賀丹丹
關鍵詞:編目業(yè)務外包;現(xiàn)狀;質量控制;要點
摘 要:編目情況直接影響了圖書館的使用效益,對圖書館運營具有至關重要的意義。文章主要從圖書館編目業(yè)務外包流程出發(fā),分析外包過程中的各項內容,并結合某圖書館編目業(yè)務外包現(xiàn)狀,深入挖掘外包過程中的質量問題及影響因素,提出了系統(tǒng)化、層次化編目業(yè)務外包質量控制方案,以期為圖書館外包業(yè)務管控提供參考。
中圖分類號:G250文獻標識碼:A文章編號:1003-1588(2020)11-0119-03
編目業(yè)務內容較為復雜,工作量較大,很難全部由圖書館獨立完成,往往采用外包形式實現(xiàn)。但在實際外包過程中,受人員因素、技術因素、環(huán)境因素等影響,圖書館編目業(yè)務外包非常容易出現(xiàn)錯誤,外包質量參差不齊,嚴重影響了圖書的正常借閱和使用。如何對圖書館編目業(yè)務外包質量進行控制,做好外包工作的監(jiān)督和管理,已經成為新時期圖書館關注的焦點。
1 圖書館編目業(yè)務外包模式分析
圖書館在運營過程中往往需要對圖書信息進行編目,以方便讀者查找和借閱。這類編目業(yè)務要對圖書信息進行詳細記錄,工作量非常大,單純依靠圖書館員很難完成。編目業(yè)務外包可依照具體開展情況被劃分為不同模式,具體情況見表1。
圖書館在開展外包業(yè)務時往往依照編目工作要求進行招投標,對外包商的業(yè)務能力、資質情況、業(yè)務案例等進行打分,形成規(guī)范的編目業(yè)務外包體系。外包商在中標后要依照合同要求進行相應的采編工作,包括訂單確認、編目審校、加工驗收等,形成相應的圖書編目信息,并交由圖書館進行典藏流通,具體情況見圖1。
2 圖書館編目業(yè)務外包現(xiàn)狀及問題
筆者主要以某圖書館為例,對其編目業(yè)務外包現(xiàn)狀進行分析,確定其業(yè)務開展中存在的問題及影響因素。
2.1 編目業(yè)務外包現(xiàn)狀
某圖書館是由深圳市政府投資的大型現(xiàn)代化文化設施,占地面積近50,000平方米,設置有讀者服務中心、資源中心、技術中心、管理中心,分別完成相應的圖書管理和借閱服務,功能設置非常齊全。隨著人們生活水平的逐步提升,某圖書館加大了圖書資源采購力度,依照讀者需求對圖書館典藏工作進行拓展,在傳統(tǒng)資源的基礎上增加了數(shù)字資源,從根本上提升了圖書館的資源存儲量。但在資源編目方面,由于該館專業(yè)采編人員不到10人,根本無法完成上述資源的全部編目工作。
為保證日常工作能夠順利開展,某圖書館開始采用編目業(yè)務外包形式完成各項資源典藏工作,通過招投標方式進行編目業(yè)務外包社會化嘗試。截止到目前,某圖書館形成了一體化編目業(yè)務體系,包括內部管理和外部加工兩部分。內部管理主要包括編目整理、驗收典藏、手工加工等,外包部分主要包括編目、條形碼粘貼、防盜磁條安裝、書標等。從2014年開始,為了提升編目業(yè)務的工作效益,某圖書館與外包商簽訂異地加工合同,由圖書供應商直接將采購的圖書編目、驗收入藏,加工完成后形成完整的典藏信息交由圖書館,減少了中間不必要的圖書信息二次核對環(huán)節(jié),全面提升了圖書館文獻加工處理效率。
2.2 編目業(yè)務外包問題
編目業(yè)務外包雖然在一定程度上提升了圖書館的資源管理成效,但由于外包中的不可控因素較多,編目很容易出現(xiàn)信息不完整、信息錯誤等問題,造成實際圖書信息與外包加工數(shù)據(jù)不一致的問題,影響圖書資源的正常借閱。某圖書館編目業(yè)務外包也存在上述問題,具體包括:①書目信息錯誤。2018年,某圖書館編目環(huán)節(jié)共出現(xiàn)書目信息錯誤221起,其中書名不一致21起、信息不匹配39起、價格錯誤27起、信息錄入不全115起。信息錄入不全已經成為影響書目借閱的主要原因,導致圖書館使用效果大打折扣。②館藏信息錯誤。該問題在某圖書館編目業(yè)務外包中屢見不鮮,僅2018年就出現(xiàn)大量信息嚴重錯誤,不得不對在館圖書信息進行二次梳理,浪費了大量圖書館資源。筆者在梳理過程中發(fā)現(xiàn),館內收藏實物與信息不匹配問題、多種圖書重號問題等較為嚴重,導致讀者在借閱過程中出現(xiàn)錯借或無法借閱問題。同時,部分圖書在收藏過程中無書號、編碼等,也會導致圖書借閱出現(xiàn)錯誤,業(yè)務重復情況嚴重。③外包加工不規(guī)范。某圖書館在編目業(yè)務外包過程中對編目進行了嚴格要求和規(guī)定,但部分外包商為了縮短工期和減少工作量,不注重加工質量,導致編目不規(guī)范問題頻發(fā)。如:2018年3月上交批次圖書中部分書脊磁條外露,讀者可以直接將磁條抽出帶走圖書;7月上交批次圖書中部分圖書未有蓋藏書章,內部條形碼、書標等漏貼,在實際借閱過程中需要進行二次加工;12月圖書編目檢查中發(fā)現(xiàn)部分圖書索書號與書標不一致、書標損壞等。這些錯誤在一定程度上影響了圖書館的正常運營,往往需要進行二次編目加工,造成嚴重的資源浪費。
3 圖書館編目業(yè)務外包質量控制的要點
從某圖書館編目業(yè)務外包過程可以發(fā)現(xiàn),我國圖書館對編目業(yè)務外包不夠重視,缺乏對資源、人員、制度等的管理。尤其是在質量控制體系方面,圖書館需要結合實際情況形成有針對性的質量控制要點,構建系統(tǒng)化、層次化、高效化的管理架構。
3.1 “六位一體”質量控制架構
受外包商、合同、工作標準、交流溝通、內部管理、外包聯(lián)盟等因素的影響,某圖書館在編目外包過程中很容易出現(xiàn)由這些因素造成的編目混亂、數(shù)據(jù)錯誤、典藏信息不匹配等問題。為此,圖書館在實際工作中需要從上述六個方面著手,形成系統(tǒng)化的管理架構,構建以這些因素為核心的“六位一體”編目業(yè)務外包質量控制體系,具體情況見圖2。
圖書館要對人員要素、市場要素、管理要素等進行全面把握,從內外兩個方面出發(fā)對圖書館編目業(yè)務外包質量進行管控,掌握各項工作的核心要點,真正實現(xiàn)圖書館編目業(yè)務外包質量的全面優(yōu)化。
3.2 “六位一體”質量控制的開展
3.2.1 外包商的選擇。圖書館要依照國際圖書館編目業(yè)務外包經驗及相關條例對外包商的資質、業(yè)務情況、行業(yè)信譽等開展調查,在確定能夠滿足本次編目業(yè)務需求后方可將其納入招標名錄。一般招標的硬性指標必須包括業(yè)務規(guī)模、服務能力、專業(yè)資質、企業(yè)信譽等內容。此外,圖書館還要結合編目業(yè)務中的特殊需求對外包商的能力進行考察,包括外包商編目人員技能水平、企業(yè)運營情況等,避免出現(xiàn)惡意競標、粗制濫造問題。在必要情況下,圖書館還可以形成外包商等級評價機制,對優(yōu)質外包商進行評級,依照評級結果進行招標。
3.2.2 外包合同的制定。合同是對外包商編目業(yè)務進行約束、提升編目質量的關鍵。常規(guī)合同內容需要包括雙方的權利和義務、價格、工期、編目業(yè)務范圍、編目質量標準、違約責任等。鑒于當前圖書館編目業(yè)務外包問題較為嚴重,圖書館在制定合同時需要依照上述內容形成相應的條例,包括編目信息不匹配、編目錯誤等問題,明確具體責任及懲罰措施,確保外包商能夠嚴格依照合同規(guī)范圖書編目,從根本上提升編目業(yè)務外包的質量。
3.2.3 工作標準的制定。不同功能的圖書館對編目業(yè)務有不同的要求,圖書館在業(yè)務外包過程中需要結合自身資源、典藏等形成有針對性的工作標準。我國對圖書館編目工作制定了《中國文獻編目規(guī)則》《中國圖書館分類法》《中國機讀目錄格式使用手冊》等,明確了圖書編目中的各項標準,包括字段錄入、符號選擇、年限標注等。圖書館要嚴格依照上述指標對外包商業(yè)務進行約束,確保外包商能夠合理、規(guī)范地進行信息編錄,避免字段不規(guī)范、符號不匹配等問題的出現(xiàn)。
3.2.4 業(yè)務交流與溝通。內外溝通有助于提升圖書館編目業(yè)務外包中的各項信息交互,及時對出現(xiàn)的問題進行反饋,避免出現(xiàn)以次充好或惡意瞞報等問題,全面提升編目業(yè)務外包的成效。外包商編目人員往往在專業(yè)技能方面較為精通,但對書籍信息了解得并不全面,很容易出現(xiàn)由自身理解錯誤或理解不到位導致的信息不準確問題,造成校審受阻。為此,圖書館需要做好二者之間的溝通,確保圖書館與外包商之間能夠實時進行信息交流,就編目中出現(xiàn)的問題進行協(xié)商和處理。
3.2.5 圖書館內部管理。圖書館在編目完成后需要進行典藏,由館員進行審校,這是保證編目質量的重要環(huán)節(jié)。圖書館需要選擇專業(yè)編目人員對上述信息進行檢查,在現(xiàn)場對外包工作中的各個環(huán)節(jié)進行審校,確定外包商是否嚴格依照要求進行編目,是否存在編目錯誤、信息不匹配、加工不規(guī)范等問題,一旦發(fā)現(xiàn)上述問題要及時要求外包商進行整改。同時,圖書館還需要形成系統(tǒng)的管理機制,包括編目審校制度、數(shù)據(jù)標準審校制度等,對各項管理工作進行細化,確保相關人員能夠在工作中有章可循、有據(jù)可依。
3.2.6 形成外包聯(lián)盟。該聯(lián)盟可以通過CALIS構建,選擇優(yōu)質外包商參與到平臺中,形成外包聯(lián)盟體系,由圖書館選取專業(yè)人員進行定期培訓和管理,加強外包商編目業(yè)務的交流與調整,實現(xiàn)共同進步。
參考文獻:
[1] 鄧巖彬,劉薇薇,王曉丹.圖書館采編業(yè)務外包質量控制的關鍵因素分析:基于大連醫(yī)科大學圖書館采編業(yè)務外包實踐[J].圖書館學研究,2013(8):49-53.
[2] 黃瑞娟.圖書館采編業(yè)務外包的質量控制:以東莞圖書館為例[J].河南圖書館學刊,2017(2):88-90.
[3] 廖宇峰.圖書館編目業(yè)務外包的質量管理研究[J].圖書館學刊,2017(5):43-46.
[4] 吉衛(wèi)紅,酈金花.高校圖書館編目業(yè)務外包利弊分析及對策[J].河南圖書館學刊,2016(3):50-51.
[5] 黃佩珍.現(xiàn)代高校圖書館編目業(yè)務外包質量控制探析[J].科技情報開發(fā)與經濟,2015(5):86-87,100.
[6] 戴燕鴻.高職院校圖書編目業(yè)務外包質量控制策略研究[J].辦公室業(yè)務,2018(8):61-62.
[7] 陳瑋.高校圖書館編目外包數(shù)據(jù)質量控制實踐:以海南經貿職業(yè)技術學院圖書館為例[J].內蒙古科技與經濟,2018(10):111-112.
[8] 趙晨潔,吳麗春,梁芳.基于TQM的高校圖書館編目外包質量管理模式研究:以南京航空航天大學圖書館為例[J].圖書館學研究,2014(3):42-45.
(編校:崔 萌)