馬惠媚

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，各行各業(yè)爭相探索用新技術(shù)推動單位經(jīng)營效率更上臺階。構(gòu)建業(yè)財一體化的智慧財務(wù)報銷體系，通過信息化技術(shù)打破傳統(tǒng)財務(wù)報銷中業(yè)務(wù)信息壁壘，提高財務(wù)管理效率，為政府會計改革和單位決策提供全面、精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)財務(wù)信息，是高校財務(wù)管理發(fā)展的趨勢。本文從項目背景、痛點剖析、實施步驟等方面著手，深入分析了高校財務(wù)探索智慧財務(wù)報銷體系的建設(shè)路徑，可為相關(guān)領(lǐng)域智慧財務(wù)體系建設(shè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：技術(shù)創(chuàng)新;業(yè)財融合;流程梳理;嵌入式管理

引言

隨著社會經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)、AI的概念廣為人知，在我國互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)得到大范圍的應(yīng)用，并逐步影響至國內(nèi)各行各業(yè)。在財會領(lǐng)域中，信息技術(shù)的應(yīng)用極大提升了會計信息生成的速度和效率，推動了各行業(yè)會計信息化建設(shè)的浪潮。聚焦到高校財務(wù)管理，近年來，財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》以及《政府會計準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》等新制度規(guī)范的先后頒布實施，對高校的會計核算、財務(wù)信息質(zhì)量以及內(nèi)控風(fēng)險防范等提出了更具體、更精細的要求，傳統(tǒng)的財務(wù)報銷體系已無法滿足政府會計改革和單位決策發(fā)展的需求，構(gòu)建業(yè)財一體化的智慧財務(wù)報銷體系是高校財務(wù)發(fā)展的重要趨勢。通過搭建與業(yè)務(wù)相適應(yīng)的智慧財務(wù)報銷體系，可提高經(jīng)濟業(yè)務(wù)財務(wù)處理工作效率，實現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、信息流等數(shù)據(jù)共享，為單位管理決策提供全面精確的信息，同時將財務(wù)管理貫穿于業(yè)務(wù)過程中，可實現(xiàn)在經(jīng)濟活動全過程實現(xiàn)財務(wù)服務(wù)和監(jiān)督，對強化預(yù)算資金監(jiān)管，增強財務(wù)風(fēng)險防范能力等，具有重要作用。

一、現(xiàn)有財務(wù)報銷體系的痛點分析

（一）信息傳輸缺乏時效性和準(zhǔn)確性

隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校經(jīng)費規(guī)模日益增長，來源日益多元化，財務(wù)報銷所涉及的內(nèi)容也日趨復(fù)雜，經(jīng)濟業(yè)務(wù)和相關(guān)政策更新迅速，不同來源和性質(zhì)的經(jīng)費報銷要求不同，現(xiàn)有財務(wù)報銷體系缺乏對財務(wù)報銷要求的嵌入管控和有效傳遞，一方面，為新業(yè)務(wù)或已有業(yè)務(wù)新問題制定的報銷規(guī)范，通過紙質(zhì)件、郵件、微信的形式都不能最快、最精準(zhǔn)的傳遞到每一位報銷需求者手中，極容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)側(cè)不明規(guī)則、財務(wù)側(cè)反復(fù)解釋的情況，在高校中形成內(nèi)耗，極大影響財務(wù)報銷效率和服務(wù)效果。另一方面，由于財務(wù)內(nèi)部工作人員知識層次不同，對新業(yè)務(wù)和政策理解和接受程度有差異，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理不統(tǒng)一和政策解釋宣傳不準(zhǔn)確。此外，財務(wù)數(shù)據(jù)在獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)后才能填制生成和整理分析，無法與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步，影響財務(wù)信息使用者決策的及時性和準(zhǔn)確性。

（二）業(yè)務(wù)系統(tǒng)間缺乏整合，形成信息孤島

建立相應(yīng)的系統(tǒng)助力高校精細化運營，是高校管理要求向下延伸、集中統(tǒng)計經(jīng)營信息的利器。同一業(yè)務(wù)在流程上若涉及不同的管理部門，則可能出現(xiàn)不同系統(tǒng)管控不同環(huán)節(jié)的情況，各系統(tǒng)相互割裂、形成孤島。財務(wù)報銷作為業(yè)務(wù)完結(jié)的最后一個環(huán)節(jié)，對應(yīng)的系統(tǒng)通常僅有數(shù)據(jù)收集功能，數(shù)據(jù)分析與檢查還是人工完成占多。在上述情形下，報賬人員信息重復(fù)填寫的惱怒情緒極易歸責(zé)財務(wù)。

（三）財務(wù)審核缺乏自動化

當(dāng)前，大部分高校都不同程度地使用了網(wǎng)上報銷模式，報銷人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷信息，采用電子影印件傳輸報銷附件，再人工核查判定單筆報銷是否符合財務(wù)要求。在此期間，對報銷發(fā)票內(nèi)容、費用標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費預(yù)算等審核點主要依靠人工審核，自動化審核的少，很大程度上影響了審核效率，降低了單據(jù)全流程流轉(zhuǎn)速度。此外，財務(wù)報銷系統(tǒng)因缺乏實時性的管控，若報銷審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)問題，整改成本極高。

二、高校財務(wù)構(gòu)建業(yè)財融合一體化的必要性

（一）適應(yīng)財經(jīng)體制改革，實現(xiàn)財務(wù)精細化管理的需要

大數(shù)據(jù)時代，伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和財會、經(jīng)濟體制改革的加快推進，對高校財務(wù)推進業(yè)財融合提出了迫切要求。一方面，當(dāng)前經(jīng)濟體制和技術(shù)的不斷革新，促使高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)日益復(fù)雜多樣，財務(wù)管理任務(wù)日漸繁重，對財務(wù)信息處理效率和質(zhì)量要求日趨高標(biāo)準(zhǔn)。電子發(fā)票、手機支付、掃碼支付等新生事物的推廣應(yīng)用，也迫切要求高校財務(wù)與外界進行信息共享，打破當(dāng)前財務(wù)與業(yè)務(wù)間壁壘，將財務(wù)管理前移，實現(xiàn)事中控制甚至達到事前控制，提升財務(wù)管理效率和質(zhì)量。另一方面，政府會計改革的貫徹實施，權(quán)責(zé)發(fā)生制、成本核算、績效管理等概念引入高校，對高校的財務(wù)提出了更精細化的管理要求，迫切需要業(yè)財融合一體化來推動。通過業(yè)財融合的實施，將高校資金流、業(yè)務(wù)流、信息流等數(shù)據(jù)充分共享，能夠更有效地掌控財務(wù)支出狀態(tài)和資金使用效益，更充分了解績效情況，為單位規(guī)劃、決策等管理活動提供全面精細的信息，促進單位戰(zhàn)略決策的有效實施和不斷改良。

（二）提高財務(wù)工作效率和風(fēng)險防范能力的需要

當(dāng)前，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的全面推進，要求高校加強對經(jīng)濟活動的風(fēng)險防范和管控，充分利用信息技術(shù)手段加強內(nèi)部控制，將經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中。業(yè)財融合是高校落實內(nèi)部控制規(guī)范要求，全面提升財務(wù)工作效率和經(jīng)濟活動財務(wù)風(fēng)險防范能力的必然選擇。通過業(yè)財融合，使財務(wù)管理觸角前移，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)全過程進行服務(wù)和監(jiān)督，有利于加強預(yù)算資金的監(jiān)管，及時化解潛在財務(wù)風(fēng)險，規(guī)范經(jīng)濟活動。此外，通過財務(wù)、業(yè)務(wù)流程再造，將標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的重復(fù)性會計核算業(yè)務(wù)通過內(nèi)部控制進行自動化處理，提升會計業(yè)務(wù)的處理效率，從而有效提高高校管理水平，增強集中管控能力。

（三）提升高校財會人員素質(zhì)和核心競爭力的需要

目前高校財務(wù)人員主要是基礎(chǔ)會計核算人員，能有效進行信息分析并輔助戰(zhàn)略決策的管理型、復(fù)合型財務(wù)人才匱乏。業(yè)財融合要實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和分析的功能，需要更高素質(zhì)的財務(wù)管理人員來引導(dǎo)和對接。而業(yè)財融合的推進，將簡單重復(fù)性核算業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)至內(nèi)部控制中，壓縮了低素質(zhì)財務(wù)人員數(shù)量，促進財務(wù)人員素質(zhì)的提升，信息智能化平臺和信息分析與決策中心的創(chuàng)建，為管理層決策提供了更準(zhǔn)確有效的財務(wù)與業(yè)務(wù)信息，能更有效地為高校創(chuàng)造價值，提高高校的核心競爭力。

三、高校智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)路徑

構(gòu)建高校智慧財務(wù)報銷體系，首先應(yīng)明確報銷體系要達到的目標(biāo)，才能在體系搭建上有中心和主線。高校智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)的主要目的有兩個：一是服務(wù)廣大師生和相關(guān)的工作人員，讓報銷使用人有高效便捷的使用體驗，同時減少財務(wù)會計的人工審核點，釋放人力資源轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)會計或管理會計，使得校內(nèi)人員的工作達到最優(yōu);二是加強風(fēng)險控制。智慧財務(wù)更多依靠系統(tǒng)手段實現(xiàn)管理目的，能夠更加客觀、全面的控制標(biāo)準(zhǔn)化風(fēng)險管理點，進一步織密高校風(fēng)控網(wǎng)絡(luò)。其次應(yīng)充分認識構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系的兩個支撐點：新技術(shù)和業(yè)財融合。在效率提升方面要打破固思維，積極擁抱新技術(shù)，構(gòu)建新模式，通過流程再造進一步激發(fā)生產(chǎn)力。在風(fēng)險控制方面要前移財管理觸角，財務(wù)數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)發(fā)生狀態(tài)的記錄，它伴隨業(yè)務(wù)而生，因此僅想在財務(wù)報銷環(huán)節(jié)控制全部財務(wù)風(fēng)險，是不全面的。

通過以上分析，高?？梢詮乃膫€方面推進智慧財務(wù)報銷體系的建設(shè)。

（一）業(yè)財融合達成共識

構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系對業(yè)務(wù)從申請到入賬進行全流程的財務(wù)管控，在此鏈條上除財務(wù)部門外，還涉及業(yè)務(wù)需求部門與業(yè)務(wù)歸口管理部門。因此要將財務(wù)管理延伸甚至嵌入業(yè)務(wù)，必須業(yè)財融合達成共識。高校主要開展以下三方面的工作：一是有高校領(lǐng)導(dǎo)的支持。從頂層向下統(tǒng)籌，最大化打破部門間的行政壁壘，站在高校層面統(tǒng)一調(diào)度資源;二是強化全員財務(wù)風(fēng)險意識。高校一直推進全員報銷工作，誰經(jīng)辦的業(yè)務(wù)由誰負責(zé)報銷，因個人原因觸發(fā)財務(wù)風(fēng)險的，建立相應(yīng)的問責(zé)機制;三是權(quán)責(zé)劃分明確有序。前移財務(wù)管理必定需要有清晰的業(yè)財責(zé)任劃分，既要避免重復(fù)管控更要避免管理盲區(qū)，只有劃定要點，明確責(zé)任才能順利達成業(yè)財共識。

（二）一張表呈現(xiàn)報銷管控要點

基于業(yè)務(wù)生命周期全流程，以高校費用管理規(guī)范為準(zhǔn)繩，依次梳理影響特定費用入賬準(zhǔn)確性的要素，形成費用管控一張表。該表至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：管控要求、內(nèi)容描述、管控環(huán)節(jié)、若有系統(tǒng)是否需要會計人工審核。

以差旅費為例，第一個管控要求為：出差需報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前審批;對應(yīng)的管控內(nèi)容描述為：會計審核經(jīng)辦人是否提交含有出差時間、地點、事由等的申請單，且已經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前批準(zhǔn);對應(yīng)的管控環(huán)節(jié)為：出差申請;若有系統(tǒng)是否需要會計人工判定：否。后續(xù)管控要點以此類推進行歸納總結(jié)。

（三）建立系統(tǒng)增強自動化能力

為重點費用量身打造管理系統(tǒng)，不僅滿足業(yè)務(wù)管理要求，還應(yīng)嵌入財務(wù)管控要點，并根據(jù)前述梳理的管控內(nèi)容逐一匹配系統(tǒng)控制方式，主要歸納為以下三類：一是有明確量化關(guān)系的。如根據(jù)高校內(nèi)部舉行的會議和對校外專家招待費管理辦法，每一類招待對應(yīng)不同的招待人數(shù)和陪同人數(shù)，在招待費申請階段，系統(tǒng)根據(jù)招待類別依次嵌入對應(yīng)的出席及陪同人數(shù)比例，招待費申請人在填寫電子申請單時對數(shù)據(jù)自動校驗，若有超標(biāo)顯性化提示及糾錯，在業(yè)務(wù)形成的初期便實現(xiàn)風(fēng)險實時控制;二是文字描述類的。如招待費發(fā)票抬頭為高校全稱，且不應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，該類原則性要求分場景在系統(tǒng)界面顯著位置予以提醒;三是需報銷人員錄入的標(biāo)準(zhǔn)格式信息。比如差旅報銷要求錄入以下信息：火車票起始地點、乘坐時間、票面金額、座位等次信息。如果僅是一人往返單一地點，也需要錄入八個信息點，還不論多人多地點出差的情況。高校積極引入光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR），通過手機拍照對標(biāo)準(zhǔn)格式所包含的信息進行自動識別，自動填寫至系統(tǒng)指定位置，大幅提升了員工報銷信息的填報效率。

（四）大數(shù)據(jù)分析深入控制報銷風(fēng)險

前述控制均是基于單筆報銷而言，但是對某些需要交叉比對才能發(fā)現(xiàn)的問題，則需要進一步開展大數(shù)據(jù)分析。筆者以差旅費為例，通過大數(shù)據(jù)分析我們可以快速發(fā)現(xiàn)差旅費報銷單的出差日期是否重疊，進而人工介入分析重疊是否合理，有無重復(fù)領(lǐng)取出差補助。以上控制如果采用全人工的方式將花費大量的時間和精力，且不一定能做到全面檢查，投入和產(chǎn)出不成正比。

四、對智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)的思考

（一）系統(tǒng)建設(shè)需要業(yè)務(wù)骨干深度參與

高校要構(gòu)建“好用、管用”的智慧財務(wù)報銷體系，不是財務(wù)部門一張藍圖繪制好，交給技術(shù)部門完成系統(tǒng)開發(fā)即可。建立一個好的財務(wù)系統(tǒng)需要熟悉費用管理制度、管控要點的業(yè)務(wù)骨干深度參與，系統(tǒng)設(shè)計的每一個環(huán)節(jié)都需要財務(wù)和技術(shù)的雙重確認，否則開發(fā)出來的系統(tǒng)僅是完成上線使命而不是管理使命。

（二）加快建設(shè)校級數(shù)據(jù)池

目前部分高校一項費用涉及多個管理系統(tǒng)，或一項費用雖由一個系統(tǒng)管控，但數(shù)據(jù)也僅附著于該系統(tǒng)，較為獨立。換句話說，若需要分析費用與費用間的關(guān)系，只能通過手工取數(shù)的方式完成。因此加快校級數(shù)據(jù)池建設(shè)，連通各系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)形成共享數(shù)據(jù)庫，對于進一步強化財務(wù)報銷管控及分析能力大有益處。

（三）形成用戶問題反饋與解決的閉環(huán)機制

智慧財務(wù)報銷體系不是靜止的，只有隨業(yè)務(wù)發(fā)展、用戶使用習(xí)慣的變化不斷演進才能發(fā)揮更高效的作用。因此在系統(tǒng)運行過程中，應(yīng)該重視用戶體驗，建立健全問題反饋、分析、整改的閉環(huán)管理機制，才能讓智慧報銷真正惠及師生，助力管理。

結(jié)語

智慧財務(wù)在高校風(fēng)險控制、高效運營方面有重要的意義。高校通過明確目標(biāo)、分析痛點、制定措施、創(chuàng)新技術(shù)等多措并舉的方式，打破業(yè)財壁壘構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系，在提高師生報銷效率，輸出高質(zhì)量財務(wù)數(shù)據(jù)上進行了大膽探索，結(jié)果表明這種探索取得了較好成效。未來智慧財務(wù)的概念會應(yīng)用到財務(wù)工作的方方面面，比如財務(wù)機器人替代標(biāo)準(zhǔn)化支付、附件一站式傳輸電子化保存等，但無論走向何處，都離不開與業(yè)務(wù)的融合，離不開培養(yǎng)一批復(fù)合型財務(wù)人才。此外還需要更進一步挖掘數(shù)據(jù)價值，用財務(wù)智慧為高校發(fā)展賦能。

參考文獻

[1]李磊.業(yè)財融合助推高校財務(wù)管理路徑探究[J].中外企業(yè)家，2020（15）：44.