黃林

摘要：在我國(guó)的高等教育與選擇就業(yè)的銜接之間，檔案管理是一個(gè)十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，構(gòu)建創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的高校檔案管理體系，能夠滿足準(zhǔn)確、科學(xué)管理檔案的新需要。但是這項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)并不容易，需要有科學(xué)的理論指導(dǎo)，在厘清創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理內(nèi)涵的前提下建立牢固的制度基礎(chǔ)、提供完善的組織保障、豐富內(nèi)容體系的構(gòu)建，進(jìn)而保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)妥善的流動(dòng)與共享。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新創(chuàng)業(yè);檔案;體系

本文在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的背景下開(kāi)始研究高校檔案的管理內(nèi)容，融合了以往檔案的信息采集、保存、流動(dòng)、服務(wù)等環(huán)節(jié)的管理模式，提出在新的環(huán)境背景下高校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更好的與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的社會(huì)背景結(jié)合才能夠迎來(lái)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。具體而言，就是高等教育院校在開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育活動(dòng)的同時(shí)將檔案連接起來(lái)，將學(xué)生在校內(nèi)的相關(guān)實(shí)踐成果和課程學(xué)習(xí)過(guò)程及時(shí)、高效的反映在檔案內(nèi)。這項(xiàng)工作對(duì)高等而言具有重要意義，尤其是在更好的促進(jìn)高校的教育改革方面，但是基于當(dāng)前社會(huì)環(huán)境的變化，許多高校管理者并沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，仍沿用舊制，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生在就業(yè)時(shí)面臨種種阻礙。

一、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系建立的意義

1.推動(dòng)高等教育改革

我國(guó)的高等教育院校當(dāng)前所面臨的一項(xiàng)重大任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的高等教育改革，這項(xiàng)改革任務(wù)不僅需要借助國(guó)家科學(xué)技術(shù)的力量，還需要一個(gè)良好的教育事業(yè)發(fā)展環(huán)境。而檔案是聯(lián)系高校、學(xué)生和用人單位的唯一資源，如果能夠利用這一資源，實(shí)現(xiàn)檔案的良性管理，則能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，促進(jìn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的同時(shí)幫助高校打造更加科學(xué)的教育體制，為教育事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)教育事業(yè)的改革。

2.實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新發(fā)展

當(dāng)前，世界已經(jīng)步入信息時(shí)代，在數(shù)據(jù)信息的影響下，傳統(tǒng)的管理方案明顯格格不入，需要在時(shí)代的下開(kāi)拓創(chuàng)新，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效管理。因此，在結(jié)合當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)背景中提出檔案管理的新理念，優(yōu)化管理體系，提升管理服務(wù)，這對(duì)檔案管理的發(fā)展具有巨大的推動(dòng)作用。

3.完善就業(yè)配套服務(wù)

檔案與學(xué)生的就業(yè)密切相關(guān)，而就業(yè)問(wèn)題是當(dāng)前社會(huì)較為關(guān)注的問(wèn)題之一。縱觀歷年的學(xué)生就業(yè)，其中有許多問(wèn)題都是由檔案管理不當(dāng)引發(fā)的。為了使高等教育更好的與就業(yè)配套，完善檔案管理服務(wù)是基礎(chǔ)，借助檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，為就業(yè)提供根本依據(jù)。

二、高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案現(xiàn)狀

近些年，在國(guó)家相關(guān)政策的引導(dǎo)下，越來(lái)越多的人開(kāi)始認(rèn)同檔案管理的重要性，但是由于創(chuàng)新管理所面臨的困難較多，相關(guān)的理論發(fā)展的都還不夠成熟，因此當(dāng)前的高校檔案管理仍處于較為混亂的狀態(tài)。導(dǎo)致當(dāng)前創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理亂象的原因是錯(cuò)綜復(fù)雜的，但是總結(jié)起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)：

1.管理制度缺失

在國(guó)家政策、社會(huì)環(huán)境的刺激下，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理逐步走向改革的道路，但是由于發(fā)展的理論不成熟，在實(shí)踐中遇到的問(wèn)題較多，導(dǎo)致當(dāng)前的管理制度仍存在較多的缺失。首先表現(xiàn)在信息化的管理制度上，隨著信息革命的進(jìn)行，人們的生活與工作越來(lái)越趨向于信息化、數(shù)字化。毫無(wú)例外，高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作也需要遵循數(shù)字化、個(gè)性化、便利化的發(fā)展原則，因此許多高校紛紛出臺(tái)相關(guān)的管理政策。只是在實(shí)施的初期階段，沒(méi)有一套完善的管理制度來(lái)提供指導(dǎo)，難免導(dǎo)致檔案的信息化管理混亂，這給許多高校和企業(yè)增添了許多困擾。這一制度上的缺失是當(dāng)前高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理所面臨的根本問(wèn)題，也是最難解決的問(wèn)題，需要在長(zhǎng)期的實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)制度的不斷完善。

2.分類不清

基于管理制度的缺失，高校的相關(guān)管理人員在開(kāi)展工作時(shí)，沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)可考，因此在管理中顯得手忙腳亂。首先表現(xiàn)在分類不清方面，許多高校的檔案管理中，根本沒(méi)有將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案與其他檔案區(qū)分開(kāi)，當(dāng)有需要時(shí)，也沒(méi)有相關(guān)的類別能夠幫助工作人員快速尋找到，這些混雜的檔案在長(zhǎng)期的積壓下顯得更加混亂。有的高校甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，他們根據(jù)不同的檔案類別將檔案歸檔于相應(yīng)的部門(mén)，如此一來(lái)，在不同的活動(dòng)背景下，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案有可能在教務(wù)處，也有可能在校團(tuán)委處，以至于到了最后，學(xué)生的檔案究竟在哪都一無(wú)所知。

3.資料殘缺

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的申報(bào)、審批、檢查、結(jié)項(xiàng)等過(guò)程十分繁瑣，所需要的時(shí)間也很長(zhǎng)，而在每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成相應(yīng)的資料，這些都需要記錄在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)。而且項(xiàng)目往往不是個(gè)人完成的，同一個(gè)項(xiàng)目需要三到五個(gè)志同道合的人共同完成，這是學(xué)校會(huì)考慮讓不同年級(jí)層次，不同學(xué)院的同學(xué)共同合作參與，這無(wú)疑增加了檔案的信息量。同理，不同的項(xiàng)目需要通過(guò)多個(gè)教師或負(fù)責(zé)人的審核、檢查，每個(gè)人的意見(jiàn)都需要記錄在案，尤其在教師對(duì)項(xiàng)目的意見(jiàn)存在分歧時(shí)，每個(gè)教師的意見(jiàn)都需要詳實(shí)的記錄，難免使得創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的檔案十分累贅。為了使檔案管理更加高效，許多高校的檔案管理人員往往會(huì)選擇簡(jiǎn)單的記錄，這很容易導(dǎo)致資料的殘缺。尤其是在不同的記錄人意識(shí)中，他所記錄的東西未必能夠讓大家都看明白，這就存在了一定的盲區(qū)，有的檔案甚至失去了真實(shí)的參考意義，檔案管理顯得混亂不堪。

4.認(rèn)識(shí)不足

在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育背景下開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理是一項(xiàng)新的工作內(nèi)容，許多高校的管理人員對(duì)這項(xiàng)工作并不重視，他們將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案定義為人事檔案或?qū)W籍檔案。當(dāng)然，這些檔案之間有共通之處，但是不能混為一談，因?yàn)閯?chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是單純的記錄學(xué)生的接受高等教育期間實(shí)踐活動(dòng)能力的檔案，這是學(xué)生實(shí)踐能力的根本體現(xiàn)。而高校在對(duì)該檔案的認(rèn)定管理時(shí)，基于對(duì)該檔案的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致他們將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案與其他檔案混合管理，于是檔案管理開(kāi)始混亂，分類不清。在上述種種因素的影響下，當(dāng)前的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理顯得十分雜亂，檔案管理的改革還需要面臨很多問(wèn)題。

三、做好高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案工作的建議

學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是證明學(xué)生在校期間創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)情況、實(shí)踐能力和成長(zhǎng)經(jīng)歷的重要文件，它幾乎與學(xué)籍一樣能夠伴隨學(xué)生一生，是學(xué)生通往優(yōu)秀就業(yè)環(huán)境的一塊敲門(mén)磚。許多企業(yè)的人才招聘部門(mén)都會(huì)關(guān)注學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)容，將其作為人才任用的依據(jù)之一。為了更好的管理學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，必須從根本出發(fā)，彌補(bǔ)管理制度上的不足、提高管理質(zhì)量，使創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理更好的服務(wù)學(xué)生、高校和用人單位。

1.完善管理系統(tǒng)，全面保存資料

縱觀全國(guó)高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統(tǒng)，大多都是類似的，只是根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況有所偏差，這就說(shuō)明大多數(shù)高校在進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理時(shí)都是借鑒其他的高校的管理模式去進(jìn)行的。在某種程度而言，這種方法確實(shí)能夠?yàn)楦咝９?jié)省管理的精力，但是不同的學(xué)校有不同的現(xiàn)實(shí)環(huán)境，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)完全的適用。雖然檔案的管理工作十分繁瑣，所需要進(jìn)行的事項(xiàng)很多，但是為了全面的保存第一手的檔案資料，管理人員必須遵從管理原則，在每個(gè)細(xì)節(jié)處做到盡善盡美。但前提是高校內(nèi)用于一套完善的管理系統(tǒng)，因此，高校需要借鑒多方面的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身學(xué)校的具體情況，去建立完備的管理體系，在體系的支撐下實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在這個(gè)過(guò)程中，學(xué)校必須將管理的權(quán)限下放到每個(gè)學(xué)院，每個(gè)學(xué)院必須有對(duì)應(yīng)的管理人員參與，將學(xué)生的基本資料進(jìn)行歸納統(tǒng)計(jì)，學(xué)校再進(jìn)行統(tǒng)一的管理、存儲(chǔ)。

2.強(qiáng)化過(guò)程管理，提升管理質(zhì)量

檔案的管理是保證檔案真實(shí)完整的關(guān)鍵，因此為了改善檔案管理的混亂現(xiàn)象，必須強(qiáng)化每個(gè)管理過(guò)程。具體而言就是要根據(jù)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)調(diào)整管理的方式，遵循相應(yīng)的規(guī)律去對(duì)癥下藥。例如，為了確保申報(bào)信息的真實(shí)性，可以在申報(bào)節(jié)點(diǎn)創(chuàng)建申報(bào)監(jiān)督表，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的申報(bào)數(shù)。為了更好的記錄結(jié)項(xiàng)前的答辯過(guò)程，除了在紙質(zhì)檔案內(nèi)記錄相關(guān)信息外，還可以利用電子監(jiān)控，將學(xué)生的答辯表現(xiàn)都記錄下來(lái)，保存在檔案內(nèi)。如此一來(lái)，檔案的記錄內(nèi)容便可以十分真實(shí)準(zhǔn)確，這對(duì)用人單位而言是最可靠的參考依據(jù)。為了促進(jìn)管理質(zhì)量的提升，學(xué)校還需要將每個(gè)學(xué)院都緊密的聯(lián)合起來(lái)，可以建立一個(gè)交流討論的群，每個(gè)學(xué)院的學(xué)生項(xiàng)目情況都在群里展現(xiàn)，最終由校級(jí)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，這樣監(jiān)督和管理便可以同時(shí)進(jìn)行，整個(gè)管理過(guò)程更加明朗。

3.創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的共享與保密

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理涉及到檔案信息的分享和保密環(huán)節(jié)，高校有責(zé)任對(duì)檔案內(nèi)的信息保密，防止不法分子趁機(jī)操作，進(jìn)行違法活動(dòng)。但是檔案要應(yīng)用與實(shí)際，幫助高校促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，推動(dòng)校內(nèi)教育體制改革，就必須利用好創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)的信息，將這些信息以合法的渠道提供給有需要的單位或機(jī)構(gòu)。因此，檔案的資源共享是檔案管理的一個(gè)重要問(wèn)題，在信息化的時(shí)代中，要如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳輸同時(shí)確保檔案信息不被泄露。在以往的經(jīng)驗(yàn)中，筆者認(rèn)為，首先要做好紙質(zhì)檔案的保存于記錄，其次需要建立對(duì)應(yīng)的電子檔案，于紙質(zhì)檔案同步保存，在雙重保護(hù)的情況下檔案就較難遺失了。電子檔案主要用于檔案信息的傳輸，在傳輸?shù)倪^(guò)程中，學(xué)?？梢詫㈦娮訖n案信息投入一個(gè)安全的平臺(tái)，設(shè)置相關(guān)的密鑰，只有獲取了密鑰的人才能夠提取信息。這個(gè)密鑰可以由學(xué)生提供給用人單位，且在既定的時(shí)間內(nèi)只能提取有限的次數(shù)，用人單位也有相關(guān)的法律責(zé)任對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行保密，如此一來(lái)，檔案信息就能夠較好的實(shí)現(xiàn)共享與保密。

4.建立管理平臺(tái)，實(shí)施一站式管理服務(wù)

前文提及需要一個(gè)合法的渠道來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的共享，因此構(gòu)建管理平臺(tái)是必不可少的，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，構(gòu)建一個(gè)信息存儲(chǔ)和傳輸平臺(tái)不難，難的是如何對(duì)平臺(tái)內(nèi)的資源進(jìn)行管理。此外，為了使檔案資源的共享更加便捷，必須擁有一站式的服務(wù)體系，在一站式的服務(wù)體系下，學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案信息保密工作也能夠更加順利的開(kāi)展，免去的中間繁瑣的環(huán)節(jié)，能夠簡(jiǎn)化管理流程，進(jìn)而減少不法分子操作的機(jī)會(huì)。因此，可以構(gòu)建一個(gè)管理的平臺(tái)，該平臺(tái)可以由高校、學(xué)生和用人單位使用，除了基本的注冊(cè)信息，上傳資料外，還需要對(duì)注冊(cè)人的身份進(jìn)行核實(shí)。例如，學(xué)生可以通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的申報(bào)、開(kāi)題、實(shí)驗(yàn)等信息的填寫(xiě)，隨后由學(xué)校管理者進(jìn)行審核、上傳證據(jù)。最后這些信息呈現(xiàn)在用人單位的招聘者手上，招聘人員可以通過(guò)平臺(tái)來(lái)向?qū)W校進(jìn)行二次認(rèn)證，辨別檔案信息的真?zhèn)?。在這個(gè)一站式的管理平臺(tái)內(nèi)，檔案的管理、共享和保密十分便捷。

四、結(jié)語(yǔ)

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)是當(dāng)前高校教育中提出的新教育理念，旨在激發(fā)學(xué)生的個(gè)性化成長(zhǎng)和實(shí)踐能力，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理則是保留學(xué)生實(shí)踐成績(jī)的一個(gè)重要過(guò)程。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理，構(gòu)建完善的管理制度，積極打造一站式的管理平臺(tái)，推進(jìn)檔案管理對(duì)高等教育的改革。

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