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        “互聯(lián)網+”時代檔案管理工作如何與時俱進

        2021-01-10 10:39:21張小虎
        南北橋 2021年6期
        關鍵詞:檔案管理工作與時俱進互聯(lián)網

        張小虎

        【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位中一項極為重要的工作。在“互聯(lián)網+”大數據時代,數字化、信息化為檔案管理工作提供了便利,對管理模式創(chuàng)新和方法優(yōu)化提供了技術支持,可以有效提升工作效率。但“互聯(lián)網+”時代在為檔案管理工作帶來便利的同時也帶來了風險和挑戰(zhàn)。本文通過認真分析互聯(lián)網時代的特征和檔案管理工作的特征,梳理檔案管理工作面臨的機遇和挑戰(zhàn),探討檔案管理工作如何適應“互聯(lián)網+”時代的路徑。

        【關鍵詞】“互聯(lián)網+”時代 檔案管理工作 與時俱進

        中圖分類號:G4文獻標識碼:ADOI:10.3969/j.issn.1672-0407.2021.06.185

        “互聯(lián)網+”時代是一個全新的大數據時代,企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大繁雜數據信息的挑戰(zhàn)。檔案管理主要是收集、保存和記錄單位內的檔案信息,并對這些重要信息進行歸納、整合等。因此,檔案管理工作要適應時代的發(fā)展,積極與數據技術相結合,與時俱進,轉變傳統(tǒng)管理模式,從而提升工作效率和工作質量。[1]

        一、大數據對檔案管理工作的影響

        1.大數據的概念。大數據是在科學技術不斷發(fā)展下產生的新的技術形式,得到了信息科學技術的有力支撐。大數據中有著海量的信息資源,信息資源的龐大遠遠超過人們的認知,是以往人們無法想象的。如此豐富的信息數據根本無法運用傳統(tǒng)數據庫工具對其內容進行抓取和處理。大數據被稱之為巨量、海量的信息數據,通過信息技術,可以對類型繁多、存儲量巨大的信息資源進行處理、分析、分類、管理等,從而讓人們對這些信息數據進行有效的使用,滿足人們對信息的多元化需求。

        2.大數據與檔案管理工作。檔案管理作為信息資源整合管理工作的一種,呈現(xiàn)出不同的特點,如果能夠對信息技術進行合理利用,會更加方便科學地對信息數據進行抓取和處理。企事業(yè)單位需要有效的手段確保信息的真實性和安全性,讓信息為企事業(yè)單位經營管理提供有力數據支持,幫助企業(yè)決策發(fā)展,從而有效推動企事業(yè)單位各項工作的開展。首先,檔案管理的信息數據時刻都在增加,豐富了企事業(yè)單位檔案管理數據庫,為檔案管理數據的運用提供了堅實的支撐。企事業(yè)單位借此拓寬原有的檔案信息數據,并經過分析、歸納、整理,提升檔案信息質量,提供豐富的檔案信息數據支撐。其次,檔案管理工作更加多元化,不僅包含文字類的檔案信息數據,還包含有視頻、音頻、三維數模的檔案信息數據等等,信息類型更加豐富。同時,在大數據的支撐下,需要借助檔案管理工作人員的自身業(yè)務能力,在運用大數據技術的基礎上,從海量的信息數據中提取出有價值的數據并加以利用。[2]

        二、“互聯(lián)網+”時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

        1.檔案管理工作的傳統(tǒng)理念面臨挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位檔案管理工作傳統(tǒng)的模式,通常主要是對紙質檔案進行管理,通過對檔案信息的收集、歸納、整合,完成檔案信息的管理工作。在此過程中,要對以紙質形式存儲的檔案進行標記和分類,以便在需要時能夠迅速查找到相關信息。然而,面對龐大的數據信息,這樣的檔案管理模式已經不適合對信息的多元化需要,如果管理理念陳舊,將會影響相關工作。同時,在這個信息化時代,檔案管理工作實現(xiàn)信息化也是發(fā)展的必然趨勢,這就要求檔案管理工作人員要轉變傳統(tǒng)觀念,樹立信息化思維,不斷學習信息化相關知識,懂得運用大數據、云計算等新技術、新知識促進檔案管理向信息化發(fā)展,切實跟上時代步伐,與時俱進。[3]

        2.檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)面臨挑戰(zhàn)。在大數據時代,檔案管理實現(xiàn)信息化已經成為必然趨勢,這對傳統(tǒng)的工作模式、工作體制、工作機制都帶來很大影響,對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求和挑戰(zhàn)。海量數據下的檔案管理工作想要較好得到開展,檔案管理人員需要適應時代發(fā)展,不僅需要具備檔案管理專業(yè)技能,還需要具備較高的信息化專業(yè)素養(yǎng)。但是,因為傳統(tǒng)思維和工作模式的影響,很多檔案管理工作人員已經適應傳統(tǒng)的檔案管理方式,對檔案管理的信息化準備不足,自身能力也存在一定欠缺,因此極大制約了大數據技術融入到檔案管理工作。

        三、“互聯(lián)網+”時代檔案管理工作與時俱進探析

        1.轉變工作思維和觀念。在“互聯(lián)網+”時代和大數據時代,檔案管理工作人員必須盡快轉變傳統(tǒng)思維,樹立信息化思維理念,進一步意識到大數據對檔案管理工作的價值,將信息化技術運用到檔案管理工作中,樹立新的檔案管理服務理念,從這些新的管理理念出發(fā),重構管理工作模式,充分發(fā)揮數據庫作用,為企業(yè)發(fā)展提供支持。

        2.積極融入大數據時代。檔案管理工作人員在大數據時代下,應進一步讓先進技術為我所用,讓檔案管理在單位發(fā)展中貢獻力量。首先,要重視互聯(lián)網平臺的作用,借助這些平臺獲取檔案管理信息資源,拓寬有效信息量。其次,要重視對互聯(lián)網技術的運用,尤其是對遠程技術的應用,從而打破傳統(tǒng)模式下時間、空間的局限性,為檔案管理帶來更大的便捷,為企業(yè)提供良好的信息服務。同時,要重視對云服務的運用,借助云計算實現(xiàn)信息數據分析和精準計算,提升管理工作成效。

        3.提升業(yè)務素養(yǎng)。檔案管理工作要適應時代的發(fā)展,工作人員業(yè)務素養(yǎng)至關重要。因此,要切實重視對檔案管理工作人員進行相關培訓,注重提升其信息化能力,增強其信息化意識,以專業(yè)化的檔案管理人才助力本單位的長遠發(fā)展。企事業(yè)單位要及時組織專業(yè)性的檔案管理培訓工作,同時出臺相應的管理制度,對工作的開展進行激勵,切實提升檔案管理工作人員的業(yè)務能力。[4]

        四、結語

        在“互聯(lián)網+”時代和大數據時代,檔案管理相關工作也要與時俱進,朝著信息化方向發(fā)展,這是提升檔案管理工作質量的必然要求。因此,企事業(yè)單位一定要對此高度重視,牢固樹立大數據技術、信息化意識,真正實現(xiàn)檔案管理工作模式的變革,從而切實促進本單位的長遠發(fā)展。

        參考文獻

        [1]劉寧.關于新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務,2018(10):117.

        [2]黃文燕.大數據背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新探析[J].檔案天地,2020(08):59-60

        [3]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學,2019,10(03):128-129.

        [4]趙亮.新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風,2020(15):275.

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