周曰武

[摘 要]隨著事業(yè)單位管理的不斷發(fā)展，人事檔案管理已成為單位管理的重要組成部分。人事檔案匯總了事業(yè)單位員工的各類個人基本信息。因此，只有做好個人信息管理工作，才能促進(jìn)國家能力和事業(yè)單位管理的現(xiàn)代化發(fā)展。文章主要闡述了我國目前事業(yè)單位人事檔案管理的基本情況，并提出相應(yīng)的改進(jìn)意見，對事業(yè)單位內(nèi)部管理具有重要參考價值。目前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理中內(nèi)部控制存在著對檔案管理考慮不足、管理模式相對落后、信息化滯后、文件價值和作用發(fā)揮不足等問題，導(dǎo)致其直接相關(guān)管理價值無法發(fā)揮到最大，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位進(jìn)行公共服務(wù)管理職能的開展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;事業(yè)單位;問題;解決對策

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? 文章編號：1674-1722（2021）24-0058-03

20世紀(jì)70年代，我國開始慢慢實施事業(yè)單位的人事檔案管理，在人事檔案管理的實踐中積累了豐富的經(jīng)驗。然而，深化事業(yè)單位改革的關(guān)鍵是在我國事業(yè)單位內(nèi)外部環(huán)境差異較大的背景下進(jìn)行的。同時，根據(jù)媒體的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的文件管理模式已不能滿足當(dāng)前事業(yè)單位的需要。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式普遍存在效率低下的問題，極大程度上弱化了事業(yè)單位的公共服務(wù)功能，對事業(yè)單位的改革和發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響[1]。因此，事業(yè)單位目前應(yīng)積極研究和解決人事檔案管理中存在的問題。在新時期社會發(fā)展的背景下，事業(yè)單位關(guān)于人事檔案管理應(yīng)該引入新的目標(biāo)，對其現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行相應(yīng)的改革創(chuàng)新[2]。目前所使用的人事管理方式存在一定程度的弊端，探索新的管理方法是目前需積極進(jìn)行籌措的重要改革內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案管理當(dāng)中存在一些管理制度跟不上經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的問題，要想對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行解決，必須要求參與建設(shè)的管理人員根據(jù)各機構(gòu)人事安排的實際情況實施能夠使檔案管理人員具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)以及技能的管理措施[3]。

一、檔案管理工作

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分。個人檔案的相應(yīng)管理是檔案管理的關(guān)鍵。檔案管理主要是需要將各個部門員工的個人信息進(jìn)行綜合匯總。因此，良好的個人信息管理體系對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。

人事檔案管理工作開展的過程中必須確定檔案管理組織的內(nèi)部結(jié)構(gòu)架構(gòu)以及內(nèi)部人員組成結(jié)構(gòu)，以確保在后期人員調(diào)動以及崗位變動的過程中有效實現(xiàn)資源配置最優(yōu)。且當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，人事檔案管理部門必須及時處理且記錄工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和業(yè)務(wù)記錄，確保在進(jìn)行人事調(diào)動過程中的公平，這對維持事業(yè)單位的穩(wěn)定運行具有重要作用[4]。目前，檔案管理在具體業(yè)務(wù)中并沒有表現(xiàn)出較為明顯的作用，但是由于在具體實施上存在一些差異，給業(yè)務(wù)單位的發(fā)展帶來了很多負(fù)面影響。未來，事業(yè)單位應(yīng)著重補充人事管理制度、對管理者提出更高要求的同時有效提高人事文件管理的應(yīng)用效率，這是事業(yè)單位未來健康發(fā)展的基礎(chǔ)[5]。

二、我國事業(yè)單位人事檔案管理的意義

從投資者的角度來看，所作出的任何投資決定的基礎(chǔ)都是要求被投資者在未來一定期限內(nèi)應(yīng)創(chuàng)造相應(yīng)的利益，且利益必須比所投入的成本高。而這個原則同樣適用于事業(yè)單位的人事檔案的管理當(dāng)中，只有事業(yè)單位的相關(guān)管理人員充分認(rèn)識到合理科學(xué)地進(jìn)行相應(yīng)的人事檔案管理可以創(chuàng)造的價值，才能充分調(diào)動事業(yè)單位管理者對人事檔案管理的重視度。

（一）優(yōu)化事業(yè)單位的內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)

在進(jìn)行事業(yè)單位的人事檔案管理的過程中，其內(nèi)容主要包括個人學(xué)歷、身體狀態(tài)、政治地位、業(yè)務(wù)能力、違紀(jì)行為、家庭狀況等基本信息。大多數(shù)事業(yè)單位在首次錄用工作人員時，都會對人員檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行審查和確認(rèn)。為了更好地確保事業(yè)單位采用的人事檔案管理的業(yè)務(wù)流程的合理性以及結(jié)果的準(zhǔn)確度，必須完善事業(yè)單位人事檔案管理制度。在中國事業(yè)單位人事管理過程中，科學(xué)合理地使用人事管理系統(tǒng)，可以簡化和補充事業(yè)單位對于檔案管理的理解以及提高執(zhí)行度，起到簡化和完善人事管理程序的作用。目前，我國大部分事業(yè)單位的人事檔案管理需根據(jù)事業(yè)單位的職務(wù)變化以及崗位變化進(jìn)行調(diào)整。另外，人事檔案中有相關(guān)違規(guī)以及負(fù)信息人，應(yīng)在第一時間通知相關(guān)機構(gòu)，確保事業(yè)單位的正常運行。

（二）有效強化事業(yè)單位的內(nèi)部控制構(gòu)建

目前，中國大部分事業(yè)單位的內(nèi)部控制構(gòu)建包括財務(wù)管理、業(yè)務(wù)分配和人事管理三部分。這三個內(nèi)容在事業(yè)單位這個巨大的系統(tǒng)中相互作用。而內(nèi)部控制的構(gòu)建就是為了確保這三部分內(nèi)容能夠在事業(yè)單位這個巨大的系統(tǒng)中進(jìn)行有序工作。并且事業(yè)單位社會職能的執(zhí)行能力在較大程度上對于人事管理計劃的依賴程度較強，因此，合理的人事檔案管理制度能夠使得事業(yè)單位在人事管理方面的完善性達(dá)到較為可觀的效果。而我國的內(nèi)部控制制度的建設(shè)主要包括人事管理和內(nèi)部控制。如果各部門能夠迅速改善或強化內(nèi)部人事管理制度，那么事業(yè)單位的人事管理水平和業(yè)務(wù)效率將大幅提高。這種變化間接表明了事業(yè)單位的控制能力可以有效提高工作效率以及工作人員的積極性。

三、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視

缺乏對檔案管理的重視主要表現(xiàn)為事業(yè)單位在日常運行過程中對檔案管理的重視度不高。檔案管理員對相關(guān)檔案的價值和功能以及各類檔案在事業(yè)單位工作過程中所具有的重要意義缺乏充分了解。因此，缺乏對檔案管理的重視是我國目前較為常見的普遍性問題，且內(nèi)部對于檔案管理無論是資本的投入還是人力資源的投入都呈現(xiàn)嚴(yán)重不足的現(xiàn)象。其次是檔案管理負(fù)責(zé)人和員工不重視檔案管理的日常工作，日常業(yè)務(wù)不及時進(jìn)行相應(yīng)歸檔、不定時進(jìn)行文檔整理、文檔管理不嚴(yán)格、文檔管理異常，從而導(dǎo)致經(jīng)常性發(fā)生文件丟失的現(xiàn)象。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理整體水平較低，嚴(yán)重影響了文件管理的日常工作態(tài)度，且各崗位、人員配合不到位，文件管理規(guī)章制度應(yīng)用不嚴(yán)。

（二）檔案管理機制不完善

實際檔案管理工作在進(jìn)行開展的過程中，其工作流程本身具有一定的復(fù)雜性以及規(guī)范性。因此對于相關(guān)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范要求較高且需工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范流程執(zhí)行。但是就目前的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀而言，科學(xué)合理的檔案管理制度以及規(guī)范的業(yè)務(wù)流程較為缺乏，直接導(dǎo)致檔案管理人員在實際工作中缺乏可參考的依據(jù)。此外，雖然一些事業(yè)單位的相關(guān)文件管理制度建設(shè)相對完善，但仍存在一些問題沒有得到充分的認(rèn)識以及解決。在實際業(yè)務(wù)流程中，缺乏有效的監(jiān)督導(dǎo)致嚴(yán)重的違法違規(guī)行為，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。檔案在事業(yè)單位的有效利用率較低，而這一現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是由于人事檔案管理制度的不完善。例如，人事檔案管理系統(tǒng)相對落后，無法對最新的政策指示進(jìn)行相應(yīng)的整合，嚴(yán)重妨礙了事業(yè)單位的人事檔案管理朝著正確方向發(fā)展的步伐。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較差

專業(yè)性要求較高是檔案管理中較為顯著的特征，因此在實際的工作過程中檔案管理所涉及的相關(guān)從業(yè)人員是需要具備一定的專業(yè)知識以及專業(yè)技能。但是我國目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力相對較低，專業(yè)知識的儲備較為薄弱。并且事業(yè)單位自身也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)體系，難以提高其專業(yè)素質(zhì)。檔案管理無法進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，導(dǎo)致管理模式落后。檔案管理本身缺乏積極性和自覺性，導(dǎo)致工作過程中出現(xiàn)敷衍現(xiàn)象。

（四）信息化建設(shè)相對落后

事業(yè)單位人事檔案管理要加強計算機層次的人事檔案管理。目前，事業(yè)單位員工檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，雖然事業(yè)單位的人事管理配備了先進(jìn)的管理軟件，但由于認(rèn)識不足，沒有充分考慮信息技術(shù)的優(yōu)勢，不利于事業(yè)單位人事檔案管理。

目前，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢。媒體的使用有效促進(jìn)了各種生活方式的發(fā)展。為了提高檔案管理的水平和效率，信息化建設(shè)勢在必行。但是，從事業(yè)單位的現(xiàn)狀來看，信息化建設(shè)程度滯后，投入不足，軟硬件結(jié)構(gòu)不足，檔案人員的業(yè)務(wù)能力較弱，難以充分重視信息化建設(shè)的作用。

四、事業(yè)單位檔案管理存在問題的解決對策

（一）加強檔案管理的重要性

首先，相關(guān)事業(yè)單位的管理人員應(yīng)在不斷借鑒國外成熟經(jīng)驗的前提下轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性，提高檔案管理的水平和效率，充分利用檔案，為崗位調(diào)動工作提供必要的參考。工作人員調(diào)動等決定涉及事業(yè)單位未來的發(fā)展，它對提高事業(yè)單位的公共服務(wù)能力具有重要作用，事業(yè)單位管理者只有高度重視檔案管理，才能促進(jìn)事業(yè)單位的內(nèi)部運作，充分重視自上而下的檔案管理，實現(xiàn)內(nèi)部人力資源配置的合理優(yōu)化。

其次，檔案管理機構(gòu)的負(fù)責(zé)人和工作人員要注重工作流程，摒棄長期的淺薄心態(tài)，正確認(rèn)識檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，并將其轉(zhuǎn)化為實際工作，全面提高檔案的管理水平，增強事業(yè)單位人員和檔案管理人員的責(zé)任意識和承諾意識。

在管理過程中，形成一支合格的檔案管理隊伍，各基層單位簽訂崗位責(zé)任書，明確管理者和部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)和完成具體任務(wù)的時限，從而推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時，建立健全事業(yè)單位人事管理和考核機制，對相關(guān)工作內(nèi)容的責(zé)任可以放在預(yù)警信號上。維護(hù)和推進(jìn)人事管理規(guī)范化，有效促進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展。

（二）完善檔案管理機制

首先，要積極完善檔案管理機制，制定嚴(yán)格的工作流程，確保檔案人員在實際工作中做到有章可循，包括歸檔、保管、移交、傳輸和轉(zhuǎn)移等各方面檔案保管過程當(dāng)中所涉及的內(nèi)容。并據(jù)此制定具體程序并嚴(yán)格執(zhí)行。違反規(guī)則的檔案管理人員應(yīng)受到適當(dāng)?shù)闹撇?，以?guī)范員工行為。其次，要加強監(jiān)督。只有把制度落到實處，才能充分發(fā)揮檔案管理的作用，否則，這項工作只能浮于表面，流于形式，因此，各機構(gòu)應(yīng)加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的監(jiān)控，確保檔案人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度。

各單位經(jīng)營管理成本的增加，大大增加了人事檔案管理的工作量，為了更合理地節(jié)約資源，提高人事數(shù)據(jù)管理的效率，電子管理系統(tǒng)可用于更有效地管理信息，開發(fā)環(huán)保、低碳的管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事管理中，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)可以實現(xiàn)人事信息負(fù)擔(dān)的快速發(fā)展和人事數(shù)據(jù)管理的科學(xué)化組織，可以使用計算機更好地管理信息，隨時獲取員工信息，在一定程度上節(jié)省時間，提高工作效率。

（三）完善人才培養(yǎng)機制

為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化，針對事業(yè)單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題，可以從兩個方面入手：一是事業(yè)單位要建立完善的內(nèi)部培訓(xùn)體系，為檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)平臺和培訓(xùn)機會，提高他們的專業(yè)知識和技能，同時，公共機構(gòu)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)募顧C制，鼓勵檔案管理人員自學(xué)，提高專業(yè)水平，并獎勵取得相關(guān)資格的人員;二是事業(yè)單位要注重檔案管理隊伍建設(shè)，積極吸納新鮮血液，引進(jìn)以檔案管理為重點的大學(xué)畢業(yè)生，增加檔案管理人才數(shù)量。良好的人才培養(yǎng)機制可以為事業(yè)單位未來發(fā)展注入持續(xù)的新鮮血液，從而顯著提高員工素質(zhì)和專業(yè)技能。

（四）加強技術(shù)支持

信息手段的應(yīng)用意味著計算機將在提高檔案管理水平方面發(fā)揮重要作用。公共機構(gòu)應(yīng)將促進(jìn)檔案管理電腦化作為絕對優(yōu)先事項，并提供充足的人力和物力資源。檔案管理計算機化發(fā)展的優(yōu)勢在于，它不僅可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，而且可以簡化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，減輕檔案管理人員的工作量，方便檔案的存取。首先，公共機構(gòu)應(yīng)改進(jìn)信息結(jié)構(gòu)，購買所需的軟件來整理信息，從而為后續(xù)工作創(chuàng)造物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，機構(gòu)應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括數(shù)字檔案，用于存儲、訪問、轉(zhuǎn)移和轉(zhuǎn)移。最后，各機構(gòu)應(yīng)培訓(xùn)信息專業(yè)人員，以便充分重視各種信息結(jié)構(gòu)的作用。同時，要注意相關(guān)操作能力的培訓(xùn)，確保功能合格。

檔案管理必須運用現(xiàn)代技術(shù)手段，合理利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效提高工作質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理的全面發(fā)展，利用現(xiàn)代技術(shù)手段將計算機文本信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)可以節(jié)省時間，在一定程度上提高了工作效率。

五、總結(jié)

在我國事業(yè)單位未來的發(fā)展方向中，對于人事檔案管理的重視程度將會逐步提高，且人事檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中將扮演極為重要的角色。因此，只有不斷提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)在實際工作中的應(yīng)用程度以及應(yīng)用水平，才能建設(shè)高質(zhì)量的信息化人才隊伍，極大程度上推動事業(yè)單位向前發(fā)展。而事業(yè)單位作為社會公益性事業(yè)單位，必須高度重視檔案管理的作用，加快完善檔案管理機制和信息化建設(shè)，注重人才培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理的價值，為事業(yè)單位的工作提供借鑒。

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