張麗

摘要：事業(yè)單位的工作主要面向于社會(huì)方面的各個(gè)組織，如教育組織、衛(wèi)生組織以及文化組織等。從社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)行以及貢獻(xiàn)的角度上看，事業(yè)單位所發(fā)揮的作用至關(guān)重要，比如在信息的管理工作上，事業(yè)單位可根據(jù)相關(guān)領(lǐng)域的信息反饋進(jìn)行整理、歸納，進(jìn)而通過檔案形式反映相關(guān)信息。在社會(huì)公眾的服務(wù)工作中，通過信息化的工作模式，還可在一定程度上改善工作的實(shí)施效率，一方面可以更好地為公眾提供信息查詢、管理工作，另一方面可促進(jìn)事業(yè)單位在整體的工作運(yùn)營(yíng)上實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理

引言

信息技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)以及商業(yè)應(yīng)用等方面已得到普遍的應(yīng)用，并以其技術(shù)性促進(jìn)了工作流程的優(yōu)化。檔案管理工作在以往的工作流程中，往往因其信息載體（紙質(zhì)）的特殊性，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中存在一定的繁瑣情況。對(duì)此，在當(dāng)前的檔案管理工作的實(shí)施過程中應(yīng)重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，面對(duì)業(yè)務(wù)量持續(xù)增長(zhǎng)、涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，需在工作手段以及管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，如在檔案歸納與分類的工作中，通過信息化技術(shù)的智能分類與歸納系統(tǒng)的應(yīng)用，使該工作流程的效率得到一定提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理的概述

1.信息技術(shù)的內(nèi)涵

在社會(huì)發(fā)展以及工作體制改革的不斷完善與細(xì)化，事業(yè)單位的工作也逐漸呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化以及精細(xì)化。對(duì)此，信息技術(shù)在此過程中的應(yīng)用具有了一定必要性，從其技術(shù)的角度上看，其通過信息化的手段以及高效的信息傳遞功能，使得事業(yè)單位在工作中降低了紙質(zhì)文件的管理工作、人力支出以及財(cái)力支出等。

2.檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理的信息主體為社會(huì)公眾及其活動(dòng)的流程信息[1]。工作管理的原則主要為：保證信息的真實(shí)性、價(jià)值性以及管理工作完整性等。其對(duì)于后續(xù)的社會(huì)發(fā)展工作具有提供參考、資料管理以及信息收集等基本工作職能，使管理工作等類型可以在檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行資料參考，進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作流程中存在的不同，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施實(shí)現(xiàn)更好的管理。

3.應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息技術(shù)作為當(dāng)代技術(shù)發(fā)展的顯著特點(diǎn)，其在檔案管理中的應(yīng)用不僅可以實(shí)現(xiàn)工作流程的簡(jiǎn)化、高效化以及質(zhì)量化，還可在后續(xù)的檔案調(diào)用中提供快捷的查找方式。其技術(shù)的特點(diǎn)主要為：工作流程管理的信息化、檔案分類的科學(xué)化以及檔案查找的高效化等。另外，其音頻技術(shù)和視頻技術(shù)還可豐富檔案內(nèi)容的收集與管理形式。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的不足分析

1.安全意識(shí)方面存在不足

信息技術(shù)主要建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，其一方面實(shí)現(xiàn)了檔案管理以及共享的高效化，另一方面也加大了檔案管理的工作風(fēng)險(xiǎn)[2]。信息技術(shù)對(duì)于技術(shù)的應(yīng)用具有較高的要求，而在互聯(lián)網(wǎng)中存在較多的不確定因素，如病毒、黑客攻擊等。由于信息化的檔案管理在實(shí)際的應(yīng)用中還存在安全觀念的認(rèn)知不足、信息安全防護(hù)不全面以及信息技術(shù)應(yīng)用水平低等情況，導(dǎo)致信息技術(shù)在實(shí)際的應(yīng)用中存在一定不足。

2.管理制度存在不足

在部分事業(yè)單位的檔案管理工作中，其工作制度以及管理制度等還處于早期工作的模式[3]。對(duì)于現(xiàn)階段應(yīng)用的信息技術(shù)存在一定的不匹配性，導(dǎo)致信息技術(shù)在應(yīng)用上缺乏有效管理，進(jìn)而使得工作的開展以及相關(guān)管理工作存在一定不足。比如具體工作中信息技術(shù)的應(yīng)用方向不明確，以及信息管理人員缺乏良好的工作評(píng)價(jià)機(jī)制等。

3.人才供給、培養(yǎng)存在不足

信息技術(shù)在當(dāng)代以逐漸應(yīng)用至社會(huì)工作的各個(gè)方面，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，其工作流程與信息技術(shù)還需專業(yè)上培訓(xùn)以及磨合，但實(shí)際情況中，部分事業(yè)單位存在人才供給以及專業(yè)培訓(xùn)等方面的不足，對(duì)于檔案管理工作高效實(shí)施、高效進(jìn)行存在一定限制。從檔案管理工作的高效化建設(shè)角度上看，事業(yè)單位方面需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)以及工作前的技術(shù)與專業(yè)知識(shí)的磨合工作。

4.工作流程設(shè)置存在不足

事業(yè)單位的工作內(nèi)容主要涉及科學(xué)領(lǐng)域、文化領(lǐng)域以及衛(wèi)生領(lǐng)域等。作為國(guó)有資產(chǎn)資助建設(shè)形成的社會(huì)組織，其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、改革的背景下，涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量呈現(xiàn)逐漸增長(zhǎng)的趨勢(shì)。在種類及數(shù)量較大的檔案管理工作中，以往的檔案管理和工作開展模式主要為紙質(zhì)載體和人力工作形式。紙質(zhì)載體在工作中不僅存在易破損、易丟失等情況且工作流程主要以人力進(jìn)行傳遞，從而在一定程度上限制了工作效率的提升，同時(shí)在材料以及人力方面的資金支出也較大，不利于整體的事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)。部分事業(yè)單位在工作形式以及信息載體的選用上，仍采用“舊版”的檔案管理形式，不僅影響社會(huì)調(diào)查工作、服務(wù)工作的高效展開，也影響自身的工作運(yùn)營(yíng)情況等。對(duì)此，需要結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，由此在一定程度上改善工作實(shí)施效率及載體便利性。

三、應(yīng)用信息技術(shù)改善檔案管理的思路及應(yīng)用方案

1.樹立信息化工作思維及觀念

以往事業(yè)單位的檔案管理工作在實(shí)施過程中主要以紙質(zhì)及人力管理為主的方式進(jìn)行。此種信息載體及工作形式不僅效率較低，且在檔案內(nèi)容的管理上具有一定難度。對(duì)此，在信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代步伐建立新時(shí)代工作思維及觀念，通過觀念及思維引導(dǎo)的方式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)改良，如檔案內(nèi)容采用信息化載體進(jìn)行傳遞與儲(chǔ)存，減少管理工作的繁瑣性，還可通過信息化結(jié)構(gòu)的建設(shè)，使檔案管理部門在人員上得到一定程度精簡(jiǎn)，從而降低材料費(fèi)用以及人力費(fèi)用的支出等。

2.健全安全防護(hù)措施

信息技術(shù)在檔案管理的工作中，其安全性是基本的工作要求，同時(shí)也是基礎(chǔ)的工作保障，通過加強(qiáng)信息安全方面的建設(shè)才可在良好的工作基礎(chǔ)上，保障檔案管理工作的順利及有效進(jìn)行。對(duì)此，在信息技術(shù)的應(yīng)用中需要加強(qiáng)防火墻以及密碼方面的安全工作，由此降低病毒侵入以及黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。最后，在工作的實(shí)施流程上還應(yīng)重視“分類歸檔”的指導(dǎo)觀念，進(jìn)而在該觀念引導(dǎo)的基礎(chǔ)上，提升心思技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量。另外，國(guó)家以及政府方面需要提供相應(yīng)的技術(shù)支持以及資金支持，由此為事業(yè)單位的信息安全工作提供有效的保障。

3.保證良好的人才供給及專業(yè)培訓(xùn)

人才作為驅(qū)動(dòng)工作高效進(jìn)行的重要力量，事業(yè)單位在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展過程中以及信息技術(shù)普及的基礎(chǔ)上，不僅需要重視人才方面的選拔工作，還需重視實(shí)際工作崗位中的專業(yè)技能培訓(xùn)。對(duì)此，事業(yè)單位需要根據(jù)實(shí)際的工作特點(diǎn)以及崗位需求，進(jìn)行專項(xiàng)的工作技能培訓(xùn)和人才的任用工作，進(jìn)而在良好的人才基礎(chǔ)上保障檔案管理工作的實(shí)際工作水平。

4.健全管理制度的全面性

檔案管理工作在實(shí)際流程運(yùn)行中，工作部門、人員以及流程等方面存在較多的不確定性，如工作中違反相關(guān)約定進(jìn)行檔案管理等[4]。對(duì)此，事業(yè)單位在此方面上需要根據(jù)單位性質(zhì)以及工作性質(zhì)、流程等方面的因素，制定人員管理、工作流程管理以及科學(xué)的工作評(píng)價(jià)制度，由此從三方面保障檔案管理工作的有效進(jìn)行。

5.提高軟件技術(shù)方面的應(yīng)用

軟件技術(shù)作為信息技術(shù)方面的硬件支持，其在檔案管理工作中不僅可以改變以往的檔案管理方式，還可作為與互聯(lián)網(wǎng)連接與管理的主要渠道。事業(yè)單位在軟件技術(shù)等方面的建設(shè)工作，一方面需要建立專門的技術(shù)支持部門，另一方面需要注重軟件方面的完善工作，如更新、安全性能加強(qiáng)以及工作處理智能化等。此外，還需注重工作人員方面的軟件應(yīng)用指導(dǎo)，由此保證軟件技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用。

6.應(yīng)用云技術(shù)加強(qiáng)資料共享

云技術(shù)在社會(huì)工作中的應(yīng)用已進(jìn)入完善與全面推廣的階段，其技術(shù)特點(diǎn)不僅可以靠“云端”技術(shù)作為信息處理工作的有效支持，還可進(jìn)一步拓展信息存儲(chǔ)的面積以及信息轉(zhuǎn)化速度，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，其一方面可以通過技術(shù)手段提供良好的檔案信息處理數(shù)據(jù)庫(kù)，另一方面還可加快檔案信息的傳遞及處理工作效率。云技術(shù)主要通過互聯(lián)網(wǎng)智能算法及巨大的存儲(chǔ)量進(jìn)行應(yīng)用，其特性與日益增長(zhǎng)的檔案信息、數(shù)量具有重要實(shí)施意義，如通過智能算法可加快檔案查找速度，提高工作工作的實(shí)施效率，同時(shí)還可通過巨大的信息存儲(chǔ)含量實(shí)施檔案內(nèi)容管理，一定程度上為其工作內(nèi)容及方式提供便捷途徑。

四、結(jié)語(yǔ)

本文根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)、應(yīng)用方式，并結(jié)合實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作情況進(jìn)行了綜合的理論探究及應(yīng)用分析，旨在促進(jìn)其項(xiàng)目的工作可以在新時(shí)期的發(fā)展過程中可以通過信息技術(shù)的高效應(yīng)用，提高實(shí)際的工作水平以及工作效率?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

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