文/吳春燕（偏關(guān)縣社會勞動保險服務(wù)中心）

近幾年，我國社會勞動保險事業(yè)得到良好發(fā)展，人們的參保意識越來越強(qiáng)烈，社會保險覆蓋面擴(kuò)大，而社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案作為真實(shí)記錄與業(yè)務(wù)辦理的重要依據(jù)，其重要性逐漸凸顯出來，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)越來越關(guān)注社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作。社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量直接影響到社會勞動保險事業(yè)的發(fā)展，也直接影響到參保人員的權(quán)益?，F(xiàn)階段，由于受到多種因素影響，社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作還存在一些問題，嚴(yán)重影響到了社會勞動保險事業(yè)的發(fā)展?；诖?，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員需要轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識到社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，并結(jié)合實(shí)際情況，深入分析當(dāng)下存在的問題，以此為基礎(chǔ)，優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式，從根本上保證管理效果。

一、社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理意義

社會勞動保險，是社會化大生產(chǎn)的產(chǎn)物，其會隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展而壯大。最近幾年，社會勞動保險事業(yè)越來越完善，社會勞動保險的業(yè)務(wù)量也越來越大，而社會勞動保險業(yè)務(wù)和其他行政性業(yè)務(wù)、實(shí)務(wù)性業(yè)務(wù)存在一些差異，社會勞動保險業(yè)務(wù)前后具有緊密聯(lián)系[1]。后一筆業(yè)務(wù)，是前一筆業(yè)務(wù)的繼續(xù)，而前一筆業(yè)務(wù)是后一筆業(yè)務(wù)的依據(jù)。前后連接形成完整的參保繳費(fèi)記錄，如果社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案量積累到一定程度，會發(fā)生質(zhì)的改變。社會勞動保險業(yè)務(wù)的特殊性，直接決定了社會勞動保險業(yè)務(wù)要有法可依和有章可循，可以追溯和可以修改，且需要對改動軌跡進(jìn)行保留，這就需要對社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。

二、社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理問題

（一）缺乏統(tǒng)一的社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案歸檔時，存在范圍不明確、分類不清晰的問題，以至于時常發(fā)生社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案資料收集不齊全情況[2]。究其原因，社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范性誘導(dǎo)加強(qiáng)，檔案材料紙張形式多樣，裝訂不夠規(guī)范，這會給歸類、查閱等工作帶來較大的挑戰(zhàn)，甚至還會對社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化造成不良影響，容易導(dǎo)致重要檔案遺失和歸納錯誤。

（二）社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理軟硬件設(shè)施不足

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，由于受到經(jīng)費(fèi)、場地等因素的影響，社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理還沒有被列入到社會勞動保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程中，大部分社會勞動保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還沒有設(shè)置專門的場所對檔案進(jìn)行存放，常年累計的檔案都是由經(jīng)辦人員進(jìn)行保管。并且，檔案存放的環(huán)境較為潮濕，檔案管理安全性難以得到保障[3]。

（三）社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

近幾年，我國社會勞動保險行業(yè)得到良好發(fā)展，檔案數(shù)量也在不斷增加，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的檔案人員常常業(yè)務(wù)水平相對較低，檔案專業(yè)人才較少，這在很大程度上影響到了檔案管理效果。加之，很多兼職檔案管理人員的檔案管理意識薄弱，在工作中無法高質(zhì)量開展檔案管理工作，大幅度降低了檔案管理工作質(zhì)量。

（四）社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理模式有待創(chuàng)新

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，大部分社會勞動保險機(jī)構(gòu)還沒有實(shí)施電子信息化管理檔案，人工操作的管理模式很難保證科學(xué)歸納、總結(jié)、分類，加之現(xiàn)如今社會勞動保險業(yè)務(wù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足參保單位、職工核對和查閱需求，以至于工作效率難以得到有效提升[4]。此外，部分社會勞動保險機(jī)構(gòu)雖然利用電子化管理模式，但是因?yàn)檐浻布O(shè)施不夠完善，導(dǎo)致電子信息化管理模式?jīng)]有充分發(fā)揮出自身的效能。

三、社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理優(yōu)化措施

（一）完善制度，規(guī)范程序

在新時代背景下，想要對社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，想要保證檔案完整、安全、使用有效，主要在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一性。因此，在實(shí)際工作中，可以根據(jù)相關(guān)法規(guī)政策，對檔案管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，制定檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對整檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，確立檔案分類大綱、保管期限，創(chuàng)建完善的制度體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有章可循和照章辦事，依法進(jìn)行建檔[5]。此外，針對檔案收集、整理、保管、移交、存檔等工作，需要對程序進(jìn)行明確規(guī)定，在保證工程進(jìn)度的同時，滿足檔案管理要求，進(jìn)而有效提升檔案管理集中性和標(biāo)準(zhǔn)性。社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理程序如下：

第一，嚴(yán)格把控建檔關(guān)。在建立社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案時，需要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求原則。針對人事檔案，需要注重把控好參保人年齡關(guān)、參保時間關(guān)、繳費(fèi)金額關(guān)。錄入每筆信息，需要以原始資料作為依據(jù)，針對必要的證件需要進(jìn)行掃描備份，并且參保人事檔案的格式需要保證地區(qū)內(nèi)統(tǒng)一。針對歷年繳費(fèi)數(shù)據(jù)，需要保證紙質(zhì)檔案和電子檔案齊全，并且需要創(chuàng)建檔案定期入庫制度，如果封存入庫不允許輕易進(jìn)行改動[6]。針對財務(wù)到賬檔案，需要堅持財務(wù)圍繞業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)原則，通過業(yè)務(wù)票據(jù)和銀行進(jìn)賬清單，對到賬信息進(jìn)行確認(rèn)。針對審計復(fù)核檔案，需要保證處理程序統(tǒng)一、規(guī)范，做到審計結(jié)果有回聲，審計結(jié)果和落實(shí)情況一同入檔，審計結(jié)果落實(shí)情況要有文字說明和處理過程，必要的票據(jù)需要做好掃描工作。針對日常來往文件和信函歸檔，需要?dú)w檔接收的文件，需要?dú)w檔發(fā)出的文件。并且，歸檔原則需要根據(jù)發(fā)生時間先后順序，建立索引，注明責(zé)任人。第二，嚴(yán)格把控閱檔關(guān)。閱讀檔案時無法避免的一項(xiàng)工作，怎樣閱讀檔案，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：在全程電子監(jiān)控下閱讀檔案，且需要做好全程錄音錄像，不允許修改電子程序。專門設(shè)立閱檔室，檔案管理人員需要做好監(jiān)控工作，保證閱檔人在監(jiān)控范圍內(nèi)進(jìn)行借閱。原則上檔案是不允許外借的，如果需要外借，需要在借出前對檔案進(jìn)行掃描，歸還時需要做好比對工作[7]。此外，還需要創(chuàng)建完善的閱檔登記制度。第三，嚴(yán)格把控管理關(guān)。檔案是活證據(jù)，因此在實(shí)際工作中，需要加強(qiáng)檔案日常管理工作。檔案管理需要保證有序性、科學(xué)性，需要根據(jù)業(yè)務(wù)類別、不同年份，進(jìn)行科學(xué)擺放；建立檔案編號制度，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案同步，查找時以電子檔案為先，利用電子檔案引導(dǎo)紙質(zhì)檔案的查找。在建設(shè)檔案室時需要結(jié)合檔案法要求，對硬件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，配齊必要的基礎(chǔ)設(shè)施，保證在保存期內(nèi)檔案不會被損毀。檔案室需要有專人進(jìn)行管理，主要負(fù)責(zé)檔案管理日常工作，及早發(fā)現(xiàn)和匯報以及消除各種隱患。第四，嚴(yán)格把控銷檔關(guān)。社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案是只進(jìn)不出的，若不銷毀，再大的檔案室也無法承受檔案管理工作。因此，在實(shí)際工作中，需要根據(jù)檔案法要求，利用永久保管、一定年限保管這兩種形式完成檔案管理工作[8]。針對永久保管檔案，需要定期進(jìn)行檢查與電子維護(hù)工作；針對一定年限保管檔案，在達(dá)到年限后需要做好銷毀工作，在銷毀時應(yīng)根據(jù)銷毀制度開展，不允許匆忙銷毀，以防發(fā)生誤毀情況。

（二）注重軟硬件設(shè)施建設(shè)

在實(shí)際工作中，相關(guān)部門要注重檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，保證檔案庫房、辦公、檔案查閱分開，且結(jié)合檔案數(shù)量，配置相應(yīng)數(shù)量的專用設(shè)備，其中包括滅火器、檔案柜、溫濕度計、計算機(jī)、空調(diào)等，進(jìn)而構(gòu)建具備八防功能的檔案室，這里的八防主要是防火、防塵、防光、防盜、防潮、防污染、防高溫、防有害生物等，進(jìn)而保證檔案管理安全性、系統(tǒng)性、科學(xué)性[9]。此外，相關(guān)部門可以結(jié)合自身實(shí)際情況，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和使用，且把該系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行連接，對數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全程式管理檔案資料。

（三）實(shí)施動態(tài)化管理檔案

在辦理參保手續(xù)，到離退休和中間失業(yè)等享受社會保險待遇時，需要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)會對個人檔案進(jìn)行詳細(xì)記載，為日后支付社會保險待遇提供重要依據(jù)。因此，在實(shí)際工作中，相關(guān)部門要堅持對參保人負(fù)責(zé)的原則，及時調(diào)查核實(shí)保障對象的變動情況，以此為基礎(chǔ)及時對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行變動，不斷完善個人社保檔案內(nèi)容，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案證據(jù)作用，實(shí)現(xiàn)記錄、跟蹤、服務(wù)一生。

（四）注重培養(yǎng)檔案管理人才

社會勞動保險檔案管理工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性、政策性，相關(guān)人員需要具備相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，還要具備較強(qiáng)的計算機(jī)操作能力。因此，在實(shí)際工作中，相關(guān)部門可以結(jié)合實(shí)際情況，考慮組建專門的業(yè)務(wù)檔案管理部門，并配備專職檔案管理人員，對法律、計算機(jī)方面人才進(jìn)行吸納，且積極主動和檔案行政管理部門溝通和交流，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制教育、上崗培訓(xùn)等活動，促使檔案管理人員可以對社會保險政策有一個更加深刻的理解，促使檔案管理人員可以對社會勞動保險管理程序、操作辦法進(jìn)行準(zhǔn)確把握。相關(guān)部門要重視對檔案管理人員進(jìn)行作風(fēng)、思想等層面的建設(shè)，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，組建一支具有精湛業(yè)務(wù)水平的管理隊伍，進(jìn)而滿足專業(yè)化、科學(xué)化、電子化檔案管理工作要求，有效保證檔案管理效果。此外，相關(guān)部門可以對人才聘用制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，可以與高校進(jìn)行合作，對優(yōu)秀的畢業(yè)生進(jìn)行引進(jìn)，進(jìn)而提升檔案管理人員整體水平。

（五）注重檔案管理保密工作

社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案中涉及到參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇等真實(shí)情況，如果信息外泄，有可能會影響到當(dāng)事人的名譽(yù)和財產(chǎn)安全，尤其是在信息時代背景下。因此，在實(shí)際工作中，需要做好檔案管理保密工作。具體來講，檔案管理人員需要具備信息安全意識、規(guī)范檔案管理意識，在根本上減少信息泄漏隱患。與此同時，需要對個人信息的知悉范圍進(jìn)行嚴(yán)格限制；在利用個人信息時需要嚴(yán)格進(jìn)行審批，需要做好登記工作；不允許非法復(fù)制等。通過這些管理措施，保障參保人的合法權(quán)益。

四、結(jié)束語

總而言之，在新時代背景下，做好社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是非常重要的，不僅可以有效提升管理質(zhì)量和效果，還可以促進(jìn)社會勞動保險事業(yè)更好地發(fā)展?，F(xiàn)階段，因?yàn)槭艿蕉喾矫嬉蛩赜绊?，社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理效果不夠理想，究其原因相關(guān)人員沒有明確該項(xiàng)工作的意義和價值，加之我國社保檔案庫龐大，給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員需要結(jié)合實(shí)際情況，從多個層面入手，不斷優(yōu)化和完善管理方案，有效提升管理水平，給我國社會勞動保險業(yè)務(wù)工作的開展提供可靠依據(jù)。

相關(guān)鏈接

社會勞動保險指國家以保險形式對社會成員在年老退休、疾病、傷殘或喪失勞動能力以及發(fā)生其他生活困難時，從國家、社會或有關(guān)部門獲得物質(zhì)幫助的一種經(jīng)濟(jì)保障制度。不同國家的社會保險的性質(zhì)和具體內(nèi)容各有區(qū)別。我國國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位對工作人員實(shí)行公費(fèi)醫(yī)療、退職、退休、離休辦法和死亡后喪莽費(fèi)，遺屬生活困難補(bǔ)助費(fèi)等;對國營企業(yè)工人職員，實(shí)行勞動保險等，均屬社會保險。我國和蘇聯(lián)、古巴等國家社會保險的特點(diǎn)是，保險基金由國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國營企業(yè)提供，不向被保險人收取保險費(fèi)。

深圳對合同制工人的社會勞動保險制訂了具體投保辦法，規(guī)定“三資”企業(yè)，由用工單位按月以企業(yè)支付勞務(wù)費(fèi)的25%作為社會勞動保險基金，上交市社會勞動保險公司。國營企業(yè)單位團(tuán)體、區(qū)縣以上集體所有制單位招用的合同制工，按當(dāng)月工資總額的20%提取社會勞動保險基金，按月上交市社會勞動保險公司，此款在企業(yè)生產(chǎn)成本中攤銷，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位則由地方財政撥款。解決了合同制工人的后顧之憂。