王麗紅

黑龍江省依安縣教育資助中心,黑龍江依安161500

建立學(xué)生資助檔案能全面掌握與了解各學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的基本情況，能確切滿足不同學(xué)生的實際需求，使教師能夠客觀的分析學(xué)生的各種問題，從而落實“因人施助”教育管理理念，使貧困學(xué)生能上的起學(xué)，接受更好的教育。近年來，隨著教育管理的不斷改革與發(fā)展，學(xué)生資助檔案歸檔管理工作受到了重視。檔案對學(xué)生今后工作、發(fā)展具有現(xiàn)實意義，學(xué)校有必要提高檔案管理工作效率，創(chuàng)新管理方法，全面落實與做好學(xué)生資助管理工作，更好的解決學(xué)生的實際需求。另外，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代下，學(xué)校檔案管理工作日漸數(shù)字信息化，管理者要結(jié)合信息技術(shù)拓展管理新思路，構(gòu)建科學(xué)、完善的學(xué)生檔案，更好的完成學(xué)生資助檔案歸檔工作。

1 學(xué)生資助檔案管理特征

學(xué)生資助檔案歸類管理的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，很多的資助檔案涉及到了每個資助人的個人利益，事關(guān)資金發(fā)放的公平公正性，以及學(xué)生是否能受到資助。所以在申請過程中會有一套嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳暾埩鞒膛c審批、發(fā)放程序，使得資助檔案環(huán)環(huán)相連，因此具有強(qiáng)烈的關(guān)聯(lián)性。再者，學(xué)生資助檔案的廣泛性較強(qiáng)。學(xué)生資助申請及檔案管理會設(shè)計到班級教師、學(xué)校財務(wù)、學(xué)生管理部門以及資助管理單位等，所以學(xué)生的資助檔案十分分散、廣泛。在信息時代背景下，學(xué)生資助檔案逐漸電子化，國家在該方面也投入了大量的活動經(jīng)費(fèi)，建立“全國學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”和“全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)融合，大大提升了檔案歸檔管理工作的效率，隨之產(chǎn)生了大量的電子文件。所以，利用信息技術(shù)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實時查閱與更改學(xué)生信息，建立高效、安全的檔案管理系統(tǒng)成為相關(guān)人員的工作重點，實現(xiàn)了現(xiàn)代化教育管理的發(fā)展。

2 學(xué)生資助檔案歸檔管理工作策略

2.1 加強(qiáng)學(xué)生資助檔案制度管理

隨著資助檔案的增多，檔案歸檔管理工作產(chǎn)生了全新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案歸檔管理工作成為眾多管理人員的工作重心。以往的檔案管理較為分散、繁雜，在審核是常常無跡可尋，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了漏洞。所以，為能提高檔案歸檔工作效率與可靠性，在學(xué)生資助檔案歸檔管理工作中，相關(guān)人員要制定嚴(yán)謹(jǐn)、統(tǒng)一的管理制度，并整合各種資源運(yùn)用到管理工作中。如將學(xué)生資助檔案整合到區(qū)域資助管理中心，形成統(tǒng)一的管理與歸檔?；蛘咴O(shè)定完善的、科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，讓學(xué)生資助檔案歸檔工作有章可循。學(xué)生在申報資助時，要制定嚴(yán)格的申報流程，并由專門的領(lǐng)導(dǎo)簽字，以確保資料的可靠性與完整性。在建立電子檔案時，對于紙質(zhì)檔案要加蓋公章存檔，做到管理有序、蹤跡可尋，從而全面提升資助檔案歸檔管理工作效率。

2.2 確定學(xué)生資助檔案材料的真實性

在學(xué)生資助檔案歸檔管理工作中，要嚴(yán)格審查資料的真實性，以減少認(rèn)定難度。在審核材料的認(rèn)定中需要相關(guān)民政部門的配合，如對學(xué)生家庭收入進(jìn)行核實，以確保學(xué)生申報材料的真實可靠性。相關(guān)工作人員還可以通過電話、走訪等形式進(jìn)行核實，對于存在虛假現(xiàn)象的應(yīng)駁回申請。如果資助材料不真實會影響資助計劃的公平性與公正性，使真正需要得到幫助的學(xué)生失去了資助的機(jī)會，也會為管理工作帶來不好的影響。另外，相關(guān)管理工作人員還要及時的整理與分析學(xué)生資助檔案，并進(jìn)行類別劃分，從而提高管理工作效率。

2.3 確定檔案歸檔范圍與時間

在學(xué)生資助檔案管理中，要確定檔案歸檔的范圍，如行政檔案、資助檔案等。行政檔案包括上級機(jī)構(gòu)的文件材料，以及學(xué)校部門需要貫徹與落實的資助文件、具體管理制度、資助計劃、資助總結(jié)等。資助業(yè)務(wù)包括學(xué)生申請資助的申請表、申請材料、學(xué)生資助花名冊、專項資助撥款文件、資金發(fā)放憑證、預(yù)算計劃以及落實情況等。學(xué)校檔案管理部門要定期進(jìn)行檔案整理、搜集等工作，做好長期資助計劃，全面提升學(xué)生資助效率及資助檔案歸檔管理工作。

2.4 融合信息技術(shù)，提高檔案管理能效

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案歸檔管理工作要向電子信息化方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子化檔案管理目標(biāo)。學(xué)生資助檔案信息量較大，內(nèi)容繁雜，而且流動性較強(qiáng)，所以完全建立電子管理檔案可行性不高。所以，相關(guān)人員可以將學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)變動等數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，以方便后期查閱。相關(guān)管理工作人員建立電子歸檔系統(tǒng)，可將紙質(zhì)檔案管理資料上升到電子化設(shè)備，以擴(kuò)大學(xué)生資助信息容量，也方便管理人員查閱。在信息技術(shù)的優(yōu)勢下，管理人員可以將學(xué)生資助檔案歸檔進(jìn)行編號與劃分，并錄入到數(shù)據(jù)庫中，從而有效提升檔案歸檔管理工作效率。

2.5 規(guī)范資助檔案整理方法，提高工作實效性

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在國家利民政策的開展下，每年學(xué)校受到資助學(xué)生的人數(shù)眾多，為了能方便相關(guān)工作人員的檔案歸檔管理工作，減少整理與歸檔的繁重工作量，學(xué)校部門與管理人員可以將學(xué)生的資助管理檔案按照年級進(jìn)行分冊整理，如按照年級學(xué)生審請時間、類別以及工作的流程進(jìn)行劃分、電子打包，并明確規(guī)定劃分的標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案管理效率與查閱的便捷性。除了建立電子檔案外，管理人員還可以建立檔案盒，以預(yù)防電子檔案的丟失無跡可尋，為檔案建立雙向保險。如管理人員可以自行訂閱檔案管理盒，并加強(qiáng)管理保護(hù)措施，最大程度延伸紙質(zhì)檔案壽命。

2.6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案歸檔管理效率

在學(xué)生資助檔案歸檔管理工作中，學(xué)校部分要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理技能，提升管理人員整體素質(zhì)。如加強(qiáng)學(xué)生資助檔案管理理論方面的學(xué)習(xí)，深入專研管理業(yè)務(wù)，并定期組織人員參加培訓(xùn)工作，不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，拓展自己的知識范圍，提高檔案管理水平，進(jìn)而提升檔案歸檔管理能力與工作效率。在日常的管理工作中，相關(guān)人員要對學(xué)生的資助檔案做好系統(tǒng)規(guī)范化管理，為后續(xù)工作提供有力依據(jù)。另外，還要制定管理人員監(jiān)督制度，讓管理人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定完成歸檔工作。

3 結(jié)語

總而言之，隨著國家利民政策的實施，教學(xué)資助項目得到了社會各界的廣泛關(guān)注，學(xué)生資助檔案歸檔管理工作同樣受到了關(guān)注與重視。為能切實提升資助檔案歸檔管理工作，提升學(xué)生資助效率，相關(guān)人員要合理的利用與分配可用資源，積極創(chuàng)新管理手段，全面突破檔案管理難點，全面提升檔案歸檔管理實效。工作人員應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，將檔案管理工作電子化，建立學(xué)生數(shù)據(jù)庫，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格劃分，在提高管理實效性的同時也要保障學(xué)生的隱私安全。總之，在如今的教育形式下，做好學(xué)生資助檔案歸檔管理工作能適應(yīng)教育與時代的發(fā)展，滿足學(xué)生及各界的需求，實現(xiàn)社會的穩(wěn)定發(fā)展。