師偉 祁雅娟

[摘 ? ?要] 由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)面臨不斷的調(diào)整，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，面臨巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為了提高企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，要充分發(fā)揮合同管理的作用，合同管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分之一。當(dāng)前，隨著時(shí)代的進(jìn)步，各行各業(yè)伴隨科技的充分發(fā)展，以傳統(tǒng)紙質(zhì)合同為中心的管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展。在合同管理中，對(duì)信息技術(shù)的依賴不斷提高，信息化合同管理已經(jīng)成為合同發(fā)展中的必然選擇。從發(fā)展方向可以看出，對(duì)合同管理信息化建設(shè)的深入分析，對(duì)企業(yè)信息化合同管理中的價(jià)值做出探討，發(fā)現(xiàn)合同管理信息化中存在的問(wèn)題，并針對(duì)其問(wèn)題做出相應(yīng)的建議分析，都會(huì)促進(jìn)企業(yè)合同管理綜合提升。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)管理;合同管理;信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 025

[中圖分類號(hào)] F270.7 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2020）21- 0056- 02

0 ? ? ?引 ? ?言

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都對(duì)信息技術(shù)發(fā)展高度關(guān)注，而在企業(yè)管理方式上，也有效地融合了信息技術(shù)。信息技術(shù)在企業(yè)合同管理中的應(yīng)用，能更好的簡(jiǎn)化合同管理流程，減少管理的失誤。合同管理發(fā)展依賴于信息技術(shù)，企業(yè)通過(guò)大部分的合同管理實(shí)現(xiàn)運(yùn)作，故從其根本上要得到更多方面的改進(jìn)，提升綜合管理水平。企業(yè)要站在科學(xué)發(fā)展觀的角度上，制定出更加合理、科學(xué)化的優(yōu)化方案，促進(jìn)整個(gè)合同管理流程的完善性，幫助企業(yè)更好更快發(fā)展。

1 ? ? ?合同管理信息化建設(shè)的必要性及價(jià)值

1.1 ? 合同信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然選擇

合同信息化管理是企業(yè)發(fā)展中的重要階段，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展。在對(duì)企業(yè)合同管理過(guò)程中，需要尋求更好的發(fā)展方向，促進(jìn)信息化管理方式得到充分推廣。信息技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的企業(yè)合同管理方式。傳統(tǒng)管理存在弊端，其過(guò)于依賴人的行為。為了提高合同管理的效率，信息化的合同管理系統(tǒng)的建立，能夠展現(xiàn)企業(yè)合同管理對(duì)企業(yè)的重要性，更能明確合同管理的發(fā)展方向，為企業(yè)合同管理發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)，同時(shí)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的大環(huán)境下，企業(yè)需要結(jié)合自身做出與時(shí)代發(fā)展相匹配的改革措施，因此合同信息化管理應(yīng)運(yùn)而生。

1.2 ? 合同管理信息化是企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要

新時(shí)代的到來(lái)，信息化的技術(shù)已經(jīng)與我們的生活、生產(chǎn)密不可分。在信息化合同管理過(guò)程中，管理是建設(shè)的重要組成標(biāo)志，通過(guò)整體規(guī)劃進(jìn)行有效實(shí)施，作為信息化建設(shè)能夠促進(jìn)工作的整體全面的有效連接。在發(fā)展過(guò)程中，信息化合同管理模式更加科學(xué)規(guī)范，能夠有效降低合同中存在的失誤，并提高企業(yè)合同管理的規(guī)范性以及整體質(zhì)量。在保障合同管理工作有序進(jìn)行的過(guò)程中，要加強(qiáng)合同管理，促使整個(gè)信息管理技術(shù)的提升，幫助企業(yè)良性發(fā)展。

1.3 ? 合同管理信息化能夠提高合同管理的安全性，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)益利

合同的有效管理能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，合同是企業(yè)中的重要文件，若丟失或被盜竊，則會(huì)直接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，造成企業(yè)信息泄露。在合同安全保障過(guò)程中，企業(yè)要將合同管理作為重點(diǎn)管理對(duì)象。通過(guò)信息化管理能夠加強(qiáng)企業(yè)合同管理的安全性，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。在傳統(tǒng)的合同管理的模式下，合同管理人員一般都是在線下進(jìn)行保存保護(hù)，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行分類、上鎖等方式來(lái)保障合同的有效管理，這種方式對(duì)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及工作能力都有較強(qiáng)的要求。在合同管理期間容易發(fā)生合同內(nèi)容泄露或者由于保管不當(dāng)造成合同破損等問(wèn)題的發(fā)生。在信息化的合同管理過(guò)程中，將合同進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式存在電腦中，可以有效地進(jìn)行整個(gè)企業(yè)活動(dòng)管理控制，在數(shù)據(jù)傳輸客戶端進(jìn)行合同上傳后，直接通過(guò)統(tǒng)一的平臺(tái)，用驗(yàn)證碼的方式獲取企業(yè)合同信息，增強(qiáng)企業(yè)合同安全性與保密性。

1.4 ? 合同管理信息化的價(jià)值

首先，在合同管理過(guò)程中，由于內(nèi)容及合同項(xiàng)目實(shí)施中的復(fù)雜性需要，因此做好長(zhǎng)期的管理準(zhǔn)備。合同的內(nèi)容具有廣泛性的特點(diǎn)，需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行劃分。當(dāng)前利用信息技術(shù)，可以對(duì)不同時(shí)段以及固定的信息，做到詳細(xì)的跟蹤、記錄、研究等，并對(duì)整個(gè)企業(yè)發(fā)展具有良好的掌控能力。其次，在網(wǎng)上合同管理中能夠縮短信息傳遞時(shí)間，提高信息效率。企業(yè)在對(duì)合同管理上，也要考慮降低成本，信息化管理節(jié)省了人工成本以及辦公成本，減少了紙張浪費(fèi)等情況。最后，在對(duì)信息化的合同管理過(guò)程中，管理人員能夠有效減少花費(fèi)的時(shí)間，對(duì)網(wǎng)上傳遞、評(píng)審以及詳細(xì)的檢閱，管理人員可以整理出大塊時(shí)間，將精力完全投放在合同內(nèi)容的研究上，例如增加索賠項(xiàng)目、提高管理內(nèi)容的完善性等方面，更好地提高工作質(zhì)量。

2 ? ? ?合同信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 ? 宣傳培訓(xùn)工作不到位

對(duì)于合同信息管理的開發(fā)利用過(guò)程，一方面從信息化發(fā)展的技術(shù)層面來(lái)說(shuō)，缺乏對(duì)IT技術(shù)人員的培養(yǎng)，在公司內(nèi)部沒有相關(guān)的配置流程，另一方面促使系統(tǒng)更新需要進(jìn)行全員培訓(xùn)。若培訓(xùn)不到位，則會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的流程配置，達(dá)不到理想的效果。在開發(fā)過(guò)程中，需要提供更加多元的技術(shù)培養(yǎng)以及技術(shù)支持，對(duì)后續(xù)配置升級(jí)問(wèn)題也要提出更多的發(fā)展前景。在對(duì)信息化的發(fā)展中，過(guò)于依賴IT人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行推廣，這種方式對(duì)于廣泛的普及難度較大，應(yīng)用過(guò)程中企業(yè)要加強(qiáng)傳統(tǒng)流程以及業(yè)務(wù)的變革，增強(qiáng)學(xué)習(xí)主動(dòng)性積極性，認(rèn)識(shí)到信息化的合同管理方式對(duì)于企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的作用。

2.2 ? 運(yùn)維工作未引起足夠的重視

在合同管理信息系統(tǒng)上線后，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的運(yùn)行維護(hù)，通過(guò)對(duì)主要的管理內(nèi)容的日常管理做好記錄、分析、結(jié)果比對(duì)等。在系統(tǒng)維護(hù)上，主要包括硬件與軟件，能夠在硬件與軟件的連接過(guò)程中實(shí)現(xiàn)整體運(yùn)行。在集中完善的維護(hù)過(guò)程中，需要用戶與人員的反饋，加強(qiáng)維護(hù)后的比對(duì)。在后期結(jié)束后，IT人員要對(duì)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，面臨較大的挑戰(zhàn)是維護(hù)人員較少，但業(yè)務(wù)量巨大，解決問(wèn)題需要的周期較長(zhǎng)，無(wú)法快速對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入分析，在一定程度上限制了合同信息化管理的有效實(shí)施。

3 ? ? ?合同管理信息化的建設(shè)要點(diǎn)分析

3.1 ? 完善合同管理制度

合同管理制度要與整個(gè)企業(yè)的管理制度相匹配，企業(yè)要建立健全合同業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理。然而，在合同管理內(nèi)容的確定過(guò)程中，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括合同錄入、上傳、合同的審批，都要在此過(guò)程中留下印記。對(duì)不同種類的合同，要做好分類歸檔等。同時(shí)在管理制度中，不能將管理權(quán)力放在一個(gè)人的手中，要實(shí)行權(quán)力分散管理。在此期間，為了防止信息泄露，要制定可行性的安全措施，提高企業(yè)整體的信息保密能力。

3.2 ? 建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)

在標(biāo)準(zhǔn)化信息化的合同管理過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行方式是合同管理的重要基礎(chǔ)，要加強(qiáng)合同執(zhí)行能力的展現(xiàn)。各個(gè)項(xiàng)目要通過(guò)合同管理，統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)集中管理的有效性，保障企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化。然而特別注意合同錄入過(guò)程中的規(guī)范性，要對(duì)合同上傳文件做好信息化的處理，避免合同審批流程的復(fù)雜性，一些企業(yè)的合同審批過(guò)程形式化，流于表面，嚴(yán)重影響企業(yè)管理與發(fā)展。因此在信息化的合同管理執(zhí)行過(guò)程中，要做好信息記錄，若沒有良好的規(guī)范行為，則無(wú)法建立出完善的企業(yè)信息平臺(tái)。在企業(yè)合同管理過(guò)程中，不按照規(guī)定做則視為不履行企業(yè)要求，但企業(yè)中經(jīng)常存在各自為政的現(xiàn)象，企業(yè)在合同管理中無(wú)法得到充分的展現(xiàn)，從而也很難實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)企業(yè)合同的統(tǒng)一建立。

3.3 ? 應(yīng)用智能化邏輯處理技術(shù)

在當(dāng)前，可以通過(guò)技術(shù)手段，建立起穩(wěn)定操作的管理系統(tǒng)，并可以通過(guò)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)整體的連接。技術(shù)人員對(duì)管理內(nèi)容以及目標(biāo)做出深入分析，對(duì)不同的邏輯關(guān)系做好處理結(jié)果的展現(xiàn)。在此期間，首先要明確信息輸入后的整體流程，通過(guò)自動(dòng)技術(shù)對(duì)信息內(nèi)容做出分析與整理，對(duì)較為復(fù)雜的流程環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化處理。其次，是針對(duì)流程期間的整體運(yùn)行過(guò)程要加強(qiáng)邏輯性處理，使其在信息的傳遞過(guò)程中條理清晰，在此采用圖片形式，讓系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)功能性，會(huì)更加方便。在整個(gè)流程的運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)于合同的幾個(gè)周期階段，要做好調(diào)動(dòng)工作相互連接，相互制約，反映出合同管理流程中的各個(gè)邏輯關(guān)系，通過(guò)流程整體明細(xì)以及活動(dòng)中的過(guò)程對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效調(diào)節(jié)。好的流程圖可以直接進(jìn)行整理，整個(gè)信息留在閱讀界面，能夠更加明確以及容易地掌握整體信息。

3.4 ? 建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍

在發(fā)展過(guò)程中企業(yè)重視各種人才培養(yǎng)，對(duì)于加強(qiáng)合同管理的信息化，同樣也離不開優(yōu)秀的隊(duì)伍建設(shè)。首先，要對(duì)合同管理人員進(jìn)行信息化意識(shí)的灌輸，讓管理人員了解到合同信息化管理的重要性。然而信息化的使用是從錄入、上傳、評(píng)定、搜索、傳遞等項(xiàng)目通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，要求合同管理人員不僅要對(duì)管理流程進(jìn)行深入了解，更要對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)做出掌握。在計(jì)算機(jī)操作過(guò)程中，合同化的管理能夠使整個(gè)信息流程更加準(zhǔn)確，合同管理人員要端正態(tài)度，立足于本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)性新知識(shí)，提高自身的綜合水平。重視合同管理人員的職業(yè)技能，根據(jù)當(dāng)前發(fā)展情況來(lái)看，企業(yè)也要通過(guò)為員工營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，加強(qiáng)培訓(xùn)等方式，開展有效的活動(dòng)提高整個(gè)管理層面的技能提升。

4 ? ? ?結(jié) ? ?語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)合同管理信息化建設(shè)工作不斷推進(jìn)。本文對(duì)合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行探討，并在合同管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化等方面提出有針對(duì)性的解決措施，以促進(jìn)企業(yè)合同管理工作有序進(jìn)行，為我國(guó)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更加有力的技術(shù)保障。

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