朱帥

國企檔案管理正是國企改革的重要一環(huán)，因為檔案管理隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展逐漸復雜化，為企業(yè)的良性發(fā)展也起到了至關重要的作用，因為檔案管理已經(jīng)和企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營等各方面融合為一體，但是目前國有企業(yè)的檔案管理中依舊存在著諸多問題，如果不及時解決，會對企業(yè)的改革發(fā)展起到嚴重的滯后作用。本文主要從國有企業(yè)檔案管理工作的問題著手分析，并提出了相關對策，以期為國企檔案管理工作水平的提升起到一定的啟示作用。

一、國有企業(yè)目前檔案管理的情況

目前我國有數(shù)量眾多的國有企業(yè)，在中央或地方政府的指導下，實現(xiàn)了多元化經(jīng)營，而這類國企也逐漸發(fā)展成為企業(yè)集團，目前已經(jīng)成為我過經(jīng)濟市場的中堅力量，為我過經(jīng)濟的發(fā)展起到了不可或缺的重要作用，隨著科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理也逐漸向現(xiàn)代化、科學化轉(zhuǎn)變，以企業(yè)的檔案管理而言，伴隨著信息技術的不斷革新，與傳統(tǒng)管理方式相比有了翻天覆地的變化，特別是規(guī)模較大的集團公司，檔案管理有著一定的復雜性，因此亟待對管理進行升級。本文主要針對國有企業(yè)集團的檔案管理工作展開研究，這類集團擁有一定數(shù)量的分公司或區(qū)域公司，這些公司中，大部分自負盈虧，具有相對獨立的地位。而這類企業(yè)集團的檔案管理情況主要有一下幾個特點：

一是集團公司在檔案管理中，對下屬的各個二級單位檔案管理具有監(jiān)督的權利，與此同時，集團公司下屬的各公司在檔案管理中也具有較為獨立自主的權利，這是因為國有企業(yè)集團下屬的眾多單位中，大部分都具有獨立的企業(yè)法人;

二是集團公司與下屬各個單位中，檔案管理情況和水平大有不同，一般來說，集團公司的檔案管理工作開展情況較好，相應的檔案管理設備和水平也較為先進，而且隨著多年的發(fā)展也都有科學的管理制度，但是集團公司下屬的各個單位由于其生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模較小、部門職權不清晰等原因，因此甚至有些單位甚至沒有專人進行檔案管理，硬件設施也較差;

三是集團公司下屬的各個單位在檔案管理的分類方面比較混亂，并未完全按照國有企業(yè)檔案分類規(guī)范對檔案進行分類，這樣造成的后果主要有兩個方面，一方面在檢索檔案時費時費力，另一方面也會造成檔案的丟失，為企業(yè)造成嚴重的損失;

四是集團公司下屬各單位區(qū)位因素導致的，由于各單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的側(cè)重點不同，處于不同的區(qū)域，甚至有些較大的國有企業(yè)還跨越了不同的省份，因此集團公司在對下屬單位檔案監(jiān)督工作的開展產(chǎn)生了較大的阻力。

二、國有企業(yè)檔案管理存在的問題分析

目前國有企業(yè)的檔案管理主要采用的是多級檔案室的辦法，即集團公司設立專門的檔案管理部門，下屬的二級公司也專門設立相關的檔案室或辦公室，二級公司下屬單位也設立相關檔案管理部門，要求需要有專人負責。各級單位的檔案管理部門分別負責對本單位的檔案進行歸檔管理等等，上級公司對下級公司的檔案進行監(jiān)督。這種管理模式在企業(yè)成立之初是十分高效的，因為企業(yè)發(fā)展之初，人員構(gòu)成較為單一、數(shù)量較少，目前大多數(shù)國有企業(yè)的檔案管理依舊沿用這種方案，但隨著社會的進步、經(jīng)濟市場的變化，企業(yè)部門的逐漸增加，各類專業(yè)人才越來越多，企業(yè)的人數(shù)也不斷增加，這種多級管理的方式也出現(xiàn)了諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）監(jiān)督職能難以實現(xiàn)

無論是集團公司，亦或其下屬的各個單位，檔案部門的工作開展主要是圍繞本單位進行的，尤其是國有企業(yè)集團中，集團公司下屬的各單位具有獨立法人的情況下，各單位自主權較大，再加上檔案工作本身具有一定的復雜性，因此上級公司對下級公司檔案管理工作的監(jiān)督職能難以實現(xiàn)。事實上，對于大型的國有企業(yè)集團而言，由于其下屬公司較多，甚至還存在諸多跨省集團，因此在檔案管理的監(jiān)督工作開展中，上級公司對下級公司檔案的管理和檢查在頻率也很低，即便查出了問題，囿于各單位實際的條件，即便拿出了整改方案，也難以落實下去。

（二）資源整合不暢

資源整合是提高企業(yè)運營效率的基礎，同時更是有力保障，然而目前國有企業(yè)的檔案管理工作開展過程中，資源整合難以實現(xiàn)。集團公司和下屬各單位各自對本公司的檔案進行歸檔和管理，集團公司的檔案室中，對下屬各單位的重要檔案并未留存?zhèn)浞?，這樣一來，檔案資源的整合難以實現(xiàn)。除此之外，目前國有企業(yè)還有一個重要的問題就是檔案的管理工作開展方向重點在管理性的檔案上，比如人事等等，而生產(chǎn)、經(jīng)營和技術方面的檔案較為輕視。

（三）管理人員綜合素質(zhì)低

一般而言，國有企業(yè)的檔案管理工作屬于政工類，雖然目前政工工作的重要性已經(jīng)逐漸被企業(yè)管理者所重視，但這依舊不夠，從檔案管理部門的人員配置等方面可見一斑。檔案管理的復雜性除了要細致的將各類檔案分門別類之外，還對管理人員的綜合素質(zhì)有較高的要求，因為檔案除了人事、文書之外，還有經(jīng)營、技術、生產(chǎn)等多方面的內(nèi)容，因此檔案從業(yè)人員要想勝任檔案管理工作，必須具有較高的知識儲備，必須對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、技術等知識都有較深的涉獵。但現(xiàn)實中，這類一專多能型人才大都放在了企業(yè)的生產(chǎn)領域，究其根本原因還是因為企業(yè)對于檔案管理等政工方面工作的重視程度不夠，薪資水平也有一定的差別，因此難以吸引到綜合素質(zhì)較高的人才。除此之外，許多單位并未設置專門的檔案管理部門，而檔案管理工作的開展也有其他部門的員工進行兼職，即便有專職檔案管理員，由于缺乏直接的晉升渠道，也使得管理員工作的積極性降低。再加上企業(yè)并未對檔案管理工作進行專門的培訓進修，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量難以得到保障。

三、國有企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）建立科學高效檔案管理體系

關于國有企業(yè)的檔案管理，我國早已經(jīng)出臺了相關法律，因此對于國有企業(yè)來說，應該嚴格按照法律規(guī)定開展檔案管理工作。集團公司作為企業(yè)的中心，應該對下級各單位的檔案部門進行統(tǒng)籌管理，整合各部門的重要檔案資料，并嚴格落實指導監(jiān)督任務，對于跨省集團，也應該及時開展督導工作，集團公司可以利用信息技術，在云端對各下屬子分公司實現(xiàn)檔案工作的檢查，集團公司下屬各單位也必須密切關注和配合集團公司檔案管理的指示，根據(jù)集團公司檔案室的規(guī)劃和目標，再結(jié)合自身發(fā)展情況制定相應的發(fā)展計劃，更好的與集團公司進行對接，建立高效的檔案管理體系，合理利用好檔案資源，為企業(yè)的長久發(fā)展打好根基。

（二）建立科學適宜的檔案管理制度

國有企業(yè)的檔案管理上長期以來隨意性較大，其規(guī)章制度也較為陳舊，因此必須建立科學的檔案管理制度，因為唯有制度化才能保證檔案管理的效率。集團公司首先應該根據(jù)自身發(fā)展狀況，制定相應的檔案管理制度，將檔案管理的細則明確張貼在檔案室之中，起到警醒作用。其次也要根據(jù)自身的發(fā)展情況及時對檔案管理制度進行調(diào)整和優(yōu)化，尤其是對下級單位的檔案管理制度上，要深入了解下級單位的實際情況，對其檔案管理制度的制定和優(yōu)化進行一定的指導，除此之外，為了使建立的檔案管理制度落到實處，必須定期對檔案管理的專職人員進行考核，以保證檔案員能夠熟悉檔案管理制度，從而更好的勝任檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理的方式方法

隨著時代的進步，信息化技術的不斷成熟，目前國內(nèi)外對檔案信息方面的管理早已運用了更新的技術和方法，比如國內(nèi)為數(shù)眾多的企業(yè)早已經(jīng)引入了信息化的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，甚至還有些企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，投資為自身量身打造除了檔案管理系統(tǒng)，極大的方便了檔案管理工作的進行。但是有些企業(yè)引入的信息化管理手段，卻并未充分發(fā)揮其作用，因此必須深入挖掘檔案管理系統(tǒng)的潛力。首先，要利用檔案管理系統(tǒng)提升檔案管理工作的水平，比如對于規(guī)模較大的企業(yè)集團，集團公司可以運用遠程方式，在檔案管理系統(tǒng)中對下級各單位的檔案部門工作進行監(jiān)督和指導，這樣一來跨越了時間和空間的阻隔，加強了集團公司檔案管理的統(tǒng)一調(diào)度能力。其次，利用檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)管理做好“參謀”，檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢在于能夠?qū)⒏黝悪n案更為高效的進行分類，在企業(yè)的運營管理中，決策者可以利用檔案管理系統(tǒng)，將所需的相關檔案以電子文檔的方式任意打開，從而為決策者的決策起到輔助作用。

（四）打造高素質(zhì)檔案管理人才

要打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，首先需要企業(yè)對檔案管理真正重視起來，只有上層領導從思想上意識到檔案管理的重要性，才會積極推動檔案管理工作的升級，也會帶動更多的高素質(zhì)檔案管理人才加入到檔案管理工作中去。另一方面，應該對檔案管理方面的專業(yè)性人才進行引進，增加檔案管理工作的新鮮血液，引入高素質(zhì)專業(yè)性的檔案管理人才，將專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做，才能真正發(fā)揮其作用，提升檔案管理工作的整體水平。除此之外，還應該對檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓，培訓內(nèi)容除了相關的檔案管理法律和企業(yè)規(guī)定之外，還要對檔案管理工作的方式方法以及多種專業(yè)知識開展培訓，培訓結(jié)束后要進行考核，根據(jù)考核結(jié)果落實相應的獎懲措施，從而激發(fā)檔案管理人員學習的積極性。

四、結(jié)語

對于國有企業(yè)而言，檔案管理工作是不可疏忽的一個重要內(nèi)容，尤其是在當今轉(zhuǎn)型的關鍵時期，因為良好的檔案管理體系不僅可以提升檔案管理工作的效率，同時也能為企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展起到一定的輔助作用。本文主要就國企檔案管理工作中的問題進行了分析，并提出了相應對策，旨在為國企檔案管理改革起到一定的啟示作用。

（作者單位：山西汾河焦煤股份有限公司）