摘要：企業(yè)檔案資源是企業(yè)管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的各種信息記錄，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及企業(yè)決策提供指導(dǎo)，而且能夠降低企業(yè)治理的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)發(fā)展提供助力。因此，必須要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值、參考價(jià)值、決策咨詢(xún)價(jià)值，讓檔案資源能夠有效服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。文章就當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的重要性進(jìn)行分析，指出檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，并結(jié)合相關(guān)理論和實(shí)踐，提出可行性意見(jiàn)，旨在能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;檔案管理;重要性;問(wèn)題;路徑

隨著企業(yè)各項(xiàng)工作不斷推進(jìn)，企業(yè)檔案管理工作的重要性愈發(fā)突出。然而，實(shí)踐中部分企業(yè)檔案管理工作仍然存在諸多問(wèn)題。因此，從規(guī)范化的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行研究具有理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。只有真正確保檔案管理規(guī)范，摸清檔案管理規(guī)律，總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，才能真正實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的重要性

（一）有利于減少檔案管理紕漏，保障檔案資源的真實(shí)性

眾所周知，檔案資源作為具有法律效力的憑證，詳細(xì)記載著企業(yè)各項(xiàng)工作的基本情況，價(jià)值具有。從規(guī)范化的角度對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，減少檔案管理流程中存在的紕漏，能夠避免檔案資源損毀、丟失，最大限度地保障檔案價(jià)值。檔案管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)，將檔案管理作為一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性的工作來(lái)抓，能夠更好地體現(xiàn)檔案管理價(jià)值，避免檔案管理工作邊緣化。除此之外，檔案資源真實(shí)有效是發(fā)揮其效力的前提。一旦檔案資源失真，勢(shì)必會(huì)影響檔案使用主體的判斷和決策。從這個(gè)角度來(lái)看，做好檔案資源規(guī)范化管理工作，確保檔案管理工作科學(xué)有序，能夠充分保障資源的真實(shí)性。

（二）有利于提升檔案管理效率，挖掘檔案資源的價(jià)值

檔案資源與企業(yè)各項(xiàng)工作息息相關(guān)，能夠?yàn)槠髽I(yè)回顧過(guò)去、發(fā)展未來(lái)、擬定決策提供強(qiáng)有力的信息支撐，幫助企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。為了更好地挖掘企業(yè)檔案資源價(jià)值，全面提升檔案管理效率，必須要從規(guī)范化的角度對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，形成嚴(yán)格、規(guī)范、有序、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理環(huán)境。一方面，優(yōu)化檔案管理流程，健全檔案管理制度，用制度來(lái)約束檔案管理人員，能夠更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量。另一方面，檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，只有確保檔案管理規(guī)范化，提升檔案檢索效率，才能更好地利用檔案資源，挖掘檔案資源的價(jià)值。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的基本原則

（一）遵循文件形成規(guī)律，保持檔案有機(jī)聯(lián)系

檔案資源產(chǎn)生于企業(yè)各項(xiàng)工作中，有其自身的特點(diǎn)和形成規(guī)律。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的目標(biāo)，必須要遵循文件形成規(guī)律，把握好各類(lèi)文件在內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。以人事檔案為例，就必須要遵循人力資源管理的要求，確保其能夠反映企業(yè)人事工作;以文書(shū)檔案為例，則是需要把握好文書(shū)檔案的整體性，確保文件與文件之間連貫，輔助于企業(yè)決策[1]。

（二）紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一，全盤(pán)考量

當(dāng)下，各個(gè)企業(yè)紙質(zhì)文件與電子文件并行。為此，企業(yè)必須要保證二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合理規(guī)劃?rùn)n案整理的基本流程，遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，企業(yè)要結(jié)合未來(lái)的發(fā)展定位以及檔案管理要求，合理確定是以電子文件整理為主還是以紙質(zhì)文件整理為主，制定相應(yīng)的檔案管理工作規(guī)劃，使檔案管理工作更貼近企業(yè)需求和時(shí)代要求。

（三）檔案管理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于后期管理與利用

不同檔案資源具有不同的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和文化價(jià)值，其在企業(yè)管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中所發(fā)揮的作用也不一樣。因此，檔案管理人員在管理檔案資源過(guò)程中嗎，要注意區(qū)分不同的價(jià)值，采取不同的標(biāo)準(zhǔn)。一方面，并不是所有類(lèi)型的檔案資源都需要永久保存，只有那些涉及企業(yè)核心利益、商業(yè)秘密以及具有重大憑證作用的檔案資源需要長(zhǎng)期或者永久保存。另一方面，為了便于后期的檔案編研、專(zhuān)題建設(shè)工作順利開(kāi)展，也需要對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)一步區(qū)分，盡量做到檔案資源“少而精”，真正提升檔案資源的實(shí)用性。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

當(dāng)下，部分企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，場(chǎng)地空間較小，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理的要求。一是未安裝或者配備火災(zāi)報(bào)警器、防蟲(chóng)劑、專(zhuān)用滅火器的必備設(shè)施，存在一定的安全隱患。二是卷宗柜、案管柜、裝備柜的數(shù)量不足，加之配備的檔案室較少，導(dǎo)致檔案資源過(guò)于集中堆積，難以進(jìn)行科學(xué)化分類(lèi)，影響后期的檢索和利用[2]。三是計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備配備不齊，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，檔案資源的利用效益低下。

（二）檔案管理制度不完善

一是立卷歸檔制度不完善，檔案管理質(zhì)量較低。首先，部分企業(yè)尚未明確檔案資源的審核標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同檔案管理人員立卷歸檔的質(zhì)量不一。同時(shí)，由于未對(duì)檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格審核，使得業(yè)務(wù)部門(mén)移交檔案過(guò)程中的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案資源的數(shù)量、格式不符合相關(guān)規(guī)定。其次，未明確立卷歸檔的流程，沒(méi)有處理好檔案審核與檔案移交之間的關(guān)系[3]。最后，未制定相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂無(wú)序。二是尚未對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作予以區(qū)分，未分別制定不同的規(guī)章制度，難以對(duì)檔案管理人員形成有效指引，不利于打造“雙軌制”的檔案管理模式。三是責(zé)任分工制度不完善，未明業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)的職責(zé)，難以打造分工合理、相互配合的檔案管理機(jī)制。四是績(jī)效考核制度不完善，忽視從檔案規(guī)范化、檔案創(chuàng)新化、檔案標(biāo)準(zhǔn)化的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，無(wú)法最大限度地挖掘檔案管理人員的積極性。五是檔案借閱利用制度不完善，未建立檔案借閱利用臺(tái)賬，存在檔案資源延期歸還的問(wèn)題，存在安全管理漏洞。

（三）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

當(dāng)下，部分企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)凸顯，人才的知識(shí)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)水平、業(yè)務(wù)技能水平不達(dá)標(biāo)，難以滿(mǎn)足的檔案規(guī)范化管理的基本要求，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。一是檔案數(shù)量、檔案種類(lèi)大幅度增加，工作任務(wù)不斷加重，而檔案管理人員的數(shù)量卻并沒(méi)有明顯增加。同時(shí)，部分企業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)期由兼職人員承擔(dān)，制約了檔案管理工作的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。二是檔案管理人才培訓(xùn)不合理。眾所周知，檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作，檔案管理人員只有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)化培訓(xùn)，才能確保檔案整理、保管、鑒定、編研、數(shù)字化等各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。然而，實(shí)踐中部分企業(yè)未重視檔案管理人才培訓(xùn)，沒(méi)有細(xì)化相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，導(dǎo)致培訓(xùn)效果不如人意。

（四）檔案服務(wù)面窄

部分企業(yè)檔案服務(wù)不規(guī)范，難以深挖檔案資源價(jià)值，滿(mǎn)足不同主體的檔案需求。具體而言，一是尚未將檔案服務(wù)終端同步延伸至微信公眾號(hào)以及APP等新媒體平臺(tái)，仍然局限于通過(guò)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)為檔案需求主體提供查檔服務(wù)，難以確保查檔服務(wù)高效便民。二是檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)利用意識(shí)和信息整合意識(shí)。部分企業(yè)檔案管理人員未主動(dòng)對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和編研，不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行匯編整理，無(wú)法發(fā)揮檔案資源在企業(yè)決策中的作用。

四、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的路徑

（一）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展

企業(yè)要根據(jù)實(shí)際需求，不斷完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為后期檔案業(yè)務(wù)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體而言，一是要對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行合理劃分，結(jié)合檔案存量以及檔案增量，合理確定檔案部門(mén)辦公用房、檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案機(jī)房的面積。同時(shí)，要安裝相應(yīng)的遮光窗簾，調(diào)整檔案室內(nèi)的溫濕度。二是要安裝或者配備火災(zāi)報(bào)警器、防蟲(chóng)劑、專(zhuān)用滅火器的必備設(shè)施，確保常用的裝備設(shè)施齊全，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境，為檔案規(guī)范化管理提供條件。三是要探索打造現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備等設(shè)施，改善檔案管理?xiàng)l件，全面提升企業(yè)檔案數(shù)字化水平。

（二）健全檔案管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供指引

一是要完善立卷歸檔制度，認(rèn)真做好立卷工作，從事前角度控制檔案管理的質(zhì)量。首先，企業(yè)有必要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，明確檔案資源的審核標(biāo)準(zhǔn)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)完成信息資料的收集、整理與立卷等相關(guān)工作。同時(shí)，企業(yè)可以采取初審與復(fù)審相結(jié)合的檔案管理方式。即由業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)專(zhuān)責(zé)按照企業(yè)規(guī)章制度以及相關(guān)要求，對(duì)檔案資源進(jìn)行初審，再由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)審，確保檔案資料的格式內(nèi)容、數(shù)量符合相關(guān)的規(guī)定和要求。其次，明確立卷廣的流程，堅(jiān)持“先審核、后移交”的基本原則，確保檔案資源符合相關(guān)要求后再歸檔。檔案管理部門(mén)要重點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整合與審核，落實(shí)各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)定制度。對(duì)于存在疑問(wèn)、問(wèn)題的檔案資源，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的臺(tái)賬，并要求檔案移交部門(mén)對(duì)存疑的檔案進(jìn)行嚴(yán)格說(shuō)明，待更改或者說(shuō)明無(wú)誤后，再對(duì)臺(tái)賬中的記錄進(jìn)行銷(xiāo)號(hào)處理，真正做到“檔案資源審核一份、規(guī)范一份、移交一份”的目的。最后，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定以及企業(yè)信息資源的種類(lèi)，合理確定不同信息材料的歸檔氛圍，并制定不同的案卷保管期限、保密期限。同時(shí)，為了避免檔案資源堆積，尤其要嚴(yán)格對(duì)“永久”案卷的劃定，避免非核心案卷、非重要案卷被劃定為“永久”案卷。二是要合理區(qū)分紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作，分別制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理同步進(jìn)行，充分保障檔案管理工作規(guī)范、有序。三是要完善責(zé)任分工制度，從制度上明確業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)的職責(zé)，確保部門(mén)與部門(mén)之間分工合理、相互配合。四是要完善績(jī)效考核制度，對(duì)績(jī)效考核指標(biāo)予以精細(xì)化，體現(xiàn)出企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視。五是要完善檔案借閱利用制度，明確借閱利用的期限，建立相關(guān)的臺(tái)賬。對(duì)于到期未還的，應(yīng)當(dāng)由借閱人所在的部門(mén)進(jìn)行書(shū)面說(shuō)明，辦理續(xù)借手續(xù)，最大限度地確保檔案資源的完整性。真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

（三）加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)檔案工作專(zhuān)業(yè)化的要求

一是要站在檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度，不斷引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，合理分配工作任務(wù)，降低檔案管理部門(mén)的工作壓力。對(duì)于確實(shí)需要安排兼職人員的，應(yīng)當(dāng)做好入崗培訓(xùn)，并盡可能安排至檔案管理工作的輔助性崗位，切實(shí)發(fā)揮兼職人員的作用。二是要細(xì)化檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容，制定相應(yīng)的檔案工作計(jì)劃。一方面，要繼續(xù)通過(guò)送學(xué)深造、經(jīng)驗(yàn)交流、輪崗等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的逐級(jí)培養(yǎng)和梯次培訓(xùn)。另一方面，要結(jié)合當(dāng)前信息化時(shí)代的基本需求，重點(diǎn)深化在信息化建設(shè)、智能化管理、安全管理等方面的培訓(xùn)，全面打造復(fù)合型人才。

（四）拓寬檔案服務(wù)面，真正彰顯檔案價(jià)值

企業(yè)檔案管理人員不能單純將檔案管理工作看待為一項(xiàng)文字性管理工作，二是應(yīng)當(dāng)將檔案管理融入到企業(yè)發(fā)展大局、企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)中，贏得領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門(mén)對(duì)檔案管理工作的好評(píng)。為此，一是要優(yōu)化查檔服務(wù)，打造服務(wù)型檔案部門(mén)。檔案管理部門(mén)要通過(guò)現(xiàn)有的信息技術(shù)，打通微信公眾號(hào)、APP平臺(tái)與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通。需要注意的是，為了避免發(fā)生泄密事件，在開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)平臺(tái)過(guò)程中，只應(yīng)當(dāng)著眼于非涉密檔案。對(duì)于涉密檔案，仍然應(yīng)當(dāng)通過(guò)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)查詢(xún)，真正處理好檔案服務(wù)與檔案保密之間的關(guān)系。二是要樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)展檔案編研工作。例如，企業(yè)檔案管理部門(mén)可以重點(diǎn)對(duì)企業(yè)文化檔案、企業(yè)科研檔案、企業(yè)文書(shū)檔案、企業(yè)政策檔案、企業(yè)規(guī)章制度檔案進(jìn)行編研，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)信息資源?？偠灾?，檔案編研工作要圍繞企業(yè)中心、企業(yè)發(fā)展大局，才能真正讓檔案管理成效凸顯出來(lái)，推進(jìn)檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作的融合。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)各類(lèi)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)政治、文化、經(jīng)濟(jì)等各方面的內(nèi)容，反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)珍貴的信息載體。新時(shí)期，從規(guī)范化的角度開(kāi)展檔案管理工作，不斷狠抓基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，強(qiáng)化檔案服務(wù)，能夠最大限度地盤(pán)活檔案資源，有效解決實(shí)踐中存在的檔案無(wú)制度規(guī)范、無(wú)人管理、無(wú)處存放等突出問(wèn)題，彰顯檔案管理工作的價(jià)值。具體而言，一是要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展;二是要健全檔案管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供指引;三是要加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)檔案工作專(zhuān)業(yè)化的要求;四是要拓寬檔案服務(wù)面，真正彰顯檔案價(jià)值。此外，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作，進(jìn)一步為檔案管理部門(mén)提供人、財(cái)、物等方面的支持，不但夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

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作者簡(jiǎn)介：顏東升（1969.12--）男，民族：漢，籍貫：山東滕州，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于中央黨校，現(xiàn)有職稱(chēng)：新聞?lì)愔屑?jí)職稱(chēng);研究方向：檔案管理。