羅正勇 張星

自2010年以來，全國各地都在積極推進數(shù)字檔案室建設(shè)工作，許多機關(guān)部門享受了數(shù)字檔案室建設(shè)所帶來的便利。近幾年，人民法院系統(tǒng)也在有序開展檔案信息化建設(shè)，在這過程中一大批基層法院先后建成數(shù)字檔案室，其檔案利用模式發(fā)生了巨大的改變，檔案工作服務(wù)司法工作的作用日益顯現(xiàn)。

我們一致認為，基層中級人民法院建設(shè)的數(shù)字檔案室檔案的利用管理具有以下幾個獨有的基本特點和主要功能。

一、利用資源數(shù)字化

數(shù)字檔案室可以以統(tǒng)一的各種數(shù)字信息記錄形式來處理和存儲各種的信息，其中主要包括了文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了信息存儲的空間，改進了檔案組織的形式?？梢哉f信息和記錄存儲形式的統(tǒng)一和數(shù)字化，是我們利用數(shù)字檔案室管理檔案的一個基本特征。

二、利用實體虛擬化

通過對于各種紙質(zhì)影像檔案、縮微后的膠片、照片、錄音、錄像等的各種需要數(shù)字化的資料加工或信息轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了對檔案的虛擬實體和非虛擬和信息數(shù)字化，使之與此同時它還能夠與其他的檔案數(shù)字化和檔案應(yīng)用信息管理資源一并有效地結(jié)合進行檔案管理和使用規(guī)范。

三、利用管理系統(tǒng)化

數(shù)字檔案室已經(jīng)能夠?qū)⒃S多傳統(tǒng)的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)流程、標準規(guī)范系統(tǒng)固化起來在數(shù)字信息檔案室系統(tǒng)應(yīng)用在該系統(tǒng)中，實現(xiàn)了所有數(shù)字信息檔案室的業(yè)務(wù)資源信息共享和實現(xiàn)系統(tǒng)性、規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理。

四、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案室需要很好地依托數(shù)字網(wǎng)絡(luò)而獨立存在，它們也可以通過不同網(wǎng)絡(luò)類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子檔案的收集、管理、存儲和利用，訪問者無須親自"登門造訪"，就可以傳遞和利用所需的信息，從而加快電子檔案信息資源的交流和反饋的速度。

五、利用知識化

數(shù)字檔案室將一個單位或組織內(nèi)的文書、照片、錄音、錄像等各類信息的載體與各類信息的來源在知識系統(tǒng)各個單元的信息基礎(chǔ)上有機地組織并連接起來，以一種動態(tài)信息分布的方式為信息利用者提供信息服務(wù)，從而使利用者實現(xiàn)由信息檔案的提供向知識的信息提供方式轉(zhuǎn)變。

綜上所述，對于基層的人民法院而言，一旦基本完成了數(shù)字信息化檔案室的建設(shè)，既可以有效匯聚散亂在各業(yè)務(wù)庭室、個人手中的大量檔案信息化資源，同時也有利于使得其檔案信息化利用的管理模式已經(jīng)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字信息化的建設(shè)也將進一步邁入高水平的步伐。