張秀峰 王琴

(1.中國(guó)石化財(cái)務(wù)共享服務(wù)南京分公司，江蘇南京 210000;2.賣賣(武漢)科技有限公司，湖北武漢 430000)

0 引言

從美國(guó)開(kāi)始，大家普遍把制造各種軟件機(jī)器人當(dāng)成了一個(gè)新的行業(yè)，稱之為Robotic Process Automation，中文翻譯為機(jī)器人流程自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱RPA。它是一套基于軟件機(jī)器人乃至人工智能概念的新興業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化技術(shù)形式。不管針對(duì)什么行業(yè)，不論企業(yè)規(guī)模大小，流程簡(jiǎn)單還是復(fù)雜，RPA都能勝任。RPA旨在以人類的方式操作流程，實(shí)施速度更快，并且可以與企業(yè)原有的IT系統(tǒng)、軟件一起使用，輕松更改或更新以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求。

典型的RPA平臺(tái)至少會(huì)包含開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、控制等三個(gè)組成部分。開(kāi)發(fā)工具主要用于建立軟件機(jī)器人的配置或設(shè)計(jì)機(jī)器人。通過(guò)開(kāi)發(fā)工具，開(kāi)發(fā)者可以為機(jī)器人執(zhí)行一系列的指令和決策邏輯進(jìn)行編程。運(yùn)行工具是當(dāng)開(kāi)發(fā)工作完成后，用戶可使用該工具，來(lái)運(yùn)行已有軟件機(jī)器人，也可以查閱運(yùn)行結(jié)果?？刂浦行闹饕糜谲浖C(jī)器人的部署與管理。包括開(kāi)始/停止機(jī)器人的運(yùn)行，為機(jī)器人制作日程表，維護(hù)和發(fā)布代碼，重新部署機(jī)器人的不同任務(wù)，管理許可證和憑證等。當(dāng)需要在多臺(tái)PC上運(yùn)行軟件機(jī)器人的時(shí)候，也可以用控制器對(duì)這些機(jī)器人進(jìn)行集中控制，比如統(tǒng)一分發(fā)流程，統(tǒng)一設(shè)定啟動(dòng)條件等。選擇適合公司需求和經(jīng)營(yíng)狀況的RPA產(chǎn)品十分重要[1]。RPA產(chǎn)品介紹見(jiàn)表1。

表1 RPA產(chǎn)品介紹

RPA清賬機(jī)器人，作為一種虛擬勞動(dòng)力，利用其無(wú)侵入性集成、高效、準(zhǔn)確、無(wú)人值守的優(yōu)點(diǎn)，迅速解決了資金清賬效率低、風(fēng)險(xiǎn)大、人員多的問(wèn)題，相比過(guò)去的人工清賬，RPA機(jī)器人每天只需10分鐘就能解決過(guò)去2個(gè)小時(shí)的工作量，清賬率同比提高8個(gè)百分點(diǎn)。并且程序在用戶界面運(yùn)行，而不受制于底層IT基礎(chǔ)設(shè)施，不會(huì)大幅影響企業(yè)原有的IT基礎(chǔ)架構(gòu)以及業(yè)務(wù)流程。RPA取代這些人工操作，同時(shí)也可以降低員工壓力，讓員工專注于更有增值潛力的工作。

1 以需求為導(dǎo)向，積極深化應(yīng)用RPA

中國(guó)石化銷售企業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)是一套集成度高、流程控制嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)，銷售板塊各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以資金監(jiān)管系統(tǒng)為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了從各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)、銀行到賬信息與ERP系統(tǒng)間的無(wú)縫連接、互聯(lián)互通，有效解決了資金安全隱患。該系統(tǒng)同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資金監(jiān)管與會(huì)計(jì)核算的職能整合，助力財(cái)務(wù)人員從核算型會(huì)計(jì)向管理型財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變。資金監(jiān)管清賬系統(tǒng)操作涉及的人員約3萬(wàn)人，涉及的范圍廣，資金流量大，操作頻繁?，F(xiàn)在人工智能時(shí)代，機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)的發(fā)展和應(yīng)用，為企業(yè)清賬提供了新的工作方法。該系統(tǒng)應(yīng)用于28個(gè)省，約3.3萬(wàn)個(gè)網(wǎng)點(diǎn)，系統(tǒng)操作人員大約3萬(wàn)多人，隊(duì)伍不可謂不龐大。這些操作人員分布在各下屬分、子公司及加油站等一線網(wǎng)點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期被巨大且繁瑣的工作量所困擾，工作效率低下，財(cái)務(wù)人員的價(jià)值難以得到充分發(fā)揮。

資金監(jiān)管系統(tǒng)的不足主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是財(cái)務(wù)人員工作效率低下。每天財(cái)務(wù)人員都要導(dǎo)入各銀行及第三方的資金到帳流水明細(xì)，進(jìn)行現(xiàn)金到賬勾選等重復(fù)性的工作。很多基層員工系統(tǒng)錄入資金不及時(shí)，錄入錯(cuò)誤，導(dǎo)致最后難以匹配等，人為原因造成財(cái)務(wù)人員頻繁的與基層人員溝通、修改、調(diào)整。二是財(cái)務(wù)人員的工作價(jià)值沒(méi)有有效發(fā)揮。資金監(jiān)管系統(tǒng)清賬原則上應(yīng)繳、實(shí)繳、到帳金額一致，即可清賬，屬于基礎(chǔ)性工作。專業(yè)的財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期從事這種導(dǎo)數(shù)、清賬工作，財(cái)務(wù)管理思維容易弱化，導(dǎo)致管理未來(lái)的時(shí)間少，事后報(bào)告多，過(guò)程信息少，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)原因也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不及時(shí)，存在很多手工操作，數(shù)據(jù)容易失真，不能滿足管理層的要求。

1.1 建設(shè)RPA平臺(tái)，提供基礎(chǔ)保障

信息系統(tǒng)的架構(gòu)、功能以及與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成是系統(tǒng)規(guī)劃的重要內(nèi)容，關(guān)系著能否實(shí)現(xiàn)端到端流程效率和流程自動(dòng)化的提升，所以平臺(tái)的建設(shè)是RPA能否在企業(yè)中有效應(yīng)用的關(guān)鍵。

RPA頁(yè)面數(shù)據(jù)抓取的關(guān)鍵技術(shù)為核心，確保資金安全提高工作效率的前提條件下，圍繞數(shù)據(jù)處理的基本要求，創(chuàng)建規(guī)則、展示規(guī)則、管理規(guī)則、優(yōu)化規(guī)則并行，建設(shè)成新型管理平臺(tái)；利用RPA模擬人工和非侵入性特點(diǎn)和技術(shù)，準(zhǔn)確快速?gòu)你y行卡及第三方等平臺(tái)下載流水，智能處理并導(dǎo)入數(shù)據(jù)，完美的從手工轉(zhuǎn)換成無(wú)人操作，提高數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化，更大程度上保障了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；企業(yè)積極協(xié)調(diào)銷售公司信息管理部門開(kāi)放RPA平臺(tái)安全訪問(wèn)權(quán)限，創(chuàng)建地市用戶。

1.2 以需求為導(dǎo)向，嵌入實(shí)際業(yè)務(wù)

在試點(diǎn)和使用過(guò)程中不斷挖掘系統(tǒng)應(yīng)用功能和深度，在管理轉(zhuǎn)型和業(yè)財(cái)融合工作不斷推進(jìn)的環(huán)境下，以企業(yè)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理需求為導(dǎo)向，堅(jiān)持“在應(yīng)用中完善，在完善中提升”的方針，建立和完善企業(yè)和共享公司的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，充分挖掘系統(tǒng)潛力，最大限度地發(fā)揮RPA機(jī)器人優(yōu)勢(shì)，深度融入企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)，在實(shí)踐中探索更廣的應(yīng)用空間，推進(jìn)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)再上新臺(tái)階。例如對(duì)資金監(jiān)管系統(tǒng)中的差異清帳情況進(jìn)行分解，從網(wǎng)點(diǎn)、日期、業(yè)務(wù)類型和支付方式上進(jìn)行分類，在進(jìn)行自動(dòng)處理數(shù)據(jù)可行性進(jìn)行分析，最后決定只有滿足其中四種情形的數(shù)據(jù)運(yùn)行自動(dòng)處理操作。

1.3 梳理流程，推進(jìn)自動(dòng)化操作

試點(diǎn)過(guò)程中對(duì)資金監(jiān)管系統(tǒng)中現(xiàn)金審核確認(rèn)、POS流水處理導(dǎo)入、預(yù)收業(yè)務(wù)日結(jié)、清帳、失敗數(shù)據(jù)處理、生成無(wú)到賬、POS拆分處理、第三方審核確認(rèn)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理分解，全面掌握資金監(jiān)管系統(tǒng)中資金確認(rèn)核算環(huán)節(jié)的應(yīng)用現(xiàn)狀，在公司開(kāi)展加油站層面風(fēng)險(xiǎn)體系建設(shè)的機(jī)會(huì)下，梳理最新的清帳和差異處理流程，細(xì)化原因分類，尋找方式方法，明確各層級(jí)職責(zé)，堅(jiān)持按照“流程合理、及時(shí)安全、監(jiān)控有效”的原則，對(duì)流程進(jìn)行RPA應(yīng)用評(píng)估，對(duì)不清晰的流程進(jìn)行再完善，通過(guò)RPA功能界面及后臺(tái)程序完成流程及規(guī)則的設(shè)定，最后由RPA機(jī)器人執(zhí)行定制好的流程，完成無(wú)人流程化任務(wù)。

1.4 建立關(guān)鍵用戶管理機(jī)制

RPA機(jī)器人上線后，除了原有清賬人員，每個(gè)地市均設(shè)置1名監(jiān)管系統(tǒng)和RPA應(yīng)用關(guān)鍵用戶。同時(shí)在釘釘APP中創(chuàng)建RPA關(guān)鍵用戶群，主要用于分公司管理員、RPA項(xiàng)目組與地市公司關(guān)鍵用戶交流，強(qiáng)化項(xiàng)目管理。第一在分公司群要求有問(wèn)題在關(guān)鍵用戶群反饋解決，互相交流學(xué)習(xí)，項(xiàng)目組對(duì)提出問(wèn)題及時(shí)解答和處理，一起探討各層級(jí)用戶的需求；第二針對(duì)RPA的應(yīng)用分公司對(duì)關(guān)鍵用戶開(kāi)展線上線下雙向培訓(xùn)，并組織試點(diǎn)單位分享經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目組不定時(shí)講解和展示系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則給地市人員研究探討。管理要求由關(guān)鍵用戶統(tǒng)一管理收集反饋地市公司需求和問(wèn)題，形成逐層統(tǒng)一管理機(jī)制。由于關(guān)鍵用戶人數(shù)較少，群人數(shù)也相應(yīng)較少，在一定程度上緩解了群聊溝通由于聊天記錄較多關(guān)鍵信息經(jīng)常被覆蓋、溝通效率低下的問(wèn)題。

1.5 優(yōu)化崗位深挖管理潛力

傳統(tǒng)思維模式下，財(cái)務(wù)部門往往把自己封閉在數(shù)字的城堡中，將會(huì)計(jì)核算、費(fèi)用報(bào)銷等作為自己的核心工作[2]。財(cái)務(wù)組織也相對(duì)分散，建立自己的標(biāo)準(zhǔn)等，相互之間沒(méi)有經(jīng)常性溝通，這種分散式的財(cái)務(wù)組織無(wú)法在不同的業(yè)務(wù)單元實(shí)現(xiàn)負(fù)載均衡。重核算、輕管理目前普遍存在，員工一人多崗繁雜的工作應(yīng)接不暇，難以有效的記錄、識(shí)別和防范相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。RPA機(jī)器人上線前，加油站的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)核對(duì)、異常處理均由財(cái)務(wù)人員手工完成，一個(gè)分公司一天的清賬量大約需要3-6名清賬人員大約花費(fèi)一天時(shí)間才能完成。RPA首次運(yùn)用到企業(yè)的清賬業(yè)務(wù)中來(lái)，改變了企業(yè)的用工方式，由“勞動(dòng)力密集型”轉(zhuǎn)變?yōu)橐约佑驼净A(chǔ)數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確為導(dǎo)向。企業(yè)合理的進(jìn)行人員調(diào)整，一方面把對(duì)系統(tǒng)和核算工作比較熟悉的少部分人員保留在關(guān)鍵用戶崗位，參與到加油站層面基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理中來(lái)，提高與加油站的協(xié)調(diào)溝通能力，另一方面把原來(lái)大部分核算人員調(diào)整到其他管理崗位中，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理優(yōu)勢(shì)，提高人崗匹配度，釋放壓力讓員工集中精力到某一項(xiàng)管理工作中。使企業(yè)業(yè)務(wù)部門有精力專注于客戶價(jià)值的提升，業(yè)務(wù)成長(zhǎng)的挖掘和人才培養(yǎng)。

在過(guò)程中發(fā)現(xiàn)加油站基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量決定了網(wǎng)點(diǎn)核算工作的質(zhì)量，完全準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)不僅能提高清賬準(zhǔn)確性也能提高清賬的速度，減輕協(xié)調(diào)溝通工作，提升整體的財(cái)務(wù)管理工作水平，所以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)整個(gè)核算過(guò)程中的重點(diǎn)難點(diǎn)。RPA的應(yīng)用，財(cái)務(wù)人員從核算工作中解放出來(lái)全力投入到提高網(wǎng)點(diǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理工作中，從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、片區(qū)、加油站層級(jí)溝通模式改變成了財(cái)務(wù)、加油站的溝通模式，各地市公司通過(guò)建立加油站管理群和電話與加油站員工進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。

日常利用加油站的督查機(jī)會(huì)，跟業(yè)務(wù)部門和督查隊(duì)一起到加油站進(jìn)行日常檢查，要求每周要檢查2～3座加油站，對(duì)日常資金錄入或者網(wǎng)點(diǎn)資金經(jīng)常有問(wèn)題的站點(diǎn)重點(diǎn)幫扶，同時(shí)，保留1～2個(gè)財(cái)務(wù)人員關(guān)注RPA界面清賬數(shù)據(jù)，同時(shí)查看未能清賬數(shù)據(jù)，與加油站員工直接對(duì)接分析原因，簡(jiǎn)化對(duì)賬流程和核算流程，把重點(diǎn)從后端的清賬工作全流程的跟蹤轉(zhuǎn)變前端基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的工作，從數(shù)據(jù)產(chǎn)生源頭——加油站進(jìn)行監(jiān)管，提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的正確性，提高清賬效率以及節(jié)約清賬時(shí)間，同時(shí)提升加油站層面風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)的建設(shè)。

1.6 RPA在企業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)的運(yùn)用

2019年9月RPA項(xiàng)目組基于現(xiàn)有監(jiān)管系統(tǒng)功能和操作流程應(yīng)用RPA(流程自動(dòng)化軟件)進(jìn)行分析，確定試點(diǎn)和推廣工作事項(xiàng)，先后在廣西，云南、貴州、湖南等省石油公司進(jìn)行推廣實(shí)施，助力銷售企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的工作推向新的臺(tái)階，RPA清賬機(jī)器人代替人工清賬正式步入一個(gè)新的起點(diǎn)。

自2018年財(cái)務(wù)共享中心全面承攬銷售企業(yè)財(cái)務(wù)、HR、IT等業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)由共享中心處理，但企業(yè)的資金監(jiān)管系統(tǒng)清賬工作，因點(diǎn)多面廣，溝通成本高，一直保留由企業(yè)自行處理。作為人員密集型的資金清賬工作，每天耗費(fèi)了大量的人力、物力在數(shù)據(jù)導(dǎo)入、核對(duì)數(shù)據(jù)、人工清賬等基礎(chǔ)工作上。人工智能時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型有著巨大的促進(jìn)作用。為提高企業(yè)資金清賬工作的效率，2019年RPA清賬機(jī)器人首次試點(diǎn)單位為廣西石油分公司，從試點(diǎn)運(yùn)行到全省推廣完成歷時(shí)近半年時(shí)間。通過(guò)運(yùn)行效果來(lái)看，一是降低了企業(yè)人工成本，不再需要大量人力，每天進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)核對(duì)、人工清賬等工作；二是提高了清賬效率，如企業(yè)財(cái)務(wù)人員對(duì)一個(gè)縣公司清賬時(shí)間大約20分鐘，運(yùn)行RPA僅需0.2分鐘，清賬效率大大提高；三是可實(shí)現(xiàn)7×24不間斷工作；四是可實(shí)現(xiàn)清賬正確率100%，徹底告別因人為失誤造成的錯(cuò)誤。將財(cái)務(wù)人員從大量重復(fù)性、機(jī)械的、低價(jià)值的工作中解放出來(lái)，更加集中精力于創(chuàng)造性的高價(jià)值工作上，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

RPA智能清賬技術(shù)目前應(yīng)用于銷售企業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)銀行卡及第三方明細(xì)導(dǎo)入、現(xiàn)金手工到帳勾選、銀行卡及第三方到帳勾選(多對(duì)多)、清賬情況查詢及處理、差異清賬處理、ERP記賬結(jié)果查詢及處理、預(yù)收ERP記賬數(shù)據(jù)維護(hù)、銀行卡POS導(dǎo)入情況匯總、生成無(wú)對(duì)賬明細(xì)網(wǎng)點(diǎn)到帳憑證等9個(gè)業(yè)務(wù)模塊。共享RPA項(xiàng)目組、分公司和試點(diǎn)企業(yè)經(jīng)過(guò)緊密協(xié)調(diào)溝通，以相互負(fù)責(zé)相互支撐的態(tài)度確保完善數(shù)據(jù)獲取、導(dǎo)入、勾選、清賬、記賬處理，在應(yīng)用中探索，在探索中總結(jié)，采用人機(jī)結(jié)合的方式發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)用效果較好，達(dá)到了初步預(yù)期的目標(biāo)。

初期RPA運(yùn)用于共享中心較多，費(fèi)用報(bào)銷付款憑證制證、資金結(jié)算收付款憑證制證、應(yīng)收和直批客戶清賬、壞賬準(zhǔn)備計(jì)提、資產(chǎn)和成本W(wǎng)BS維護(hù)、應(yīng)付發(fā)票校驗(yàn)、HR薪酬發(fā)放、IT運(yùn)營(yíng)平臺(tái)用戶管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域使用。再后來(lái)延伸到企業(yè)用戶層面，對(duì)企業(yè)的資金監(jiān)管系統(tǒng)實(shí)施清賬，為使企業(yè)的財(cái)務(wù)人員從低效的導(dǎo)數(shù)、清賬等工作中解放出來(lái)。RPA清賬機(jī)器人提高效率的前提，歸于數(shù)據(jù)源頭，站級(jí)前端數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升是關(guān)鍵。前期財(cái)務(wù)人員疲于導(dǎo)數(shù)、對(duì)賬、清賬等量大，重復(fù)性的基礎(chǔ)工作無(wú)法抽身。RPA上線后，財(cái)務(wù)人員從核算型轉(zhuǎn)變管理型，有更多的時(shí)間參與到基層管理，同時(shí)也能有更多的時(shí)間發(fā)現(xiàn)分析差異數(shù)據(jù)，前期聯(lián)合業(yè)務(wù)部門對(duì)加油站站長(zhǎng)開(kāi)展資金監(jiān)管系統(tǒng)和業(yè)務(wù)資金管理培訓(xùn)，例如如何處理資金池預(yù)收?qǐng)F(tuán)購(gòu)，如何在資金監(jiān)管系統(tǒng)錄入資金，分清各類業(yè)務(wù)類型和支付方式，把加油站層面的資金操作形成文檔下發(fā)；加強(qiáng)加油站基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檢查，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作。

目前試點(diǎn)單位RPA在資金清賬層面的應(yīng)用取得了不錯(cuò)的成效，清賬覆蓋率達(dá)到100%，一次清賬率達(dá)到85%以上，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)得到量的提升?；谠谠圏c(diǎn)單位取得不錯(cuò)的成效和積極收集地市公司的需求，南分共享RPA項(xiàng)目組協(xié)同廣西公司已于2020年3月正式推廣于全區(qū)，共14個(gè)地市公司、100多個(gè)片區(qū)、1300多個(gè)網(wǎng)點(diǎn)。為滿足客戶需求，全面發(fā)揮共享中心專業(yè)化、一體化、數(shù)據(jù)化優(yōu)勢(shì)，通過(guò)全面優(yōu)化系統(tǒng)提升、優(yōu)化簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，目前在湖南、貴州、吉林等省進(jìn)行推廣實(shí)施，后期將在全國(guó)其他省市進(jìn)行全面推廣運(yùn)用RPA技術(shù)，為企業(yè)降本增效，助力企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

2 結(jié)論

為了推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)資金管理力度，夯實(shí)資金基礎(chǔ)管理工作提升資金精細(xì)化管理水平，確保公司資金安全、風(fēng)險(xiǎn)可控，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的流程化和自動(dòng)化建設(shè)，刻不容緩。