案收集工作，才能使各項(xiàng)檔案管理工作有序進(jìn)行。確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，為單位決策者提供科學(xué)依據(jù)。在新時(shí)期，檔案工作已成為增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。為此，本文將闡述新時(shí)期檔案收集工作中存在的問題及建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案收集;問題與建議

一、新時(shí)期檔案收集工作難點(diǎn)分析

（1）收集與使用脫節(jié)難點(diǎn)。在如今新時(shí)期中，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展尤其迅速，而且各項(xiàng)改革工作正在逐漸推進(jìn)當(dāng)中。所以，社會(huì)市場(chǎng)中對(duì)檔案的要求也隨之提升。所以，單位檔案收集工作將會(huì)面臨諸多難點(diǎn)，其中檔案使用與檔案收集脫節(jié)情況較為嚴(yán)重，會(huì)對(duì)單位檔案利用產(chǎn)生影響。（2）信息技術(shù)使用難點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)單位已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。所以，在單位檔案收集中也逐漸利用各類先進(jìn)技術(shù)以及軟件等，檔案管理工作以及檔案收集等工作已經(jīng)朝著信息化方向邁進(jìn)。但是隨著先進(jìn)信息技術(shù)的使用，致使檔案資料真實(shí)性存在問題。與此同時(shí)，檔案收集工作的難度也隨之增加。

二、新時(shí)期單位檔案收集工作中存在的主要問題

2.1重視程度有待加強(qiáng)

在單位工作與發(fā)展中，許多單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理者將創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益放在工作首位，對(duì)檔案收集工作以及管理工作等造成忽視。針對(duì)檔案收集工作并沒有建立相應(yīng)管理制度與管理措施，導(dǎo)致檔案中的信息缺乏完整性，而且真實(shí)性也無法保障。盡管有部分單位構(gòu)建相應(yīng)管理制度，但是并沒有落在工作實(shí)處。

2.2檔案收集管理制度不完善

一些單位認(rèn)為，檔案的收集是一種人力物力的浪費(fèi)，是一項(xiàng)不必要的工作，沒有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，單位檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的單位檔案沒有及時(shí)收集，很多檔案都沒有歸檔，造成單位檔案的混亂。

2.3收集工作不規(guī)范

在單位中，有些單位但對(duì)資料進(jìn)行收集和整理、移交和保管等步驟和環(huán)節(jié)中存在較多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：在對(duì)資料進(jìn)行收集的真實(shí)過程中，歸檔文件并不齊全，編號(hào)有重復(fù)、文號(hào)的具體時(shí)間與形成的時(shí)間有出入，在一些文件當(dāng)中只存在正文，并沒有發(fā)文卡，甚至有些文件沒有任何的公章。

三、新時(shí)期檔案收集工作有效建議

3.1加強(qiáng)檔案意識(shí)

在如今新時(shí)期下，單位檔案收集工作想要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并且充分發(fā)揮自身最大作用，促進(jìn)單位更好發(fā)展。不僅需要檔案管理部門肩負(fù)起自身責(zé)任，還需要單位內(nèi)各個(gè)工作人員的配合與幫助。所以，單位檔案管理工作人員需要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)、管理者以及工作人員宣傳檔案收集工作重要性，提高單位全體工作人員檔案意識(shí)。尤其要取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，才能夠結(jié)合單位檔案收集實(shí)際情況，制定出相應(yīng)管理制度與管理措施。保障將各項(xiàng)檔案收集工作落在實(shí)處，每位工作人員及時(shí)發(fā)揮作用，做好自身工作，使檔案收集的完整性與真實(shí)性得到保障。

3.2建立檔案收集工作考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制

基于對(duì)制度的建立和完善對(duì)相關(guān)工作人員的責(zé)任進(jìn)一步明確，將歸檔的結(jié)果和最終的業(yè)績相聯(lián)系，進(jìn)而全面地調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，積極主動(dòng)地將檔案收集工作做好。制定的考核與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制應(yīng)該涵蓋以下幾個(gè)方面：一是考核依據(jù)，考核制度一定要有理有據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的法律法規(guī)。考核內(nèi)容要針對(duì)工作人員不同的責(zé)任范圍與歸檔最終時(shí)間、范圍等質(zhì)量進(jìn)行考核。檔案部門必須按照單位內(nèi)部的具體職能，對(duì)材料文件的變化及時(shí)掌握，考核形式要做到靈活、具體和全面?？己嗽u(píng)價(jià)實(shí)施量化分級(jí)考核，最終考核成績與每個(gè)工作人員獎(jiǎng)金掛鉤，做到有懲罰也有獎(jiǎng)勵(lì)。

3.3采取多元化方式開展檔案收集工作

很多單位的不同檔案資料其收集方式也會(huì)有所不同，單位檔案收集方式必須靈活多變，針對(duì)不同的檔案資料運(yùn)用不同的收集方式，以確保資料的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性，以及檔案管理工作的高效進(jìn)行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎(chǔ)上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于單位各類檔案資料是專業(yè)的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，掌握這類檔案的形成規(guī)律的單位技術(shù)人員，有必要承擔(dān)檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將單位各部門的檔案資料交給單位檔案存檔，既辛苦又費(fèi)力，案件檔案的質(zhì)量得不到保證。同時(shí)，對(duì)于一些特殊部門或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使單位檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

3.4制定并實(shí)施有效的控制手段，確保檔案收集的完整性與系統(tǒng)性

為了保證檔案收集的完整性與系統(tǒng)性，需要實(shí)施有效的控制手段，如預(yù)約收集、現(xiàn)場(chǎng)收集等。預(yù)約收集指的是在收集相關(guān)工作中結(jié)合之前的經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際情況，預(yù)見可能產(chǎn)生的材料檔案，檔案工作人員對(duì)布置的工作進(jìn)行公布，如檔案材料產(chǎn)生的名稱、條款、歸檔時(shí)間與要求等?，F(xiàn)場(chǎng)收集要求檔案部門全程參與驗(yàn)收與鑒定，對(duì)對(duì)歸檔的文件必須及時(shí)歸檔驗(yàn)收處理，例如科研課題材料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、評(píng)審鑒定會(huì)議材料等，對(duì)于不合格的材料檔案要通知單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完整，更改錯(cuò)誤。

3.5構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案工作離不開專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，因此，單位建立一支綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)單位檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。單位可以通過對(duì)檔案收集者的培訓(xùn)，提高檔案收集者的綜合素質(zhì)。檔案管理部門應(yīng)建立健全培訓(xùn)制度，確保培訓(xùn)工作能按照相關(guān)制度定期開展。培訓(xùn)內(nèi)容以專業(yè)知識(shí)為主，包含了大量的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

結(jié) 語：

總而一下，要認(rèn)識(shí)到檔案收集工作的重要作用，提高對(duì)檔案收集工作的重視，更好落實(shí)檔案收集工作。保證每一位工作人員能夠積極參與到檔案收集工作中，為檔案收集工作貢獻(xiàn)出自身力量，從而為未來更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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