劉穎

摘要：退役軍人檔案管理是重要的服務(wù)，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理的信息化能力。本文主要分析電子檔案管理在退伍軍人檔案管理中的作用，對(duì)檔案管理安全性與管理服務(wù)水平進(jìn)行說明，并且重點(diǎn)研究了信息化時(shí)代背景下退役軍人檔案管理優(yōu)化對(duì)策，以期實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)，提升檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：電子檔案;退役軍人;檔案管理

前言：

黨的十九大后，國(guó)家組織成立了退役軍人事務(wù)部，對(duì)軍人退役管理工作提高了重視力度。檔案管理一直以來都是退役軍人管理的重要內(nèi)容，應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，加強(qiáng)電子檔案管理服務(wù)水平，為退役軍人各項(xiàng)工作提供幫助，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到電子檔案信息化管理的重要性，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有序部署。

一、電子檔案管理在退伍軍人檔案管理中作用

（一）檔案管理更加安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作，容易發(fā)生檔案遺失和泄漏風(fēng)險(xiǎn)，不利于退役軍人檔案信息安全性。隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作形式進(jìn)行完善。退役軍人離開部隊(duì)后，會(huì)發(fā)生工作變更，倘若對(duì)檔案管理未能提高重視，會(huì)增加檔案信息不完整幾率，影響退伍軍人正常生產(chǎn)與生活。

電子檔案具有便利、高效的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案形式進(jìn)行應(yīng)用，改善以往單一檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，使得信息化時(shí)代退役軍人檔案管理更加安全可靠。實(shí)踐中，應(yīng)對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，注重網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全性，對(duì)電子檔案進(jìn)行內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，促使電子檔案在獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中運(yùn)行，防止發(fā)生檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案服務(wù)水平提高

使用電子檔案管理模式有效提升了檔案服務(wù)水平。實(shí)踐表明，將信息化技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，有利于提高檔案整理和數(shù)據(jù)分析效率。相關(guān)人員對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行了信息庫建設(shè)，增加對(duì)檔案提取、分析和整理效率，檔案管理內(nèi)容將更加高效合理。信息化檔案管理是發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)提升退役軍人社會(huì)服務(wù)能力產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響[1]。

實(shí)踐中，以大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為例，基于數(shù)據(jù)分析、發(fā)掘能力，可快速實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容篩選，選擇與崗位適配的工作人員，提升檔案應(yīng)用效率。同時(shí)在退役軍人檔案的跨區(qū)域管理中，可實(shí)現(xiàn)檔案信息異地傳輸，能夠及時(shí)全面了解退役軍人檔案信息，有效提升檔案服務(wù)水平。

二、檔案管理中存在的主要問題

首先，檔案管理人員是主體，管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)能力是影響檔案管理效率的重要因素，應(yīng)對(duì)此提高重視力度。實(shí)踐管理中，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分人員對(duì)信息化檔案應(yīng)用方式不夠了解，自身檔案管理技術(shù)落后，先進(jìn)意識(shí)和管理理念不足，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)是解決問題的重要途徑。

其次，在檔案管理中，缺乏先進(jìn)設(shè)備和服務(wù)設(shè)施，檔案管理方式落后問題也經(jīng)常出現(xiàn)。隨著信息技術(shù)發(fā)展，各行各業(yè)均進(jìn)行了管理模式調(diào)整，“互聯(lián)網(wǎng)+”概念深入人心，為全面提升檔案管理能力，對(duì)信息化檔案管理工作進(jìn)行完善，注重分析目前影響電子檔案建設(shè)的主要問題。例如，某檔案管理機(jī)構(gòu)在電子檔案管理方面，存在管理軟件升級(jí)落后，影響檔案安全性。并且檔案信息數(shù)據(jù)庫與管理平臺(tái)未能實(shí)現(xiàn)有效兼容，影響電子檔案的合理篩選、應(yīng)用和儲(chǔ)存。

最后，檔案管理與組織形式問題，目前退役軍人檔案管理工作存在不足，尤其是檔案丟失和遺漏問題，影響退役軍人社保繳納工作，為進(jìn)一步完善檔案管理能力，對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用，需要強(qiáng)化檔案管理工作技術(shù)，科學(xué)分析目前存在的檔案管理問題。新階段，在檔案管理中，分級(jí)、分項(xiàng)和統(tǒng)一管理理念落實(shí)不到位，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，需要對(duì)相關(guān)問題提高重視力度。

三、信息時(shí)代退役軍人檔案管理優(yōu)化對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

鑒于退伍軍人檔案管理的重要性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，對(duì)其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格訓(xùn)練。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律意識(shí)培訓(xùn)，在《檔案管理法》和《退役義務(wù)兵安置條例》等法律制度要求下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)電子檔案管理工作建設(shè)，使得檔案管理朝向信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展[2]。

其次，在技能培訓(xùn)中，檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，注重使用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類和管理，并且具有數(shù)據(jù)分析和基本資料錄入、整理能力。人員培訓(xùn)中，應(yīng)將培訓(xùn)重點(diǎn)放在管理人員實(shí)踐技能方面，對(duì)管理人員進(jìn)行技能檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)培訓(xùn)，防止檔案管理工作滯后問題出現(xiàn)。

最后，善于提升檔案管理人員的規(guī)范化管理能力，在電子檔案的使用中，應(yīng)注重安全性與規(guī)范性。例如，在某檔案管理機(jī)構(gòu)，使用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作形式進(jìn)行優(yōu)化，并且對(duì)軍人服役期間的保險(xiǎn)事宜、身體狀況和精神面貌等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使用計(jì)算機(jī)檔案管理后臺(tái)應(yīng)用程序，升級(jí)檔案信息錄入與管理形式。

同時(shí)，檔案管理人員也需要開展組織交流，對(duì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)進(jìn)行分享，發(fā)現(xiàn)工作中存在的實(shí)際問題，并且制定合適方案進(jìn)行解決，在分享交流中不斷提升自身檔案管理技術(shù)能力。通過接受培訓(xùn)與自我學(xué)習(xí)的方式，檔案管理水平獲得顯著提升，有利于推動(dòng)新時(shí)期檔案管理信息化進(jìn)程。檔案管理人員應(yīng)具備責(zé)任意識(shí)，對(duì)電子檔案應(yīng)用與管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，并且對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，推動(dòng)檔案管理朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）完善檔案信息化設(shè)施

檔案管理中，為提升檔案管理效率，應(yīng)善于對(duì)目前檔案管理技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，完善檔案管理設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施，促使退役軍人檔案管理工作有序開展?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案成功管理的基礎(chǔ)，應(yīng)明確檔案管理工作的重要意義，對(duì)檔案管理內(nèi)容和形式進(jìn)行調(diào)整，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)。

具體工作中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，定期更新檔案管理設(shè)備，當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)硬件問題，應(yīng)及時(shí)更換，聘請(qǐng)專業(yè)人員開展維修。二是，重視軟件系統(tǒng)升級(jí)，電子檔案管理中，軟件技術(shù)應(yīng)用是核心，應(yīng)注重對(duì)軟件更新，防止病毒入侵，使得檔案管理更加安全可靠。最后，是對(duì)管理過程的安全建設(shè)。例如，檔案管理室采取門禁管理，對(duì)進(jìn)入人員進(jìn)行嚴(yán)格審核，同時(shí)，對(duì)檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，加強(qiáng)精細(xì)化管理理念在電子檔案管理中的應(yīng)用，為退役軍人檔案管理提供技術(shù)支持。

相關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理的資金與技術(shù)投入，注重升級(jí)現(xiàn)有檔案管理設(shè)備，使得檔案管理效率獲得提升。同時(shí)在檔案管理中，應(yīng)注重構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行集中管理，并且重視檔案信息篩查工作。具體工作中，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息溝通機(jī)制，對(duì)退役軍人檔案接收、查閱、傳遞和保管工作進(jìn)行嚴(yán)格要求，落實(shí)責(zé)任制，規(guī)范管理內(nèi)容，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率。

（三）構(gòu)建退役軍人數(shù)字資源庫

電子檔案管理對(duì)信息技術(shù)要求較高，因此，檔案管理形式需要進(jìn)一步優(yōu)化。鑒于信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)軍人檔案管理方式進(jìn)行升級(jí)，構(gòu)建了退役軍人數(shù)字資源庫。實(shí)踐管理過程中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，對(duì)電子檔案進(jìn)行合理應(yīng)用，使得檔案管理模式朝向現(xiàn)代化反向發(fā)展。管理中，相關(guān)人員應(yīng)在《退役義務(wù)兵安置條例》和《檔案法》的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字資源庫建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，并且注重利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案接收、管理和儲(chǔ)存。

電子檔案管理中，需要通過退役軍人數(shù)據(jù)庫完善檔案信息分析流程，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，提高管理能力，防止檔案信息出現(xiàn)丟失風(fēng)險(xiǎn)。退役軍人電子檔案構(gòu)建中，應(yīng)發(fā)掘檔案信息價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行合理細(xì)分，為檔案檢索和篩選提供便利。例如，根據(jù)退役軍人的軍種、職級(jí)、專業(yè)和求職意向等內(nèi)容，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分，促使檔案管理規(guī)范化。

實(shí)踐表明，只有對(duì)電子檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，明確細(xì)分基礎(chǔ)，才能有效提升檔案信息使用效率，為退役軍人提供更加優(yōu)質(zhì)和全面的檔案服務(wù)。為發(fā)揮信息技術(shù)在退役軍人檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，檔案管理人員應(yīng)不斷強(qiáng)化自身專業(yè)技能，對(duì)檔案管理能力進(jìn)行提升。在檔案數(shù)字資源庫的構(gòu)建中，應(yīng)做好工作人員行為規(guī)范，在實(shí)踐管理中，不斷鍛煉職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案檢測(cè)、錄入水平，并且關(guān)注退役軍人遺失檔案的溯源和查找，通過信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，逐漸擴(kuò)大退役軍人檔案接收范圍。

（四）分類保存統(tǒng)一管理制度

為保證檔案管理的完整性，提升電子檔案管理價(jià)值，對(duì)檔案資料的接收與管理進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，制定了分類保存、統(tǒng)一管理制度。實(shí)踐管理中，針對(duì)檔案管理出現(xiàn)的不完整情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系到檔案資料本人或單位，對(duì)其進(jìn)行資料補(bǔ)齊操作，使得檔案管理工作更加精準(zhǔn)可靠。針對(duì)特殊類型的檔案應(yīng)加強(qiáng)管理，堅(jiān)持分類保管原則，例如退役軍人的黨團(tuán)志愿書、傷殘資料等等。統(tǒng)一分類管理是檔案管理的重要原則，管理人員應(yīng)加強(qiáng)方案組織管理能力，使得電子檔案管理工作更加高效，與新時(shí)期檔案管理實(shí)際要求相一致。

例如，在某檔案管理部門，開展的退役軍人檔案資料管理中，按照時(shí)間、類別對(duì)電子檔案進(jìn)行了分類，使得檔案分類合理，為軍人提供了優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，在退役軍人的檔案目標(biāo)編寫中，根據(jù)相關(guān)制度與工作計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、封面，并且對(duì)出現(xiàn)破損的方案進(jìn)行及時(shí)整理完善，強(qiáng)化分類管理能力，使得后期查詢、調(diào)檔工作更加便利[3]。

為確保電子檔案管理流程規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行了信息化建設(shè)，明確檔案管理主要內(nèi)容和工作流程，對(duì)管理人員進(jìn)行了考評(píng)。鑒于退役軍人電子檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，需要不斷加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，注重管理方式更新，利用信息化手段，對(duì)目前電子檔案模式進(jìn)行推廣和應(yīng)用，使得檔案內(nèi)容完整、真實(shí)，為退役軍人就業(yè)、社保繳納和其他個(gè)人業(yè)務(wù)開展提供便利條件。全面深化改革的過程中，檔案管理人員應(yīng)注重更新理念、創(chuàng)新技術(shù)、完善檔案管理制度體系，對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行全面分析，發(fā)揮電子檔案使用優(yōu)勢(shì)。

結(jié)論：

綜上所述，信息化時(shí)代背景下，應(yīng)加強(qiáng)退役軍人檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化人員素質(zhì)和專業(yè)能力，以期提供更好的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，注重完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，制定分類保存、統(tǒng)一管理制度，使得退役軍人檔案管理工作內(nèi)容得到優(yōu)化，為檔案管理技術(shù)提升貢獻(xiàn)力量，并滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

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