摘要：從檔案層面加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，我們也需要從檔案管理工作之外去尋找新的著力點(diǎn)來推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。資料與檔案是兩個(gè)不同的概念，但它們相互之間有著密不可分的關(guān)系。本文從建設(shè)工程資料與建設(shè)工程檔案的不同之處出發(fā)，以二者的關(guān)聯(lián)性為杠桿，通過加強(qiáng)建設(shè)工程資料管理的方式，提升建設(shè)工程檔案管理的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程、資料管理、檔案管理

引言

資料與檔案二者記錄方式、載體幾乎相同，二者之間在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化，它們的外延有著大量的重疊，所以資料和檔案是極為接近又關(guān)系密切之物。在建設(shè)工程中這兩者的聯(lián)系尤為緊密，工程檔案是工程原始資料歸集整理后的產(chǎn)物，是工程資料的歸宿引導(dǎo)。由于建設(shè)工程檔案是由建設(shè)工程資料轉(zhuǎn)化而來，我們在建設(shè)工程資料管理中是否能采取一些有效手段來加強(qiáng)建設(shè)工程的檔案管理呢？

1.建設(shè)工程資料與建設(shè)工程檔案的區(qū)別

1.1產(chǎn)生不同

建設(shè)工程資料是在建設(shè)工程的全過程中，按照國際有關(guān)規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)形成的一整套資料。建設(shè)工程檔案是按照建設(shè)工程文件的歸檔要求，對(duì)建設(shè)工程中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理歸檔后的產(chǎn)物。

1.2作用不同

建設(shè)工程資料是建設(shè)過程中的技術(shù)管理、質(zhì)量管理的措施和手段，用來記錄和印證建設(shè)工程在施工過程中是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定、是否滿足設(shè)計(jì)要求、是否完成合同約定。而建設(shè)工程檔案對(duì)有價(jià)值的原始?xì)v史記錄資料進(jìn)行保存，作為歷史憑證用于歷史考察和運(yùn)營維護(hù)。

1.3保管要求不同

建設(shè)工程資料是使用單位各部門自行進(jìn)行管理，可以按需進(jìn)行復(fù)制、傳閱、保管。而建設(shè)工程檔案是最原始的歷史記錄，不可復(fù)制，是不可再生的資源，具有重要的保存價(jià)值，由單位檔案機(jī)構(gòu)專門保管或者移交檔案館（室）保管。國家規(guī)定了有關(guān)檔案移交和安全保管等法律監(jiān)管要求，具有保密性。

2.如何通過建設(shè)工程資料管理促進(jìn)建設(shè)工程檔案管理

2.1以檔案規(guī)范要求編制建設(shè)工程資料

建設(shè)工程檔案是依照建設(shè)工程歸檔要求對(duì)建設(shè)工程資料進(jìn)行收集、鑒定、整理和歸檔的，所以在資料管理階段我們應(yīng)就遵照建設(shè)工程歸檔要求采用符合檔案規(guī)范準(zhǔn)的表格，不可以自行其是編制表格。對(duì)于有國家和地方標(biāo)準(zhǔn)的表格我們采用歸檔標(biāo)準(zhǔn)表格，對(duì)于沒有完全符合的表格等特殊情況應(yīng)借用其它工程的歸檔標(biāo)準(zhǔn)表格。例如在市政工程中包含管理用房的施工內(nèi)容，可以借用房建工作檔案的規(guī)范表格。

建設(shè)工程檔案作為一種過程記錄，有其法律憑證的作用，所以在填寫資料過程中遵照檔案資料填寫的要求進(jìn)行填寫，在需要簽字蓋章的過程中嚴(yán)格依照檔案規(guī)范進(jìn)行簽字蓋章。不可以使用沒有法律效力的“檔案專用章”、“資料專用章”、“技術(shù)專用章”等代蓋，更不可以違法代替他人進(jìn)行簽字或私刻公章。只有規(guī)范真實(shí)具有法律效力的資料才是具備檔案價(jià)值的。

建設(shè)工程檔案是最原始的歷史記錄，所以我們在資料管理中要采用原件資料保存。我們在工程資料編制之初就應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，確定檔案編制的套數(shù)。需要幾套檔案就需要準(zhǔn)備有幾套資料原件，對(duì)于使用多個(gè)分部、分項(xiàng)中使用同一原本的，可以在未使用原本的檔案中標(biāo)明原本所在位置，不可以使用副本去代替原本。

2.2 對(duì)資料從業(yè)人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

在建設(shè)工程資料管理中“資料員”是最一線的工作人員，他們除了需要完成建設(shè)工程資料收集工作，也需要對(duì)資料進(jìn)行一定的整理滿足歸檔要求。所以資料管理從業(yè)人員雖然區(qū)別于檔案管理工作人員，但卻是檔案管理工作的前哨，是檔案管理的延伸和重要補(bǔ)充力量。如果說建設(shè)工程檔案是對(duì)建設(shè)工程的沙里淘金，那么有著專業(yè)檔案能力的資料員會(huì)讓檔案整理工作成為從金沙中淘金。加強(qiáng)資料從業(yè)人員檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，能提高建設(shè)工程資料的質(zhì)量，既能減輕檔案管理工作負(fù)擔(dān)，又能進(jìn)一步提升檔案價(jià)值。

2.3以檔案保管要求及時(shí)對(duì)建設(shè)工程資料進(jìn)行保存

在建設(shè)工程中各個(gè)單位資料往往自行保存，在各單位之間相互流轉(zhuǎn)，最后才進(jìn)行整理歸檔。由于工程建設(shè)項(xiàng)目往往規(guī)模大，跨越時(shí)間長，事后形成的資料可能不全，甚至有故意掩蓋施工過程的情況。所以長期以資料形式對(duì)這些文件的保存讓原始資料缺失、丟失、被篡改的可能性大大增加，所以在建設(shè)工程項(xiàng)目中建立檔案室，對(duì)工程資料按檔案要求進(jìn)行提前整理保存或者說預(yù)歸檔案管理是非常有必要的。通過分階段，對(duì)已形成的資料進(jìn)行預(yù)歸檔，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料的缺失，通過嚴(yán)格的保管，減少了資料的丟失可能，對(duì)于已保存的檔案更杜絕了后期篡改造假的機(jī)會(huì)。

3.結(jié)語

建設(shè)工程檔案并不是孤立的一個(gè)事物，它來源于建設(shè)工程的過程中，服務(wù)于社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展。檔案管理工作也不是只存在于檔案館（室）中孤立的工作，其工作內(nèi)容也不僅僅是保存好這些檔案實(shí)體，更應(yīng)該走出去提升檔案的價(jià)值?！皢柷堑们迦缭S，唯有源頭活水來?！苯ㄔO(shè)工程資料是建設(shè)工程檔案的源頭，我們做好建設(shè)工程資料管理工作就是從源頭上為檔案工作不斷注入活水，讓檔案工作不再是死守陣地，而是主動(dòng)出擊，取得更為輝煌的戰(zhàn)果。

作者簡介：臧孟勛，男，身份證號(hào)：43062319920718271X，長沙市拓天檔案信息技術(shù)有限公司檔案助理館員，長期從事建設(shè)工程檔案編制管理工作。