劉煥偉

摘 要：檔案管理是調(diào)解企業(yè)內(nèi)部工作平衡的一項(xiàng)重要工作。其中主要包括對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整合和概括，從而去方便企業(yè)內(nèi)部的使用和查詢。加強(qiáng)檔案管理工作會(huì)給企業(yè)內(nèi)部控制帶來便利化，檔案管理的完整性是公司高效運(yùn)行的基本保障，下文主要敘述檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，和如何提高檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制的作用，通過提高檔案管理力度去增加企業(yè)內(nèi)部工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;內(nèi)部控制;應(yīng)用

加大檔案管理的工作力度能在一定程度上去促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的工作，檔案管理涉及到好幾個(gè)方面，比如說人事檔案管理、公司合同管理、財(cái)務(wù)管理等都是檔案管理所涉及到的。這些都是作為公司運(yùn)行最基礎(chǔ)的工作，所以說做好這些管理工作公司才能夠穩(wěn)步進(jìn)行，只有基本運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定才能夠談得上去發(fā)展公司效益。想要提高管理工作能力就要從根源抓起，從制度抓起，同時(shí)隨著時(shí)代的變化也可利用新型管理方式來進(jìn)行便利高效管理，根據(jù)每個(gè)公司內(nèi)部的運(yùn)行方式去設(shè)置適合的管理方式，從而去提高兩個(gè)方式的相適性，提高檔案管理在公司內(nèi)部控制的高效性。

1.檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的相互作用

在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)中許多證明文件都是需要完整保存的，因?yàn)檫@些文件是證明公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)，在一些機(jī)關(guān)檢查中也是必不可缺少的，所以說保證檔案管理工作的完整性的同時(shí)也是保證企業(yè)內(nèi)部平穩(wěn)的運(yùn)行，同時(shí)也是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的一大措施。

1.1加強(qiáng)企業(yè)控制力度，保證企業(yè)的基本權(quán)益

檔案管理是保障企業(yè)基本運(yùn)作的一項(xiàng)工作，現(xiàn)如今的企業(yè)所有交易都是以合同定性的，同時(shí)在法律方面也是以合同定性，所以說保證檔案的安全性關(guān)系到整個(gè)公司的權(quán)益。從淺層次上來說員工的個(gè)利益也與其密切相關(guān) ，這種一切權(quán)益都定性到數(shù)字檔案的時(shí)代，檔案管理都顯得異常重要。提高檔案管理的工作能力有利于企業(yè)內(nèi)部的管控能力。通過檔案管理工作保障檔案的安全性從而去保障員工和公司的整體利益，避免因?yàn)闄n案管理不當(dāng)、文件凌亂錯(cuò)位甚至丟失文件。去讓員工和公司的權(quán)益受到損害。做好檔案管理工作強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管控強(qiáng)度，讓公司運(yùn)行井井有條并快速高效，達(dá)到真正意義上的管控效果。

1.2加強(qiáng)企業(yè)的監(jiān)管力度

企業(yè)控制力度與企業(yè)監(jiān)管力度從廣泛意義上來說就是兩者屬于包含關(guān)系，隨著企業(yè)控制力度的上升監(jiān)管力度自然會(huì)隨著提高。加強(qiáng)檔案的管理從而去在管理內(nèi)部去實(shí)行監(jiān)督管理，隨著監(jiān)督管理的實(shí)行去核實(shí)檔案文件的準(zhǔn)確無誤，在發(fā)現(xiàn)文件偏差部分去快速改正，以保證文件在工作使用中無誤性。同時(shí)在財(cái)務(wù)管控這一方面，檔案管理也能呢=保證財(cái)務(wù)支出的明確性，通過檔案管理去監(jiān)督每一筆財(cái)務(wù)支出。避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)濫用近而對(duì)公司產(chǎn)生一定的利益威脅。

1.3隨著檔案管理力度的增加，保證信息的安全有效性

對(duì)于公司一些的高級(jí)文檔，檔案管理要保證文件的安全性，核實(shí)信息的準(zhǔn)確性，并給予文件妥善的保管。同時(shí)這種重要文檔也要做好備份工作，為其做好保障，避免因?yàn)槲募栴}而引起公司效益受影響。同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息的流通性，以確保每部分文件的一致性，通過檔案管理去將企業(yè)管控效果更上一個(gè)層次。

檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制是存在著一致性的，兩者屬于互相依存互相促進(jìn)的一種關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用的同時(shí)，既能促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步進(jìn)行也能提高企業(yè)內(nèi)部的管控能力。

2.怎樣提高檔案管理工作的質(zhì)量

2.1強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)

檔案管理工作質(zhì)量源于檔案管理人員的工作能力，所以想要提高檔案管理質(zhì)量的首要任務(wù)，就是強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)，讓管理人員從本質(zhì)上去意識(shí)到工作的重要性，從而去按質(zhì)按量地去完成自身的工作責(zé)任。同時(shí)在挑選管理人員是也要注重人員的人文素質(zhì)。以確保管理工作能高質(zhì)量的完成。與此同時(shí)也要不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，通過特定的專業(yè)課程培養(yǎng)，讓管理人員透徹的了解工作程序，以便于能熟練的進(jìn)行義務(wù)操作。同時(shí)也要設(shè)定一些考核環(huán)節(jié)，通過考核情況來一一分析每個(gè)管理人員所包含的一些問題，從而去結(jié)合每個(gè)人的情況去進(jìn)行培養(yǎng)，從而達(dá)到每個(gè)管理人員的綜合能力都能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。從而保證檔案管理工作質(zhì)量。

2.2設(shè)立嚴(yán)格的管理制度

想要加強(qiáng)管理質(zhì)量就要通過一定的制度來規(guī)范，比如說每一份文檔的管理環(huán)節(jié)，責(zé)任都要落實(shí)到位，從錄入、檢查到完成每一個(gè)步驟都要落實(shí)到個(gè)人，通過嚴(yán)格的管理制度去規(guī)范工作步驟。在工作過程中若出現(xiàn)事物就就要通過嚴(yán)格的只制度模式，去追究個(gè)人責(zé)任，通過這種制度管理模式，規(guī)范每個(gè)管理人員的工作方式，讓檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)轿?。同時(shí)也可設(shè)立季度考核裁員制度，通過這種高嚴(yán)格模式去激起管理員工的工作積極性，從而去提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.3利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，簡(jiǎn)化管理模式

在如今的信息化時(shí)代，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)利用到檔案管理中是一個(gè)可行的方式。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去記錄檔案管數(shù)據(jù)，這種信息化錄入方式與之前的紙質(zhì)版相比，信息化錄入能夠保證數(shù)據(jù)的持久性不會(huì)因?yàn)橥獠吭驅(qū)е聰?shù)據(jù)遺失，同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能方便管理工作人員的管理，通過建設(shè)數(shù)據(jù)平臺(tái)來加強(qiáng)檔案信息的流通，進(jìn)而加強(qiáng)檔案信息管理的效率性。與此同時(shí)，也要加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的安全性能，避免數(shù)據(jù)泄露導(dǎo)致企業(yè)效益受損。從而合理有效的去利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

2.4加強(qiáng)資金投入

現(xiàn)如今時(shí)代的版權(quán)問題極為重要，在企業(yè)想要研究某項(xiàng)項(xiàng)目時(shí)，一定要全面的進(jìn)行調(diào)查，以保證自己的項(xiàng)目沒有觸及到侵權(quán)問題，但同時(shí)也要保護(hù)好自己企業(yè)的項(xiàng)目，這時(shí)各個(gè)部門的支出就會(huì)增加，所以說企業(yè)就要加強(qiáng)資金的投入，去促進(jìn)資源調(diào)查的全面化，同時(shí)也要?jiǎng)?chuàng)建屬于自己的項(xiàng)目平臺(tái)，做好企業(yè)項(xiàng)目保密工作，防止其他企業(yè)的剽竊行為，通過資金的投入去完善整個(gè)項(xiàng)目信息的完整性，從而去確保檔案信息管理的準(zhǔn)確真實(shí)性。

3.結(jié)束語

簡(jiǎn)而言之，促進(jìn)檔案管理的工作質(zhì)量就是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的控制力度，通過加強(qiáng)檔案管理去多方面的去管理企業(yè)的運(yùn)行。通過多方面去觀察檔案管理在企業(yè)中的效果，在發(fā)現(xiàn)問題的同時(shí)去進(jìn)行優(yōu)化管理。通過提高管理人員的業(yè)務(wù)水平去保證檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中的高效作用。

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