張志強

（長沙市中心醫(yī)院 設(shè)備科，湖南 長沙 410006）

1 引言

自2014 年國務(wù)院對《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》進行修訂開始，國務(wù)院與國家食品藥品監(jiān)督管理總局以及國家衛(wèi)生健康委員會等上級管理部門陸續(xù)出臺關(guān)于醫(yī)療器械研發(fā)、注冊、生產(chǎn)、銷售、使用、不良事件監(jiān)測等各環(huán)節(jié)法規(guī)與規(guī)章，我國醫(yī)療器械市場從研發(fā)、生產(chǎn)的上游到醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部使用與風(fēng)險管理的下游都進入了高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的時代。尤其是2015 年由國家食品藥品監(jiān)督管理總局公布的《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》更是對醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部醫(yī)療器械采購、驗收與貯存、使用、維護維修等各環(huán)節(jié)提出了新要求，要求醫(yī)療器械使用單位必須配備規(guī)模相適應(yīng)的專業(yè)管理技術(shù)部門與相應(yīng)的技術(shù)人員，而且鼓勵醫(yī)療器械使用單位采用信息化技術(shù)手段對醫(yī)療器械質(zhì)量管理。

由于每家醫(yī)院的規(guī)模與重點?？魄闆r各異，配備的醫(yī)療設(shè)備類別與比例也有差別［1-2］，作為醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療設(shè)備管理部門，如何做好醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)安裝、驗收、保養(yǎng)、質(zhì)控、維修、維護、報廢等一系列全過程質(zhì)量管理工作［3］，對于醫(yī)療設(shè)備管理部門而言，是一項具有挑戰(zhàn)性的工作［2］。為了應(yīng)對日益復(fù)雜且精細的醫(yī)療設(shè)備管理情況，響應(yīng)上級要求的信息化管理要求，全國各地多家醫(yī)院都在逐步推行醫(yī)療設(shè)備信息化管理軟件方案［4-7］，并借鑒各種質(zhì)量管理工具和分析法研究和解決醫(yī)療設(shè)備維修管理工作中存在的問題［8-10］。長沙市中心醫(yī)院采用的APM 資產(chǎn)云管家，在目前市場上現(xiàn)有的產(chǎn)品中，模塊結(jié)構(gòu)搭建相對完善，功能較為全面，具有大數(shù)據(jù)分析功能。經(jīng)過幾年時間的運用推進，筆者認為其對于醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理有較大的輔助作用。

2 管理現(xiàn)狀

長沙市中心醫(yī)院是一所集醫(yī)療、急救、保健、康復(fù)、科研、教學(xué)為一體的三級甲等綜合醫(yī)院，擁有兩個院區(qū)。院內(nèi)建立檔案管理的醫(yī)療設(shè)備總數(shù)量約為5 000 臺/件，價值約為5 億元人民幣。醫(yī)療設(shè)備管理部門為器械設(shè)備科，配備專業(yè)的醫(yī)學(xué)工程專業(yè)技術(shù)人員16 人，其中50 歲以上5 人，主要負責(zé)機械類和普通設(shè)備維修；年青維修工程師7 人，負責(zé)各類別的專業(yè)醫(yī)療設(shè)備維修；質(zhì)量管理4 人，負責(zé)管理流程各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。除少數(shù)大型設(shè)備購買了保修服務(wù)外，絕大多數(shù)設(shè)備為醫(yī)院自行維修，每年的維修、維保總費用占比不到設(shè)備總值的2%，低于目前全國各家醫(yī)院3%～5%的平均水平。但由于醫(yī)療設(shè)備種類繁多，實際管理過程中還是存在較多問題：

①缺少客觀數(shù)據(jù)支持設(shè)備申請論證。醫(yī)療設(shè)備由臨床科室提出申請，設(shè)備科初步審核后醫(yī)院組織論證審批，由于缺乏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，大多數(shù)的論證主要還是依靠主觀印象，對于同檔次的醫(yī)療設(shè)備，什么品牌的設(shè)備故障率更低，由于之前工程師的維修都依靠紙質(zhì)記錄，而且只登記了設(shè)備名稱和使用科室，沒有品牌和序列號等詳細信息，后期難以進行統(tǒng)計和分析。

②紙質(zhì)記錄難以檢索與管理。醫(yī)療設(shè)備入院時由工程師和臨床科室共同驗收，我院根據(jù)最新頒布的上級相關(guān)法律法規(guī)定制《醫(yī)療器械履歷登記本》進行驗收登記，由于全部是手工填寫，存在填寫不規(guī)范導(dǎo)致后期查找相關(guān)資料困難的問題，例如注冊證號、設(shè)備序列號等關(guān)鍵信息查找困難，在上報醫(yī)療器械不良事件、核實召回信息時增加了信息查找工作量。

③手動登記數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計分析。醫(yī)療設(shè)備維修記錄都是紙質(zhì)材料，每個科室的報修情況、每個工程師的維修工作量，每類設(shè)備的故障率、故障原因等一系列的數(shù)據(jù)都難以進行統(tǒng)計和分析，不便于發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理工作的問題和進一步改進完善。

④工作進度情況跟蹤難度大。臨床科室報修醫(yī)療設(shè)備的主要方式是電話報修，遇到設(shè)備故障高發(fā)期，電話很容易出現(xiàn)占線，增加臨床科室報修工作量。在實際維修過程中，由于涉及到等配件、外修、保修、廠家溝通等繁雜情況，臨床科室難以獲知設(shè)備的維修進展，只能反復(fù)打電話詢問進度，導(dǎo)致臨床科室對管理部門的工作滿意度不高。

3 信息化管理實踐

3.1 管理平臺架構(gòu)

正是由于在實際醫(yī)療設(shè)備管理工作中遇到了上述種種問題。為了改善和提高醫(yī)療設(shè)備綜合管理效率，我院于2016 年引進APM 資產(chǎn)云管家，對全院醫(yī)療設(shè)備進行信息化管理。APM 整體系統(tǒng)界面見圖1。

圖1 APM 整體系統(tǒng)界面示意圖

主界面分為：我的主頁、設(shè)備檔案、到貨安裝、維修流程、預(yù)防維護、計量管理、臨床助手、知識文檔、績效分析、系統(tǒng)配置共10 個功能模塊。

我的主頁主要用于展示全院醫(yī)療設(shè)備整體情況，圖1 所示即設(shè)備分布情況總覽表，展示了總設(shè)備情況、報修中的設(shè)備情況、以及每一類設(shè)備的維修平均響應(yīng)時間。

以ROST高頻特征詞和感知情感的分析結(jié)果為基礎(chǔ)，結(jié)合游客對于黃山民宿的評價，將文本的內(nèi)容進行分類，構(gòu)建了民宿游客感知價值的概念模型，包括經(jīng)濟價值、享樂價值、美學(xué)價值、情感價值四個維度。

設(shè)備檔案是整體個系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所有醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)檔案都可以在這里新增、停用、報廢、查詢，還有供應(yīng)商資質(zhì)管理，合同管理等。具體包含：基本信息、設(shè)備分布分析、合同管理、供應(yīng)商管理、報廢資產(chǎn)、新增資產(chǎn)建檔、批量導(dǎo)入資產(chǎn)數(shù)據(jù)、盤點工單、報損模版管理共九個子功能模塊。

到貨安裝這個功能可以實現(xiàn)預(yù)驗收，在設(shè)備還沒有完成醫(yī)院全部驗收流程之前，可以在這里預(yù)登記設(shè)備的相關(guān)信息，待設(shè)備完成全部驗收流程之后，再轉(zhuǎn)為正常資產(chǎn)。

維修流程是設(shè)備維修管理的核心功能，可以查看處理所有報修記錄，包含已完成的和未完成的所有工單；還有數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，可以查看每個科室、每類設(shè)備、每個工程師任意一段時間的工作量。

預(yù)防維護這個模塊主要用于設(shè)置預(yù)防性維護保養(yǎng)計劃，按設(shè)備類別或按科室制定出相關(guān)計劃后，可以在手機上實現(xiàn)接單和記錄維保工作情況。

計量管理主要用于管理計量設(shè)備工作情況。

臨床助手主要用于臨床護士的設(shè)備查房工作，可以直接登記設(shè)備的自檢結(jié)果、使用狀態(tài)等信息。

績效分析是一個單獨的系統(tǒng)，也是整個系統(tǒng)的特色功能，所有的大數(shù)據(jù)分析在這個BI 平臺實現(xiàn)，例如：養(yǎng)計檢、保養(yǎng)準(zhǔn)時率、保養(yǎng)工單明細、保養(yǎng)工時與成本、保養(yǎng)覆蓋率、維修指標(biāo)、一次維修成功率、平均工單響應(yīng)時間、平均維修時間、總維修時間、總維修時間、工程師維度、總維修次數(shù)、故障次數(shù)統(tǒng)計分析、維修滿意度、維修費發(fā)票統(tǒng)計、維修配件統(tǒng)計、設(shè)備七日修復(fù)率、設(shè)備停機時間、設(shè)備完好率等。以多維度指標(biāo)來綜合分析全院的設(shè)備管理相關(guān)數(shù)據(jù)，還可以自動生成圖表，方便直觀。

系統(tǒng)配置這個模塊用于配置、管理整個APM系統(tǒng)，例如設(shè)置管理人員的賬號、權(quán)限，設(shè)置工程師的權(quán)限、是否自動派單，二維碼管理、流程管理等等基礎(chǔ)功能的配置。

以上即為整個APM 系統(tǒng)的功能架構(gòu)，作為管理者和日常維護人員，需要熟悉上述所有的功能模塊；作為工程師則只需要在微信上操作即可完成所有維修相關(guān)的工作；作為臨床用戶則可以使用微信實現(xiàn)報修、查詢以及反饋評價。

3.2 使用流程

臨床用戶報修流程詳見圖2。第一步微信掃描二維碼關(guān)注公眾號；第二步點擊公眾號中的“掃一掃”掃描醫(yī)療設(shè)備上的資產(chǎn)標(biāo)簽二維碼，填寫報修信息即可。然后工程師在微信的公眾號中收到該條報修信息，一鍵接單上門處理的同時，臨床報修人員也馬上會收到已有工程師接單的反饋。工程師維修完成，在微信中填寫相關(guān)信息，并結(jié)單。整個流程都會在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中記錄下來，方便后期查詢、統(tǒng)計、分析。

圖2 操作使用示意圖

3.3 績效分析

區(qū)別于傳統(tǒng)的純?nèi)斯つＪ胶歪t(yī)院自主開發(fā)，購買一套代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理流程的軟件模式，這套APM 的核心在于提供了數(shù)據(jù)分析能力，方便醫(yī)院管理和決策。在維修指標(biāo)中就包含了一次維修成功率等各項評估數(shù)據(jù)指標(biāo)，詳見圖3。

如圖4 所示，可以從時間段、院區(qū)、科室、設(shè)備類別、工程師等多個維度來統(tǒng)計數(shù)據(jù)，根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，以便于進一步改進完善管理工作。

根據(jù)這些數(shù)據(jù)，可以對應(yīng)地改進我們的工作。例如，按照設(shè)備故障率的科室排序，設(shè)備類別排序，如果發(fā)現(xiàn)某些科室或者設(shè)備類別的故障率明顯高于平均，可以組織討論，分析原因，并針對性開展對應(yīng)科室或者設(shè)備的使用再培訓(xùn)；如果是產(chǎn)品的原因，可以與廠家反饋要求改進，與采購部門聯(lián)系要求謹慎購買該類設(shè)備；根據(jù)工程師的維修次數(shù)、維修時長數(shù)據(jù)，如果分析發(fā)現(xiàn)工程師的工作量明顯過高或者過低，就可以考慮工程師的工作量是否合適，是否需要調(diào)整工程師的分工范圍等。

圖3 各項統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)指標(biāo)

圖4 時間選擇示意圖

4 總結(jié)

通過這幾年的推廣使用，APM 系統(tǒng)為醫(yī)院切實解決了許多難點管理問題，設(shè)備入庫的信息得到了規(guī)范，每臺醫(yī)療設(shè)備在入庫的時候就對注冊證、序列號，保修期限等重要數(shù)據(jù)進行登記，在后期上報醫(yī)療器械不良事件，確認設(shè)備召回范圍時，以及確認設(shè)備是否在保修期內(nèi)的時候，就不再需要人工查閱紙質(zhì)檔案，系統(tǒng)內(nèi)即可查找相應(yīng)數(shù)據(jù)，大大提高了工作效率。此外，臨床科室可以通過APM 平臺，隨時查詢到設(shè)備的維修進度，對于科室設(shè)備的維修數(shù)據(jù)可以全面掌握，不再需要電話人工查詢，降低了臨床科室的工作負擔(dān)；更重要的是，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備信息化管理以后，可以得到更多關(guān)于醫(yī)療設(shè)備維修維護、使用過程的客觀數(shù)據(jù)，能為科室管理、醫(yī)院管理提供決策依據(jù)。

信息化管理系統(tǒng)的運用響應(yīng)了上級部門的管理要求，有效提高了管理效率，盡管在使用的過程中發(fā)現(xiàn)了一些問題，但都可以隨著平臺使用的深入逐步優(yōu)化解決，對于醫(yī)療設(shè)備管理來說，這是必然的發(fā)展方向。

采用信息化管理軟件助力醫(yī)院的精細化管理，降低醫(yī)院的運營管理成本，提高醫(yī)療機構(gòu)的工作效率，以最終實現(xiàn)為患者提供優(yōu)質(zhì)高效的健康醫(yī)療服務(wù)。