王衛(wèi)纓

摘要：近年來，隨著科學技術的進一步發(fā)展，制造領域迎來了一輪又一輪變革。檔案工作開始傾向于資源的整合、利用，越來越多的企業(yè)開始重視檔案工作。制造企業(yè)有別于其他企業(yè)，在制造企業(yè)中檔案部門兼具了更多的職能，管理及技術的變化對制造企業(yè)檔案工作的影響就愈發(fā)明顯。這些影響重點表現(xiàn)在亟待調整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。

關鍵詞：科技型企業(yè);檔案管理;問題創(chuàng)造分析研究

1科技檔案管理的作用和價值

技術是企業(yè)發(fā)展的基礎，計量儀表制造需要運用各種技術，過程中會產(chǎn)生科技檔案。收集、整理與計量儀表制造有關的數(shù)據(jù)信息和資料，建立檔案，妥善保管。這不僅可以記錄計量儀表制造過程以及技術的發(fā)展，而且具有很高的參考價值，有利于計量儀表制造技術的發(fā)展?？萍紮n案是企業(yè)最有價值的東西。當發(fā)生儀表使用糾紛或者損害自身利益時，可以查閱科技檔案，利用記錄的數(shù)據(jù)和技術保護自身權益。也就是說，科技檔案可以幫助企業(yè)規(guī)避風險，是計量儀表事業(yè)發(fā)展的重要基礎，有助于將技術資源轉化為生產(chǎn)力，促進計量儀表制造技術的發(fā)展。一般情況下，科技檔案涉及保密內容，企業(yè)需要對此類檔案進行保護，避免泄露，同時提高利用率，確保相關人員能夠快速訪問科技檔案，找到所需信息，以便更好地指導計量儀表制造工作。目前，我國科技檔案管理還不夠完善，不能達到預期的檔案管理效果，導致科技資源的有效利用，存在不完整和泄露風險。一旦出現(xiàn)上述問題，對企業(yè)非常不利。科技檔案將難以發(fā)揮作用，影響企業(yè)的發(fā)展和計量儀表制造技術的提高?？萍紮n案如此重要，企業(yè)必須加強管理，促進計量儀表制造業(yè)更好的發(fā)展。

2目前制造企業(yè)檔案管理存在的主要問題

2.1檔案管理工作在企業(yè)中難以得到重視，質量意識模糊

企業(yè)發(fā)展過程中，不少人對企業(yè)檔案管理的認識存在誤區(qū)，認為企業(yè)檔案管理不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值，不是企業(yè)的主要工作，處于邊緣地帶。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，做到了檔案不泄密、不丟失，能保證檔案外借、查檔，其他的很少考慮。隨著時代的發(fā)展，制造企業(yè)的檔案管理水平跟不上企業(yè)的前進步伐，導致歸檔文件不夠完善，資料缺乏。以筆者服務的制造企業(yè)為例，在專業(yè)技術領域檔案移交過程中，一些專業(yè)技術人員的質量意識模糊，檔案意識不強，沒有正確認識到檔案對于制造企業(yè)的意義所在，移交的檔案中往往缺少關鍵材料，造成歸檔文件不完整，檔案質量無法得到保障。

2.2機制不健全，管理人員綜合素質有待提高

對于制造企業(yè)文件和資料的要求非常嚴格，同時也有對相關技術人員和部門職責的劃分準則，這需要由專業(yè)的檔案管理人員來完成。然而，在筆者服務的制造企業(yè)中，領導對檔案管理工作不夠重視，日常培訓也少有涉及檔案管理。檔案管理人員都為兼職且非專業(yè)出身，沒有經(jīng)過理論知識培訓，對實際操作也不太熟練，不利于制造企業(yè)檔案的規(guī)范管理。

2.3檔案管理流程不規(guī)范，檔案工作質量無法保證

目前，制造企業(yè)仍然著重于產(chǎn)品質量，企業(yè)的關注點在前方的生產(chǎn)等環(huán)節(jié)，對作為后方支持的檔案管理工作關注少，檔案管理制度體系化尚不不完善。同時，由于檔案管理人員大多為兼職人員且沒有專業(yè)背景，所收集的檔案又涉及企業(yè)的方方面面，對不同種類檔案的歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等都不是特別明確，對不同種類檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)也不是特別了解，導致企業(yè)的檔案管理水平不高，檔案工作質量無法得到保證。

3科技型企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

3.1培養(yǎng)高素質人才，提高檔案管理水平

人才是企業(yè)發(fā)展的動力，也是企業(yè)的第一生產(chǎn)力，人才是科學的載體，所以企業(yè)之間的競爭，集中體現(xiàn)在科技的競爭?？萍嫉母偁?，以人為本，所以人才的競爭對企業(yè)檔案人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國際化的發(fā)展，涉外檔案、外文檔案、專業(yè)技術檔案的數(shù)量和內容顯著增加，而科技型企業(yè)檔案管理需要一批綜合素質高、綜合能力強的復合型人才，即既具備外語能力和計算機知識，又熟悉企業(yè)檔案管理知識。

因此，企業(yè)必須加強檔案人員的科技教育培訓，提高檔案人員的綜合素質。面對信息技術的飛速發(fā)展的幾天，檔案人員應不斷學習信息技術專業(yè)知識，創(chuàng)新科技企業(yè)檔案管理手段。同時，在共建全球命運共同體的時代背影下，檔案人員應將具備相應的外語能力作為順應技術發(fā)展的必要手段。

3.2 以流程為基礎，建立有效的管理體系

“過程方法”原則強調企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案管理過程中，一方面需要具備科學性、有效性;另一方面，為了保障檔案管理的規(guī)范性，可以在檔案管理部門和對應機構之間建立聯(lián)動機制。檔案管理工作由不同類別檔案的歸檔、整理、保管、檢索和利用等業(yè)務組成，這些業(yè)務活動通過與“人”（檔案管理人員）“、機”（設施設備）、“料”（各類檔案）、“法”（管理方法和標準）“、環(huán)”（與其他部門和人員的聯(lián)系）等管理要素的融合構建了檔案工作的各個過程。每個過程都環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，都在不同程度地制約著檔案工作效能的發(fā)揮。這就要求企業(yè)內部具備建立健全的檔案管理標準及規(guī)章制度，完善的檔案管理機制應包括檔案行政管理部門頒布執(zhí)行的檔案管理規(guī)范、企業(yè)根據(jù)經(jīng)營管理實際制定的檔案管理制度。檔案管理過程中，從收集、分類、歸檔到借閱利用等不同環(huán)節(jié)，都需要設立落地的可操作的標準流程并對相關人員進行相應的培訓和考核，達到整個檔案管理過程的系統(tǒng)化和標準化。因此，企業(yè)制定以公司級程序文件為基準，形成跨部門的業(yè)務流程的過程和責任的約定、機制;并根據(jù)不同檔案類別制定檔案管理規(guī)定;各部門基于內部管理自行制定，主要指導本部門內工作的規(guī)定，環(huán)環(huán)相扣，形成一套相對完善的管理聯(lián)動機制。

3.3 提高管理水平

管理水平在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作管控模式的優(yōu)劣。它是多方面的體現(xiàn)，涉及到管理平臺、制度建設、人才培養(yǎng)等多方面。要想切實調高管理水平，需從多方面努力。

完善并優(yōu)化制度建設。制度是工作的相關依據(jù)，有了制度，工作人員辦事才能有所循。制度可以包括多方面，如平臺構建、人才培養(yǎng)、考核機制、工作流程。通過對制度的構建，有序地推動檔案工作的開展。而制度不是一成不變的，當出現(xiàn)改革或流程優(yōu)化時，制度要隨之發(fā)生變化。對于“現(xiàn)行文件的開放利用”這一服務，開展前就要做好相關制度建設，否則將會影響用戶的使用，甚至造成嚴重的后果。

構建信息資源平臺，運用信息化技術來管理檔案。對于制造企業(yè)而言，構建信息資源平臺不是一蹴而就的事，要有選擇有針對性地進行構建?！皵?shù)字化檔案管理系統(tǒng)”也是一個信息資源平臺，但是對于制造企業(yè)而言，生產(chǎn)數(shù)據(jù)、質量數(shù)據(jù)等更為關鍵，檔案工作人員在對資源進行管控時，要結合具體實際，在構建其他信息資源平臺時，要有預見性地提出相關要求，為后續(xù)資源整合做好準備工作。加強人才隊伍的建設。管理模式和工作模式的轉變，會給檔案工作人員帶來很大的影響。檔案管理部門要及時加強對人員的培養(yǎng)，同時宣貫新制度、新標準，定期組織人員進行交流，傳遞新知識。

4結論

綜上所述，科技檔案管理是企業(yè)經(jīng)營的重要基礎之一。如何合理、高效地進行科技檔案管理，是每個企業(yè)必須解決的問題?？萍紮n案管理不僅涉及企業(yè)的經(jīng)營活動，而且對企業(yè)未來的經(jīng)濟發(fā)展具有重要影響。企業(yè)要完善檔案管理制度，積極解決科技檔案管理中存在的問題，提高管理人員的業(yè)務素質，采取更好的科技檔案管理措施，提高管理的綜合效益，，從而達到促進企業(yè)進步的目的。

參考文獻：

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