馬姍姍

摘 要：文秘是企業(yè)中比較特殊的一項工作，在企業(yè)的日常運營過程中，文秘職員通常是在領導的指揮和安排下開展工作。因此，文秘人員需要具備有效處理信息，以及能夠妥善協(xié)調(diào)各級關系的能力，發(fā)揮文秘上傳下達和溝通協(xié)調(diào)的作用。而文秘職員的工作水平將會對辦公室的整體辦公效率和質(zhì)量造成嚴重的影響?；诖?，本文將簡單分析企業(yè)文秘工作的質(zhì)量和水平的重要性，進而對優(yōu)化企業(yè)辦公室文秘工作的有效策略進行探究。

關鍵詞：文秘工作;工作質(zhì)量;優(yōu)化策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.202

1 辦公室文秘工作質(zhì)量水平的重要性

辦公室是為企業(yè)行政管理辦公的重要場所，承擔企業(yè)的各類管理和行政工作，是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的重要紐帶。對上級，需要明晰工作開展情況，并及時匯報工作進展，對下級，需要及時有效地傳達上級的通知和任務，并且在這其中，還需要處理好工作中的各種細節(jié)。除此之外，辦公室還具有對內(nèi)對外的協(xié)調(diào)溝通職能，對內(nèi)，辦公室需要對企業(yè)中的各項工作之間、各級員工之間以及工作和工作人員之間的關系做好協(xié)調(diào)，對外，需要進行溝通交流，并做好經(jīng)濟交易等工作。因此，辦公室文秘職員作為辦公室中最為關鍵和特殊的工作人員，其工作質(zhì)量和工作水準關系到了辦公室的工作效率和質(zhì)量，企業(yè)必須高度重視起文秘的工作質(zhì)量和水平，通過有效策略對其進行提高。

2 企業(yè)辦公室文秘工作的主要問題

1）文秘人員工作能力欠缺。企業(yè)的辦公室工作普遍比較繁重和瑣碎，面對超負荷的工作，辦公室文秘人員常常為了完成大量的工作任務而變得被動和機械，因此難以在大量繁雜工作中把握到重點，導致文秘人員難以得到能力上的鍛煉和提升，長期則導致辦公室文秘人員的工作能力欠缺的問題，無法將文秘人員在辦公室中的工作中應有的作用得到充分發(fā)揮，最終影響到辦公室的工作效率。

2）辦公室文秘人員數(shù)量不足。企業(yè)辦公室工作量大，文秘工作更是繁重，使得許多人并不喜歡文秘工作，尤其當代大學生普遍不愿受苦挨累，畢業(yè)生很少有人愿意投身辦公室文秘事業(yè)。因此各企業(yè)文秘工作者的數(shù)量始終難以達到工作的需要，而大量的工作造成文秘工作壓力大，難以控制工作節(jié)奏，導致在實際工作中，文秘人員經(jīng)常出現(xiàn)或大或小的錯誤和失誤，難以保證辦公室的辦公質(zhì)量和效率。

3 提高企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

1）加強對文秘工作者培訓和管理。要想提高企業(yè)辦公室的文秘工作水平，首先要從文秘工作的執(zhí)行者入手，提高文秘職工的工作能力和專業(yè)水平。加強對文秘工作者的培訓和管理對于提高他們的工作能力十分重要，首先應當有目標、有計劃地對文秘工作者進行逐步的培訓，通過專項技能培訓以及強化職業(yè)教育，來培養(yǎng)和提升文秘人員的辦公能力、服務意識和職業(yè)素質(zhì)。其次，要加強對人的管理，完善和明確責任制度，將工作責任落實到人，規(guī)范文秘工作人員的行為和態(tài)度，提升工作人員的責任心，從而使文秘工作者的專業(yè)水平得到提升。

2）完善監(jiān)督機制和考核制度。監(jiān)督是管理工作的重要職能之一，對于提高工作效率和水平具有很好的效果，在企業(yè)辦公室文秘工作中，完善監(jiān)督體制，加強工作監(jiān)督，可以安排多人進行互相監(jiān)督，或者安排專人專項負責監(jiān)督工作。對于一些工作的細節(jié)要做出明確的規(guī)定和標準，并將工作過程和成果納入績效考核，制定科學完善的獎勵和懲罰辦法，對于工作積極的、能力突出的、成果優(yōu)異的員工分別給予獎勵，并視情況對各方面能力都很突出的員工提供晉升機會，以此來激勵員工積極面對工作，確保工作更加優(yōu)質(zhì)地完成。但相對的，企業(yè)的考核制度必須要做到賞罰分明，對于工作消極、錯誤頻出的員工應視情節(jié)嚴重性給予警告或其他處分。

3）工作中突出重點。企業(yè)辦公室文秘工作雖然任務重，工作繁雜，但事實上，在這些工作當中也有主次之分，有工作重點。對于文秘人員而言，最主要的工作就是對信息和文件進行整理，并將重要信息準確無誤地傳達給上下級。因此，文秘人員應當在不斷實踐中掌握工作的重點和工作的主要脈絡，充分發(fā)揮出自己的作用，及時地將下級重要信息細致全面地匯報給上級領導，也及時地將上級領導的指示詳細傳達給下層工作者，并強調(diào)要點和注意事項，從而推動企業(yè)工作的順利開展。

4）壯大文秘人員隊伍。企業(yè)文秘工作繁重且復雜，因此文秘工作人員過少難免導致工作不夠周全，因此企業(yè)有必要擴充文秘工作員工隊伍，增添文秘工作人員數(shù)量，使文秘工作者相互配合和補充，從而促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但由于文秘工作需要消耗員工的大量時間和精力，少有人主動投身文秘崗位，故而需要企業(yè)提出豐厚的招聘條件，使收入回報與精力的付出對等，來吸引新的文秘工作人員，同時還需要提高原有文秘人員的待遇，留住原有文秘人員。

4 文秘工作者提高自身工作能力

1）合理安排工作的能力。從事文秘工作的職員，必須能夠?qū)⒆约旱墓ぷ鬟M行妥善的安排，不但要對工作任務進行合理細分，還需要正確判斷工作的輕重緩急，合理的安排工作的順序和時間，優(yōu)先處理緊急和重要的事務，不能拖延，之后再處理其他事務，并規(guī)劃出最有利和最有效率的工作方法。同時還需要及時做好記錄，包括需要處理的事情，重要和緊急的工作，以及工作的進展等內(nèi)容，對工作的記錄也是文秘工作的一部分。除此以外，文秘工作者還應當留出一定的空白時間，用于處理可能出現(xiàn)的遺漏工作和臨時補充工作等。

2）加強文秘人員的溝通和表達能力。文秘工作對于員工的溝通和表達能力具有很高的要求，人與人之間的溝通交流至關重要，生活中很多誤會都是由于溝通不當造成的，在工作當中也是如此，文秘工作人員的其中一項主要工作就是與領導及時溝通，對領導的安排和指示向下層進行傳達，如果這當中出現(xiàn)溝通問題，或表達有誤的情況，很可能傳達錯誤指示，造成工作的延誤。這就需要文秘工作人員加強自身的溝通交流以及表達能力。首先，從事文秘工作，應當學習基本的社交禮儀，在協(xié)同領導進行對外商務洽談等工作時，要表現(xiàn)得體，尊重他人，能夠與他人進行良好的溝通。其次，文秘工作人員應當及時與領導溝通，了解領導的需求，避免因為自己的情報信息不足，導致開展活動時出現(xiàn)紕漏。最后，在進行對上下級的信息傳遞時，不但要將信息整理核實，還需要進行準確、全面、有重點的傳達，避免因為表達上的失誤，造成工作上的延誤和麻煩。

3）文秘人員應當不斷提高自身專業(yè)技能。優(yōu)秀的文秘工作者，需要學習許多方面的知識技能，包括公文寫作能力、辦公軟件的應用能力、簡單的電腦操作、口語表達能力以及社交禮儀的練習等。隨著社會的發(fā)展進步，我國已經(jīng)進入到了信息時代，而企業(yè)辦公也與時俱，向信息化方向前進，對于辦公室工作人員也提出了新的要求。辦公室文秘人員也應當對自身的專業(yè)技能不斷學習和提升，更新自身的知識體系，學習新的技能，主動適應新時代的要求。

4）提高服務意識。作為辦公室的文秘人員，必須要幫助領導完成日常工作，處理瑣碎事務，并對領導的工作要求進行傳達以及跟進監(jiān)督。這需要文秘人員具有為事業(yè)奉獻的精神，企業(yè)辦公室文秘人員的身份要求其以大局為重，以企業(yè)的利益為主，因此，辦公室文秘人員必須要樹立起愛崗敬業(yè)的精神，認真負責的心態(tài)，認真完成工作中的每一件事。

5 結(jié)束語

綜上所述，要提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平，從企業(yè)的角度出發(fā)，可以加強對文秘工作者的培訓和管理、完善監(jiān)督機制以及考核制度、突出工作中的重點并適度壯大文秘工作者的隊伍。從文秘工作人員的角度出發(fā)，可以加強文秘工作者合理安排工作的能力、溝通表達能力、對專業(yè)技能的掌握以及服務意識的提高。這些措施都將對企業(yè)的長久發(fā)展產(chǎn)生積極的促進作用。

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