李玉君

(江蘇省無(wú)錫交通高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 無(wú)錫 214000)

在校院二級(jí)管理模式下，職業(yè)院校的教務(wù)管理工作由各院系教務(wù)管理工作模塊組成，院系教務(wù)管理人員的工作尤顯重要。為了做好教務(wù)管理工作，本研究從系統(tǒng)論的角度對(duì)教務(wù)管理工作整體框架進(jìn)行思考，試圖理清思路，把握重點(diǎn)，進(jìn)一步提升后續(xù)工作水準(zhǔn)。

系統(tǒng)論的基本思想是把研究和處理的對(duì)象看作一個(gè)整體系統(tǒng)來(lái)對(duì)待，其主要任務(wù)是以系統(tǒng)為對(duì)象，從整體出發(fā)來(lái)研究系統(tǒng)整體和組成系統(tǒng)整體各要素的相互關(guān)系，以把握系統(tǒng)整體，達(dá)到最優(yōu)目標(biāo)。職業(yè)院校院系教務(wù)管理人員的工作也可以看做一個(gè)大系統(tǒng)，包含若干子系統(tǒng)，子系統(tǒng)之下又可以分出更細(xì)小的層級(jí)系統(tǒng)。以下從三個(gè)維度分別闡述職業(yè)院校院系教務(wù)管理人員工作的子系統(tǒng)。

1 具備素質(zhì)之系統(tǒng)

教務(wù)管理人員工作崗位的特點(diǎn)要求教務(wù)管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，其素質(zhì)子系統(tǒng)主要包含以下三個(gè)方面。

A.思想道德政治素質(zhì)。教務(wù)管理人員工作任務(wù)繁重、工作壓力大，并且直接面向教師、學(xué)生及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，具有很強(qiáng)的服務(wù)性要求。因此，教務(wù)管理人員要有禮有節(jié)、持續(xù)高效地展開(kāi)教務(wù)管理工作。教務(wù)管理人員必須具備良好的思想道德政治素質(zhì)，具體包含正確的人生觀和價(jià)值觀、愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神、優(yōu)秀的職業(yè)道德、良好的個(gè)人修養(yǎng)。以良好的思想道德政治素質(zhì)為基礎(chǔ)，教務(wù)管理人員在工作中才能做到細(xì)致、有耐心、有恒心、會(huì)科學(xué)合理安排各項(xiàng)事務(wù)、服務(wù)態(tài)度親和，遇到挫折及矛盾時(shí)，不僅能對(duì)外協(xié)調(diào)，更能自我調(diào)整心態(tài)及情緒。

B.業(yè)務(wù)操作能力素質(zhì)。職業(yè)院校院系教務(wù)管理人員必須具備較高的與管理工作、文秘工作等相關(guān)的業(yè)務(wù)操作素質(zhì)能力，以保證工作效率及工作質(zhì)量。這些素質(zhì)能力包括思維縝密的統(tǒng)籌規(guī)劃能力、有條不紊的組織能力、高效合理的辦事能力、言出必行的領(lǐng)導(dǎo)能力、深厚的文字撰寫(xiě)功底、強(qiáng)大的信息處理能力、熟練的信息化管理手段運(yùn)用能力等。例如：教務(wù)管理人員在制定新學(xué)期教材申購(gòu)單時(shí)，需要以新學(xué)期所有班級(jí)課程信息為基礎(chǔ)，結(jié)合以往各學(xué)期曾用教材、計(jì)劃主講老師的教材建議、院系領(lǐng)導(dǎo)的教材使用意見(jiàn)、學(xué)校對(duì)于教材使用的要求，整理處理以上大量信息，統(tǒng)籌安排，與各方關(guān)系溝通協(xié)調(diào)，然后謹(jǐn)慎確定教材申購(gòu)單。教務(wù)管理人員在進(jìn)行學(xué)籍管理、排課管理、教材管理等過(guò)程中，需要熟練掌握計(jì)算機(jī)軟硬件工具，特別是辦公自動(dòng)化軟件，同時(shí)熟練操作學(xué)校給定的教務(wù)管理系統(tǒng)。

C.專業(yè)科研能力素質(zhì)。教務(wù)管理人員不能因?yàn)槠綍r(shí)工作的繁雜而忽視自身專業(yè)科研能力的培養(yǎng)及提高。只有具備過(guò)硬的專業(yè)功底，教務(wù)管理人員才能在協(xié)助本院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檢查監(jiān)督的過(guò)程中，對(duì)相關(guān)專業(yè)教師的教學(xué)工作作出客觀評(píng)價(jià)；才能在參與相關(guān)專業(yè)人才培養(yǎng)方案制定及修訂過(guò)程中增強(qiáng)認(rèn)知感并提出科學(xué)合理的意見(jiàn)；才能在課程設(shè)置過(guò)程中提高效率并防止出錯(cuò)；才能在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選定教材及教學(xué)排課時(shí)提出更好的意見(jiàn)。因此，教務(wù)管理人員不僅是行政管理人員，更是專業(yè)教師，亦是本院(系)專業(yè)建設(shè)的重要成員。從自身發(fā)展及晉升機(jī)會(huì)來(lái)講，教務(wù)管理人員也需要通過(guò)自身專業(yè)及科研水準(zhǔn)的提高來(lái)參加職稱評(píng)審，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)職位晉升及薪資增長(zhǎng)。教務(wù)管理人員的專業(yè)科研水準(zhǔn)應(yīng)與教務(wù)管理工作水平齊頭并進(jìn)。

2 面向?qū)ο笾到y(tǒng)

教務(wù)管理人員，其崗位設(shè)置包括院(系)綜合辦公室主任、院(系)綜合辦干事、院(系)綜合辦教學(xué)秘書(shū)等。在具體工作中，他們不僅要直接面對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，有時(shí)也會(huì)面對(duì)教研室主任、教學(xué)副院長(zhǎng)、院長(zhǎng)、其他部門(mén)辦事員、其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生。

A.面向本部門(mén)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。教務(wù)管理人員在面向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及本部門(mén)其他領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，首先，服從上級(jí)對(duì)工作的指令，使教學(xué)管理工作真正地展開(kāi)實(shí)施。其次，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作現(xiàn)狀，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候提出合理建議。

B.面向教師。教師是所有教學(xué)活動(dòng)的主體。教務(wù)管理人員在協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)展開(kāi)教學(xué)管理的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)與廣大教師產(chǎn)生聯(lián)系。教務(wù)管理人員應(yīng)以誠(chéng)摯的服務(wù)之心與教師頻繁接觸，保持溝通。在確定授課教師、如何征訂教材、統(tǒng)計(jì)核對(duì)教學(xué)工作量、辦理教師調(diào)停補(bǔ)課事宜、落實(shí)監(jiān)考人員等工作中，教務(wù)管理人員必須耐心跟教師進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，反復(fù)核對(duì)，最后落實(shí)。

C.面向其他部門(mén)。教務(wù)管理人員的有些常規(guī)工作，需與學(xué)校其他部門(mén)定期長(zhǎng)期接觸。例如：在教材征訂、核對(duì)、收發(fā)過(guò)程中，教務(wù)管理人員與教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人直接聯(lián)系溝通；在進(jìn)行學(xué)生技能考工報(bào)名工作中，教務(wù)管理人員與學(xué)校技能鑒定部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人直接聯(lián)系溝通，并同時(shí)與班主任、學(xué)生溝通，督促相關(guān)事宜?？偟膩?lái)說(shuō)，教務(wù)管理人員在面向其他部門(mén)時(shí)，必須有條不紊，加強(qiáng)溝通，避免被誤解，防止重復(fù)工作。

D.面向?qū)W生。教務(wù)管理人員在工作中直接面對(duì)學(xué)生，教務(wù)管理工作也應(yīng)以學(xué)生為出發(fā)點(diǎn)，服務(wù)好學(xué)生。教務(wù)管理人員在組織各類(lèi)考試、調(diào)課、補(bǔ)課、學(xué)籍管理、成績(jī)管理、注冊(cè)入學(xué)報(bào)名等工作中，必須以高度的責(zé)任心面對(duì)學(xué)生，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝ㄖ?，耐心地解釋，有序地引?dǎo)。教務(wù)管理人員的言行要體現(xiàn)對(duì)學(xué)生的“管”與“愛(ài)”，在學(xué)生與學(xué)校之間構(gòu)建一座心靈橋梁。

3 工作內(nèi)容模塊之系統(tǒng)

從各類(lèi)教務(wù)管理人員的崗位職責(zé)出發(fā)，其工作內(nèi)容主要包含日常教學(xué)服務(wù)工作、檔案管理工作、輔助管理工作三大模塊。

A.日常教學(xué)服務(wù)工作。服務(wù)是教務(wù)管理人員工作崗位職責(zé)的核心。每一個(gè)學(xué)期開(kāi)始至學(xué)期結(jié)束，教務(wù)管理人員均要展開(kāi)一系列常規(guī)性的教學(xué)服務(wù)工作。例如：學(xué)期初，綜合辦干事或教學(xué)秘書(shū)根據(jù)教學(xué)計(jì)劃落實(shí)課程設(shè)置、教師選課、征訂教材，發(fā)放教學(xué)任務(wù)書(shū)、發(fā)放課表；學(xué)期中，處理教師調(diào)課、停課、補(bǔ)課等事宜；學(xué)期末，組織并落實(shí)考場(chǎng)安排、試卷印刷、監(jiān)考安排等考務(wù)工作。

B.檔案管理工作。教學(xué)檔案是教學(xué)工作開(kāi)展的重要痕跡。教學(xué)檔案包括一切與教學(xué)相關(guān)的紙質(zhì)材料、電子材料，如教學(xué)進(jìn)程表、課程設(shè)置、課程表、校歷、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作量、考試試卷等。教學(xué)檔案的收集、歸納、整理、保存是教務(wù)管理人員工作的重要內(nèi)容之一，亦是教務(wù)管理人員其他工作的重要保障。檔案齊，工作內(nèi)容才齊，檔案清，工作思路才清，教務(wù)管理人員才能繼續(xù)下一學(xué)期工作的順利銜接與展開(kāi)。

C.協(xié)助管理工作。教務(wù)管理人員位于教學(xué)基層，屬于教學(xué)管理崗位。教務(wù)管理人員需協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展本院(系)的教學(xué)檢查與監(jiān)督工作。教務(wù)管理人員在學(xué)期初、學(xué)期中、學(xué)期末的定期檢查過(guò)程中，需協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放通知、收集檢查資料、安排聽(tīng)課及評(píng)課、匯總整理各項(xiàng)整改建議。教務(wù)管理人員在每天的常規(guī)教學(xué)檢查過(guò)程中，需參與其中，做好詳實(shí)記錄。

4 結(jié)語(yǔ)

職業(yè)院校院(系)教務(wù)管理人員可以從具備素質(zhì)、面向?qū)ο蟆⒐ぷ鲀?nèi)容三個(gè)維度系統(tǒng)地思考本職工作，進(jìn)一步理清工作思路，抓住工作重點(diǎn)，以更自信的狀態(tài)投入工作，提高教務(wù)管理人員的整體工作質(zhì)量。