王鋼
摘要:企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲(chǔ)的主要方式,記錄了企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的全過程,能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供具有可行性的數(shù)據(jù)分析,對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。企業(yè)開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)管理包含多個(gè)環(huán)節(jié),其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此,提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì),有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)制度;企業(yè);檔案管理;改革發(fā)展
1企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義
企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營管理中,真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況,更多的需要企業(yè)檔案資料的支持,對(duì)于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料,其作為企業(yè)資源重要的組成部分,能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善,能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對(duì)企業(yè)進(jìn)行良好的管理,例如員工職位調(diào)動(dòng)等,保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用,從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識(shí)以及技術(shù)的儲(chǔ)備,使得企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理,為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力,在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實(shí)際的證據(jù),從而保證企業(yè)的合法權(quán)益。總的來講,良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展,獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。
2當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的主要問題
2.1工作人員意識(shí)較為落后
企業(yè)檔案管理工作相對(duì)來講比較枯燥,工作內(nèi)容比較單一,檔案管理部門工作人員每天重復(fù)著進(jìn)行檔案整理、收集、歸納、擺放、記錄等工作。長此以往,工作人員會(huì)產(chǎn)生疲憊心理和煩躁情緒,認(rèn)為檔案管理工作在企業(yè)管理中并不重要,逐漸對(duì)工作出現(xiàn)懈怠情緒,導(dǎo)致企業(yè)檔案資料缺頁、缺字現(xiàn)象頻發(fā)。除了基本的文化素質(zhì),檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力,這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外,信息技術(shù)快速發(fā)展推動(dòng)了檔案信息化建設(shè),為檔案管理質(zhì)量提升提供了契機(jī),同時(shí),也對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。
2.2管理技術(shù)手段滯后
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,很多企業(yè)尤其是一些大型的企業(yè)在研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造以及經(jīng)營方面基本都在使用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)以辦公自動(dòng)化等相關(guān)軟件。但是對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來講,很多企業(yè)還在使用比較傳統(tǒng)的方式,在檔案管理過程中所使用的技術(shù)手段嚴(yán)重落后,阻礙了檔案信息化以及數(shù)字化的發(fā)展,檔案管理綜合平臺(tái)建設(shè)方面嚴(yán)重滯后,從而對(duì)企業(yè)中大量電子文件的接送產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響,使得企業(yè)檔案管理狀況和企業(yè)其他工作狀況產(chǎn)生了很大的距離,甚至于出現(xiàn)檔案管理工作逐漸邊緣化的現(xiàn)象。
2.3檔案管理制度存在缺失
因?yàn)闄n案管理人員的意識(shí)和思想出現(xiàn)了偏差,對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定不以為意,不完善的檔案管理制度會(huì)導(dǎo)致大部分企業(yè)資料及信息沒能及時(shí)收集和整理,整理好的檔案也會(huì)出現(xiàn)缺少關(guān)鍵信息等問題,規(guī)章條款與企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況也沒有系統(tǒng)整理。實(shí)踐證明,企業(yè)檔案管理制度一旦出現(xiàn)漏洞,企業(yè)檔案欠缺完整性,就不能給企業(yè)未來發(fā)展與規(guī)劃提供有效數(shù)據(jù)。
3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效策略
3.1增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案的重視度
要想有效加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理的重視程度,應(yīng)該先要改變領(lǐng)導(dǎo)的觀念與認(rèn)知,以此轉(zhuǎn)變工作人員的工作態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容和詳細(xì)情況進(jìn)行系統(tǒng)地掌握與了解,清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運(yùn)行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過期現(xiàn)象,通過查找檔案信息就能夠找到原文件,減少了一定工作壓力,也提高了工作效率。所以,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,并向工作人員明確傳達(dá),使得檔案管理工作人員增強(qiáng)工作態(tài)度和工作意識(shí)。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要制定詳細(xì)的工作規(guī)范守則,并對(duì)工作人員進(jìn)行定期考核與培訓(xùn),使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上,明確工作內(nèi)容,進(jìn)而提升檔案管理工作效率。此外,工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力,明確檔案管理工作的主要任務(wù),對(duì)工作進(jìn)行妥善安排,確定工作目標(biāo)。在保障檔案管理工作順利運(yùn)行的基礎(chǔ)上,兼顧企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況,以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
3.2配備先進(jìn)的檔案設(shè)施設(shè)備,上檔升級(jí),提升檔案管理硬件水平
為科學(xué)開發(fā)檔案信息資源,采用先進(jìn)的設(shè)備,運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)是迫在眉睫的事情。
以檔案館(室)管理軟件系統(tǒng)為中心,對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行智能監(jiān)控、智能調(diào)節(jié),對(duì)檔案館(室)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,加裝智能滅火、防水系統(tǒng)等來確保檔案保管安全。
以檔案管理系統(tǒng)為中心,通過收集、存貯、檢索、調(diào)取檔案信息,做到實(shí)時(shí)傳輸,掛接檔案信息資源上網(wǎng),建立電子版檔案目錄,提升檔案資源信息化管理水平。
將檔案管理系統(tǒng)與檔案館室管理系統(tǒng)相聯(lián)結(jié),使公開檔案網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢與需手續(xù)完備方可查詢的可預(yù)約現(xiàn)場借閱并行,做到自助查詢、智能調(diào)卷,減少檔案管理人員在簡單的借查閱工作中所消耗的精力,將有限的時(shí)間投入到檔案收集、鑒定、編研等信息化無法取代人力卻對(duì)于檔案工作來說至關(guān)重要的環(huán)節(jié)中去,以便于更好地對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用,使檔案中的信息資源被更好的提取,讓檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的社會(huì)作用。
3.3提高檔案管理人員素質(zhì),推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化
隨著時(shí)代的發(fā)展,“地球村”的概念已變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。在繼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)之后世界信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的第三次浪潮-物聯(lián)網(wǎng)浪潮的推動(dòng)下市場經(jīng)濟(jì)正不斷發(fā)生變化。在新的浪潮下,推進(jìn)檔案館工作現(xiàn)代化是企業(yè)必須要做的事情。當(dāng)此之時(shí),企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)檔案的需求必然不斷加大和增多,檔案管理人員要勇敢地迎接挑戰(zhàn),牢固樹立起主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和全局觀念,努力作好開發(fā)檔案信息資源服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作的大文章,深入生產(chǎn)經(jīng)營一線,全方位了解企業(yè)對(duì)于檔案工作的需求,掌握檔案利用的規(guī)律性,為企業(yè)的發(fā)展提供必要的支持與推進(jìn)。
3.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
檔案信息化建設(shè)是為了優(yōu)化檔案管理方法,使用迅速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)。例如,對(duì)存儲(chǔ)在庫房中的情況下,通常采用注冊(cè)登記、分類的存儲(chǔ)場所的記錄。在有文件的調(diào)度和召回的情況下,管理者有必要仔細(xì)檢查登記記錄簿的記錄,從存儲(chǔ)庫取得。引入信息化建設(shè),檔案的登記、檔案的后勤保障和召回與使用工作,點(diǎn)擊收藏的一鍵點(diǎn)擊搜索可以實(shí)現(xiàn)被傳送到電腦和互聯(lián)網(wǎng),大大提高了文件使用的快捷性與便利性。因此,滿足新時(shí)代的發(fā)展需求,現(xiàn)有的備份管理信息重新利用,利用信息管理方法,歸檔管理信息平臺(tái),建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫,改善檔案的資源的發(fā)掘與利用,為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
結(jié)論
企業(yè)檔案工作的環(huán)境正面臨新的變化和機(jī)遇,在企業(yè)改革中推進(jìn)檔案工作的發(fā)展是勢在必行的工作,只要我們認(rèn)清當(dāng)前形勢,準(zhǔn)確把握企業(yè)深化改革的規(guī)律和特點(diǎn),堅(jiān)持檔案工作的方針和原則,積極主動(dòng)開展檔案工作,一定會(huì)推進(jìn)企業(yè)檔案工作取得巨大發(fā)展。
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