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        如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化

        2020-12-15 06:53:14謝麗
        商情 2020年47期
        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)單位建設(shè)對(duì)策信息化

        謝麗

        【摘要】信息化已經(jīng)成為當(dāng)前全球發(fā)展的重要潮流,也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的重要支柱,越來(lái)越多的企業(yè)開始引入信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。我國(guó)機(jī)關(guān)單位也要把握社會(huì)發(fā)展趨勢(shì),加大機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)投入,本文針對(duì)如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化進(jìn)行分析和探究,了解機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì),同時(shí)對(duì)于如何提高機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化水平給予可行性的指導(dǎo)建議,利用信息化技術(shù)來(lái)升級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng),改變機(jī)關(guān)單位原有的檔案管理機(jī)制和方法。

        【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)單位;信息化;建設(shè)對(duì)策

        引言

        在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中各個(gè)行業(yè)已經(jīng)離不開信息化,在我國(guó)機(jī)關(guān)單位的改革過程中,信息化為機(jī)關(guān)單位的檔案管理提供了新的理念和管理模式,有效促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理能力的提升。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展對(duì)于檔案管理環(huán)境以及檔案管理人員提出了一系列的要求,信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理要保持開放性的思路,逐步推動(dòng)檔案管理的自動(dòng)化和智能化。

        一、機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

        (一)有利于提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量

        機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)工程龐大,其為檔案管理提供了重要的輔助手段,推動(dòng)了機(jī)關(guān)單位檔案管理模式的改進(jìn)和創(chuàng)新。機(jī)關(guān)單位的檔案管理具有一定的歷史,其所收納的檔案資料也比較豐富,人工檔案管理的模式不僅效能低,同時(shí)也需要承擔(dān)巨大的工作壓力,有效提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化,利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入和分類,不僅操作流程更加便捷,同時(shí)大大提高了機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理資源的科學(xué)匹配。

        (二)有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)陳舊檔案的管理

        ; 在機(jī)關(guān)單位的檔案資料庫(kù)內(nèi),留存大量時(shí)間久遠(yuǎn)的陳舊檔案,陳舊的紙質(zhì)檔案不僅占據(jù)了較大的存儲(chǔ)空間,同時(shí)在資料的整理和查閱方面也存在較大難度。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的提升,整合信息技術(shù)對(duì)陳舊檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效整理,不僅提升了陳舊檔案的使用價(jià)值,延長(zhǎng)了陳舊檔案的存儲(chǔ)期限,同時(shí)也進(jìn)一步優(yōu)化了陳舊檔案的瀏覽形式,對(duì)于機(jī)關(guān)單位陳舊檔案的管理和查閱創(chuàng)造了有利條件。

        (二)加快機(jī)關(guān)單位檔案信息共享速度

        機(jī)關(guān)單位檔案信息的收集和管理是為了更好地為機(jī)關(guān)單位的運(yùn)行提供信息指導(dǎo),以往機(jī)關(guān)單位檔案的管理模式,極大影響了機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門對(duì)信息的利用和共享,部門間對(duì)檔案信息的傳遞效率比較低。提升機(jī)關(guān)單位檔案信息化水平,可以利用互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和信息化條件加快機(jī)關(guān)單位檔案信息的共享速度,有助于檔案信息的傳遞。同時(shí)檔案管理信息化也大大提升了檔案信息管理的安全性,降低了機(jī)關(guān)單位檔案管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

        二、提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的對(duì)策和途徑

        (一)引進(jìn)新的檔案管理理念和模式

        隨著時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展,檔案管理的手段與方法也越發(fā)多樣,通過總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn),機(jī)關(guān)單位要想提升檔案管理信息化的水平,要引進(jìn)新的檔案管理理念和模式,目前在機(jī)關(guān)單位基本實(shí)現(xiàn)了辦公的無(wú)紙化和自動(dòng)化,檔案管理人員要適應(yīng)當(dāng)前的信息化環(huán)境,明確信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理的要求以及標(biāo)準(zhǔn),學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和管理,通過創(chuàng)新機(jī)關(guān)單位檔案管理的模式來(lái)強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)。

        (二)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

        信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案管理需要依賴信息技術(shù)手段,對(duì)于檔案信息的采集以及匯總等要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的信息數(shù)據(jù)庫(kù),將紙質(zhì)的檔案信息資源,轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾硇问?。并且根?jù)機(jī)關(guān)單位的組織設(shè)置以及部門分類,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行整理,如在檔案信息的利用中就可以完全利用自動(dòng)檢索技術(shù)來(lái)找出所需的檔案資料,優(yōu)化了機(jī)關(guān)單位檔案信息查閱的流程和方法。

        (三)展開必要的人員訓(xùn)練,提升檔案管理能力

        針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的提升,要做好充足的準(zhǔn)備工作,對(duì)于檔案管理人員要開展針對(duì)性的信息化訓(xùn)練,幫助檔案管理員掌握檔案信息話管理的流程和方法。檔案管理人員在崗位工作中要充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新意識(shí),基于自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)于檔案管理信息化的方法進(jìn)行探索和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案特色管理。除此之外,要開展檔案管理員的全方面考核,針對(duì)其信息化技術(shù)的操作能力、檔案管理的專業(yè)素質(zhì),以及崗位貢獻(xiàn)度進(jìn)行考核與評(píng)價(jià),提升機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的服務(wù)能力。

        (四)構(gòu)建系統(tǒng)化的機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)制

        隨著機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展,原來(lái)的檔案管理機(jī)制和制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的管理環(huán)境,為此要積極構(gòu)建系統(tǒng)化的機(jī)關(guān)單位檔案管理機(jī)制,檔案管理信息化的特點(diǎn)明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)對(duì)于檔案的信息錄入、資料管理以及借閱都要明確制度和流程,以此為機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的發(fā)展提供制度約束。

        結(jié)束語(yǔ):在本文的總結(jié)和探究中,客觀了解機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)和特色,機(jī)關(guān)單位目前的管理環(huán)境在不斷的變革,檔案的信息化管理是重要的發(fā)展趨勢(shì),對(duì)于機(jī)關(guān)單位的組織建設(shè)來(lái)說檔案管理信息化發(fā)揮了重要的管理效能,實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)單位檔案管理的全面升級(jí),對(duì)于信息資料的安全以及信息內(nèi)容的利用有著重要意義。

        參考文獻(xiàn):

        [1]劉翠萍.機(jī)關(guān)單位人事檔案管理信息化探討及研究[J].數(shù)字化用戶,2019,25(27):35.

        [2]丁元峰.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究[J].無(wú)線互聯(lián)科技,2019,16(19):151-152.

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