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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)

        2021-01-10 10:39:21張小虎
        南北橋 2021年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)

        張小虎

        【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位中一項(xiàng)極為重要的工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)字化、信息化為檔案管理工作提供了便利,對管理模式創(chuàng)新和方法優(yōu)化提供了技術(shù)支持,可以有效提升工作效率。但“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代在為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。本文通過認(rèn)真分析互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的特征和檔案管理工作的特征,梳理檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn),探討檔案管理工作如何適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的路徑。

        【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代 檔案管理工作 與時(shí)俱進(jìn)

        中圖分類號:G4文獻(xiàn)標(biāo)識碼:ADOI:10.3969/j.issn.1672-0407.2021.06.185

        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代是一個(gè)全新的大數(shù)據(jù)時(shí)代,企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大繁雜數(shù)據(jù)信息的挑戰(zhàn)。檔案管理主要是收集、保存和記錄單位內(nèi)的檔案信息,并對這些重要信息進(jìn)行歸納、整合等。因此,檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,積極與數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合,與時(shí)俱進(jìn),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式,從而提升工作效率和工作質(zhì)量。[1]

        一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

        1.大數(shù)據(jù)的概念。大數(shù)據(jù)是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下產(chǎn)生的新的技術(shù)形式,得到了信息科學(xué)技術(shù)的有力支撐。大數(shù)據(jù)中有著海量的信息資源,信息資源的龐大遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過人們的認(rèn)知,是以往人們無法想象的。如此豐富的信息數(shù)據(jù)根本無法運(yùn)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫工具對其內(nèi)容進(jìn)行抓取和處理。大數(shù)據(jù)被稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù),通過信息技術(shù),可以對類型繁多、存儲量巨大的信息資源進(jìn)行處理、分析、分類、管理等,從而讓人們對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的使用,滿足人們對信息的多元化需求。

        2.大數(shù)據(jù)與檔案管理工作。檔案管理作為信息資源整合管理工作的一種,呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn),如果能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行合理利用,會更加方便科學(xué)地對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行抓取和處理。企事業(yè)單位需要有效的手段確保信息的真實(shí)性和安全性,讓信息為企事業(yè)單位經(jīng)營管理提供有力數(shù)據(jù)支持,幫助企業(yè)決策發(fā)展,從而有效推動企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。首先,檔案管理的信息數(shù)據(jù)時(shí)刻都在增加,豐富了企事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)庫,為檔案管理數(shù)據(jù)的運(yùn)用提供了堅(jiān)實(shí)的支撐。企事業(yè)單位借此拓寬原有的檔案信息數(shù)據(jù),并經(jīng)過分析、歸納、整理,提升檔案信息質(zhì)量,提供豐富的檔案信息數(shù)據(jù)支撐。其次,檔案管理工作更加多元化,不僅包含文字類的檔案信息數(shù)據(jù),還包含有視頻、音頻、三維數(shù)模的檔案信息數(shù)據(jù)等等,信息類型更加豐富。同時(shí),在大數(shù)據(jù)的支撐下,需要借助檔案管理工作人員的自身業(yè)務(wù)能力,在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上,從海量的信息數(shù)據(jù)中提取出有價(jià)值的數(shù)據(jù)并加以利用。[2]

        二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

        1.檔案管理工作的傳統(tǒng)理念面臨挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位檔案管理工作傳統(tǒng)的模式,通常主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理,通過對檔案信息的收集、歸納、整合,完成檔案信息的管理工作。在此過程中,要對以紙質(zhì)形式存儲的檔案進(jìn)行標(biāo)記和分類,以便在需要時(shí)能夠迅速查找到相關(guān)信息。然而,面對龐大的數(shù)據(jù)信息,這樣的檔案管理模式已經(jīng)不適合對信息的多元化需要,如果管理理念陳舊,將會影響相關(guān)工作。同時(shí),在這個(gè)信息化時(shí)代,檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化也是發(fā)展的必然趨勢,這就要求檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,樹立信息化思維,不斷學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識,懂得運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)、新知識促進(jìn)檔案管理向信息化發(fā)展,切實(shí)跟上時(shí)代步伐,與時(shí)俱進(jìn)。[3]

        2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)面臨挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)成為必然趨勢,這對傳統(tǒng)的工作模式、工作體制、工作機(jī)制都帶來很大影響,對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求和挑戰(zhàn)。海量數(shù)據(jù)下的檔案管理工作想要較好得到開展,檔案管理人員需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,不僅需要具備檔案管理專業(yè)技能,還需要具備較高的信息化專業(yè)素養(yǎng)。但是,因?yàn)閭鹘y(tǒng)思維和工作模式的影響,很多檔案管理工作人員已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理方式,對檔案管理的信息化準(zhǔn)備不足,自身能力也存在一定欠缺,因此極大制約了大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作。

        三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)探析

        1.轉(zhuǎn)變工作思維和觀念。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案管理工作人員必須盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維,樹立信息化思維理念,進(jìn)一步意識到大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的價(jià)值,將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中,樹立新的檔案管理服務(wù)理念,從這些新的管理理念出發(fā),重構(gòu)管理工作模式,充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫作用,為企業(yè)發(fā)展提供支持。

        2.積極融入大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案管理工作人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,應(yīng)進(jìn)一步讓先進(jìn)技術(shù)為我所用,讓檔案管理在單位發(fā)展中貢獻(xiàn)力量。首先,要重視互聯(lián)網(wǎng)平臺的作用,借助這些平臺獲取檔案管理信息資源,拓寬有效信息量。其次,要重視對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用,尤其是對遠(yuǎn)程技術(shù)的應(yīng)用,從而打破傳統(tǒng)模式下時(shí)間、空間的局限性,為檔案管理帶來更大的便捷,為企業(yè)提供良好的信息服務(wù)。同時(shí),要重視對云服務(wù)的運(yùn)用,借助云計(jì)算實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析和精準(zhǔn)計(jì)算,提升管理工作成效。

        3.提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)至關(guān)重要。因此,要切實(shí)重視對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),注重提升其信息化能力,增強(qiáng)其信息化意識,以專業(yè)化的檔案管理人才助力本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。企事業(yè)單位要及時(shí)組織專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)工作,同時(shí)出臺相應(yīng)的管理制度,對工作的開展進(jìn)行激勵,切實(shí)提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。[4]

        四、結(jié)語

        在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案管理相關(guān)工作也要與時(shí)俱進(jìn),朝著信息化方向發(fā)展,這是提升檔案管理工作質(zhì)量的必然要求。因此,企事業(yè)單位一定要對此高度重視,牢固樹立大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化意識,真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的變革,從而切實(shí)促進(jìn)本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉寧.關(guān)于新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(10):117.

        [2]黃文燕.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新探析[J].檔案天地,2020(08):59-60

        [3]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學(xué),2019,10(03):128-129.

        [4]趙亮.新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風(fēng),2020(15):275.

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