葉寧靜

【摘 要】物資采購工作是保障企事業(yè)單位正常運(yùn)行和發(fā)展的基礎(chǔ)，文章分析了物資采購管理現(xiàn)狀及目前物資采購工作中存在的問題，并從物資采購計(jì)劃、物資采購管理規(guī)定及內(nèi)控管理等方面提出物資管理工作的改進(jìn)方向及措施。

【關(guān)鍵詞】物資采購;內(nèi)控管理;解決對(duì)策

【中圖分類號(hào)】F274;F426.21【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）11-0250-03

1 物資采購工作的基本情況

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，企事業(yè)單位也得以不斷發(fā)展，導(dǎo)致物資采購量逐年上漲。采購工作并不是簡單的買與賣，更多的是涉及企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營的一種商務(wù)決策行為。例如，計(jì)算機(jī)的采購不單單是采購計(jì)算機(jī)的簡單買賣行為，從設(shè)備的選擇到技術(shù)參數(shù)設(shè)置，更多的是一種單位的決策行為。隨著物資采購范圍的不斷拓寬、數(shù)量的不斷增加，以及大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下相關(guān)技術(shù)的發(fā)展、市場價(jià)格浮動(dòng)范圍變大、采購渠道增加，都給物資采購工作的開展帶來難度和挑戰(zhàn)，同時(shí)給物資采購工作帶來了效率和管理水平進(jìn)一步提升的契機(jī)。如何結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況及利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，合理合規(guī)地開展物資采購工作，確保采購工作和資產(chǎn)管理工作相輔相成、有效融合，改善現(xiàn)有采購工作中存在的不足和短板，最大限度地提高物資采購效率，減少采購人員的工作量，保質(zhì)保量、節(jié)約資金、避免浪費(fèi)是物資采購工作亟待解決的問題。

2 物資采購管理中存在的問題

2.1 采購隊(duì)伍專業(yè)性不足

采購工作體量大，采購物資涉及品類多、價(jià)格范圍大，特別是政府采購工作具有非常強(qiáng)的政策性，從項(xiàng)目立項(xiàng)、參數(shù)設(shè)定、項(xiàng)目論證、招標(biāo)文件制定、項(xiàng)目中標(biāo)及最終的項(xiàng)目驗(yàn)收，涉及的環(huán)節(jié)、流程都極為復(fù)雜，只有具備極強(qiáng)的專業(yè)技能，才能確保采購工作中的每一道程序符合相關(guān)規(guī)章制度。但目前大部分采購工作人員對(duì)于政府采購相關(guān)制度及采購工作內(nèi)部控制、監(jiān)督機(jī)制的認(rèn)識(shí)存在不足，專業(yè)知識(shí)的缺乏勢必影響采購工作的推進(jìn)，甚至?xí)`規(guī)開展采購工作。一旦采購工作出現(xiàn)延誤，其他工作的開展也會(huì)受到影響。此外，大部分企業(yè)事單位還未單獨(dú)成立采購招標(biāo)中心，采購工作通常是交給后勤或者資產(chǎn)等部門管理，未能做到“管辦分離”，這與構(gòu)建內(nèi)部控制體系的要求是相違背的。機(jī)構(gòu)及人員的獨(dú)立性無法保證，在一定程度上也會(huì)影響采購隊(duì)伍的專業(yè)性和工作效率。根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際需求，設(shè)立專門的采購招標(biāo)中心，以此建立一支專業(yè)知識(shí)掌握扎實(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的隊(duì)伍，是提高物資采購工作效率的基礎(chǔ)。

2.2 物資采購制度不健全

目前，大部分企事業(yè)單位都制定了相關(guān)的物資采購管理規(guī)定，并成立了專門的部門負(fù)責(zé)采購工作。但隨著物資采購涉及的種類大幅增加，以及市場的不斷變化和持續(xù)擴(kuò)充的采購渠道，大部分物資采購制度已不符合當(dāng)下的采購需求和市場現(xiàn)狀，市場的不確定性及采購物資的多樣性對(duì)采購制度的建立健全提出了更高的要求，而大部分單位現(xiàn)有的制度沒有根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行修改更新，沒有針對(duì)不同采購目標(biāo)、采購金額設(shè)置相應(yīng)的采購方式。此外，對(duì)于采購預(yù)算的編制也沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致制度約束力不夠明顯，可行性較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，制度的不完善甚至是漏洞，勢必給采購工作的開展帶來隱患和風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 物資采購預(yù)算不合理

采購預(yù)算的制定是單位開展物資采購工作的前提和基礎(chǔ)，只有制訂符合實(shí)際情況的采購計(jì)劃，才能推動(dòng)企事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。但在很多企事業(yè)單位的采購工作中一直存在只重視采購評(píng)標(biāo)等環(huán)節(jié)卻忽略采購前期預(yù)算的制定的現(xiàn)象。大部分年度預(yù)算計(jì)劃缺乏科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和前瞻性，因此采購行為與實(shí)際需求之間出現(xiàn)矛盾。例如，前期沒有經(jīng)過可行性研究，盲目報(bào)送預(yù)算，后期因產(chǎn)品參數(shù)不符等原因?qū)е聼o法采購，預(yù)算執(zhí)行率較低;或是沒有對(duì)預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)一的整合與梳理，導(dǎo)致重復(fù)采購造成巨大的資源浪費(fèi);或是缺乏前瞻性，沒有對(duì)需要采購的項(xiàng)目進(jìn)行合理規(guī)劃，未列入年度預(yù)算計(jì)劃，導(dǎo)致采購工作無法開展。此外，部分企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)已經(jīng)采購的物資沒有進(jìn)行合理規(guī)劃使用的情況，一邊不停地報(bào)送新的物資采購預(yù)算，而另一邊則是已采購到位的物資大量閑置。采購物資體量大、品目多，資產(chǎn)管理工作與采購工作脫節(jié)，盲目報(bào)送采購預(yù)算，勢必導(dǎo)致采購資源的浪費(fèi)。

2.4 信息化水平不高

雖然目前企事業(yè)單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的水平已經(jīng)相對(duì)較高，但主要應(yīng)用于行政工作中，針對(duì)采購過程的信息化應(yīng)用水平還是相對(duì)較低。采購管理工作涉及采購事前立項(xiàng)、事中采購、事后驗(yàn)收等流程，每道程序都比較復(fù)雜，若只是利用傳統(tǒng)的登記記錄形式，各項(xiàng)采購流程仍舊采用紙質(zhì)審批方式，不僅效率低下，而且管理過程極易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，也不利于采購項(xiàng)目信息的收集和溯源工作。同時(shí)，在傳統(tǒng)的依托人力采購工作流程中，采購工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)是可以獨(dú)立開展的，這也就給暗箱操作留下了可能性。信息化技術(shù)的引入可以確保采購各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)流程都可以在信息化平臺(tái)的監(jiān)控下開展。只有進(jìn)一步提升信息化水平，在采購工作中進(jìn)一步發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，才能真正提高采購工作的效率、管理及監(jiān)督水平。

2.5 驗(yàn)收工作開展不及時(shí)

對(duì)于采購工作認(rèn)識(shí)的不足導(dǎo)致部分經(jīng)辦人員認(rèn)為采購工作就是事中采購行為。事實(shí)上，采購工作包含事前預(yù)算、參數(shù)設(shè)置、論證及事后的采購物資驗(yàn)收等相關(guān)工作。許多采購項(xiàng)目的經(jīng)辦人員認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)過比價(jià)或招標(biāo)投標(biāo)等流程采購到位以后，采購工作就已經(jīng)結(jié)束，因此忽略采購驗(yàn)收工作。事實(shí)上，資產(chǎn)驗(yàn)收是物資采購工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，當(dāng)采購的物資具有較高的專業(yè)性時(shí)，各種技術(shù)參數(shù)需要在驗(yàn)收工作中進(jìn)行審核和監(jiān)督，采購的驗(yàn)收工作是對(duì)事前參數(shù)設(shè)置、論證及標(biāo)書編制等相關(guān)工作的倒推和溯源，也是單位資產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)，只有做好采購物資驗(yàn)收等相關(guān)工作，嚴(yán)格按照標(biāo)書及合同等標(biāo)準(zhǔn)開展驗(yàn)收工作，才能證明采購工作已經(jīng)合理合規(guī)地開展，并作為后續(xù)納入資產(chǎn)管理的依據(jù)，是采購流程信息貫通的最后環(huán)節(jié)，保證了采購流程的完整性和可追溯性。

2.6 內(nèi)部控制體系不完善

大部分企事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部控制的意識(shí)不夠，未建立健全內(nèi)部控制體系，造成對(duì)物資采購管理缺乏有效的監(jiān)督。物資采購管理工作不僅涉及采購過程，還包含前期市場調(diào)研、預(yù)算計(jì)劃編制、采購方式審批、招標(biāo)文件審批、合同簽訂、后期物資驗(yàn)收、報(bào)銷及資產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制體系的不完善會(huì)導(dǎo)致采購流程不規(guī)范，例如采購各環(huán)節(jié)脫節(jié)或者銜接不順暢等，最常見的情況就是“重中間、輕兩頭”，只關(guān)注采購招標(biāo)的中間環(huán)節(jié)，忽略了前期立項(xiàng)及后期驗(yàn)收、報(bào)銷等環(huán)節(jié)，采購流程信息無法共享，相應(yīng)的采購全生命流程的監(jiān)督也就無法實(shí)現(xiàn)，采購工作各環(huán)節(jié)都會(huì)暴露在風(fēng)險(xiǎn)之中，為違規(guī)行為的發(fā)生埋下隱患。同時(shí)，內(nèi)控體系的不完善還有可能造成內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間職責(zé)模糊、授權(quán)不明等，導(dǎo)致采購工作效率低下，影響采購工作的開展進(jìn)度。

3 提升物資采購管理工作水平的對(duì)策

3.1 提高物資采購人員的意識(shí)，加大培訓(xùn)力度

企事業(yè)單位采購工作涉及面較廣，但大部分經(jīng)辦人員只有在需要開展采購工作時(shí)才會(huì)被動(dòng)地學(xué)習(xí)相關(guān)采購工作的規(guī)章制度及流程，甚至因?yàn)閷?duì)采購工作的不了解導(dǎo)致在采購預(yù)算報(bào)送環(huán)節(jié)就出現(xiàn)未報(bào)送或者預(yù)算不足等相關(guān)問題，后續(xù)采購工作也可能存在一定隱患。因此，采購工作的順利開展要求單位內(nèi)部進(jìn)一步提升對(duì)采購人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，從負(fù)責(zé)采購的專業(yè)人員到普通職工，都需要進(jìn)行采購制度及流程的培訓(xùn)。隨著采購工作信息化水平的提升，采購品目的不斷增加，國家和各省市的相關(guān)采購政策也在不斷變化，企事業(yè)單位必須緊跟社會(huì)發(fā)展、政策發(fā)展的腳步，不斷更新采購政策法規(guī)相關(guān)知識(shí)，不斷提升信息化水平。只有采購專業(yè)知識(shí)在單位內(nèi)大范圍普及，職工從根本上提高對(duì)采購工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)采購相關(guān)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，才能確保采購活動(dòng)合理合規(guī)開展。此外，針對(duì)采購人員的廉潔意識(shí)教育也不可或缺，教育引導(dǎo)采購人員守住底線、不越紅線、不碰高壓線，牢固樹立廉潔意識(shí)防線，不但要從制度上管控，還要從思想上武裝，確保采購人員嚴(yán)守各項(xiàng)規(guī)章制度，保障采購工作順利有序開展。

3.2 建立健全物資采購制度，提升規(guī)范管理

建立全面的采購制度不光是對(duì)采購標(biāo)準(zhǔn)、采購流程的明確，更是對(duì)采購行為的規(guī)范，是合理開展采購工作的根本。制度體系建設(shè)中必須本著全面涵蓋的原則，結(jié)合單位實(shí)際情況，全面覆蓋物資采購的所有體系和采購環(huán)節(jié)。針對(duì)采購金額、采購品目等分級(jí)制定采購制度，通過政府采購、掛網(wǎng)競價(jià)、供應(yīng)商庫詢價(jià)等方式進(jìn)行采購。以供應(yīng)商庫詢價(jià)采購為例，確保該采購方式可以順利開展，首先必須設(shè)定供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，建立供應(yīng)商日常管理、評(píng)價(jià)、淘汰等相關(guān)制度;其次對(duì)供應(yīng)商的抽選、報(bào)價(jià)程序、監(jiān)督等環(huán)節(jié)也要有相應(yīng)的管理制度。采購工作有小有大，不同品目、不同金額所采用的采購方式各有不同，只有建立全面、細(xì)致且覆蓋采購工作生命流程的制度體系，健全簡易明晰的操作流程和規(guī)范，以制度為依托，將采購工作按環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，引入模塊化管理方式，每個(gè)模塊都有標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，各個(gè)模塊之間相互貫通、相互制約，才能確保在物資采購工作中的每一步都有據(jù)可依、有據(jù)可循，真正規(guī)范地開展物資采購工作。

3.3 合理合規(guī)編制年度預(yù)算，加強(qiáng)計(jì)劃管理

結(jié)合單位發(fā)展情況，合理制定采購項(xiàng)目，精準(zhǔn)編制年度采購預(yù)算。首先，在申報(bào)采購預(yù)算前，需求部門應(yīng)對(duì)擬申報(bào)采購項(xiàng)目開展可行性調(diào)研，做好前期采購品目、參數(shù)調(diào)研，合理申報(bào)預(yù)算金額及采購?fù)瓿蓵r(shí)限，確保后續(xù)采購工作可以順利開展。其次，應(yīng)先由職能部門對(duì)需求部門提出的采購預(yù)算進(jìn)行初步審核，再由財(cái)務(wù)部門、采購主管部門、資產(chǎn)管理部門對(duì)各職能部門上報(bào)的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總整合，結(jié)合財(cái)務(wù)情況和已有資產(chǎn)使用情況，統(tǒng)籌安排年度采購預(yù)算，避免重復(fù)采購，提高資金使用效率及物資利用效率，避免出現(xiàn)“重采購、輕使用”“重采購、輕共享”的情況。最后，年度采購預(yù)算完成后，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算申報(bào)情況開展采購工作，不隨意變更采購計(jì)劃，按時(shí)按量開展采購工作，確保采購工作嚴(yán)格按照預(yù)算及完成時(shí)限執(zhí)行。

3.4 加快建設(shè)內(nèi)部控制體系，優(yōu)化監(jiān)督管理

企事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到物資采購內(nèi)控管理的必要性和緊迫性。首先，明確相關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)工作職責(zé)，建立健全采購工作組織機(jī)構(gòu)，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的情況，加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間的相互牽制和監(jiān)督。其次，加快推進(jìn)內(nèi)部控制體系信息化進(jìn)程。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的推廣及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，內(nèi)部控制體系信息化已是大勢所趨。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)將采購工作預(yù)算制定、事前計(jì)劃審批、事中采購監(jiān)督、事后跟蹤評(píng)價(jià)等工作納入內(nèi)部控制體系監(jiān)控之下，各環(huán)節(jié)工作根據(jù)職責(zé)分工歸口各職能部門，確保采購流程按制度執(zhí)行，進(jìn)一步提升物資采購的規(guī)范性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)物資采購各環(huán)節(jié)的可追溯、可共享、可檢驗(yàn)。再次，依托信息化內(nèi)部控制體系，引入市場化、專業(yè)化的采購資源。例如，政府網(wǎng)上超市采購平臺(tái)或企事業(yè)單位自行建立供應(yīng)商庫采購平臺(tái)，通過增加合理合規(guī)、優(yōu)質(zhì)的采購渠道，并建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購信息的透明化和公開化，確保采購留痕跡、可跟蹤。將信息化技術(shù)的優(yōu)勢最大化地應(yīng)用到采購工作生命流程中，一是可以節(jié)省人工記錄的時(shí)間和精力，二是可以確保采購工作中相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性，三是可以溯源所有采購項(xiàng)目的相關(guān)材料，四是可以進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位開展的采購項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，可以與資產(chǎn)管理相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)合，進(jìn)一步為采購工作提供基礎(chǔ)信息。最后，依托信息化的內(nèi)部控制體系，不僅保障了采購工作的合理合規(guī)開展，還可以與資產(chǎn)管理工作相結(jié)合，確保采購的物資物盡其用，避免“重采購、輕使用”“重采購、輕共享”等資源浪費(fèi)的情況發(fā)生。從預(yù)算報(bào)送階段開始就進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，確保每筆采購預(yù)算是基于單位實(shí)際發(fā)展的需要，而不是盲目報(bào)送，大大提升預(yù)算執(zhí)行率，進(jìn)一步提升采購工作和資產(chǎn)管理工作效率。

4 結(jié)語

物資采購工作為企事業(yè)單位的發(fā)展提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，是單位正常運(yùn)行和發(fā)展的必要條件，也是廉政風(fēng)險(xiǎn)防控工作的重中之重。在開展物資采購工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)政府采購制度和規(guī)定的學(xué)習(xí)，并結(jié)合上級(jí)相關(guān)規(guī)定制定符合單位發(fā)展實(shí)際的規(guī)章制度，加強(qiáng)廉潔意識(shí)，加快培養(yǎng)專業(yè)的采購人員隊(duì)伍。依托制度的建立健全，合理編制年度預(yù)算，并不斷推進(jìn)內(nèi)部控制體系的信息化建設(shè)，物資采購管理和資產(chǎn)管理雙管齊下，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)采購工作事前預(yù)算審批、項(xiàng)目立項(xiàng)審批、事中監(jiān)督、事后評(píng)價(jià)等全生命流程的管控。在保證采購工作開展的規(guī)范性的同時(shí)進(jìn)一步提升采購效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。

參 考 文 獻(xiàn)

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