摘 要 隨著國家對(duì)科研工作的重視，科研單位的視頻會(huì)議和線下會(huì)議也越來越多，進(jìn)一步做好會(huì)議室的信息化管理及維護(hù)工作為推動(dòng)科研單位業(yè)務(wù)的快速發(fā)展提供了有力保障，本文基于科研單位會(huì)議室管理過程中遇到的一些問題的分析基礎(chǔ)上，提出了一些可行性的會(huì)議室信息化管理建議，希望能為會(huì)議室管理和維護(hù)提供一些有用的借鑒。

關(guān)鍵詞 會(huì)議室;設(shè)施設(shè)備;信息化管理

前言

會(huì)議室是科研單位討論問題、接待客人、專題報(bào)告及大型活動(dòng)等舉辦的重要場(chǎng)所?？蒲袉挝粫?huì)議數(shù)量逐年增多，會(huì)議室的使用頻率較為頻繁，對(duì)會(huì)議室的使用要求也越來越高，這就要求會(huì)議室添置信息化設(shè)備，加強(qiáng)信息化管理，同時(shí)管理人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，需要熟悉會(huì)議室各種設(shè)備的操作方法、會(huì)議室設(shè)備故障的排除及維護(hù)保養(yǎng)等工作，在會(huì)議中途突發(fā)故障情況下，能夠及時(shí)解決問題，確保會(huì)議的正常召開[1]。

1存在的問題

1.1 會(huì)議室使用頻率高，會(huì)議室使用分配不合理

目前科研單位科研任務(wù)多、來訪人員交流多、項(xiàng)目總結(jié)及驗(yàn)收多，同時(shí)由于2020年疫情的影響，視頻會(huì)議也逐漸流行使用，多功能會(huì)議室的設(shè)施齊全、環(huán)境舒適，很多行政及課題組都喜歡使用多功能會(huì)議室，這樣就容易造成會(huì)議室使用緊張，會(huì)議室的設(shè)備使用過于頻繁，容易出現(xiàn)故障。

1.2 會(huì)議室管理缺乏信息化管理團(tuán)隊(duì)

隨著會(huì)議室設(shè)備技術(shù)的不斷更新，現(xiàn)在會(huì)議室在用的一些設(shè)備逐漸需要淘汰，會(huì)議室再根據(jù)需求添置新信息化設(shè)備，這些新設(shè)備涉及的產(chǎn)家和型號(hào)等不用，與老設(shè)備存在兼容問題提，這樣容易造成會(huì)議室的設(shè)備使用和維護(hù)各不相同。

同時(shí)，目前大多數(shù)科研單位的會(huì)議室都是有辦公室或者后勤部門管理，由于科研單位辦公室或后勤部門工作任務(wù)繁重，會(huì)議室往往安排人兼職管理，不會(huì)安排專人管理會(huì)議室，而傳統(tǒng)上會(huì)議預(yù)定，使用部門喜歡電話預(yù)約，在會(huì)議多的情況下，會(huì)議室管理人員登記會(huì)議時(shí)容易出錯(cuò)，同時(shí)也加大了會(huì)議室設(shè)備的管理和維護(hù)難度。

1.3 缺乏專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，操作不規(guī)范

在日常會(huì)議室管理中，使用人員不按照規(guī)范操作會(huì)議室設(shè)備也是常見的問題，在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，使用人員由于缺乏操作會(huì)議室多媒體設(shè)備如投影、電子顯示屏、音響、網(wǎng)絡(luò)等的技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)設(shè)備操作步驟不了解，違反操作流程，亂插亂拔電源，容易造成投影儀無法正常開關(guān)、電子屏模塊容易損壞、音響設(shè)備容易嘯叫、不能上網(wǎng)等故障。同時(shí)，也存在使用人員使用會(huì)議室后不關(guān)會(huì)議室設(shè)備電源等情況，使會(huì)議室設(shè)備一直處于開機(jī)狀態(tài)，嚴(yán)重?fù)p害了會(huì)議室設(shè)備的壽命[2]。

2會(huì)議信息化管理的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)會(huì)議室的信息化分配使用

為了更加合理使用會(huì)議室，每個(gè)課題或者部門使用會(huì)議室前必須通過OA系統(tǒng)提交申請(qǐng)，填寫會(huì)議時(shí)間、會(huì)議需求及參會(huì)人數(shù)等要求，依據(jù)誰先申請(qǐng)，誰先使用的原則，經(jīng)過會(huì)議室管理人員審批后方可使用，同時(shí)別的課題組或部門在OA系統(tǒng)上能看到會(huì)議室的預(yù)約情況，通過這樣的方式，可以有效地避免會(huì)議室使用時(shí)間上的沖突，提高會(huì)議室有效使用率。若臨時(shí)遇到所里重大會(huì)議與申請(qǐng)人的會(huì)議時(shí)間有沖突時(shí)候，由管理人員協(xié)調(diào)安排，如預(yù)約發(fā)生變更，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)通知管理人員，便于進(jìn)行相應(yīng)的安排。

2.2 購買信息化設(shè)備及加強(qiáng)設(shè)備使用培訓(xùn)

會(huì)議室的設(shè)備較復(fù)雜，更新快，這就要求會(huì)議室設(shè)備管理員需要及時(shí)更新一些會(huì)議室信息化控制設(shè)備，如采用觸摸屏面板控制投影畫面的切換、話筒音量大小的調(diào)整、會(huì)議室燈具的開關(guān)等，會(huì)議室設(shè)備管理人員也要及時(shí)掌握會(huì)議室這些設(shè)備的操作流程。此外，為確保會(huì)議室設(shè)備的管理質(zhì)量，可以通過請(qǐng)進(jìn)來和走出去相結(jié)合的方式，加強(qiáng)會(huì)議室設(shè)備專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)，定期邀請(qǐng)儀器維修人員到單位對(duì)會(huì)議室管理和使用人員開展技術(shù)培訓(xùn)，講解不同型號(hào)設(shè)備的使用方法及出現(xiàn)簡單故障的解決辦法，減少設(shè)備的故障概率。科研單位也可以選派會(huì)議室管理人員去社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)修，提升管理人員的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，確保會(huì)議室的有序使用。

2.3 做好會(huì)前調(diào)試、會(huì)中保障工作

在會(huì)議開始前，會(huì)議室管理人員需要和使用會(huì)議室人員進(jìn)行充分溝通，了解對(duì)方的需求，根據(jù)對(duì)方的要求做好會(huì)前調(diào)試工作，重點(diǎn)的調(diào)試項(xiàng)目包括：空調(diào)使用是否正常、投影儀是否正常、電子顯示屏是否正常、音響話筒是否正常、網(wǎng)絡(luò)是否正常、茶杯清洗及消毒情況、桌子椅子的衛(wèi)生情況等等，在遇到重要會(huì)議時(shí)，會(huì)議室管理員需要親自在會(huì)議室現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備，并提前做好應(yīng)急預(yù)案，在會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障等緊急情況時(shí)，有應(yīng)急措施進(jìn)行補(bǔ)救，確保會(huì)議的正常開展。

2.4 做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作

會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作涉及面較廣，為延長設(shè)備的壽命，應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備維護(hù)工作：科研單位需要尋找一家維修技術(shù)過硬，服務(wù)好的企業(yè)作為會(huì)議室設(shè)備的維保單位，負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的維保工作;會(huì)議室管理員在日常管理中應(yīng)該樹立設(shè)備維保意識(shí)，在設(shè)備使用前后，管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，保障會(huì)議的正常舉行;建立會(huì)議室設(shè)備的管理臺(tái)賬，對(duì)需要更換的設(shè)備零部件及時(shí)進(jìn)行更換，確保設(shè)備的正常使用[3]。

3結(jié)束語

會(huì)議室管理是一份看上去簡單卻又復(fù)雜煩瑣的工作，如何有效管理使用好會(huì)議室是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作。會(huì)議室管理員需要及時(shí)和會(huì)議組織者進(jìn)行溝通，會(huì)前根據(jù)會(huì)議要求運(yùn)用信息化的手段，做好會(huì)議室等登記及分配工作，引入信息化的設(shè)備并做好調(diào)試設(shè)備工作，會(huì)中能夠及時(shí)處理突發(fā)事件，會(huì)后認(rèn)真檢查設(shè)備并對(duì)出現(xiàn)的問題加以總結(jié)，這樣才能做好會(huì)議室的管理工作，確保每次會(huì)議的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 史清華，湯偉，郎鑰.高校會(huì)議室多媒體設(shè)備的管理與維護(hù)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（12）：239-240.

[2] 史清華，湯偉，王福剛.如何做好高校會(huì)議室的管理與維護(hù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：104.

[3] 譚書旺.怎樣做好會(huì)議室管理工作[J].秘書之友，2009（6）：17-18.

作者簡介

李德高（1982-），男，浙江溫州人;畢業(yè)院校：浙江工業(yè)大學(xué)，專業(yè)：控制理論與控制工程，學(xué)歷：碩士，職稱：工程師，現(xiàn)就職單位：中國水稻研究所，研究方向：會(huì)議室等方面的管理。