文/王爭(zhēng)光 鄭強(qiáng)(湖北航鵬化學(xué)動(dòng)力科技有限責(zé)任公司)
所謂采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),主要是指采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的人為風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)以及經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)等意外情況,此類風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算超出預(yù)期,或是物資材料供應(yīng)不及時(shí)等,造成預(yù)期生產(chǎn)目標(biāo)無(wú)法順利達(dá)成。因此,分析生產(chǎn)性物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防是必要的。
從當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看,生產(chǎn)性物資采購(gòu)具有物資需求標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、物資采購(gòu)供應(yīng)規(guī)律難以總結(jié)以及物資供應(yīng)市場(chǎng)存在變化等特點(diǎn)。因此,此類物資采購(gòu)主要有管理和專業(yè)兩方面風(fēng)險(xiǎn),具體如下:
對(duì)于生產(chǎn)性物資采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn),其來(lái)自于公司內(nèi)部,主要包括三方面,分別是計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)以及檢驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)。在計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)中,其風(fēng)險(xiǎn)主要集中于生產(chǎn)性物資需求的準(zhǔn)確性和合理性兩方面。在整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中,生產(chǎn)性物資的具體內(nèi)容和數(shù)量,主要由公司內(nèi)部諸個(gè)需求專業(yè)提出的物資采購(gòu)需求計(jì)劃決定的,該計(jì)劃的編制與確定是生產(chǎn)性物資采購(gòu)工作開(kāi)展的基礎(chǔ),若是此類計(jì)劃不合理則會(huì)影響采購(gòu)工作,引發(fā)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)[1]。而采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)則指向采購(gòu)工作人員,專業(yè)能力的不足和違規(guī)違紀(jì)行為的出現(xiàn)都有可能導(dǎo)致采購(gòu)工作出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。檢驗(yàn)工作能夠?yàn)槲镔Y質(zhì)量、規(guī)格以及數(shù)量等相關(guān)要求符合采購(gòu)計(jì)劃提供保證,但若是在檢驗(yàn)過(guò)程中疏忽大意,可能會(huì)形成不必要的損失。
在生產(chǎn)性物資采購(gòu)專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)中,主要包括成本風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)以及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于成本風(fēng)險(xiǎn),生產(chǎn)性物資采購(gòu)作為一項(xiàng)市場(chǎng)化行為,需要掌握市場(chǎng)整體波動(dòng)規(guī)律,否則,可能因物資庫(kù)存積壓或浪費(fèi)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。而針對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),生產(chǎn)性物資質(zhì)量管理貫穿于整個(gè)采購(gòu)過(guò)程,涉及需求準(zhǔn)確性和物資核對(duì)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)性等,其中,質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要集中于供應(yīng)商。若是未能科學(xué)選擇供應(yīng)商,采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)以次充好等情況則會(huì)對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)秩序造成影響,甚至引發(fā)安全事故。在供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)方面,物資采購(gòu)核心觀念是“服務(wù)生產(chǎn)、保障供應(yīng)”,滿足生產(chǎn)供應(yīng)是主要目標(biāo),若是未能及時(shí)到貨則會(huì)引發(fā)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于生產(chǎn)性物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)而言,一旦出現(xiàn)就有極大可能造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失,影響公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)整體進(jìn)度與質(zhì)量,因此,對(duì)于此類風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)落實(shí)相應(yīng)的預(yù)防措施。具體如下:
為提前預(yù)測(cè)、防控生產(chǎn)性物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),公司內(nèi)部應(yīng)落實(shí)健全的管理制度和人才培養(yǎng)體系,從而為采購(gòu)工作的有序展開(kāi)提供制度支持。具體而言,完善公司內(nèi)部管理制度時(shí),主要是根據(jù)公司實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀,持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)組織管理、計(jì)劃管理、合同管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理以及供應(yīng)商等管理工作,完善各項(xiàng)工作開(kāi)展流程,借助信息化技術(shù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的實(shí)時(shí)共享,加強(qiáng)部門(mén)間的聯(lián)系,消除溝通屏障,從而保證最終采購(gòu)計(jì)劃編制的科學(xué)合理性,為后續(xù)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等管理工作的展開(kāi)奠定良好基礎(chǔ)。
為有效預(yù)防生產(chǎn)性物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),公司應(yīng)嚴(yán)抓“三道關(guān)口”,保證采購(gòu)工作的順利推進(jìn)。首先,物資采購(gòu)工作開(kāi)始前,相關(guān)工作人員應(yīng)再次審核物資需求,以此為基礎(chǔ)明確計(jì)劃管理的龍頭作用。審核過(guò)程中,主要是檢查、核對(duì)物資需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性,及時(shí)修改完善存在問(wèn)題的需求計(jì)劃,并規(guī)范落實(shí)招標(biāo)采購(gòu)和預(yù)審會(huì)等審批制度,以此保證采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)合理性。其次,做好生產(chǎn)性物資紀(jì)檢監(jiān)督作業(yè),將該監(jiān)督工作貫穿于整個(gè)采購(gòu)過(guò)程,并做到相關(guān)信息全公開(kāi)。在當(dāng)前時(shí)代背景下,使用視頻等方式記錄專家抽取、評(píng)審組織等主要節(jié)點(diǎn)工作,保證整個(gè)采購(gòu)工作透明化執(zhí)行。最后,嚴(yán)格把控物資檢驗(yàn)入庫(kù)關(guān)卡,可以借助倉(cāng)儲(chǔ)專業(yè)技術(shù)或是專業(yè)工程師技術(shù)力量,通過(guò)技術(shù)和質(zhì)量管控和檢驗(yàn)小組的雙重把控,保證入庫(kù)物資符合相關(guān)要求,有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
生產(chǎn)性物資采購(gòu)工作的重點(diǎn)之一是成本控制,為避免采購(gòu)預(yù)算超出預(yù)期,需要落實(shí)“四項(xiàng)管理”。一是落實(shí)健全的成本管理工作,即依托于需求審核,結(jié)合庫(kù)存量分析需求合理性,并根據(jù)市場(chǎng)供應(yīng)情況,避免不必要的支出。二是合同管理,嚴(yán)格按照相關(guān)要求編制合同、審查合同,對(duì)于“定制”類等特殊生產(chǎn)性物,應(yīng)采用框架協(xié)議合同供貨,進(jìn)而避免庫(kù)存積壓的同時(shí)提高供應(yīng)效率。三是開(kāi)展質(zhì)量管理,即通過(guò)檢查樣品、抽樣檢查到貨物資等方面判斷材料質(zhì)量,并借助第三方檢測(cè)質(zhì)量,從多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管控。四是落實(shí)高水平的供應(yīng)商管理工作,開(kāi)展生產(chǎn)性物資采購(gòu)工作時(shí),組織管理是必要的,供應(yīng)商作為整個(gè)采購(gòu)工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),需要結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)構(gòu)建供應(yīng)商平臺(tái),將相關(guān)信息錄入到平臺(tái)上,形成數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)而根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展和自身需求科學(xué)選擇供應(yīng)商[2]。而且,對(duì)于常規(guī)類生產(chǎn)性物資,能夠通過(guò)該平臺(tái)與供應(yīng)商形成穩(wěn)定、長(zhǎng)久的關(guān)系,以此降低采購(gòu)成本,從而實(shí)現(xiàn)成本風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)以及供應(yīng)等風(fēng)險(xiǎn)的防范,提高工作效率,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
綜上所述,預(yù)防生產(chǎn)性物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本管控、生產(chǎn)活動(dòng)順利開(kāi)展以及公司發(fā)展等方面具有重要意義。因此,應(yīng)從成本、物資質(zhì)量、合同、需求計(jì)劃等方面加強(qiáng)采購(gòu)工作管理,提高工作質(zhì)量和效率,推動(dòng)公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。